Procédures relatives à la signature automatique

Aperçu

Compte tenu du nombre de documents qu’un ministre de la Couronne doit signer, on a souvent recours à une machine à signer. Comme une signature produite par la machine est considérée comme une signature légale et peut par conséquent lier le gouvernement et la Couronne à certaines décisions, il faut soigneusement contrôler l’utilisation de la machine. Le présent document décrit les rôles et les responsabilités, ainsi que les procédures actuelles de sécurité et de fonctionnement liées à l’utilisation de la machine à signer du ministre à Pêches et Océans Canada.

Rôles et responsabilités liés à la machine à signer

Le personnel lié à la machine se divise en deux groupes : les membres du personnel pouvant approuver l’utilisation de la machine à signer (autorisateurs) et les membres du personnel pouvant exploiter la machine à signer (opérateurs). Un opérateur ne peut utiliser la machine à signer qu’à la suite de la réception d’une autorisation écrite d’un autorisateur.

Voici un aperçu de l’autorisation liée à l’utilisation de la machine à signer et de l’exploitation. Afin de garantir une couverture et une souplesse convenables, on recommande d’attribuer des privilèges d’opérateur à des membres du personnel du Ministère et du personnel du ministre. [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.]

Autorisation ministérielle liée à l’utilisation de la machine à signer

• À la suite d’une transition ministérielle, toutes les délégations de pouvoir antérieures deviennent nulles, et on doit demander de nouvelles délégations. Le Ministère facilite la configuration et l’utilisation de la machine à signer
• En outre, le formulaire de délégation de pouvoir permet au ministre de déléguer le pouvoir de signature à une personne visée, comme le chef de cabinet. En outre, le chef de cabinet peut subdéléguer son pouvoir, s’il le souhaite
• La machine à signer ne doit être utilisée qu’avec l’autorisation écrite du ministre, du secrétaire parlementaire ou du mandataire, nommément le chef de cabinet ou son délégué
• [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l'accès à l'information.]
  Les opérateurs doivent vérifier l’autorisation figurant sur le bordereau d’acheminement du dossier, avant d’utiliser la machine à signer

Autorisation et procédures fonctionnelles

• Les autorisateurs (le ministre, le secrétaire parlementaire, le chef de cabinet) doivent fournir le bordereau d’acheminement avec l’autorisation écrite de signer pour que les opérateurs (personnel ministériel) puissent utiliser la machine à signer. Seuls les opérateurs peuvent utiliser la machine à signer. En aucun cas, aucune autre personne n’est autorisée à utiliser la machine à signer
• Pour que les documents puissent être signés au moyen de la machine à signer, il est essentiel que le bordereau d’acheminement ou de transmission porte clairement la mention « Approuvé » et, dans le cas des notes de décision, indique « j’approuve » ou « je n’approuve pas ». L’UCM doit examiner le bordereau avec l’utilisation de la machine à signer et vérifier l’autorisation
• Actuellement, la machine à signer est dans la salle [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l’accès à l’information.]. Vous pouvez choisir de la laisser là où elle se trouve actuellement. Lorsqu’un document est présenté dans la salle [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l’accès à l’information.], aux fins de signature, il devient prioritaire et il doit être traité immédiatement
• Seuls les documents présentés dans la salle [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l’accès à l’information.] par le personnel autorisé du Bureau de la liaison ministérielle ou du bureau du sous-ministre doivent être traités. Si d’autres personnes présentent des documents dans la salle [Les renseignements ont été retranchés, conformément à la Loi sur l’accès à l’information.], l’UCM doit en informer immédiatement le Bureau de la liaison ministérielle
• La liste de tous les dossiers 001 (UCM) et 009 (bureau du sous-ministre) signés doit être fournie au Bureau de la liaison ministérielle, chaque mois
• Une copie intégrale de tous les dossiers non-001 (non UCM) signés (à l’exception des Questions à inscrire au Feuilleton) doit être fournie au Bureau de la liaison ministérielle, chaque mois
• Un bordereau d’autorisation est requis pour tous les documents pour lesquels il n’existe pas de numéro de suivi, bordereau sur lequel doivent figurer le titre du document, la date et la signature du Chef de cabinet. L’UCM doit conserver les bordereaux originaux autorisant l’utilisation de la machine à signer, de manière sécuritaire
• Si aucun opérateur n’est disponible et qu’il faut prendre une mesure urgente pour un dossier, il faut communiquer avec le Bureau de la liaison ministérielle afin d’obtenir des instructions du cabinet du ministre

Procédures de sécurité

Les procédures suivantes sont mises en œuvre pour garantir que la machine à signer est stockée de manière sécuritaire et que son utilisation est prioritaire et surveillée.