Audit des contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF)

Direction générale de l'audit interne, Juin 2025

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• Acronymes
• Résumé exécutif
• Introduction
  • Contexte
  • Pourquoi est-ce important?
  • Objectif de l'audit
  • Portée
  • Approche
• Principales constatations et recommandations
  • Processus des CIRF et résultats connexes
• Conclusion
• Annexe A : Réponse de la direction

Acronymes

RPO

Responsables des processus opérationnels

DPF

Dirigeant principal des finances

CMA

Comité ministériel d'audit

SM

Sous-ministre

CIGF

Contrôles internes en matière de gestion financière

CIRF

Contrôles internes en matière de rapports financiers

CGTI

Contrôles généraux liés à la technologie de l'information

PAD

Plans d'action de la direction

DRD

Déclaration de responsabilité de la direction

Résumé exécutif

Contexte

Les contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) sont un sous-ensemble du système de contrôles internes en matière de gestion financière (CIGF), et ils comprennent des mesures et des activités qui garantissent la validité, l'exactitude et l'exhaustivité des états financiers et des renseignements connexes du Ministère. Les résultats de l'évaluation de ces contrôles doivent être présentés dans l'annexe de la déclaration de responsabilité de la direction (DRD) afin de démontrer qu'un système de CIRF est en place et qu'il fonctionne efficacement.

L'administrateur général d'une organisation est chargé de veiller à la disponibilité de renseignements financiers ministériels précis et opportuns pour favoriser la prise de décision au sein du Ministère. Le dirigeant principal des finances (DPF) est chargé d'établir, de surveiller et de maintenir un système de CIRF axé sur le risque pour donner une assurance raisonnable que les documents qui soutiennent et représentent toutes les transactions financières de façon équitable sont conservés. L'administrateur général et le DPF sont également chargés d'approuver la DRD annuelle, y compris les CIRF.

La DRD est une déclaration officielle signée par l'administrateur général et le DPF, conformément aux responsabilités attribuées dans le cadre de la Politique sur la gestion financière. La DRD est accompagnée d'une annexe qui résume les mesures que le Ministère a prises pour maintenir un système efficace de CIRF.

Le Comité ministériel d'audit (CMA) examine les principaux rapports financiers et les renseignements du Ministère, y compris la DRD annuelle et les plans et évaluations connexes en ce qui concerne les CIRF, et, le cas échéant, il donne des conseils à cet égard à l'administrateur général.

Chaque année, l'équipe des contrôles internes est chargée de mettre à jour le plan de surveillance continue, qui précise le calendrier et la fréquence de l'évaluation. Elle est également tenue de procéder à des évaluations des contrôles internes indiqués dans le plan de surveillance continue et de rendre compte des résultats de ces évaluations, y compris l'état des mesures correctives.

Pourquoi est-ce important?

Les CIRF permettent de prévenir la fraude, de fournir une assurance raisonnable quant au respect des réglementations, politiques et directives applicables, et d'améliorer l'exactitude et la présentation rapide des états financiers d'un ministère. Également, ils renforcent la fiabilité des rapports financiers et garantissent que les états financiers sont exempts d'inexactitudes importantes.

Objectif de l'audit

L'objectif de l'audit était de fournir l'assurance que le processus de CIRF avait été mis en œuvre pour soutenir l'approbation de la DRD, y compris les CIRF.

Conclusion

Le CIRF comporte des mesures et des activités qui donnent une assurance raisonnable que les états financiers d'un ministère sont exacts et complets. En outre, le processus de CIRF permet de s'assurer que le Ministère a mis en place des contrôles internes efficaces et un système de surveillance connexe pour voir à ce qu'ils restent efficaces.

Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) est guidé par son cadre de surveillance continue des CIGF, qui comprend un processus de surveillance des CIRF et d'établissement de rapports connexes. Il effectue ce travail à l'aide d'une évaluation des risques qui a été intégrée dans un plan de contrôle interne annuel.

En général, le MPO a mis en œuvre son plan de contrôle annuel. Les évaluations des contrôles internes ont toutes été réalisées, mais l'un des examens des plans d'action de la direction (PAD) n'a pas eu lieu. Pour les autres examens des PAD qui ont été effectués, les travaux ont révélé un retard dans la correction de certaines faiblesses de contrôle précédemment cernées. Ces résultats n'ont pas fait l'objet d'un rapport complet à l'interne ou à l'externe et peuvent avoir influencé la façon dont les décideurs se sont fondés sur les résultats des travaux des CIRF à l'appui des états financiers ministériels.

Le travail du CIRF du MPO a adopté une approche de surveillance continue à la suite de la documentation des contrôles et des tests de conception et d'efficacité opérationnelle réalisés depuis la mise en œuvre de SAP S/4HANA le 1^er avril 2021. Un processus opérationnel n'avait toutefois pas complété ce travail fondamental et aurait dû être identifié dans les rapports. À l'avenir, cette précision devra être apportée dans les rapports externes afin de mieux informer les décideurs qui s'appuient sur les travaux liés au CIRF.

Les recommandations suivantes ont été formulées pour remédier aux domaines d'amélioration établis:

1. Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que tout changement dans la mise en œuvre du plan de contrôle interne annuel est inclus dans les résultats déclarés du CIFR.
2. Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que les futurs rapports publics reflètent avec précision l'état des résultats des tests de conception du processus d'inventaire et l'évaluation des tests d'efficacité opérationnelle depuis la mise en œuvre de SAP S/4HANA.
3. Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que les lacunes récurrentes en matière de contrôles dans les processus opérationnels du CIRF, ainsi que les retards dans la mise en œuvre des plans d'action de la direction connexes, sont inclus dans les rapports internes et que l'état d'avancement des mesures correctives est présenté de manière exacte dans les rapports externes.

Déclaration de conformité

L'audit est conforme à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes mondiales de la vérification interne, de même qu'au programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la Direction générale de l'audit interne.

Réponse de la direction

La réponse aux recommandations du rapport se trouve à l'annexe A.

Introduction

Contexte

Les contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) sont un sous-ensemble du système de contrôle internes en matière de gestion financière (CIGF) et comprennent des mesures et des activités qui garantissent la validité, l'exactitude et l'exhaustivité des états financiers et des renseignements connexes du Ministère. Les résultats de l'évaluation de ces contrôles doivent être présentés dans l'annexe de la déclaration de responsabilité de la direction (DRD) afin de démontrer qu'un système de CIRF est en place et qu'il fonctionne efficacement. La DRD est une déclaration officielle signée par l'administrateur général et le DPF, conformément aux responsabilités attribuées dans le Politique sur la gestion financière cadre de la, qui fait en sorte que les pouvoirs de dépenser délégués ont été respectés, que les transactions financières non autorisées ont été évitées ou détectées et que les ressources financières ont été protégées contre les erreurs, la fraude, le gaspillage et la mauvaise gestion.

Également, la DRD est accompagnée d'une annexe qui résume les mesures que le Ministère a prises pour maintenir un système efficace de CIRF.

Le Comité ministériel d'audit (CMA) examine les principaux rapports financiers et les renseignements du Ministère, y compris la DRD annuelle et les plans et évaluations connexes en ce qui concerne les CIRF, et, le cas échéant, il donne des conseils à cet égard à l'administrateur général.

Selon le cadre de surveillance continue des CIGF du Ministère, l'équipe des contrôles internes du secteur du DPF a les responsabilités suivantes:

• Procéder à l'évaluation annuelle des risques et à l'évaluation des risques régionaux avec les cadres supérieurs ministériels et les responsables des processus opérationnels (RPO);
• Coordonner et réaliser la stratégie de vérification annuelle avec les autres groupes du Ministère afin de voir à ce que la stratégie de vérification annuelle soit réalisée de manière efficace et efficiente;
• Assurer le suivi des PAD découlant des évaluations antérieures;
• Tenir à jour la documentation des contrôles internes;
• Rendre compte au moins une fois par année des résultats de la vérification annuelle auprès de la haute direction, y compris le DPF, et du CMA.

Les RPO sont responsables des contrôles qui leur incombent. Plus précisément, ils sont chargés de :

• Valider la documentation des contrôles;
• Contribuer à l'évaluation des CIGF, y compris les CIRF, dans leur domaine de responsabilité;
• Élaborer et prendre des mesures correctives à l'égard des lacunes et problèmes de contrôle cernés;
• Fournir des approbations à l'interne, au besoin.

Pourquoi est-ce important?

Les CIRF permettent de prévenir la fraude, de fournir une assurance raisonnable quant au respect des réglementations, politiques et directives applicables, et d'améliorer l'exactitude et la présentation rapide des états financiers d'un ministère. Également, ils renforcent la fiabilité des rapports financiers et garantissent que les états financiers sont exempts d'inexactitudes importantes.

Objectif de l'audit

L'objectif de l'audit était de fournir l'assurance que le processus de CIRF avait été mis en œuvre pour soutenir l'approbation de la DRD, y compris les CIRF.

Portée

La portée de l'audit couvrait le processus mis en place pour l'exécution des travaux des CIRF. Les travaux d'audit n'ont pas porté sur les activités liées aux CIGF. L'audit était axé principalement sur les activités des CIRF pour l'exercice 2023-24, dont les activités d'établissement de rapports. Les RPO ont été exclus de l'audit, de même que les décideurs et leur organe consultatif.

Approche

L'audit s'est déroulé de janvier à juin 2025 et a été réalisé à l'aide des méthodes suivantes :

• Examen de la documentation pertinente;
• Entretiens menés avec l'équipe des contrôles internes;
• Visites des principaux processus en place liés aux CIRF;
• Examen de la documentation des contrôles internes liée à l'évaluation réalisée en 2023-24;
• Analyse des rapports sur les résultats des activités de surveillance continue des principaux contrôles à l'appui de l'annexe de la DRD propre aux CIRF.

Principales constatations et recommandations

Processus des CIRF et résultats connexes

Le cadre de surveillance continue des CIGF du Ministère (le cadre) indique que les rapports officiels sur les résultats seront transmis en temps utile à l'administrateur général, au DPF et aux RPO. Par ailleurs, ces renseignements sont communiqués au CMA par le biais d'une mise à jour annuelle ainsi qu'aux intervenants externes au moyen de l'annexe de la DRD ministérielle, y compris les CIRF. Le Ministère est tenu de rendre compte de l'état de chaque examen effectué au cours de l'exercice précédent, y compris l'état des mesures correctives.

Constatation

1. Évaluation des risques et plan de contrôle interne

Le cadre exige que des évaluations des risques soient effectuées chaque année afin de valider et de déterminer le classement des risques pour les processus opérationnels, les contrôles généraux liés à la technologie de l'information (CGTI) et les contrôles au niveau de l'entité qui ont été établis. L'évaluation des risques est l'un des principaux facteurs qui déterminent la fréquence de la vérification des processus opérationnels, des CGTI et des contrôles au niveau de l'entité sur un horizon de cinq ans.

L'équipe des contrôles internes a procédé à des évaluations annuelles des risques pour chaque processus opérationnel établi et a utilisé les résultats connexes pour mettre à jour le plan de surveillance continue pour les exercices suivants. Les dossiers d'évaluation des risques examinés ont montré que les évaluations étaient généralement réalisées conformément à la méthodologie décrite dans le cadre.

La mise à jour annuelle des contrôles internes et l'annexe de la DRD, y compris les CIRF, ont toutes les deux indiqué qu'une évaluation des risques à l'échelle ministérielle avait été réalisée et que les résultats connexes avaient servi à élaborer le plan de surveillance continue pour les cinq exercices suivants. Le plan de contrôle interne pluriannuel a été intégré dans l'ensemble des états financiers approuvé par le DPF et le sous-ministre (SM).

Le plan de contrôle interne de 2023-24 comprend 10 domaines de CIRF pour lesquels une évaluation des contrôles internes ou un examen des PAD ont été prévus. L'objectif de l'évaluation des contrôles internes est de voir à ce que les principaux contrôles, qui sont liés aux rapports financiers pour les états financiers annuels, soient conçus de manière à atténuer les risques menaçant l'atteinte des objectifs de contrôle et à ce qu'ils fonctionnent efficacement sur une période donnée. L'objectif de l'examen des PAD consiste à établir si les déficiences relevées lors des évaluations précédentes ont été traitées et corrigées. Les résultats de l'examen des PAD de l'équipe des contrôles internes sont fondés sur la documentation transmise par les RPO et n'englobent pas de nouvelles vérifications.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des domaines de contrôle pour lesquels une évaluation des contrôles internes ou un examen des PAD ont été prévus en 2023-24 et qui seront abordés dans les sections suivantes.

L'évaluation des risques et le plan de contrôle interne ont été exécutés conformément aux attentes définies dans le cadre.

2. Évaluations des contrôles internes

Dans l'ensemble, les évaluations des contrôles internes réalisées pour les contrôles au niveau de l'entité et les processus opérationnels liés aux immobilisations corporelles, aux droits de services maritimes, au passif environnemental et à la délégation de pouvoirs ont été effectuées comme prévu et conformément au cadre. Les résultats ont été documentés et communiqués aux RPO concernés, des recommandations ont été formulées pour combler les lacunes en matière de contrôle, et des PAD ont été élaborés.

Le Ministère a rendu compte des résultats des évaluations des contrôles internes de 2023-24 dans l'annexe publique de la DRD. Les rapports relatifs aux cinq évaluations des contrôles internes étaient conformes aux exigences des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

En outre, l'équipe des contrôles internes a procédé à une mise à jour annuelle de l'état du plan de contrôle interne auprès du DPF, du SM et du CMA par le biais d'une présentation. La mise à jour d'août 2024 comprenait des renseignements sur les évaluations internes effectuées pour les cinq processus opérationnels réalisés au cours de l'exercice.

Les évaluations des contrôles internes se sont déroulées conformément aux attentes définies dans le cadre et les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

3. Suivi des évaluations antérieures par le biais des examens des PAD

Cinq domaines de contrôle principaux du plan de contrôle interne de 2023-24 devaient être évalués au moyen des examens des PAD. Au cours de l'exercice 2023-24, l'équipe des contrôles internes a évalué les quatre domaines suivants à l'aide des examens des PAD :

• clôture financière, y compris :
  • le passif éventuel
  • administration de la paie
  • subventions et contributions
  • CGTI

Pour les PAD que l'équipe des contrôles internes a jugés exécutés, des données probantes suffisantes ont été recueillies pour étayer les conclusions de leur examen. Par conséquent, le travail d'évaluation des PAD qui a été effectué a répondu aux attentes. Les résultats des examens des PAD ont été communiqués par l'équipe des contrôles internes aux RPO concernés, puis intégrés dans les rapports internes et externes.

Cependant, la mise à jour des contrôles internes présentée à l'interne au CMA et au SM en août 2024 n'a pas révélé que le processus opérationnel d'inventaire n'avait pas été évalué comme prévu, même s'il s'agissait d'un processus opérationnel à risque élevé. De plus, on n'a procédé à aucun suivi du PAD de 2022-23 en suspens afin d'établir si les faiblesses de contrôle précédemment détectées avaient été résolues pour le processus d'inventaire.

Bien que l'examen du PAD qui n'a pas été effectué ait été justifié par l'absence de progrès dans sa mise en œuvre du PAD, le Guide du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le contrôle interne de la gestion financière exige que tout écart par rapport au plan de l'exercice précédent soit expliqué dans l'annexe à la DRD, y compris le CIRF. Cela aurait également pu constituer une occasion de discuter, lors d'une réunion du CMA, des raisons de ce manque de progrès et des risques connexes.

Bien que les suivis réalisés aient été conformes aux attentes, les examens des PAD prévus dans le plan annuel n'ont pas été tous réalisés ou n'ont pas fait l'objet d'un rapport.

4. État de la surveillance continue

La surveillance continue est définie comme l'état de maturité du cadre de CIGF. Le Guide de surveillance continue du contrôle interne en matière de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor précise que la surveillance continue commence une fois qu'un ministère a terminé sa première évaluation des contrôles. Il s'agit notamment de documenter les contrôles, de vérifier l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle, et d'élaborer un plan d'action de la direction pour corriger les lacunes ou les faiblesses cernées.

L'annexe à la DRD de 2023-24 du MPO indiquait que tous les processus opérationnels financiers clés avaient été documentés et évalués depuis la mise en œuvre de SAP S/4HANA le 1^er avril 2021. En conséquence, le Ministère avait atteint l'étape de la surveillance continue pour l'ensemble des processus.

Cependant, l'annexe à la DRD ne précise pas que le processus opérationnel lié à l'inventaire n'a pas été évalué depuis la mise en œuvre de SAP, car seuls les tests de conception ont été réalisés. L'examen du PAD prévu pour le processus d'inventaire visait à remédier aux faiblesses dans la conception des contrôles. L'efficacité opérationnelle des contrôles liés à l'inventaire n'a pas encore été évaluée. Ainsi, l'annexe publique à la DRD ne reflète pas fidèlement l'état d'avancement de tous les processus opérationnels en ce qui concerne la surveillance continue.

Le rapport externe ne représente pas entièrement l'état actuel de tous les contrôles internes au sein du MPO et pourrait ne pas informer pleinement les utilisateurs sur les informations de CIRF liées à l'élément du processus opérationnel d'inventaire.

5. Faiblesses récurrentes des contrôles

Les PAD en suspens ont été évalués afin de déterminer si les faiblesses de contrôle précédemment identifiées avaient été corrigées. Tout élément des PAD qui n'a pas été mis en œuvre comme prévu était censé être porté à l'attention des décideurs et de leur organe consultatif.

L'examen des résultats des évaluations des contrôles internes et le suivi des PAD ont révélé plusieurs lacunes de contrôle récurrentes dans certains domaines des CIRF, tels que les immobilisations, les CGTI et les droits de services maritimes, au cours des trois derniers exercices. Ces faiblesses n'ont pas été résolues en raison de retards dans la mise en œuvre des PAD connexes.

1. Immobilisations : Cinq recommandations visant à remédier aux faiblesses de contrôle ont été formulées en 2021-22 à la suite de l'évaluation des contrôles internes du processus opérationnel des immobilisations. Les dates d'achèvement ciblées des recommandations ont été fixées pendant la période d'avril à octobre 2022. L'équipe des contrôles internes a procédé à un examen ultérieur en 2024 et conclu que les contrôles pour lesquels les recommandations initiales avaient été formulées en 2021-22 n'avaient pas encore été entièrement corrigés.
2. CGTI : Neuf recommandations visant à remédier aux faiblesses de contrôle ont été formulées en 2021-22. Une évaluation ultérieure, réalisée en 2022-23, a entraîné huit recommandations, dont six des recommandations initiales. Un examen des PAD effectué en mars 2024 par l'équipe des contrôles internes a conclu, sur la base des documents, que seules deux des six recommandations découlant de 2021-22 avaient été mises en œuvre. Les examens des PAD sont axés sur la documentation, et les contrôles ne font pas l'objet d'une autre vérification.
3. Droits de services maritimes : Sept recommandations visant à remédier aux faiblesses de contrôle ont été formulées à la suite de l'évaluation du processus opérationnel des droits de services maritimes en 2021-22. Les dates d'achèvement connexes ciblées ont été fixées pendant la période d'avril 2022 à mars 2023. L'équipe des contrôles internes a conclu en septembre 2024 que la mise en œuvre de quatre des PAD initiaux demeurait en suspens.

Malgré les retards dans la correction des faiblesses de contrôle récurrentes dans les processus opérationnels à risque élevé et à risque moyen, l'annexe de la DRD du MPO a défini de manière inexacte ces mesures correctives comme « progressant comme prévu ». Les rapports ministériels internes ont identifié les actions correctives en cours, mais n'ont rien mentionné au sujet des retards récurrents dans leur mise en œuvre.

En l'absence de renseignements complets sur les lacunes récurrentes en matière de contrôle interne et sur l'état des recommandations connexes, le DPF, le SM et le CMA pourraient ne pas avoir une compréhension complète des risques et des problèmes au sein du système de contrôle interne du Ministère.

Conclusion

Les CIRF comportent des mesures et des activités qui donnent une assurance raisonnable que les états financiers d'un ministère sont exacts et complets. En outre, le processus de CIRF permet de s'assurer que le Ministère a mis en place des contrôles internes efficaces et un système de surveillance connexe pour voir à ce qu'ils restent efficaces.

Le MPO est guidé par son cadre de surveillance continue des CIGF, qui comprend un processus de surveillance des CIRF et d'établissement de rapports connexes. Il effectue ce travail à l'aide d'une évaluation des risques qui a été intégrée dans un plan de contrôle interne annuel.

En général, le MPO a mis en œuvre son plan de contrôle annuel. Les évaluations des contrôles internes ont toutes été réalisées, mais l'un des examens des PAD n'a pas eu lieu. Pour les autres examens des PAD qui ont été effectués, les travaux ont révélé un retard dans la correction de certaines faiblesses de contrôle précédemment cernées. Ces résultats n'ont pas fait l'objet d'un rapport complet à l'interne ou à l'externe et peuvent avoir influencé la façon dont les décideurs se sont fondés sur les résultats des travaux des CIRF à l'appui des états financiers ministériels.

Le travail du CIRF du MPO a adopté une approche de surveillance continue à la suite de la documentation des contrôles et des tests de conception et d'efficacité opérationnelle réalisés depuis la mise en œuvre de SAP S/4HANA le 1^er avril 2021. Un processus opérationnel n'avait toutefois pas complété ce travail fondamental et aurait dû être identifié dans les rapports. À l'avenir, cette précision devra être apportée dans les rapports externes afin de mieux informer les décideurs qui s'appuient sur les travaux liés au CIRF.

Annexe A : Réponse de la direction