Portail d’information Web pour un libre‑service de dotation accélérée

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Pêches et Océans Canada (MPO) dirige une initiative coopérative visant à faire progresser le projet de renouvellement de la fonction publique et portant sur la création et la mise en œuvre d’un portail d’information Web pour un libre-service de dotation accélérée. En collaboration avec le MPO, l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) et Environnement Canada (EC) ont mis en service l’application de dotation accélérée le 31 mars 2008. Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) l’a mise en service en 2007. Chaque organisation est responsable de l’entretien et de la gestion du portail d’information. Il n’existe aucune interconnectivité entre les ministères, car aucune information sur les RH n’est communiquée d’un ministère à un autre.

La mise en œuvre de la dotation accélérée correspond à une des grandes priorités du Greffier du Conseil privé, soit un lien avec le Plan d’action pour le renouvellement de la fonction publique : « En 2007-2008, l’AFPC appuiera l’adoption du modèle de dotation accélérée élaboré par Agriculture et Agroalimentaire Canada dans au moins deux autres ministères comme première étape à une mise en œuvre globale. »

La dotation accélérée est mise en œuvre grâce à un portail d’information Web en libre‑service à l’intention des gestionnaires qui permet de simplifier et d’accélérer des activités de dotation sélectionnées ne nécessitant qu’une consultation limitée des Ressources humaines (RH). Les gestionnaires peuvent accélérer des activités de dotation à faible risque grâce à l’envoi en temps opportun de l’information exacte et appropriée vers une unité établie du ministère ou de l’organisme. Les avantages de ce système comprennent un délai d’exécution rapide, une application conviviale et un accès facile à l’information. Du point de vue des RH, cette application favorise la cohérence du traitement, la centralisation de l’information^[1] et le retrait d’un grand volume de transactions de la charge de travail des conseillers en RH, ce qui leur permet de consacrer plus de temps à des discussions stratégiques avec les gestionnaires.

Les renseignements personnels utilisés dans le cadre des activités de dotation et saisis dans l’application de dotation accélérée par les utilisateurs autorisés^[2] sont tirés des demandes et des curriculum vitæ présentés par les mécanismes habituels de recrutement du gouvernement^[3]. La dotation accélérée permet de recueillir les mêmes renseignements que par le passé, mais les traite différemment. Les renseignements suivant sont toujours recueillis :

• des données personnelles comme le nom et le code d’identification de dossier personnel (CIDP)^[4], la date de naissance (DN), et le curriculum vitæ;
• les numéros de poste et de groupe;
• de l’information des RH aux fins de dotation.

Les plus importants résultats et les recommandations connexes visant à atténuer les risques potentiels pour la protection des renseignements personnels de l’application de dotation accélérée sont présentés ci-dessous selon les dix principes relatifs à la protection de la vie privée énoncés dans les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les résultats de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et les recommandations s’appliquent à tous les ministères ou organismes (EC, MPO, ACIA et AAC), à moins qu’on ait décelé des risques particuliers en matière de protection de la vie privée pour un ministère précis.

Divulgation et élimination de renseignements personnels

Aucun renseignement personnel ne sera utilisé, éliminé ou divulgué à l’extérieur des ministères ou des organismes (EC, ACIA, AAC et MPO). Aucune période de rétention n’a été établie pour l’application de dotation accélérée, car l’information n’est pas entreposée directement. Cependant, les renseignements personnels acheminés par le serveur de courrier électronique seront effacés manuellement après avoir été transférés dans la base de données du Système de gestion des ressources humaines (SGRH) ou du Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH). Des procédures d’élimination précises seront mises en place pour les renseignements recueillis par l’application de dotation accélérée et entreposés manuellement dans le SGRH ou le SIGRH. Si les messages électroniques sont archivés, l’information personnelle sera détruite ou épurée, lorsqu’elle ne sera plus nécessaire, en respectant les normes d’entreposage et d’élimination d’EC, de l’ACIA, d’ACC et du MPO. On élaborera une procédure pour respecter cette exigence spécifique visant à s’assurer que le matériel informatique est épuré conformément aux normes ministérielles ou organisationnelles.

Dans la version actuelle de l’application de dotation accélérée, les risques relatifs à la protection de la vie privée (divulgation et élimination des renseignements personnels) sont très faibles. Cette EFVP sera réexaminée et modifiée si de nouveaux risques sont cernés en raison de nouvelles exigences opérationnelles ou de changements importants à la configuration et si ces nouvelles exigences ou ces changements ont une incidence sur l’application de dotation accélérée.

Ressources pour les demandes de renseignements sur l’application

Pêches et Océans Canada

Demandes d’information du public : http://www.dfo-mpo.gc.ca/Contact-fra.htm
Demandes d’information des médias : http://www.dfo-mpo.gc.ca/media/contacts-fra.htm

Agriculture et Agroalimentaire Canada

Service des renseignements au public
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Édifice Sir John Carling
930, avenue Carling
Ottawa (Ontario)
K1A 0C7
Téléphone : 613-759-1000
Télécopieur : 613-759-7977
Pour les personnes sourdes, malentendantes ou souffrant de troubles de la parole (ATME/ATS) : 613-759-7470
Courriel : info@agr.gc.ca

Relations avec les médias
1-866-345-7972 ou 613-759-7972
Courriel : mediar@agr.gc.ca

Agence canadienne d’inspection des aliments

Service des renseignements au public : 1-800-442-2342
Relations avec les médias : 613-228-6682

Environnement Canada

Personne-ressource pour le service des renseignements au public et les relations avec les médias :
Adine Patterson, au 819-934-7132

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[1] Tous les renseignements personnels seront traités par l’unité de dotation accélérée et y seront centralisés. La structure organisationnelle des ministères et des organismes est centralisée à l’échelle nationale, ce qui explique la mention d’information centralisée.

[2] Les utilisateurs autorisés sont le personnel de la dotation accélérée, l’adjoint administratif et le gestionnaire délégué.

[3] On peut examiner les mécanismes de recrutement du gouvernement à http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/empl_f.htm

[4] L’ACIA n’utilisera pas le CIDP ni la date de naissance dans les formulaires électroniques.