Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignments personnels de 2024-2025

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de Pêches et Océans Canada
• Structure organisationnelle
  • Organisation du Ministère
  • Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement pour 2024-25
  • Aperçu des demandes présentées en 2024-25 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • Présomption de refus
    • Délai de traitement
    • Demandes actives qui sont en suspens par rapport aux périodes de référence précédentes
    • Plaintes actives en suspens depuis les périodes de référence précédentes
    • Prorogation des délais
    • Consultations
    • Aperçu des renseignements divulgués
    • Disposition
    • Exemptions et exclusions
  • Autres demandes
• Formation et sensibilisation
  • Formation ministérielle obligatoire pour tous les employés
  • Activités de sensibilisation informelles et continues
• Politiques, lignes directrices et procédures
  • Mises à jour des instruments de politique de protection des renseignements personnels
  • Gestion des atteintes à la vie privée
  • Utilisation des numéros d’assurance sociale (NAS)
• Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée
  • Stratégie numérique
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Divulgations dans l’intérêt public
• Surveillance de la conformité
  • Rapports de conformité
  • Garantir la protection de la vie privée dans les contrats et les accords
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique de 2024-25 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. La Loi protège la vie privée des particuliers pour ce qui est des renseignements détenus à leur sujet en imposant des limites à la collecte, à la conservation, à l'élimination, à l’utilisation, à la communication, et à l'exactitude de renseignements personnels par les institutions fédérales. La Loi accorde également aux particuliers un droit d’accès à leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et le droit de demander que des corrections soient apportées à ces renseignements.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige et dépose au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution à la fin de chaque exercice financier.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada (MPO) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période allant du 1er avril 2024 au 31 mars 2025.

Le rapport est déposé à la Chambre des communes et au Sénat durant l’un des 15 premiers jours de séance au cours desquels la Chambre siège après le 1er septembre 2025.

Mandat de Pêches et Océans Canada

Le MPO est responsable de la protection des eaux canadiennes et de la gestion des ressources halieutiques et océaniques du Canada. Le MPO contribue à garantir des écosystèmes aquatiques sains et durables grâce à la protection de l’habitat et aux recherches scientifiques rigoureuses. Le MPO appuie la croissance économique dans les secteurs maritimes et des pêches et l’innovation dans des domaines comme l’aquaculture et la biotechnologie. Le MPO s’engage à collaborer avec les pêcheurs, les collectivités côtières et les peuples autochtones afin d’assurer leur prospérité à long terme, laquelle repose sur le poisson et les fruits de mer.

La Garde côtière canadienne (GCC) est un organisme de service spécial du MPO qui travaille pour assurer la sécurité de tous les navigateurs dans les eaux canadiennes et à protéger l’environnement marin du Canada. Elle soutient la croissance économique du Canada grâce au transport sûr et efficace lié au commerce maritime dans les eaux canadiennes et à l’extérieur de celles-ci. La GCC contribue à assurer la souveraineté et la sécurité du Canada par sa présence dans les eaux canadiennes. La GCC appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le MPO assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions du MPO ou des quatre régions opérationnelles de la GCC. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour le MPO et la GCC. Les régions sont responsables de l’exécution de programmes et d’activités selon les priorités nationales et régionales, ainsi qu’en fonction des paramètres nationaux de rendement.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général de la Direction des affaires publiques.

Le directeur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces relatifs à l’AIPRP. Ce mandat permet de veiller à ce que soient assumées les responsabilités du MPO en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (lois), et que le traitement et la divulgation des renseignements soient effectués de manière conforme.

Le Secrétariat de l’AIPRP est divisé en deux secteurs d’activité selon leurs principales fonctions, et les secteurs d’activité sont gérés par des directeurs adjoints.

La Division des opérations est responsable des activités suivantes :

• Traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Répondre aux demandes de consultation d’autres gouvernements ou d’autres institutions fédérales;
• Appuyer les obligations de conformité législative du MPO en vertu des lois en fournissant des conseils et une orientation à la haute direction et au personnel du Ministère concernant les lois sur l’AIPRP;
• Représenter le MPO dans les communautés de praticiens de l’AIPRP, comme aux réunions de la collectivité de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• Rédiger et mettre en œuvre des procédures internes en matière d’AIPRP, des documents d’orientation et des outils de travail sur l’administration des lois.

La Division des opérations est appuyée par :

• Une unité de réception, qui supervise toutes les demandes reçues et assure la liaison avec les demandeurs, les programmes et les régions;
• Un groupe de soutien administratif, qui est chargé de la numérisation et du téléversement des dossiers, de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité;
• Une équipe d’analystes responsable du traitement global des demandes, y compris l’examen des dossiers.

La Division des politiques et de la protection des renseignements personnels (DPRP) est le centre d’expertise pour la politique et la gouvernance liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels au sein du MPO. La division est responsable d’un large éventail de fonctions qui soutiennent l’administration efficace des lois. Plus précisément, la division :

• Fournit des conseils aux fonctionnaires du Ministère sur les questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
• Supervise les exigences en matière de publication proactive et de production de rapports, ce qui comprend la mise à jour du chapitre Info Source du MPO et la production de rapports statistiques et de rapports annuels sur l’administration des lois;
• Enquête sur les incidents soupçonnés d’atteinte à la vie privée et intervient à cet effet;
• Aide les programmes du MPO à effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, des fichiers de renseignements personnels et des énoncés d’avis de confidentialité conformément aux exigences du SCT;
• Conseille la haute direction sur les changements liés aux lois et aux politiques pertinentes du SCT;
• Assure la liaison avec l’ensemble de la collectivité de l’AIPRP;
• Appuie le programme d’AIPRP au niveau des processus de dotation et de l’embauche de ressources contractuelles;
• Maintient ses outils de gestion de cas, y compris la direction de projets stratégiques visant à améliorer l’exécution globale du programme d’AIPRP;
• Assure le suivi du rendement du Ministère et coordonne la formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application saine et continue des lois.

Le Secrétariat de l’AIPRP travaille avec un réseau de personnes-ressources de l’AIPRP de chaque bureau de première responsabilité (BPR) au sein du Ministère qui agissent à titre d’agents de liaison pour leur région, secteur ou programme respectif.

Au total, tout au long de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a employé environ 13,304 équivalents temps plein (ETP) consacrés aux activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela comprenait :

• 12,699 employés à temps plein
• 0,163 à temps partiel et occasionnel
• 0,472 étudiants

Au cours de la période visée par le présent rapport, le MPO n’était partie à aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La ministre délègue la responsabilité de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels du MPO au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Rendement pour 2024-25

Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales pour aider le SCT à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique 2024-25 complet du MPO sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe B. Les rapports des années précédentes figurent en annexe du rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, accessibles sur la page Web des rapports ministériels du MPO.

Aperçu des demandes présentées en 2024-25 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’analyse présentée dans cette section compare les données du Rapport statistique 2024-25 du MPO sur la Loi sur la protection des renseignements personnels avec les données de l’exercice 2022-23 afin de produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2024-25, le MPO a reçu 106 demandes en vertu de Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 6 % par rapport à la période de rapport précédente. Le MPO a également poursuivi le traitement de 18 demandes en suspens reportées des périodes de rapport précédentes. Sur les 124 demandes présentées, 111 ont été traitées, tandis que 13 ont été reportées à la période suivante. Ce chiffre reflète une augmentation de 19,4 % des demandes traitées par rapport à 2023-24.

Le respect des délais de réponse aux demandes prescrits par la loi est resté excellent pour 2024-25. Sur les 111 demandes traitées, 101 ont été clôturées dans le délai prévu par la loi.

Présomption de refus

Lorsqu’une institution gouvernementale ne répond pas à une demande ou ne donne pas accès à un document (en entier ou en partie) dans les délais prévus par la Loi (30 jours civils ou la durée d’une prorogation), l’institution est réputée avoir refusé l’accès. Cette situation est communément appelée « présomption de refus ».

Parmi les demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport 2024-25, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé 10 demandes (9,01 %) après le délai prescrit.

Il est à noter que la principale raison du retard dans les trois demandes est liée à la charge de travail.

Délai de traitement

L’article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Des 111 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport :

• 81 demandes (73 %) ont été traitées dans les 30 jours
• 16 demandes (14 %) ont été traitées dans 31 à 60 jours
• 9 demandes (8 %) ont été traitées dans 61 à 120 jours
• 1 demande (1 %) a été traitée dans 121 à 180 jours
• 1 demande (1 %) a été traitée dans 181 à 365 jours
• 3 demandes (3 %) ont nécessité plus de 365 jours pour être traitée

Demandes actives qui sont en suspens par rapport aux périodes de référence précédentes

Comme le montre le tableau 2, le MPO a reporté un total de 13 demandes actives à la prochaine période de référence. Le tableau donne un aperçu de ces demandes selon la période visée par le rapport au cours de laquelle elles ont été reçues. Sur les 13 demandes reportées en 2025-26, huit ont été reçues au cours de la période de rapport 2024-25.

Plaintes actives en suspens depuis les périodes de référence précédentes

Comme le montre le tableau 3, au dernier jour de la période de rapport, une plainte active visant le MPO avait été déposée auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette plainte avait été reportée de la période de rapport 2023-24. 

Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi permet la prorogation des délais prévus par la loi si le traitement d’une demande dans le délai initial entrave de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère, si des consultations sont nécessaires, si des délais supplémentaires sont nécessaires aux fins de traduction ou pour convertir les renseignements personnels dans un autre format.

Motifs des prorogations et mesures prises pour les demandes

Au cours de la période visée par le rapport, au total, 29 prorogations ont été accordées au titre des sous-alinéas 15a)(i) et 15a)(ii) de la Loi. Ces prorogations ont été accordées pour les raisons suivantes :

• 27 prorogations ont été accordées au titre du sous-alinéa 15a)(i), car le fait de répondre dans les délais initiaux aurait entravé les activités du Ministère :
  • 13 prorogations ont été nécessaires pour procéder à un examen plus approfondi afin de déterminer si des exemptions s’appliquaient;
  • 14 prolongations ont été accordées en raison du grand nombre de dossiers à traiter;
• 2 prorogations ont été accordées au titre du sous-alinéa 15a)(ii), afin de permettre des consultations internes.

Durée des prorogations

Toutes les prorogations accordées en vertu de la Loi sont appliquées pour une période allant jusqu’à 30 jours au-delà du délai initial de 30 jours prévu par la Loi. Comme le montre le tableau 4, le MPO a accordé 29 prorogations au cours de la période de rapport. Le tableau présente une ventilation de ces prorogations, classées en fonction de leur durée.

Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Le Secrétariat de l’AIPRP consulte l’Unité des services juridiques du MPO au sujet de l’application des exclusions prévues à l’article 70 de la Loi (documents confidentiels du Cabinet). À l’occasion, les Services juridiques transmettent la consultation au Bureau du Conseil privé (BCP) pour avoir un avis supplémentaire. Aux fins du rapport statistique, lorsqu’une consultation est transmise de cette manière, elle est enregistrée comme consultation du Bureau du Conseil privé au lieu de consultation des Services juridiques.

En 2024-25, le Secrétariat de l’AIPRP n’a pas consulté les Services juridiques du MPO au sujet de l’application de l’article 70 de la Loi. De même, aucune consultation n’a été transmise au BCP au cours de la période de rapport.

Consultations

Lorsque d’autres institutions et organisations récupèrent des renseignements pour des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant le MPO ou provenant de ce Ministère, elles peuvent consulter le Secrétariat de l’AIPRP du Ministère pour obtenir des recommandations sur la communication. Les autres institutions sont définies comme des institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les organisations comprennent les gouvernements des provinces, des territoires et des municipalités du Canada ainsi que les gouvernements d’États étrangers et les organismes internationaux d’États.

Aperçu des renseignements divulgués

En 2024-25, le Secrétariat de l’AIPRP a traité un total de 56 211 pages pertinentes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De ce nombre, 24 238 (43,12 %) pages traitées ont été divulguées en tout ou en partie.

Parmi les 111 demandes de protection des renseignements personnels clôturées par le MPO au cours de la période de rapport, 16 ont nécessité le traitement de plus de 1 001 pages chacune. Ces 16 demandes représentaient un total de 47 093 pages, soit 83,8 % de l’ensemble des pages traitées au cours de la période considérée.

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. Parmi les demandes de protection des renseignements personnels traitées au cours de la période de rapport, les réponses comprenaient les formats suivants :

• format fichier électronique (50 réponses)
• format ensemble de données (11 réponses)
• format vidéo (1 réponse)
• format audio (2 réponses)

Disposition

Le Tableau 5 présente une ventilation par disposition des 111 demandes traitées par le MPO en 2024-25, y compris le pourcentage de demandes par disposition. Ce tableau comprend également les données des deux périodes précédentes.

Au cours de la période de rapport, aucune demande n’a été traitée pour laquelle le règlement n’a été ni confirmé ni refusé et aucune demande n’a été transférée à une autre institution. De même, il n’y a pas eu de demandes pour lesquelles tous les renseignements pertinents ont été complètement exemptés ou exclus.

En 2024-25, les trois dispositions les plus courantes pour les demandes de protection des renseignements personnels étaient :

• la divulgation partielle pour 37 demandes (33 %)
• l’abandon de la demande pour 32 demandes (29 %)
• l’absence de documents pour 26 demandes (24 %)

La disposition « aucun document n’existe » peut être invoquée lorsque le sujet relève du mandat d’une autre institution fédéral ou lorsque le MPO ne détient aucun document pertinent. Une demande peut être considérée comme « abandonnée » si le demandeur ne répond pas à la correspondance du MPO dans le délai imparti ou s’il ne fournit pas de documents suffisants pour prouver son identité.

En 2024-25, le MPO a fourni des documents pertinents aux demandeurs pour 53 demandes (47 %). Comme le montre le tableau 5, la proportion de demandes aboutissant à des divulgations complètes ou partielles est restée élevée depuis 2022-23, même si le nombre total de demandes traitées a augmenté par rapport aux périodes de rapport précédentes.

Exemptions et exclusions

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux individus un droit d’accès à leurs renseignements personnels sous le contrôle des institutions du gouvernement, sous réserve d’exceptions précises et limitées. Ces exceptions sont appelées des « exemptions » et des « exclusions ».

Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la législation.

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. Les documents exclus des exigences de la Loi comprennent les documents publiés et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet).

Le tableau 6 montre les trois exceptions les plus fréquemment invoquées par le MPO en 2024-25, qui n’ont pas changé par rapport à la période de rapport précédente.

Consultez l’annexe B pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des exemptions et des exclusions invoquées par le MPO en 2024-25, présentées par article, paragraphe et alinéa. Aux fins du présent rapport, chaque exemption ou exclusion n’est comptabilisée qu’une seule fois par demande, quel que soit le nombre de fois où elle a été appliquée dans le cadre de cette demande.

Autres demandes

En plus de traiter les demandes en vertu de la Loi, d’élaborer des outils stratégiques et d’offrir de la formation, le Secrétariat de l’AIPRP s’engage dans de nombreuses activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent les suivantes :

• Prévenir, évaluer, limiter, atténuer et signaler les incidents d’atteinte à la vie privée conformément aux exigences de gestion des atteintes à la vie privée;
• Superviser les divulgations en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi, par exemple à un organisme d’enquête en vertu de l’alinéa 8(2)e);
• Appuyer les processus ministériels pour les présentations au CT;
• Fournir des conseils et une orientation aux fonctionnaires ministériels sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, les énoncés de confidentialité et les ententes qui comportent des renseignements personnels, comme les protocoles d’entente, les ententes d’échange de renseignements et les contrats;
• Divulguer des renseignements en dehors du processus officiel de demande de l’AIPRP, s’il y a lieu;
• examiner les rapports d’enquête du point de vue de la protection de la vie privée, afin de protéger les renseignements personnels au besoin, avant de faire une divulgation aux parties concernées. Voici quelques exemples : les rapports résultant d’incidents de harcèlement ou de violence en milieu de travail, d’inconduite, de manquement aux valeurs et à l’éthique, etc.

Formation et sensibilisation

Au cours de la période de rapport 2024-25, le MPO a entrepris diverses initiatives pour s’assurer que les employés connaissaient bien leurs responsabilités relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et que les personnes ayant des responsabilités fonctionnelles et déléguées recevaient la formation requise.

Formation ministérielle obligatoire pour tous les employés

Conformément aux exigences de la Politique sur la protection des renseignements personnels du MPO, les employés et les gestionnaires de tous les niveaux doivent suivre une formation sur la protection des renseignements personnels au moins une fois tous les cinq ans. À l’appui de cette politique, le MPO fait la promotion de la sensibilisation aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et aux responsabilités correspondantes des employés du MPO au moyen d’une formation continue, d’un bulletin trimestriel, d’articles informatifs et d’activités de sensibilisation.

Séances de formation ministérielle officielle

Le Secrétariat de l’AIPRP a maintenu un calendrier régulier de formation de 12 mois, établi en 2021-22, offrant des séances aux employés et aux gestionnaires en anglais, en français ou bilingues. Le matériel de formation a été mis à jour pour tenir compte des changements apportés aux instruments du SCT, comme indiqué dans la section Politiques, lignes directrices et procédures. À l’issue de chaque séance, les participants ont été invités à remplir des évaluations afin de contribuer à l’amélioration continue du programme de formation.

La formation virtuelle a continué à permettre au MPO de répondre aux besoins d’apprentissage des différents employés du Ministère, y compris des bureaux régionaux. Au cours de la période de rapport 2024-25, 905 participants au total ont reçu une formation sur l’AIPRP, dont 10 étaient des cadres.  Ces séances ont porté sur le traitement des demandes d’AIPRP et sur la protection et la gestion des renseignements personnels, tandis que la formation des cadres a porté sur les obligations juridiques au titre des deux Lois, la responsabilité des dirigeants et les récentes mises à jour des politiques.

Le tableau 7 indique le nombre de séances de formation officielle sur l’AIPRP organisées par le MPO au cours de la période de rapport et le nombre correspondant de participants.

Formation ministérielle sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP du MPO a mis à jour et distribué des documents de formation révisés sur la protection des renseignements personnels destinés à tous les employés du MPO et de la GCC. Le matériel de formation couvre des sujets clés, tels que les principes fondamentaux de la protection des renseignements personnels, l’utilisation des banques de renseignements personnels, la gestion des atteintes à la vie privée et l’élaboration d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Une séance sur mesure a également été organisée à l’intention des cadres afin de renforcer la responsabilité et de favoriser une prise de décision éclairée par la direction.

Conformément à l’Annexe B : Procédures obligatoires pour la formation sur la protection des renseignements personnels décrites dans la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels, tous les fonctionnaires sont tenus de suivre une formation sur la protection des renseignements personnels conforme à ces normes.

L’approche du MPO est conforme à cette directive grâce à ses séances de formation sur les essentiels de l’AIPRP, qui portent sur les points suivants :

• L’objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Les définitions clés, telles que les renseignements personnels et l’objectif administratif;
• Les rôles et responsabilités des employés et des cadres au titre de la Loi;
• Les exigences relatives à la fourniture de réponses complètes, précises et opportunes aux demandes d’information;
• Les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité dans le traitement des renseignements personnels, y compris la création, la collecte, la conservation, l’élimination, l’exactitude et la divulgation;
• Les processus et outils organisationnels harmonisés aux mises à jour les plus récentes du gouvernement et du SCT.

En outre, le MPO veille à ce que tous les employés ayant des responsabilités fonctionnelles ou déléguées en vertu de la Loi et des règlements relatifs à la protection des renseignements personnels reçoivent une formation ciblée, comprenant de l’information sur les points suivants :

• Les dispositions pertinentes concernant les prorogations;
• Les obligations d’information du public, telles que les rapports annuels au Parlement;
• Les rôles de surveillance des commissaires à la protection de la vie privée et à l’information.

Activités de sensibilisation informelles et continues

Outre la formation officielle, le Secrétariat de l’AIPRP a diffusé des articles et des ressources internes correspondant aux mises à jour des instruments de politique. Il s’agit notamment de la publication d’articles visant à promouvoir la formation et la sensibilisation aux principes de protection de la vie privée ainsi qu’aux processus de demande d’AIPRP et aux pratiques exemplaires, et pour s’assurer que tous les employés suivent une formation obligatoire et sont au courant des politiques, des procédures et des responsabilités légales en vertu des deux lois.

Le Secrétariat de l’AIPRP est également resté disponible pour organiser des séances de formation ponctuelles, adaptées aux besoins des programmes et proposées sur demande. Des formations ont également été dispensées de manière proactive aux employés pour des dossiers en cours ou en réponse à de nouvelles tendances en matière d’accès à l’information ou de protection des renseignements personnels. Ces formations abordaient des sujets précis selon les besoins.

Cours de l’École de la fonction publique

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a également déployé des efforts supplémentaires pour promouvoir les cours proposés par l’École de la fonction publique du Canada (ÉPC) aux employés du MPO, notamment :

• Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (COR 502)
• Accès à l’information au sein du gouvernement du Canada (COR503)
• Protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada (COR504)

Au cours de cette période, 427 participants ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP.

Le tableau 8 indique le nombre de cours de l’EFPC liés à l’AIPRP organisés par le MPO au cours de la période de rapport et le nombre correspondant de participants du Ministère.

Réunions de contact sur l’AIPRP

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué de mobiliser les personnes-ressources de l’AIPRP dans l’ensemble du Ministère au moyen de réunions mensuelles régulières. Ces réunions servent de tribune supplémentaire pour communiquer de nouveaux renseignements et de nouvelles directives aux personnes-ressources de l’AIPRP sur divers sujets, comme le processus de récupération de documents, le respect des exigences en matière de publication proactive, le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les responsabilités et les attentes liées à l’AIPRP, et les possibilités d’amélioration au sein du Ministère. Ces réunions servent également à fournir de la formation aux contacts du BPR sur la conduite de recherches efficaces de dossiers, favorisant ainsi la soumission rapide et efficace des réponses au Secrétariat de l’AIPRP.  Cet engagement continu est essentiel pour l’application cohérente de la politique, la promotion de la collaboration et le renforcement de la transparence et de la conformité dans l’ensemble du Ministère.

Semaine du droit à l’information

En septembre, le Secrétariat de l’AIPRP a célébré la Semaine du droit à l’information (DAI), afin de sensibiliser le public au droit d’accès à l’information gouvernementale au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de promouvoir la liberté d’information en tant qu’élément essentiel à la démocratie et à la bonne gouvernance. Parmi les activités organisées, citons une conférence virtuelle bilingue regroupant des professionnels de l’AIPRP du MPO et des collaborateurs de tout le Ministère, qui ont discuté de divers sujets liés à l’AIPRP, notamment des processus de recherche de documents, de l’incidence de l’intelligence artificielle sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, et des conseils sur les meilleures pratiques pour les employés du MPO lorsqu’ils font des recommandations sur les exemptions et les exclusions au titre des deux Lois. Les activités de la Semaine du droit à l’information comprenaient également la publication d’un magazine interactif sur la page intranet du Ministère, ainsi qu’une activité interactive en français et en anglais qui permettait aux participants de tester leurs connaissances sur la Loi sur l’accès à l’information et son incidence sur le droit d’accès à l’information gouvernementale.

Politiques, lignes directrices et procédures

À la suite de l’introduction d’instruments nouveaux et mis à jour par le SCT au cours de la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP du MPO a communiqué ces changements à l’interne, les a intégrés dans les activités ministérielles et a mis à jour le matériel de formation ministériel en conséquence.

L’ensemble des outils stratégiques de l’AIPRP a été mis au point en vue d’aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques du MPO comprend :

• la Politique sur la protection de la vie privée
• la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée
• la Norme sur les atteintes à la vie privée
• la Norme sur la communication autorisée de renseignements personnels
• le Cadre de divulgation proactive, ainsi que des outils connexes tels que les Lignes directrices sur la communication informelle de renseignements
• divers formulaires et modèles en vue d’assurer la conformité ministérielle aux exigences juridiques en matière d’AIPRP

Mises à jour des instruments de politique de protection des renseignements personnels

En octobre 2024, le MPO a adopté les nouveaux instruments de politiques du SCT, notamment la Politique sur la protection de la vie privée, la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et la Norme sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui a remplacé l’ancienne Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Ces mises à jour ont été communiquées en interne et intégrées dans les activités de protection de la vie privée du Ministère.

Gestion des atteintes à la vie privée

Le MPO a continué d’appliquer son protocole interne relatif aux atteintes à la vie privée, qui décrit les procédures de rétention, d’évaluation, de signalement et d’atténuation. Au cours de la période de rapport, le MPO a également adopté le nouveau formulaire et la nouvelle boîte à outils de signalement des atteintes du SCT. Ces ressources ont été intégrées dans l’ensemble des politiques d’AIPRP du Ministère et utilisées pour consigner par écrit et signaler les atteintes à la vie privée, conformément aux exigences fédérales. Bien qu’aucune nouvelle politique sur les atteintes à la vie privée n’ait été adoptée, les procédures et outils existants ont été revus et mis à jour pour qu’ils cadrent avec les derniers outils du SCT.

Utilisation des numéros d’assurance sociale (NAS)

Aucune nouvelle collecte ou utilisation régulière de numéros d’assurance sociale (NAS) n’a été lancée au cours de la période de rapport 2024-25.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Stratégie numérique

Le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’élargir sa stratégie numérique qui a été lancée au cours de la période de référence 2019-20. La mise en œuvre de solutions numériques par le Secrétariat de l’AIPRP au fil des ans a permis au Ministère de continuer à respecter ses obligations législatives de fournir des documents adaptés aux demandeurs tout en réduisant l’empreinte carbone du Ministère.

En 2024-25, le Ministère a acheté un nouveau logiciel d’AIPRP qui remplacera le logiciel actuel de traitement des demandes d’AIPRP (SLTD) et servira à la fois pour les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels une fois qu’il sera mis en œuvre. La nouvelle solution s’appuiera sur les nouvelles technologies et permettra un traitement plus efficace de toutes les demandes. La mise en œuvre est en cours et le déploiement complet est prévu pour l’exercice 2025-26.

De plus, le MPO continue d’utiliser les Outils de gestion d’AIPRP en ligne (OGAEL), qui sont administrés par le SCT. Depuis l’exercice précédent, la dernière version des OGAEL permet aux institutions fédérales d’envoyer des documents tels que des lettres de prorogation et des documents à communiquer, et permet de multiples échanges avec les demandeurs, ce qui continue à améliorer la communication, à accroître l’efficacité et à favoriser des réponses rapides dans le cadre des Lois.

Examens de conformité en matière de la vie privée

Le Secrétariat de l’AIPRP du MPO a lancé une initiative d’examen de la conformité en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période de rapport afin d’évaluer la conformité du Ministère aux exigences en matière de protection de la vie privée et d’assurer la conformité avec les instruments de politique du SCT, tels que la Norme sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée décrite à l’Annexe C de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Cette initiative vise à fournir une approche structurée pour repérer les écarts entre les exigences législatives et les pratiques internes, et pour recommander des mesures correctives appropriées.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) examine toute plainte résultant soit d’un refus de la part du responsable d’une institution gouvernementale de divulguer des renseignements personnels ou du traitement de ces renseignements par une institution. Le MPO examine les résultats de chaque enquête et vérification du Commissaire à la protection de la vie privée. Le cas échéant, le MPO intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

En 2024-25, le MPO a reçu trois plaintes du CPVP. Les plaintes portaient sur des retards présumés dans la réponse aux demandes et sur des préoccupations concernant l'exhaustivité des documents divulgués. Les trois plaintes reçues en 2024-25 ont été résolues par la procédure de résolution rapide et n’ont nécessité aucune autre action.

Le tableau 9 indique le nombre de plaintes actives auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à la fin de la période de rapport 2024-25.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée est définie par le SCT comme la création, la collecte, l’usage, la communication, la conservation ou le retrait inappropriés ou non autorisés de renseignements personnels ou l’accès inapproprié ou non autorisé à des renseignements personnels. Une atteinte substantielle de la vie privée concerne des renseignements de nature délicate dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle crée un risque réel de préjudice important pour une personne.

En 2024-25, le MPO a signalé au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au SCT une atteinte importante de la vie privée. 

L’incident concerne la perte d’une clé USB contenant des renseignements personnels de nature délicate sur deux personnes.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pour remplir leur mandat, certains programmes ou certaines activités du MPO nécessitent la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels. Conformément à la Politique sur la protection de la vie privée et à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privéequicomprend la Norme sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être réalisée pour évaluer et atténuer les risques d’atteinte à la vie privée dans les situations suivantes :

• Avant d’entreprendre un nouveau programme ou une nouvelle activité qui comprend la création, la collecte, l’usage, la communication, la conservation ou le retrait de renseignements personnels à des fins administratives;
• Lorsque des modifications importantes doivent être apportées à une activité ou un programme existant qui comprend l’utilisation de renseignements personnels à des fins administratives, notamment pour l’une ou l’autre des raisons suivantes:
  • L’utilisation d’une technologie de l’information ou d’un autre processus nouveau ou modifié;
  • La participation d’une autre institution ou d’un tiers dans le cadre d’un contrat, d’un accord ou d’une entente avec l’institution;
  • L’utilisation d’un système décisionnel automatisé qui nécessiterait la conformité avec la Directive sur la prise de décisions automatisée;
• Lorsque l’agent responsable de l’application de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels estime qu’une EFVP est justifiée compte tenu des risques liés à tout usage à des fins administratives ou non administratives de renseignements personnels;
• Lorsqu’il n’y a pas de FRP pour une activité ou un programme existant qui comprend l’utilisation de renseignements personnels à des fins administratives.

Pour toutes les nouvelles initiatives portant sur des renseignements personnels, une évaluation préliminaire est également effectuée pour déterminer si une ÉFVP est nécessaire. 

Au cours de la période de rapport 2024-25, le MPO a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour appuyer la mise en œuvre de nouvelles exigences réglementaires en vertu du Règlement sur la possession et l’exportation de civelles (RPEC). Un résumé de l’évaluation est disponible sur le site Web du MPO :

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le permis de possession et d’exportation de civelles

Le RPEC élargit la surveillance par le MPO de la chaîne d’approvisionnement après la récolte en exigeant de nouveaux permis pour la possession et/ou l’exportation de civelles pêchées au pays ou à l’étranger. Ce règlement facilite la traçabilité de la civelle tout au long de la chaîne d’approvisionnement au moyen de nouvelles exigences en matière de déclaration au titre des conditions des permis de possession et d’exportation, des vérifications et des inspections. L’objectif est de rendre plus difficiles la possession, la vente et l’exportation de civelles pêchées illégalement et, ultimement, de dissuader les activités de pêche non autorisées.

En outre, au cours de la période de rapport, le MPO a mis à jour l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour l’Initiative de collecte de renseignements de source ouverte. Un résumé de cette évaluation est également disponible sur le site Web du MPO :

Initiative de collecte de renseignements de source ouverte

La technologie liée à la collecte de renseignements de source ouverte du programme de Conservation et Protection du MPO s’appuie sur de l’information accessible au public pour recueillir des données qui pourraient par conséquent être utilisées par le MPO pour détecter et traiter les infractions aux lois pertinentes.

Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)(m) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

En 2024-25, le MPO n’a fait aucune divulgation dans l’intérêt public.

Surveillance de la conformité

Le MPO fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes relatives à l’accès d’information. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’AIPRP du MPO reçoit une demande, où elle est saisie dans le système de gestion des cas et attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation ou les demandes de conseils sur les questions d’AIPRP, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes à tout moment, chacune avec plusieurs actions avec des délais précis. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe respectifs toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de gestion de l’AIPRP, si nécessaire, et le directeur ou les directeurs adjoints du Secrétariat de l’AIPRP s’impliquent dans les dossiers lorsqu’ils peuvent user de leur autorité en tant que délégués du ministre en vertu des lois pour encourager le respect des délais et des livrables.

Le Ministère divulgue également de façon proactive des documents pour satisfaire aux exigences législatives ou en réponse à des demandes en dehors du processus officiel d’AIPRP. Bien que les exigences de publication proactive soient conformes à la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information, le programme d’AIPRP examine les documents avant que les divulgations ne soient faites pour s’assurer que les renseignements divulgués sont conformes aux deux lois.

Rapports de conformité

Pour faciliter la surveillance et l’amélioration continue, le Secrétariat de l’AIPRP produit plusieurs rapports de conformité tout au long de l’année.

• Rapports de conformité des BPR : Publiés tous les trimestres, ces rapports évaluent le rendement des BPR du MPO et de la GCC en ce qui concerne les réponses aux demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Les statistiques agrégées sont communiquées aux cadres du programme lors de séances de formation afin de soutenir la supervision et la responsabilité. Elles permettent également au Secrétariat de l’AIPRP de se faire une idée du rendement de chaque programme et de repérer les domaines dans lesquels un soutien supplémentaire pourrait s’avérer nécessaire. Sur demande, des rapports de conformité personnalisés sont également fournis aux BPR afin de promouvoir la conformité.
• Rapports d’activité hebdomadaires : Ces rapports permettent de suivre le rendement depuis le début de l’année, notamment le nombre de demandes reçues et clôturées, le pourcentage de demandes traitées dans les délais prescrits par la loi et les comparaisons avec l’année financière précédente. La gestion de l’AIPRP examine ces rapports afin de dégager les tendances et de recenser les domaines nécessitant une attention particulière.

Garantir la protection de la vie privée dans les contrats et les accords

Le MPO s’engage à protéger la vie privée et à sauvegarder les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Ministère continue de prendre des mesures proactives pour protéger la vie privée des individus et garantir le traitement approprié des renseignements personnels dans toutes les pratiques contractuelles et d’échange d’informations.

Le Ministère harmonise ses pratiques avec les politiques du gouvernement du Canada et les orientations du SCT afin d’assurer le maintien de la conformité aux directives en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée qui évoluent. Le Secrétariat de l’AIPRP du MPO répond fréquemment aux demandes des programmes ministériels en fournissant des conseils au cas par cas sur les bonnes pratiques en matière de protection de la vie privée. Ce soutien s’étend à l’examen des contrats ministériels et des accords ou arrangements d’échange d’informations, pour lesquels des conseils sur mesure sont fournis afin de garantir la protection des renseignements personnels et le respect des exigences en matière de protection de la vie privée. En collaborant avec les programmes, le MPO renforce son engagement à protéger la vie privée et à traiter les renseignements personnels de manière responsable.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B : Rapport statistique de 2024-25 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.