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Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2019-2020

Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2019-2020
(PDF - 1.07 Mo)

Table des matières

Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objet de protéger les renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. De plus, elle accorde aux particuliers des droits en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et dépose au Parlement, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont Pêches et Océans Canada a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Mandat du ministère des Pêches et des Océans

Le MPO appuie la croissance économique forte et durable de nos secteurs maritimes et des pêches, et contribue à la prospérité de l’économie par le commerce mondial en soutenant les exportations et en favorisant le commerce maritime sécuritaire. Le Ministère appuie l’innovation nécessaire à une économie fondée sur le savoir au moyen de la recherche dans des secteurs en expansion, tels que l’aquaculture et la biotechnologie. Il contribue à un environnement propre et sain et à des écosystèmes aquatiques durables pour les Canadiens, en protégeant les habitats, en gérant les océans et en menant des recherches sur les écosystèmes.

La Garde côtière canadienne, en tant qu’organisme de service spécial du MPO, est responsable des services et des programmes qui appuient l’accomplissement des responsabilités fondamentales du Ministère, tout en contribuant de façon très importante à la sûreté, à la sécurité et à l’accessibilité des voies navigables du Canada. La Garde côtière canadienne appuie également d’autres organisations gouvernementales en maintenant une flotte civile et une vaste infrastructure côtière.

Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Le ministère assure une présence partout au Canada. La plupart de ses employés travaillent hors de l’administration centrale nationale, dans l’une des sept régions de Pêches et Océans Canada ou des quatre régions opérationnelles de la Garde côtière canadienne. L’administration centrale, située à Ottawa, établit des objectifs, des politiques, des procédures et des normes à l’échelle nationale pour l’ensemble du Ministère et de la Garde côtière canadienne. Les régions sont responsables de la mise en œuvre des programmes et des activités, conformément aux priorités nationales et régionales, ainsi qu’aux paramètres de rendement nationaux.

Organisation du Secrétariat de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels

Le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels relève du Sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés. Le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’accès à l’information et protection des renseignements personnels, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que le traitement et la communication appropriés de l’information.

Le Sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés agit à titre de chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) et doit s’assurer que les enjeux liés à la protection des renseignements personnels sont connus et qu’ils sont considérés comme une priorité au MPO. Le CPRP doit également collaborer avec la haute direction dans les dossiers stratégiques relatifs à la protection des renseignements personnels. Le CPRP doit se tenir au courant des changements législatifs et politiques apportés au régime fédéral actuel de protection de la vie privée, et veiller à ce que les pratiques ministérielles s’harmonisent bien avec toutes les exigences juridiques et politiques.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels comprend deux secteurs d’activité; l’un traite les demandes officielles en vertu de la Loi et l’autre s’acquitte de toutes les autres responsabilités relatives à l’application de la Loi au sein du MPO. Les secteurs d’activité sont gérés par les directeurs adjoints.

Le secteur d’activité responsable du traitement des demandes et de la gestion des enjeux est la Division des opérations et est appuyée par :

La secteur d’activité responsable de bon nombre des autres responsabilités liées à l’application de la loi est la Division des Politiques et de la Protection des renseignements personnels (DPRP). Elle agit à titre de centre de décision pour le Secrétariat en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée. La DPRP assure la gestion des enjeux stratégiques, élabore, met en œuvre et tient à jour l’ensemble des politiques du Ministère en matière de protection de la vie privée, supervise la communication de renseignements par le Ministère en vertu du paragraphe 8(2), enquête et intervient en cas d’incidents soupçonnés d’atteinte à la vie privée, effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, tient et met à jour les fichiers de renseignements personnels du Ministère, dirige le programme de formation sur la protection des renseignements personnels, assure la liaison avec la communauté élargie de l’AIPRP, assure un suivi et un examen des modifications de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques et règlements connexes. La DPRP accomplit d’autres tâches fondamentales, comme offrir des conseils aux secteurs de programme sur des questions complexes relatives à la vie privée, assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) ou formuler des recommandations relatives à la communication d’information découlant d’enquêtes du MPO.

La DPRP est également responsable de faire le suivi du rendement du Ministère, d’appuyer la Division des opérations dans le cadre des processus de dotation, d’embaucher des ressources contractuelles, de tenir à jour la technologie de gestion des cas, de diriger des projets stratégiques visant à améliorer l’exécution générale du programme d’AIPRP, et de coordonner le programme de formation sur l’accès à l’information afin d’assurer l’application efficace et continue de la Loi.

Le Secrétariat de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels collabore avec un réseau de personnes-ressources dans chaque région et secteur qui servent d’agents de liaison dans leurs sections respectives du Ministère.

Au total, au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comptait 10.63 équivalents temps plein (ETP) affectés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui comprend les employés à temps plein, les consultants, le personnel d’agence et les employés occasionnels.

Ordonnance de délégation

Le ministre délègue la responsabilité de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels du MPO au directeur ainsi qu’aux directeurs adjoints du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est fournie à l’annexe A.

Points saillants du rapport statistique de 2019-2020

Le rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales en vue d’aider le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) à analyser les tendances et à assurer une surveillance.

Le rapport statistique complet de 2019-2020 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe B. Les rapports statistiques des années précédentes peuvent être obtenus auprès du Secrétariat de l’AIPRP sur demande.

Aperçu des demandes présentées en 2019-2020 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’analyse présentée dans cette section compare les données trouvées dans le rapport statistique de 2019-2020 du MPO concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels avec celles de 2017-2018, pour produire une analyse des tendances sur trois ans.

En 2019-2020, le MPO a reçu 57 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que 12 demandes en suspens provenant de la période de rapport précédente. Le Ministère en a traité 64 de ces 69 demandes et a reporté 5 demandes à la période de référence suivante. Comme l’illustre le tableau 1 ci-dessous, le MPO a enregistré une augmentation de 5 % des demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par rapport à la période de rapport précédente.

La conformité pour 2019-2020 demeure positive; les chiffres de 2019-2020 montrent que 96.9 % des dossiers relatifs à la protection des renseignements personnels ont été fermés au plus tard à la date limite prévue par la Loi ou prorogée.
Tableau 1 : Aperçu des demandes présentées en 2019-2020 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 
Nombre de demandes 2017-2018 2018-2019 2019-2020
Reçues pendant la période de rapport 55 70 57
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 5 3 12
Total des demandes à traiter pendant la période de rapport 60 73 69
Traitées pendant la période de rapport 57 61 64
Reportées à la prochaine période de rapport 3 12 5
Taux de conformité du délai 98 % 95 % 96.9 %

Demandes fermées pendant la période de rapport

Mesures et délai de traitement

L’article 14 de la Loi oblige les institutions à fournir une réponse au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou à aviser le demandeur qu’une prorogation du délai est nécessaire. Parmi les 64 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, 42 demandes (66 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins, et 18 (28 %) dans un délai de 60 jours.

Le Ministère a répondu aux 64 demandes traitées en 2019-2020 de la façon suivante :

Il n’y a eu aucune demande pour laquelle tous les renseignements ont été exclus ou pour laquelle le Ministère n’a pu ni confirmer ni nier l’existence des renseignements demandés.

Exceptions et exclusions

Les exemptions désignent les dispositions de la Loi qui autorisent ou obligent le responsable d’une institution fédérale à refuser l’accès à des renseignements demandés en vertu de la Loi. Pour ce qui est des demandes traitées pendant la période de rapport, le Ministère a invoqué les exemptions prévues à l’alinéa 19(1)c), 22(1)b), 26 et à l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme en 2018-2019, l’article 26 est la disposition qui a été la plus souvent invoquée. En effet, cité dans 37 demandes, l’article 26 a été utilisé pour protéger les renseignements personnels concernant des personnes autres que le demandeur. La deuxième exemption la plus invoquée, soit 17 fois, a été celle prévue à l’alinéa paragraphe 22(1)b), qui a servi à protéger les renseignements susceptibles de nuire à l’application de la loi et aux enquêtes.

Tableau 2 : Exemptions invoquées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période de rapport
Disposition de la Loi sur la protection des renseignements personnels Description Nombre de demandes
26 Renseignements sur un autre individu 37
22(1)b) Enquêtes liées à l’application de la loi 17

Les exclusions désignent les dispositions de la Loi qui excluent certains documents de l’application de cette dernière. En vertu de l’article 69, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux renseignements personnels auxquels le public a accès et, en vertu de l’article 70, aux renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine (documents confidentiels du Cabinet). En 2019-2020, il n’y a eu aucune demande pour laquelle les documents ont été exclus de l’application de la Loi.

Format des renseignements divulgués

Lorsque le traitement d’une demande est terminé, le demandeur peut recevoir les renseignements sur support papier ou électronique, ou il peut consulter les documents dans un des bureaux du MPO. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a donné accès, en totalité ou en partie, aux documents pertinents dans le cas de 45 demandes. Des renseignements ont été fournis sur support électronique pour 35 demandes (78 %) et sur support papier pour 10 demandes (22 %).

Complexité

En 2019-2020, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a traité en tout 19 874 pages pertinentes. Parmi ces 19 874 pages pertinentes traitées, 6 624 pages (33 %) ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle.

Parmi les demandes traitées, 26 ont nécessité le traitement de moins de 100 pages pertinentes, 12 ont nécessité le traitement de 101 à 500 pages, 7 ont nécessité le traitement de 501 à 1 000 pages, 4 ont nécessité le traitement de 1 001 à 5 000 pages et 1 demande a nécessité le traitement de plus de 5 000 pages.

Le Ministère a traité un certain nombre de demandes impliquant des facteurs qui en augmentaient la complexité, notamment :

Présomption de refus

Parmi les 64 demandes qui ont été fermées pendant la période de rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a fermé seulement deux demandes après le délai prescrit. Cela représente un taux de conformité de 96.9 %, qui s’ajoute au fort taux de conformité constant du Ministère.

Il est à noter que la principale raison du retard dans les deux demandes est liée à la charge de travail.

Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi permet la prorogation des délais qu’elle prévoit si le traitement d’une demande dans le délai initial entrave de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère, si des consultations sont nécessaires, si des délais supplémentaires sont nécessaires aux fins de traduction ou pour convertir les renseignements personnels dans un autre format.

Au cours de la période visée par le rapport, 21 prorogations ont été accordées; des prorogations en vertu du sous-alinéa 15a)(i) ont été accordées 15 fois, car le traitement de la demande dans le délai initial aurait nui de façon déraisonnable au fonctionnement du Ministère; une prorogation a été accordée en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) pour six des consultations. Toutes les prorogations accordées s’étendaient de 16 à 30 jours après le délai légal initial de 30 jours.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent de l’information qui concerne le MPO ou qui provient du MPO en réponse aux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent consulter le Secrétariat de l’AIPRP pour obtenir des recommandations au sujet de la communication de cette information. Par autres institutions gouvernementales, on entend les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les autres organismes comprennent les gouvernements provinciaux et territoriaux, les administrations municipales et les gouvernements d’autres pays.

En 2019-2020, le MPO a reçu une demande de consultation de 14 pages provenant d’une institution du gouvernement du Canada. La demande de consultation a été traitée dans 30 jours, et le MPO a recommandé la communication partielle des documents.

Aucune demande provenant d’autres organisations n’a été reçue au cours de la période de rapport.

Communication de renseignements aux organismes d’enquête fédéraux

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent. L’alinéa 8(2)e) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête fédéral figurant à l’annexe II du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui en fait la demande par écrit en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites.

En 2019-2020, le MPO n’a effectué aucune divulgation en vertu de l’alinéa 8(2)e).

Autres demandes

Outre le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, l’élaboration d’outils stratégiques et la conception ainsi que la tenue de séances de formation, le Secrétariat de l’AIPRP met en œuvre un nombre important d’activités non officielles liées à la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent :

Le tableau ci-dessous illustre la charge de travail associée à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels en dehors du traitement des demandes officielles de renseignements personnels.

Le nombre d’enquêtes terminées pour des atteintes potentielles à la vie privée a augmenté par rapport à la période de rapport précédente. L’augmentation du nombre d’enquêtes menées sur les atteintes à la vie privée s’explique possiblement par le fait que les efforts de formation proactifs du MPO ont contribué à la sensibilisation accrue du ministère à l’égard de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne le signalement des incidents soupçonnés d’atteinte à la vie privée. En effet, la norme sur les atteintes à la vie privée du MPO exige que toutes les atteintes soupçonnées à la vie privée soient signalées à l’AIPRP dans les 24 heures. Ce message est renforcé dans le cadre de la formation sur la protection des renseignements personnels et lors des séances de sensibilisation.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a constaté une augmentation de 44 % du nombre de rapports d’enquête examinés avant de faire une divulgation aux parties concernées.

Tableau 3 : Autres demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées entre 2017-2018 et 2019-2020
Autres demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels 2017-2018 2018-2019 2019-2020
Demande de conseils 145 170 148
Enquêtes menées sur les atteintes possibles à la vie privée 26 18 26
Rapports d’enquête examinés 26 47 53
Autres 3 40 5
Total 200 275 232

Formation et sensibilisation

Le Ministère déploie des efforts considérables pour sensibiliser ses employés aux lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux responsabilités connexes qui leur incombent, en offrant une formation continue individuellement ou en groupe. La formation sur l’AIPRP est obligatoire pour tous les cadres du MPO et pour toutes les personnes qui occupent un poste de direction pendant plus de quatre mois. Bien que les régions, les secteurs et les divisions soient encouragés à présenter une demande de formation lorsqu’ils en ont besoin, le Secrétariat de l’AIPRP offre également des séances de sensibilisation semestrielles à tous les employés du Ministère.

Le Secrétariat de l’AIPRP a également offert des séances de formation sur l’initiative de réduction du papier à de nombreux secteurs du Ministère afin de les sensibiliser à la mise en œuvre et à l’intégration du nouveau processus de transmission électronique des documents.

Au cours de la période de référence 2019-2020, le Ministère a donné une formation sur l’AIPRP à 805 participants. Si certaines de ces séances étaient exclusivement axées sur l’accès à l’information ou la protection de la vie privée, d’autres portaient sur les deux enjeux.

En plus de la formation donnée par le MPO, le Ministère encourage les employés à suivre la formation sur l’AIPRP offerte par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). En 2019-2020, le Secrétariat de l’AIPRP a poursuivi ses efforts visant à promouvoir la formation de l’EFPC. Au cours de cette période, 463 participants du MPO et de la GCC ont suivi les cours de formation de l’EFPC sur l’AIPRP. Le tableau suivant présente toutes les activités de formation liées à l’AIPRP entreprises au cours de la période de référence.
Tableau 4 : Activités de formation ayant trait à la protection des renseignements personnels en 2019-2020
Type de formation Nombre d’apprenants
Formations du MPO 805
Formation de l’ÉFPC – Principes fondamentaux : Accès à l’information et protection des renseignements personnels (I015), et Accès à l’information au sein du gouvernement du Canada (I701) et Protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada (I702) 463
Total 1 268

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La DPRP de l’AIPRP poursuit la révision de l’ensemble de politiques de l’AIPRP du MPO, au besoin. Le Secrétariat de l’AIPRP a mis au point divers mécanismes d’intervention pour aider les employés du MPO à comprendre leurs responsabilités en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. L’ensemble de politiques comprend la Politique du MPO sur la protection des renseignements personnels, la Directive du MPO sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la norme du MPO sur les atteintes à la vie privée, la norme sur la communication autorisée de renseignements personnels, ainsi que des outils connexes, comme les Directives sur la communication informelle de renseignements, l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : analyse des besoins, les modèles d’avis de confidentialité et les formulaires de signalement d’atteinte à la vie privée.

La DPRP a poursuivi l’examen des formulaires utilisés par les Services internes du MPO et, au besoin, a rédigé des énoncés de confidentialité qui respectent toutes les exigences législatives et politiques. Elle surveille aussi activement les questions au Parlement afin de favoriser la formulation de réponses rapides et efficaces et de repérer de manière proactive les dossiers pouvant nécessiter l’examen du Secrétariat de l’AIPRP.

Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’AIPRP a également mis en œuvre une stratégie numérique qui comprend une initiative de réduction du papier afin de moderniser la façon dont sont traitées les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (collectivement appelées AIPRP) au sein du Ministère. L’initiative vise à accroître la productivité et à améliorer le processus global de traitement des demandes d’AIPRP à l’échelle du Ministère, et notamment à offrir une efficacité accrue pour la récupération et de la transmission des documents relatifs aux demandes d’AIPRP, des délais de réponse plus rapides et des économies importantes en ce qui a trait aux ressources humaines et matérielles. Le résultat attendu de cette initiative comprend également une réduction importante de la consommation globale de papier du Ministère et des principales dépenses encourues dans le cadre du traitement des demandes d’AIPRP.

Collaboration stratégique

Le Secrétariat de l’AIPRP continue de participer activement à l’élaboration et au renouvellement des documents d’orientation et de politique au sein du MPO, ce qui permet d’intégrer les principes de protection des renseignements personnels aux documents de politique du Ministère pour garantir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Répercussions de la COVID-19 sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Vers la fin de la période de rapport, lorsque s’est présenté le défi de la pandémie mondiale de COVID-19, l’AIPRP a trouvé des façons novatrices de faire progresser le traitement des demandes et le travail d’élaboration des politiques. L’initiative de réduction du papier décrite ci-dessus a été lancée avant la pandémie et s’est révélée être un processus commercial numérique essentiel dans l’environnement de travail à distance. Une autre approche proposée est le recours à une plateforme numérique, au lieu de la poste, pour transmettre les documents aux demandeurs. L’AIPRP s’affaire actuellement à la mise en œuvre de ce nouvel outil. La plateforme numérique facilitera non seulement la transmission électronique des documents pertinents aux demandeurs, mais elle permettra également d’envoyer des dossiers de consultation à des tiers et à d’autres institutions gouvernementales. La plateforme numérique devrait être pleinement mise en œuvre au cours de la prochaine période de référence, permettant ainsi la transition de l’AIPRP vers un environnement totalement sans papier.

Bien que le respect de la vie privée et l’accès à l’information soient des droits quasi constitutionnels, l’AIPRP n'est pas considéré comme un service et une fonction essentiels au sein de l’organisation. Cependant, le Secrétariat de l’AIPRP reste engagé à continuer de fournir des services aux Canadiens pendant la pandémie. Alors que la pandémie se poursuit, l’AIPRP fournit régulièrement des conseils sur la protection des renseignements personnels afin d’éclairer les initiatives et les décisions relatives aux programmes.

Malgré les défis, l’AIPRP continue de trouver des moyens de faciliter l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, et de servir les Canadiens.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Le Ministère examine les résultats de chaque enquête et vérification du commissaire à la protection de la vie privée. Le cas échéant, le MPO intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

En 2019-2020, le MPO n’a reçu aucune plainte relative à la protection des renseignements personnels du Commissariat à la protection de la vie privée.

Surveillance et conformité

Le MPO fait tout son possible pour respecter les délais prescrits et surveille activement le temps consacré au traitement des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction de renseignements personnels. La surveillance commence dès que le Secrétariat de l’AIPRP reçoit une demande, qu’elle est saisie dans le système de gestion des cas et qu’elle est attribuée à un analyste. Toutes les demandes, y compris les demandes de consultation et les demandes de conseils non officiels ou d’examen des documents, sont saisies dans le système de gestion des cas aux fins de suivi. Ce suivi électronique des délais est essentiel, car les analystes travaillent sur de nombreuses demandes assorties d’actions ayant une échéance précise, à n’importe quel moment donné. Les analystes se réunissent avec leurs chefs d’équipe toutes les semaines en vue de définir les problèmes liés aux demandes qui pourraient entraîner des retards. Les problèmes sont soulevés auprès de l’équipe de direction de l’AIPRP, au besoin. La direction du Secrétariat de l’AIPRP participe aux dossiers lorsqu’elle peut se servir de son pouvoir à titre de déléguée du ministre en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour promouvoir le respect des délais et des produits à livrer.

Atteintes substantielles à la vie privée

Selon le CPVP, l’atteinte à la vie privée désigne la perte de renseignements personnels, l’accès non autorisé à ce type de renseignements ou la communication non autorisée de ces renseignements. Selon la définition du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), une atteinte à la vie privée est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles et si on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou si elle touche un grand nombre de personnes.

Au cours de la période de rapport, une atteinte à la vie privée signalée au Secrétariat de l’AIPRP du MPO a été jugée substantielle.

Même si un grand nombre de personnes ont été touchées (employés), l’enquête sur l’incident a révélé que la probabilité d’impact sur les personnes était faible, compte tenu du type de renseignements personnels concernés et des mesures d’atténuation appliquées. Le MPO a signalé cette atteinte au CPVP et au SCT et a pris les mesures nécessaires pour l’atténuer et éviter qu’un incident de ce type ne se reproduise.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat, le MPO doit entreprendre des activités qui requièrent souvent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Conformément aux politiques et directives du SCT, le Ministère se sert d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) à titre d’outils de gestion du risque pour déterminer si les programmes, les initiatives ou les projets du Ministère (nouveaux ou ayant subi des modifications importantes) présentent des risques en matière de protection de la vie privée lorsqu’ils nécessitent la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels.

Aucune EFVP n’a été réalisée par le Secrétariat de l’AIPRP durant la période de rapport. Même si aucune EFVP n’a été réalisée au cours de la période de rapport, de nouvelles initiatives ont été évaluées afin de déterminer si une EFVP était nécessaire en vertu de la politique du gouvernement du Canada.

Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit certaines circonstances dans lesquelles les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)m) autorise les institutions à communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

En 2019-2020, le MPO n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)m).

ANNEXE A : Ordonnance de délégation

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Description

Copie de l’ordonnance de délégation désignant le directeur et directeurs adjoints du secrétariat de l’AIPRP les pouvoirs, obligations et fonctions dont le ministre est, en qualité de responsable de Pêches et Océans Canada, investi par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement mentionnés.

ANNEXE B : Rapport statistique 2019-2020 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Pêches et Océans Canada

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombres de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 57
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 12
Total 69
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 64
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 5

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 5 0 0 0 0 0 8
Communication partielle 0 17 16 2 2 0 0 37
Exception totale 0 0 1 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 4 10 0 0 0 0 0 14
Demande abandonnée 2 1 1 0 0 0 0 4
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 9 33 18 2 2 0 0 64
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Articles Nombre de demandes Articles Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)(a)(i) 0 23(a) 0
19(1)(a) 0 22(1)(a)(ii) 0 23(b) 0
19(1)(b) 0 22(1)(a)(iii) 0 24(a) 0
19(1)(c) 1 22(1)(b) 17 24(b) 0
19(1)(d) 0 22(1)(c) 0 25 0
19(1)(e) 0 22(2) 0 26 37
19(1)(f) 0 22.1 0 27 4
20 0 22.2 0 27.1 0
21 0 22.3 0 28 0
    22.4 0    
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0 70(1) 0 70(1)(d) 0
69(1)(b) 0 70(1)(a) 0 70(1)(e) 0
69.1 0 70(1)(b) 0 70(1)(f) 0
    70(1)(c) 0 70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Papier Électronique Autres
10 35 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
19 874 6 624 50
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Page communiquées Nombre de demandes Page communiquées Nombre de demandes Page communiquées Nombre de demandes Page communiquées Nombre de demandes Page communiquées
Communication totale 7 181 0 0 1 791 0 0 0 0
Communication partielle 16 478 11 1 668 5 1 285 4 1 589 1 267
Exception totale 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 87 1 278 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 26 746 12 1 946 7 2 076 4 1 589 1 267
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 8 0 8
Communication partielle 8 0 37 4 49
Exception totale 0 0 1 0 1
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 4 0 4
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 8 0 50 4 62

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 62
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 96,9

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement /Charge de travail Consultation externe  Consultation interne Autres
2 2 0 0 0
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi
Nombre de demandes
fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise
Nombre de demandes fermées
au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 2 2
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 2 2
2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0
Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise
15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution
15 (a)(ii) Consultation  15(b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions
Grand nombre de pages
Grand volume de demandes
Les documents sont difficiles à obtenir
Documents confidentiels du Cabinet (Article 70)
Externe Interne
21 0 4 11 0 0 3 3 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15 (a)(ii) Consultation  15(b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 4 11 0 0 3 3 0
Plus de 31 jours               0
Total 0 4 11 0 0 3 3 0

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 1 14 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 1 14 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1 14 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judicaire Total
0 0 0 0 0

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d'ÉFVP terminées 0
9.2 Fichiers de renseignements personnels
Actifs Créés Supprimés Modifiés
0 0 0 0

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 1
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 1

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 737 450 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 95 431 $
 • Contrats de services professionnels 59 129 $
 • Autres 36 302 $
Total 832 881 $
11.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à templs plein 9,81
Employés à temps partiel et occasionnels 0,03
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,40
Étudiants 0,39
Total 10,63
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