Politique sur les données scientifiques

Table des matières

Exigences découlant de la politique

Principes

Les ensembles de données scientifiques constituent des ressources nationales inestimables ayant été acquises au cours de décennies d'investissements et permettant au Ministère de préserver son rôle de chef de file mondial en sciences aquatiques. Ces données sont irremplaçables et doivent être protégées et gérées en vue d’assurer leur pérennité.

Pour être utiles, les données doivent être accessibles, utilisables et d’une qualité connue. En raison de la complexité et du caractère souvent unique des données scientifiques, ainsi que du fait que les scientifiques en sont les plus grands utilisateurs, il est impératif que les Sciences au sein du MPO soit responsable de la gestion de la qualité, du flux, de l’organisation et de la dissémination des données pour assurer que leur signification et leur utilité soient préservées.

Les données scientifiques maintiennent leur valeur indéfiniment et, par conséquent, doivent être préservées pour toujours. Il est primordial de les gérer et de les archiver de façon à ce qu’elles demeurent intelligibles à long terme. En vue d’assurer une gestion et une protection adéquate, toutes les données scientifiques acquises par le MPO doivent être transférées vers un dépôt géré de données, immédiatement après que les mesures aient été traitées ou que les données dérivées aient été générées.

Les données les plus récentes sont généralement les plus critiques pour la prise de décision. Afin de maximiser leurs bénéfices au MPO et aux autres utilisateurs, les données scientifiques doivent être disponibles le plus rapidement possible.

La Politique sur les données ouvertes du gouvernement du Canada, ainsi que la philosophie ministérielle, promeuvent un accès libre et ouvert aux données, autant que possible, en tenant compte des impératifs particuliers découlant des obligations nationales et internationales du Ministère en matière de confidentialité ou du caractère délicat de certaines données.

L’environnement aquatique du Canada est influencé et influence un système couplé eau- atmosphère d’étendue mondiale qui ne peut être surveillé efficacement par un seul pays. Les données scientifiques reliées au milieu aquatique sont donc plus utiles lorsqu'elles sont mises en commun et partagées avec la communauté internationale. Pour avoir accès à toutes les données et informations pertinentes pour le Canada, ce dernier doit être en mesure d'échanger des données avec d’autres centres de données mondiaux, tout en respectant les obligations ministérielles, nationales et internationales en matière de confidentialité ou du caractère délicat des données.

Comme elles peuvent être en principe reproduites, les données dérivées, par exemple les produits d’analyse ou les résultats de modèles numériques, ne nécessitent pas forcément toutes les mesures de sauvegarde applicables aux données d’observation. Par contre, dans certaines circonstances, leur sauvegarde à long terme pourrait être requise pour des raisons légales ou pour documenter le fondement de décisions ou de politiques. Les besoins pour la découverte et l’accessibilité aux données dérivées sont cependant les mêmes que pour les données d’observation. Une stratégie doit donc être établie sur une base de cas par cas pour les ensembles de données dérivées, indiquant la justification de toute dérogation à la présente politique.

Nœuds de données et fonctions diverses

Toutes les données scientifiques du MPO doivent être gérées dans le cadre d'un système intégré accessible au travers des nœuds de données régionaux et nationaux. Les nœuds de données auront la responsabilité de :

  • répondre aux demandes internes et externes, conformément à la section « Accessibilité », plus bas;.
  • maintenir l’inventaire et la documentation de toutes les banques de données sous leur responsabilité, incluant les métadonnées et les liens vers les endroits où les données sont entreposées;
  • offrir un service de base répondant aux demandes les plus courantes pour récupérer, intégrer et synthétiser les données pour les besoins des programmes du MPO et conformément aux politiques gouvernementales et ministérielles;
  • coordonner les ententes de partage avec d’autres organismes;
  • exécuter, de concert avec les fournisseurs de données, le contrôle de qualité, la vérification et la suppression des doublons et d’autres activités procurant une valeur ajoutée aux données;
  • assurer en partenariat avec les fournisseurs de services appropriés la sauvegarde des données et métadonnées, leur accessibilité à long terme en vue de faire face à d’éventuels changements organisationnels ou de partage des responsabilités, des départs à la retraite, etc.

Soumission de données

Les gestionnaires des programmes des Sciences doivent veiller à ce que les données et les métadonnées connexes soient soumises en temps opportun au nœud de données pertinent, peu importe qu’elles aient été acquises à l’interne, par contrat ou dans le cadre d'un partenariat avec d'autres agences. Il est primordial que les données soient rapidement migrées vers un environnement où le risque de perte accidentelle ou circonstancielle soit minimisé, et où les métadonnées sont intégrées aux données qu’elles décrivent, pour assurer que les informations contextuelles seront préservées à long terme de façon à favoriser une interprétation et un usage approprié des données.

Par temps opportun, il est entendu que :

  1. les ensembles de données seront soumis immédiatement après que les mesures aient été traitées ou que les données aient été dérivées,
  2. la soumission ne sera pas retardée par l’analyse, le traitement statistique, l’interprétation ou la publication et
  3. la soumission comprend les métadonnées préparées par les responsables de la collecte des données conformément aux lignes directrices émises par le Conseil du Trésor, afin de documenter les méthodologies et autres détails nécessaires pour que d’autres puissent citer et comprendre les caractéristiques et les limites potentielles des données.

Des exceptions à cette politique sont possibles si :

  1. le gestionnaire responsable et le nœud de données responsable ont convenu que les données en question ne sont pas appropriées pour une soumission, ou
  2. il peut être démontré que des impératifs juridiques interdisent catégoriquement la soumission des données exclues, ou
  3. une prolongation du délai de soumission ou une exemption à la politique pour d’autres raisons et accordée par écrit par le directeur régional des Sciences.

La soumission de données à un nœud de données ne signifie pas qu’elles seront accessibles librement. Par conséquent, les préoccupations concernant l’accès ne seront pas considérées comme des raisons valables pour ne pas soumettre les données. Il incombera au directeur régional des Sciences de désigner certaines données comme classifiées afin de prévenir leur libre partage.

Il est courant pour le MPO de participer dans des programmes scientifiques en coopération avec d’autres partenaires, et pour ces programmes d’établir leurs propres systèmes de stockage et de gestion de données. Dans de tels cas, les données doivent quand même être soumises à un nœud de données afin d’être répertoriées comme bien du MPO. Le nœud de données devra ensuite soumettre ces données au programme et pourrait même utiliser les infrastructures du programme comme dépôt géré de données, évitant ainsi la duplication. Tout accord de partage des données et de la fonction de gestion des données devra être approuvé par écrit par le Directeur des Science ou le Directeur général approprié.

Il est entendu que les systèmes de données en temps réel permettent de plus en plus la soumission, la validation et le chargement dans les dépôts géré de données de façon à les rendre accessibles presque instantanément. Ceci est encouragé et rien dans la présente politique ne devrait être interprété comme un obstacle à de tels systèmes.

Cette politique vise toutes les données scientifiques qui auraient été recueillies, dérivées ou autrement acquises par le MPO. L’Annexe 1 dresse la liste des types de données détenues au MPO; elle peut être mise à jour selon les besoins.

Accessibilité

Les données scientifiques du MPO sont des ressources publiques et elles sont sujettes à l'accès complet et libre dans les deux ans suivant leur acquisition. Dans les cas où, selon l'opinion du Directeur régional des Sciences, il peut y avoir un danger d'interprétation inexacte ou incorrecte des données, des mesures doivent être prises pour s'assurer que les utilisateurs potentiels soient bien prévenus de cette possibilité et un point contact sera identifiée pour aider à utiliser et interpréter correctement les données.

Des dérogations à cette politique pourront être admises si l'une ou plusieurs des conditions énumérées ci-dessous sont remplies :

  • Les producteurs de données du MPO ont une autorisation écrite du Directeur régional des Sciences pour retarder l'accès aux données; dans un tel cas, la lettre d'autorisation devra comprendre le motif du retard ainsi que la date convenue de diffusion des données;
  • L’existence d’accords avec de tierces parties, des préoccupations concernant la vie privée ou des contraintes juridiques qui empêchent le libre accès,
  • Les données constituent un atout commercial pour le MPO, auquel cas elles seront gérées en vertu des régimes de gestion de la propriété intellectuelle et de la politique en vigueur au MPO,
  • Les données seraient protégées en vertu de l'article 18 de la Loi sur l'accès à l'information.

Lorsqu'il existe un doute ou un différend sur le fait qu'un ensemble de données réponde aux trois dernières conditions, il faut rechercher un conseil juridique et le suivre.

Les accords avec des tierces parties portant sur l’acquisition ou l'échange de données ont un impact sur la gestion de données au sein du MPO et doivent donc être approuvés par le Comité national des directeurs des Sciences (CNDS), ou une autre entité équivalente nommée par le SMA responsable des Sciences, afin d’assurer la cohérence avec la présente politique.

Inclusion d’une composante de gestion de données dans les projets des Sciences

Toutes les propositions et les plans de projets scientifiques doivent mettre en évidence l'existence d'un plan détaillé de gestion des données scientifiques recueillies ou générées pendant la vie du projet.

Inventaire national

Un inventaire national des banques de données scientifiques du MPO sera maintenu. Chaque nœud de données sera responsable du maintien et de l’actualisation de l’inventaire de ses banques de données. Les Sciences, de concert avec ses partenaires IT, s’assureront de l'accessibilité et l’interopérabilité des données et des métadonnées leur avec d'autres systèmes gouvernementaux comme le portail des « Données ouvertes » du gouvernement du Canada.

Acquisition de données provenant de tierces parties

Les secteurs des Sciences devraient chercher à acquérir des données scientifiques pertinentes auprès d'autres sources nationales et internationales, si celles-ci contribuent à l'atteinte des objectifs du Ministère. Ceci doit se faire d’une manière ouverte et transparente, avec l’approbation du CNDS et en convenant des droits et devoirs du MPO avec toutes les parties concernées.

Données soumises à des règles ou à des contraintes juridiques

Les données scientifiques comportant des contraintes juridiques restreignant leur diffusion seront gardées dans leur format original, et sécurisées de manière appropriée, peu importe qu’elles aient été acquises par le MPO ou qu’elles aient été soumises par de tierces parties. Les données confidentielles soumises par une tierce partie seront accompagnées d’une lettre d’accord rédigée par cette dernière, soulignant leur caractère confidentiel. De tels accords sont sujets à l’approbation indiquée à la section 6.4.

Soutien à la technologie informatique

La gestion des données est une responsabilité partagée entre les Sciences et les organismes de technologies informatiques du MPO (Gestion de l’information et des services techniques, GIST) et du gouvernement (Services Partagés Canada, SPC).

Les Sciences se préoccupent principalement du savoir, soit le contenu des données. En plus d’être les producteurs et principaux utilisateurs de données scientifiques, les Sciences ont la responsabilité de l’intendance de ces données. Un intendant représente les intérêts des producteurs et des utilisateurs et a la responsabilité finale concernant les données, leur qualité et leur utilisation. Pour s’acquitter de ces responsabilités, les Sciences doivent s’appuyer sur des services et des infrastructures technologiques.

Les organismes de la TI se préoccupent de la représentation des données ou du savoir sur des supports informatiques. Les données peuvent être représentées par des chiffres, des images, des vidéos, du texte, etc. Les organismes de TI sont les gardiens des données, s’assurant qu’elles soient bien organisées, conservées, protégées et accessibles.

Les tâches suivantes sont parmi celles qui reviennent aux Sciences comme expert du domaine :

  • La cueillette, la production et l’assemblage de données;
  • La soumission des données;
  • La distribution et le partage des données avec la communauté scientifique;
  • La manipulation du contenu incluant la production de données dérivées, la validation et le contrôle de la qualité (c.-à-d. s’assurer que les données reflètent de façon fiable les propriétés de la nature ou d’activités humaine au sein de la nature);
  • La spécification des besoins d’infrastructure et de services TI pour la gestion des données scientifiques.

Toutes ces tâches requièrent une connaissance du domaine scientifique.

Les tâches suivantes sont parmi celles qui reviennent aux organismes de la TI :

  • Le stockage des données, incluant les services connexes tels la copie de sauvegarde et les contrôles de qualité visant à assurer que le contenu ne soit pas corrompu;
  • L’organisation du stockage de données, ce qui inclut les structures de bases de données et les modèles de données;
  • L’accès aux données stockées, ce qui inclut le réseautage et les interfaces d’accès;
  • Fournir les outils (quincaillerie et logiciels) nécessaires à la saisie, la manipulation et l’accès aux données, soit en les achetant ou en les développant;
  • Assurer l’évolution des systèmes de TI en soutien aux données et en particulier voir à ce que les données ne soient pas endommagées par ces changements.

Aucunes de ces tâches ne requiert une connaissance scientifique bien qu’il y ait besoin d’une proche collaboration avec les Sciences pour s’assurer que les systèmes et services satisfassent à leurs besoins.

La distinction entre le contenu et le contenant ainsi que le besoin de connaissances scientifiques sont les principes directeurs pour la séparation des tâches entre les Sciences et la TI.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les Sciences au MPO géreront leurs données conformément aux bonnes pratiques en matière de gestion de données et à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Lorsque des données scientifiques sont requises en vertu de la Loi, les responsables de la GDSI, ou le directeur régional des Sciences responsable, doit fournir les données au Secrétariat de l’AIPRP et les informer si ces données peuvent être divulguées ou non, avec justification à l’appui.

Mise en oeuvre

La responsabilité d’appliquer et de veiller au respect de la politique réside auprès des directeurs régionaux des Sciences et du SMA-Sciences. Les problèmes interrégionaux et intersectoriels seront du ressort du SMA-Sciences. Une stratégie et un plan pour la mise en œuvre de la présente politique seront développés par le CNGDS et coordonnés avec le plan stratégique des Sciences. Le plan de mise en œuvre devra inclure les partenaires du MPO à tous les niveaux avec un intérêt dans les données scientifiques et s’efforcera d’intégrer la gestion des données dans le cycle de vie des données scientifiques de façon aussi transparente que possible.

Étant donné le besoin potentiel de ressources, la mise en œuvre pourrait être étalée sur plusieurs années. Lorsque des améliorations ou de nouvelles infrastructures, base de données ou applications seront nécessaires, ces besoins seront transmis aux organismes de services TI appropriés pour la mise en œuvre selon des plans convenus.

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