Désignation des personnes morales Politiques et procédures

Table des matières

1. Cadre de travail
2. Rôles et responsabilitéS - MPO
3. Désignation des entreprises d'observateurs en mer
   1. Plan d'entreprise
   2. Exigences relatives à l'expérience
   3. Exigences en matière d'assurance
   4. Viabilité financière
   5. Exigences en matière de sécurité
   6. Exigences relatives à l'indépendance rattachée à la désignation des personnes morales
   7. Exigences de contrôle de la qualité aux fins de la désignation
   8. Étapes requises pour obtenir et conserver une inscription à la liste de l'ONGC
   9. Maintien de la désignation des personnes morales du MPO
4. Lignes directrices concernant la révocation de la désignation des personnes morales
5. Exigences relatives aux observateurs en mer
6. Responsabilités opérationnelles des entreprises d'observateurs en mer
   1. Sécurité des observateurs
   2. Organisation et gestion des projets
   3. Recrutement, formation et certification/désignation des observateurs
   4. Déploiement des observateurs
   5. Gestion de la qualité des données
   6. Autres obligations liées au travail
7. Critères d'indépendance

Définitions
Lignes directrices
Modification du présent document
Annexe I - Régime de réglementation

CADRE DE TRAVAIL

Le Programme des observateurs en mer de Pêches et Océans Canada (MPO) a pour objet d'assurer en temps opportun la vérification exacte des activités de pêche en mer par un tiers indépendant et de fournir au Ministère des données scientifiques sur les prises et l'échantillonnage. L'industrie de la pêche et le Ministère dépendent de la communication adéquate de cette information pour l'ensemble des activités de gestion, de surveillance et de recherche scientifique liées aux pêches.

Les personnes morales qui désirent obtenir la désignation de fournisseur de services d'observateurs en mer doivent observer le Règlement de pêche (dispositions générales)et s'y conformer. Elles doivent également présenter une demande et se qualifier selon le manuel du Programme d'homologation de l'Office des normes générales du Canada et le Guide des politiques et procédures du Programme de Pêches et Océans Canada. Les parties souhaitant obtenir une désignation peuvent demander la trousse d'information au MPO.

1. Les entreprises doivent d'abord présenter une demande d'homologation nationale auprès de l'Office des normes générales du Canada (ONGC).
2. L'ONGC procédera à l'homologation des personnes morales selon les critères indiqués dans son manuel du Programme d'homologation, y compris (lorsqu'il y a lieu) certains éléments des présentes politiques et procédures.
3. Par la suite, les personnes morales formulent une demande de désignation auprès du directeur général régional de la région du MPO visée (où la demande de désignation est envoyée).
4. Le MPO désignera les personnes morales en fonction d'un plan d'entreprise, conforme aux exigences des présentes politiques et procédures, qui décrit l'organisation et l'expérience des personnes morales, fait le portrait de ses ressources humaines, explique le plan de recrutement, de formation, d'évaluation et de déploiement des observateurs en mer de l'entreprise, et définit le mode de gestion de données et de contrôle de la qualité de celles-ci. Le plan doit également fournir des attestations prouvant qu'il répond aux exigences de viabilité financière, de sécurité et d'assurance, ainsi qu'aux exigences d'exploitation indépendante.
5. Le MPO désigne les personnes morales en fonction de l'ensemble des exigences énoncées dans les présentes politiques et procédures, y compris celles relatives à l'annexe régionale, qui sont propres à la région où on souhaite obtenir une désignation.
6. Chaque annexe régionale comprendra des exigences propres à la région, notamment des exigences sur les formulaires de données, les systèmes de gestion de données, les opérations de gestion du déploiement, les systèmes d'appel radio et l'équipement des observateurs.
7. Les entreprises peuvent faire une demande de désignation dans toutes les régions du Ministère.
8. Pour obtenir une désignation valide dans une région du Ministère, une entreprise doit démontrer sa capacité et son consentement à fournir des services à l'ensemble des pêcheurs de la région concernée qui en font la demande.
9. Les demandes de désignation sont évaluées par une équipe d'évaluation du MPO constituée de représentants des Directions de la conservation et de la protection, de la Gestion des ressources et de des Sciences.

Le MPO a retenu les services de l'ONGC pour l'élaboration et la mise en œuvre du Programme d'homologation (listage) des personnes morales.

La Direction de la conservation et de la protection a la responsabilité d'effectuer la désignation et les vérifications de la personne morale en fonction des critères de désignation contenus dans les présentes politiques et procédures. Elle doit également s'assurer que les données relatives aux pêches et les rapports de gestion sont exacts et fournis en temps opportun au Ministère, et que les observateurs sont bien présents au sein de l'industrie de la pêche.

Pour assurer la cohérence et l'impartialité des services fournis, les agents des pêches du Ministère peuvent procéder à des vérifications sur place des observateurs en mer employés par les personnes morales.

Les présentes politiques et procédures exposent les exigences du MPO à l'égard des personnes morales qui mettent en œuvre le programme, ainsi que les obligations dévolues aux autres intervenants du programme. Elles s'appliquent aux régions administratives de Terre-Neuve-et-Labrador, du Québec, du Golfe, des Maritimes, du Centre et de l'Arctique et du Pacifique.

Régions où sont effectués des déploiements en fonction des permis

Les membres de l'industrie de la pêche sont tenus de retenir les services d'un fournisseur de services d'observateurs en mer (personne morale) qui a été désigné pour œuvrer dans la région du Ministère qui délivre le permis de pêche (espèce).

Pêches dans l'ensemble de l'Atlantique

Pour les bateaux de pêche de plus de 65 pieds qui sont exploités en vertu de permis délivrés et utilisés dans l'ensemble de l'Atlantique, le détenteur de permis peut retenir les services d'une entreprise d'observateurs en mer désignée dans n'importe quelle région du MPO, incluant (i) la région où le permis de pêche a été délivré, (ii) la région du port de départ, (iii) la région d'exploitation du bateau ou (iv) une autre région du MPO.

Afin de respecter les exigences de gestion et les exigences scientifiques du MPO, notamment en matière de gestion des données, l'industrie de la pêche et l'entreprise d'observateurs doivent suivre les protocoles établis par la région du MPO qui a délivré le permis de pêche (espèce) tels qu'ils sont décrits dans l'annexe régionale pertinente des présentes politique et procédures.

De plus, et ce pour chaque déploiement, le détenteur de permis et l'entreprise d'observateurs doivent fournir au gestionnaire du MPO de la région où le permis a été délivré des renseignements sur le déploiement de l'observateur, le nom de l'entreprise pour laquelle il travaille et le nom du bateau. Ces renseignements doivent être fournis au moins 24 heures avant le départ du bateau. Il faudra donc ajouter une condition de permis indiquant au détenteur de permis le moment approprié pour le rapport radio, le nom et les coordonnées de la personne-ressource du MPO (propre à la région), etc.

Régime de réglementation

L'annexe I présente les dispositions actuelles du Règlement de pêche (dispositions générales) et du Règlement sur la protection des pêcheries côtières relatives à l'observation en mer et à l'établissement des exigences.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS – MPO

1. La responsabilité globale du Programme des observateurs en mer revient à la Division C et P du MPO.
2. Maintenir un groupe de travail interrégional (comité national des coordonnateurs des programmes) présidé par C et P à l'administration centrale nationale du MPO, comprenant des représentants régionaux de C et P, de Gestion des ressources et de la Direction des sciences, pour se pencher sur les problèmes et les résoudre.
3. Chaque région doit former un groupe de travail composé de représentants de toutes les organisations du Ministère afin de s'occuper de l'ensemble des questions connexes dans la région.
4. Les consultations tenues auprès de l'industrie de la pêche sont intégrées aux activités courantes des comités consultatifs régionaux sur les pêches du MPO.
5. Les directeurs généraux régionaux peuvent, en vertu du paragraphe 39(1) du Règlement de pêche (dispositions générales), désigner à titre d'observateurs les particuliers qui ont satisfait aux exigences énoncées dans le présent document et, en vertu du paragraphe 39(6) du même règlement, révoquer les désignations, le cas échéant.
6. Les directeurs généraux régionaux peuvent, en vertu du paragraphe 39.1(1) du Règlement de pêche (dispositions générales), désigner à titre d'observateur toute personne morale qui a satisfait aux exigences énoncées dans le présent document et, en vertu du paragraphe 39.1(2), révoquer les désignations, le cas échéant.
7. Le comité national des coordonnateurs de programme du MPO peut recommander que des modifications soient apportées aux politiques et aux procédures, au besoin.
8. Les régions du MPO doivent veiller à ce que les fonctions du MPO soient exécutées de manière cohérente.
9. Veiller à ce que les modifications apportées aux politiques et procédures soient communiquées au personnel, aux fournisseurs de services d'observateurs en mer (personnes morales) ainsi qu'à l'industrie de la pêche, et mises en application par ces parties.
10. Le MPO doit, sur demande de la personne morale, rendre compte de la situation courante des rapports d'incidents et des vérifications sur place. Cependant, aucune information sur les enquêtes en cours ne doit être donnée.
11. Le MPO doit, pour vérifier la conformité au programme, mener des vérifications sur place auprès des observateurs, entreprendre des discussions avec les utilisateurs finaux des données et rencontrer périodiquement le personnel administratif des personnes morales ainsi que les représentants de l'industrie de la pêche.
12. Examiner et approuver par écrit les programmes de formation élaborés par les personnes morales et aider à la formation des observateurs, au besoin.
13. Rédiger les conditions de permis, selon le cas, afin d'accroître la conformité au programme.
14. Chaque année, mettre à jour et distribuer la liste des fonctionnaires qui pourront agir en tant que personnes-ressources pour tous les intervenants.
15. Maintenir des liens avec l'ONGC au sujet du programme.
16. Afin d'assurer l'uniformité, tous les bureaux régionaux du MPO doivent informer l'ACN de tout nouveau système ou de toute modification apportée aux technologies/systèmes existants utilisés dans le cadre du programme.
17. Lorsque les observateurs sont sommés de témoigner pour la Couronne, le MPO rembourse les frais de transport et d'hébergement (les services les plus raisonnables et économiques doivent être utilisés). Les indemnités de repas sont remboursées conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor. Le détachement qui somme le témoin à comparaître détermine les arrangements les plus raisonnables et économiques en matière de transport et d'hébergement et les communique à l'observateur avant que le voyage soit autorisé. (Les tarifs journaliers sont autorisés conformément aux politiques du MPO.)
18. Le MPO établit et maintient une fonction de vérification relativement à la désignation d'origine de l'entreprise ainsi qu'à la vérification régulière et continue du statut de la personne morale à titre de fournisseur de services désigné.

DÉSIGNATION DES ENTREPRISES D'OBSERVATEURS EN MER

Toutes les personnes morales offrant des services désignés d'observateurs en mer doivent être désignées comme observateur et se voir remettre un certificat par le MPO, tel qu'il est établi dans le Règlement de pêche (dispositions générales). Le directeur général régional autorise la désignation en fonction de la région de gestion du MPO.

Pour être admissibles à la désignation, les personnes morales doivent répondre aux exigences énoncées au paragraphe 39.1(1) du Règlement de pêche (dispositions générales) et se conformer aux présentes politiques et procédures, notamment aux exigences précisées dans l'annexe régionale pertinente.

Plan d'entreprise

Une personne morale qui demande à obtenir la désignation doit présenter un plan d'entreprise qui comprend une description de son organisation, de ses ressources humaines et de son plan opérationnel, notamment :

1. Les documents d'incorporation.
2. Une preuve de la viabilité financière ou une caution de bonne exécution portant sur trois mois.
3. Un organigramme indiquant les propriétaires, les dirigeants et les employés, accompagné d'une description de leur poste et de leurs responsabilités.
4. Un plan opérationnel indiquant les exigences en matière de procédures opérationnelles et d'équipement, qui démontre la capacité d'assurer les services d'observateurs en mer 24 heures sur 24 à l'ensemble des détenteurs de permis qui en font la demande.
5. Un plan des ressources humaines (incluant les exigences linguistiques), le curriculum vitae et une indication de l'expérience du personnel, qui démontre la capacité et l'expertise nécessaires à la prestation des services d'observateurs en mer.
6. Un plan détaillé de la formation et de la supervision des observateurs en mer qui sera dispensée par la personne morale ou par un organisme de formation indépendant répondant aux exigences relatives à la Formation et accréditation des observateurs des pêches en mer (CGSB 190.1-97) de l'ONGC. Le MPO demandera des modifications au plan lorsque des changements aux lois ou aux politiques apporteront de nouvelles exigences au programme.
7. Un système d'assurance de la qualité des données permettant d'assurer l'intégrité des renseignements recueillis et compilés.
8. Un énoncé de conformité relatif à l'ensemble des conflits d'intérêts et des lignes directrices en matière d'indépendance décrit dans les politiques et procédures.
9. L'ensemble des dirigeants et des employés doit posséder une cote de sécurité, tel qu'il est indiqué dans les présentes politiques et procédures.

Exigences relatives à l'expérience

Le demandeur (personne morale) doit démontrer qu'il a par le passé géré au moins deux projets ou programmes techniques similaires d'une durée minimale de trois mois chacun où les services étaient fournis ailleurs qu'à son siège social.

Le demandeur doit démontrer que le gestionnaire de projet proposé possède au moins six mois d'expérience de travail continu à temps plein dans la gestion de projets.

Le demandeur doit démontrer que chaque personne responsable des séances d'information ou des comptes rendus a déjà travaillé pendant au moins trois années complètes pour un programme d'observateurs en mer ou pour un programme pertinent ou semblable axé sur la réglementation ou sur les sciences.

Le demandeur qui souhaite obtenir une désignation doit démontrer qu'il a déjà géré un projet qui comportait un volet formation au cours duquel il a formé des groupes d'au moins 20 participants.

Le demandeur doit identifier des personnes qui s'occuperont de la formation et démontrer que ces personnes possèdent l'expérience de la prestation de programmes de formation destinés aux adultes, et qu'elles répondent aux exigences de l'alinéa 5.2c) de la norme Formation et accréditation des observateurs des pêches en mer de l'ONGC (CGSB-190.1-97), ou l'équivalent.

Avant le début de toute formation, présenter un plan de formation au coordonnateur régional des programmes du MPO pour qu'il l'examine et l'approuve, qu'il s'agisse d'un programme du cours de formation, d'un échantillon des plans de leçon et de tout autre matériel pertinent (y compris un calendrier de formation, des questionnaires, des tests, des travaux pratiques).

Le demandeur doit nommer la personne responsable du contrôle de la qualité des données et démontrer que celle-ci a déjà occupé pendant au moins six (6) mois un poste où elle était s'occupait de la gestion des données.

Exigences en matière d'assurance

Le demandeur doit souscrire et conserver pendant toute la période de désignation une police d'assurance responsabilité civile des entreprises, dont la limite de responsabilité ne doit pas être inférieure à 5 000 000 $ par accident ou par incident.

Le demandeur doit maintenir la couverture d'assurance exigée tout au long de la période de désignation. Le respect des exigences en matière d'assurance ne dégage pas le demandeur de sa responsabilité en vertu de la désignation, ni ne la diminue.

Il incombe au demandeur de décider s'il doit souscrire une couverture d'assurance supplémentaire pour remplir ses obligations liées à la désignation et se conformer aux lois qui s'appliquent. Toute couverture d'assurance supplémentaire souscrite est à la charge du demandeur, dans son intérêt et pour sa protection.

Le demandeur doit faire parvenir au MPO un certificat d'assurance montrant la couverture d'assurance et confirmant que la police d'assurance est conforme aux exigences et en vigueur. L'assurance doit être souscrite auprès d'un assureur autorisé à faire affaire au Canada. Le demandeur doit, à la demande du MPO, fournir une copie certifiée conforme de toutes les polices d'assurance qui applicables.

Viabilité financière

Le demandeur doit fournir une attestation sous serment relative à la viabilité financière de la personne morale ou, s'il est question de coentreprise, des sociétés mères. Cette attestation doit comprendre une preuve de la viabilité par la présentation d'états financiers de l'organisation ou une caution de bonne exécution portant sur trois mois.

Exigences de sécurité

Les données recueillies par les observateurs à bord de navires et traitées par l'équipe de gestion constituent des renseignements PROTÉGÉS.

Chaque personne proposée par le demandeur qui doit avoir accès à des renseignements, à des biens ou à des établissements de travail PROTÉGÉS doit détenir une COTE DE FIABILITÉ.

Le demandeur doit fournir le nom de toutes les personnes qui devront avoir accès à des renseignements, à des biens ou à des établissements de travail sensibles PROTÉGÉS.

Exigences d'indépendance rattachées à la désignation de la personne morale

Les critères d'indépendance font en sorte qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts réel ou perçu entre la personne morale et les entreprises de pêche. Au moment de la désignation initiale et de chaque renouvellement, la personne morale doit déclarer sous serment qu'elle répond aux critères d'indépendance énoncés dans les présentes politiques et procédures.

Exigences de contrôle de la qualité aux fins de la désignation

Le paragraphe 39.1(1) habilite le MPO (les directeurs généraux régionaux) à désigner une personne morale comme observateur, si celle-ci a présenté un plan d'entreprise, un plan de formation et un système d'assurance de la qualité (AQ). Ce système doit garantir l'intégrité de l'information recueillie et rassemblée, et déterminer la personne qui en est responsable et les fonctions de cette dernière. Il doit aussi décrire le système d'exploitation, la façon dont les données sont conservées, les points de contrôle, les procédures de vérification et le processus de correction des faiblesses du système. Finalement, le système d'AQ doit conserver des données sur les pannes du système, qui fournissent des détails sur l'événement et les mesures correctives prises.

Pour aider les personnes morales à répondre à cette exigence, le MPO a retenu les services de l'ONGC afin de mettre en place un Programme des observateurs en mer (Programme d'homologation) et d'évaluer si les systèmes des personnes morales respectent la norme. Le Programme d'homologation provient d'éléments choisis dans les programmes ISO. Les personnes morales doivent élaborer et mettre en œuvre leur propre système de contrôle de la qualité, lequel doit se conformer au Programme d'homologation.

Quand le système de contrôle de la qualité d'une personne morale est conforme au Programme d'homologation, l'ONGC assigne un numéro de liste et inscrit la personne morale à son programme de listage. Pour obtenir et garder sa désignation du MPO, la personne morale doit également conserver son inscription à la liste de l'ONGC. De l'information supplémentaire sur la façon d'obtenir un numéro de listage de l'ONGC est présenté ci-dessous.

Le Programme d'homologation se trouve dans le programme de listage de l'ONGC destiné aux entreprises d'observateurs en mer (manuel du Programme) et est disponible sur demande auprès de l'ONGC.

Étapes requises pour obtenir et conserver une inscription à la liste de l'ONGC

Les personnes morales doivent décrire la façon dont elles se conforment aux exigences relatives à l'homologation contenues dans le Manuel sur le système de contrôle de la qualité (MSCQ), lequel sera présenté à l'ONGC pour approbation. Le MSCQ doit contenir les marches à suivre détaillées de tous les processus ayant une incidence sur la qualité.

L'ONGC doit examiner le MSCQ de chaque personne morale afin de déterminer si les systèmes de contrôle de la qualité, tels qu'ils sont décrits dans le manuel de qualité de la personne morale, sont conformes au Programme d'homologation. Un vérificateur de la qualité de l'ONGC procède à la vérification sur place de chacune des opérations de la personne morale afin de déterminer si les employés de celle-ci respectent les marches à suivre établies dans le manuel de qualité de la personne morale.

Après avoir vérifié la pertinence du MSCQ de la personne morale et la conformité aux marches à suivre qui y sont décrites au moyen d'une évaluation sur place, l'ONGC assigne à la personne morale un numéro de liste et l'inclut dans sa liste de programmes. Une telle inscription signifie que la personne morale satisfait aux critères de qualité du MPO pour la désignation des personnes morales.

Les personnes morales doivent contrôler régulièrement l'application de leur système de contrôle de la qualité par des vérifications internes de la qualité, et doivent prendre les mesures nécessaires pour corriger toute lacune du système. L'ONGC peut avoir à mener des vérifications de suivi, aux frais de la personne morale, si le rendement de celle-ci indique qu'elle ne suit pas les politiques et les procédures du MSCQ ou du MPO.

L'ONGC doit régulièrement mener des vérifications des systèmes de contrôle de la qualité de la personne morale afin de s'assurer que la conformité est maintenue. Le directeur des opérations d'application de la loi de Conservation et Protection, à l'ACN du MPO, doit déterminer en collaboration avec l'ONGC quand les vérifications auront lieu. Si une personne morale ne parvient pas à respecter les exigences, elle doit corriger le problème. Le numéro de liste de l'ONGC peut être suspendu ou révoqué si une personne morale ne se conforme pas aux exigences du programme de l'ONGC. La perte du numéro de liste de l'ONGC peut donner lieu à un processus de révocation de la désignation de la personne morale du MPO comme observateur en mer.

L'ONGC dispose d'un processus d'appel pour permettre aux personnes morales d'en appeler d'une décision de l'ONGC de révoquer un numéro de liste.

Le processus d'inscription du système de contrôle de la qualité est décrit en détail dans le programme de listage de l'ONGC destiné aux entreprises d'observateurs en mer (manuel du Programme) et est disponible sur demande auprès de l'ONGC.

Les nouvelles personnes morales qui souhaitent figurer sur la liste de l'ONGC pour être désignées comme observateurs par le MPO, doivent payer les coûts initiaux de la vérification jusqu'à ce leur inscription à la liste, tout comme les personnes morales qui ont perdu leur désignation et qui demandent son renouvellement. Quant aux vérifications continues de l'ONGC des personnes morales existantes et des personnes morales nouvellement désignées, le MPO assume les frais des vérifications périodiques. Si une personne morale doit faire l'objet de vérifications supplémentaires pour ne pas avoir maintenu sa conformité aux exigences d'homologation, elle doit assumer les coûts liés aux vérifications subséquentes visant à rétablir et à maintenir cette conformité.

Maintien de la désignation des entreprises d'observateurs en mer

Évaluations continues des personnes morales

Les personnes morales doivent voir au maintien de leur désignation. De fait, les personnes morales doivent renouveler leur désignation dans les 12 mois suivant la désignation initiale, et à nouveau dans les 12 mois suivant la deuxième désignation. Par la suite, elles doivent la renouveler tous les deux ans. L'évaluation et la désignation régulière reposent sur le respect des exigences établies dans ces politiques et ces procédures et dans le Règlement de pêche (dispositions générales), notamment :

1. Le maintien de l'homologation du programme en poursuivant l'inscription auprès de l'ONGC;
2. Le respect des exigences en matière d'indépendance;
3. Le maintien d'une bonne position financière;
4. Le respect des exigences opérationnelles du MPO prévues aux présentes politiques et procédures, notamment la gestion des déploiements des observateurs, et les exigences de collecte et de gestion des données.

La non-exécution des fonctions prévues au présent document pourrait entraîner l'application des Lignes directrices concernant la révocation de la désignation d'une entreprise d'observateurs en mer (voir ci-dessous).

Les représentants du MPO recommanderont que le directeur général régional désigne à nouveau une entreprise d'observateurs en mer à moins que le Ministère puisse établir, à l'aide d'une vérification ou de la documentation courante, que l'entreprise ne désire pas ou ne peut pas se conformer aux exigences relatives à la désignation ou s'acquitter efficacement des obligations.

LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA RÉVOCATION DE LA DÉSIGNATION D'OBSERVATEUR EN MER

1. But

Les Lignes directrices ci-après permettront au directeur général régional de prendre des décisions concernant la révocation des désignations des personnes morales qui ci n'ont pas résolu un ou des problèmes relevé(s) par le MPO ou l'ONGC, comme l'exigent les présentes politiques et procédures et le Règlement de pêche (dispositions générales).

2. Portée

Ces lignes directrices s'appliquent aux personnes morales qui ne se sont pas acquittées de leurs fonctions, comme le décrivent et l'exigent les présentes politiques et procédures, y compris les violations décrites dans le présent document, l'incapacité d'entretenir des relations autonomes, de maintenir l'homologation ou la certification de l'ONGC, de respecter les critères de sûreté, d'assurance et de viabilité financière, de respecter les exigences relatives à la langue ou à l'expérience ou de maintenir une caution, tel qu'il est décrit à l'alinéa 39.1(1)c) du Règlement de pêche (dispositions générales).

3. Non-exécution des fonctions

DÉFINITION : Omission de :

1. transmettre au MPO, en temps opportun, l'information recueillie et rassemblée dans le cadre du Programme des observateurs en mer;
2. signaler tout conflit d'intérêts ou expliquer la façon dont celui-ci sera réglé;
3. résoudre tout conflit d'intérêts signalé;
4. se conformer à l'un des éléments suivants :
   • le programme pour la collecte et le rassemblement de l'information obtenue auprès des observateurs que la personne morale soumet au MPO;
   • le plan d'entreprise que la personne morale soumet au MPO;
   • le plan pour la formation et la supervision des observateurs que la personne morale soumet au MPO;
   • le système de contrôle de la qualité servant à assurer l'intégrité de l'information recueillie, rassemblée et soumise au MPO.

Remarque : le système de contrôle de la qualité auquel on fait ici référence est celui qu'exige l'ONGC. La suspension ou la révocation d'un numéro de liste de l'ONGC indique une non-conformité au système de contrôle de la qualité.

4. Autorité

Les directeurs généraux régionaux du MPO possèdent l'autorité réglementaire de révoquer la désignation d'une personne morale s'ils déterminent que celle-ci n'a pas réussi à s'acquitter de ses fonctions ou si, à un quelconque moment, elle est incapable de démontrer qu'elle respecte les critères d'indépendance, comme il est précisé dans le présent document, ou si cette personne morale a, d'une autre façon, porté atteinte à la crédibilité et à l'intégrité du programme, tel qu'il est décrit au paragraphe 39.1(2) du Règlement de pêche (dispositions générales).

5. Marche à suivre

1. Suspension ou révocation d'un numéro de liste de l'ONGC
   1. Si le numéro de liste de l'ONGC d'une personne morale a été suspendu ou révoqué, le coordonnateur des programmes du MPO doit en informer le directeur de C et P, ou son remplaçant. Une lettre signée par le directeur de C et P ou son remplaçant doit être envoyée à la personne morale. La lettre doit indiquer qu'à défaut de recevoir, dans un délai donné (celui-ci doit être raisonnable – au moins 30 jours), une explication suffisante aux yeux du MPO selon laquelle la suspension ou la révocation sera annulée en temps opportun, le directeur de C et P enverra au directeur général régional une recommandation de révoquer la désignation de la personne morale.
   2. Si la personne morale ne transmet pas sa réponse dans le délai donné, le directeur de C et P enverra une recommandation au directeur général régional demandant la révocation de la désignation de cette personne morale.
   3. Si une réponse de la personne morale est reçue dans le délai donné, le directeur de C et P étudiera cette dernière. Si la personne morale fournit une explication acceptable, le directeur de C et P ou son remplaçant peut accorder à la personne morale jusqu'à trois mois pour rétablir son numéro de liste de l'ONGC. Si l'explication présentée n'est pas raisonnable, ou si le numéro de liste de l'ONGC de la personne morale n'est pas rétabli dans le délai donné, le directeur de C et P enverra une recommandation au directeur général régional demandant la révocation de la désignation de cette personne morale.
2. Manquements mineurs

   Dans le cas d'un manquement mineur commis pas la personne morale, l'agent des pêches ou le coordonnateur des programmes du MPO (coordonnateur de C et P ou du Programme des sciences) peut choisir de signaler le problème à celle-ci et tenter de le résoudre grâce à des mesures correctives.

3. Autres manquements – Non-exécution des fonctions
   1. Si la tentative mentionnée ci-dessus en 3. a) (Non-exécution des fonctions) ne donne pas de résultat et que la personne morale n'a pas réglé le problème, ou si celle-ci ne s'acquitte pas de ses fonctions, le coordonnateur des programmes de C et P du MPO doit en aviser le directeur de C et P ou le remplaçant de ce dernier Le directeur de C et P ou son remplaçant doit envoyer à la personne morale une lettre décrivant le problème et demandant une explication au problème et une proposition de solution pour y remédier. La lettre doit indiquer un délai de réponse (celui-ci doit être raisonnable – au moins 30 jours). La lettre doit être suffisamment détaillée pour permettre à la personne morale d'y répondre adéquatement. Elle doit mentionner que, si une réponse n'est pas reçue dans le délai donné, une recommandation de révoquer la désignation de la personne morale sera envoyée au directeur général régional. La lettre peut également indiquer que, si la personne morale omet de fournir au MPO une explication jugée satisfaisante par celui-ci ou de proposer une solution au problème considérée comme adéquate ou opportune aux yeux du MPO, une recommandation de révoquer la désignation de la personne morale sera envoyée au directeur général régional.
4. Lorsqu'une lettre mentionnée ci-dessus en 3. (b) ou en (c) (Non-exécution des fonctions) est envoyée et qu'aucune réponse de la personne morale n'est reçue dans le délai donné, le directeur de C et P doit envoyer au directeur général régional une recommandation demandant la révocation de la désignation de la personne morale.
5. Si une réponse de la personne morale est reçue, le directeur de C et P doit étudier celle-ci, déterminer s'il y a un motif raisonnable à la non-exécution des fonctions, si le problème peut être réglé avec des mesures correctives et si une recommandation de la révocation de la désignation est attribuée.
6. Toutes les recommandations de révocation de la désignation envoyées au directeur général régional doivent comprendre une description du problème ainsi que des observations et des explications.
7. Dans tous les cas où une lettre mentionnée ci-dessus en 3. (b) ou en (c) (Non-exécution des fonctions) est envoyée à la personne morale, le directeur général régional doit transmettre à celle-ci une lettre de suivi l'informant de sa décision concernant la révocation de la désignation. La lettre doit indiquer les mesures correctives que la personne morale doit prendre, au besoin. Si une personne morale voit sa désignation révoquée, elle doit redonner son « certificat de désignation » au MPO.
8. Si une personne morale qui a vu sa désignation révoquée présente ultérieurement une nouvelle demande alors qu'elle répond à toutes les exigences nécessaires pour être désignée comme personne morale, celle-ci peut retrouver sa désignation, à la discrétion du directeur général régional. Ce dernier doit se servir de la période de révocation recommandée indiquée à la section 6 ci-dessous comme ligne directrice pour traiter les manquements mineurs, graves et très graves.

6. Catégories de manquements

Voici quelques exemples de manquements mineurs, graves et très graves. La gravité ou la flagrance d'un manquement peut faire en sorte que ce dernier soit classé dans une catégorie plus faible ou plus élevée que celle dans laquelle il se trouve.

Les exemples qui suivent sont donnés à titre indicatif seulement; la liste n'est pas exhaustive.

Exemples de manquements mineurs

• Arrivée en retard de l'observateur au port avant de prendre la mer
• Ensemble de données sur le voyage non présenté dans les délais requis
• Certificat de désignation expiré
• Envoi au MPO de données mal enregistrées
• Observateur non envoyé quand il le faut
• Rotation des observateurs non conforme à la politique
• Personnes ne travaillant pas pour la personne morale autorisées à déployer les observateurs
• Refus d'envoyer les rapports d'irrégularités au MPO
• Omission de fournir/déployer les observateurs avec l'équipement requis
• Toute autre action jugée non professionnelle ou portant atteinte à l'intégrité du programme

Exemples de manquements graves

• Répétition de manquements mineurs
• Consommation d'alcool et/ou de drogues par les observateurs pendant leur service
• Toute action ne respectant pas la confidentialité de l'information
• Ensemble de données sur le voyage non conforme aux normes
• Soumission de rapports incomplets
• Omission de documenter et de soumettre l'information sur les irrégularités
• Incapacité de la personne morale à conserver son numéro de liste de l'ONGC
• Formation non donnée comme le veulent les exigences ou évaluation menée de façon inéquitable
• Déploiement d'un observateur non désigné
• Toute autre action jugée non professionnelle ou portant atteinte à l'intégrité du programme

Exemples de manquements très graves

• Répétition continuelle de manquements mineurs ou graves
• Falsification de données
• Acceptation de pourboires ou de pots-de-vin
• Violations des lois canadiennes
• Incapacité, à un quelconque moment, de démontrer le respect des critères relatifs aux conflits d'intérêts et des critères d'indépendance
• Toute autre action jugée non professionnelle ou portant atteinte à l'intégrité du programme

EXIGENCES RELATIVES AUX OBSERVATEURS EN MER

Tous les particuliers souhaitant travailler comme observateurs pour une entreprise d'observateurs en mer doivent avoir été désignés et certifiés par le MPO, conformément au Règlement de pêche (dispositions générales). Le directeur général régional autorise la désignation. Pour être admissibles à la désignation d'observateur en mer, les candidats doivent réussir le programme national de formation et de certification (conformément à la norme nationale de la Formation et accréditation des observateurs des pêches en mer, CAN/CGSB-190.1-97) et répondre aux exigences établies aux alinéas 39(1)a), b), et c) du « Règlement de pêche (dispositions générales) ». Ils doivent également :

1. Avoir terminé avec succès des études secondaires.
2. Être légalement autorisés à travailler au Canada.
3. Accepter de se prêter à un examen en vue d'obtenir une Cote de fiabilité approfondie du gouvernement du Canada.
4. N'avoir commis aucune infraction grave au Code criminel ou bien à une loi ou à un règlement appliqué par Pêches et Océans Canada.
5. Une fois désignés, informer l'employeur de toute condamnation reçue ou de toute accusation portée contre eux sous le régime du Code criminel ou d'une loi ou d'un règlement appliqué par Pêches et Océans Canada.
6. Se conformer aux critères d'indépendance décrits dans le présent document.
7. Signer le « Code de conduite destiné aux observateurs des pêches en mer », tel qu'il est indiqué à l'annexe A de la norme de formation 190.1-97 de l'ONGC.
8. Avoir suivi avec succès un cours de formation de base sur les techniques de survie en mer approuvé par Transports Canada.
9. Détenir un certificat de secourisme valide provenant d'un organisme de formation reconnu.
10. Détenir un certificat restreint de radiotéléphoniste maritime, ou l'équivalent.

Détenir un passeport valide (s'applique aux déploiements de navires navigant dans les eaux de pêche étrangères).

RESPONSABILITÉS OPÉRATIONNELLES DES ENTREPRISES D'OBSERVATEURS EN MER

Sécurité des observateurs

La sécurité des observateurs est la responsabilité de ces derniers et de la personne morale, à titre d'employeur, en vertu des autorités réglementaires de Transports Canada relatives à la sécurité des navires de pêche, et selon le Code canadien du travail, le cas échéant. Les autres lois provinciales en vigueur dans la région où les services sont fournis doivent aussi être respectées.

Pour qu'elle soit désignée à titre de personne morale fournissant des services d'observateurs en mer, l'entreprise doit dresser la liste de contrôle de la sécurité des observateurs et s'assurer que chaque observateur la remplisse de façon appropriée avant son déploiement vers un navire de pêche.

Si un observateur détermine que le déploiement du navire n'est pas sécuritaire, comme il est indiqué sur la liste de contrôle de la sécurité, il doit immédiatement en aviser la personne morale, qui en avisera le MPO. Ce dernier assurera le suivi, au besoin.

Il incombe à la personne morale de fournir des équipements de sécurité, notamment des combinaisons de survie. Cette responsabilité découle des ententes conclues entre la personne morale et les observateurs désignés.

Organisation et gestion des projets

Mettre sur pied une équipe de gestion de projet comprenant un gestionnaire de projet (le cas échéant), une équipe de formation, une équipe de contrôle de la qualité des données et une équipe de projet (composée de responsables des séances d'information, de responsables des comptes rendus, de coordonnateurs de déploiement et d'autre personnel de soutien, au besoin).

Mettre en place un bâtiment opérationnel principal et nommer un gestionnaire de projet individuel travaillant à temps plein pour toute la durée des opérations.

Conclure des ententes écrites (c.-à-d. des ententes de services, des contrats, etc.) pour son propre compte avec des pêcheurs ou des associations de pêcheurs afin d'assurer le taux de couverture requis par les observateurs.

La personne morale doit remettre un résumé de ces ententes écrites (une liste des noms des pêcheurs ou des associations qui les représentent et la date où l'entente a été conclue) au MPO ainsi qu'aux pêcheurs et aux associations qui contribuent au financement des services d'observateurs.

Recrutement, formation et certification/désignation des observateurs en mer

Le programme de formation vise essentiellement à s'assurer que les observateurs possèdent les connaissances nécessaires pour répondre aux exigences opérationnelles du programme. Les employés du MPO peuvent agir à titre de « personnes-ressources » pour la formation. Le candidat qui demande une désignation d'observateur doit suivre avec succès un programme de formation approuvé par le MPO. Les personnes morales sont responsables de la formation des observateurs qu'elles emploient, y compris des coûts liés à celle-ci. La personne morale doit créer un programme de formation qui comprend les éléments suivants :

Recrutement

Recruter des observateurs potentiels pour la formation. Ceux-ci doivent posséder ou s'engager à acquérir les compétences indiquées dans le présent document. Une liste des candidats potentiels et de leurs compétences doit être présentée au coordonnateur des programmes du MPO (pour approbation) avant le début du cours de formation.

Formation et certification

Donner la formation, conformément à la norme nationale canadienne (Formation et accréditation des observateurs des pêches en mer) de l'ONGC (CGSB-190.1-97), à la norme de formation du MPO (1997) et aux exigences de l'annexe régionale de la région du MPO dans laquelle la désignation est attribuée, au besoin, afin de maintenir le nombre d'observateurs requis.

Donner toute formation spéciale supplémentaire afin de mettre à jour et d'accroître les connaissances des observateurs, à la demande du MPO.

Certification/désignation des personnes en tant qu'observateurs en mer

Préparer les examens nationaux de certification et de renouvellement de certification pour tous les observateurs et tout autre examen de reprise écrit pouvant se révéler nécessaire à la suite d'une formation continue, spéciale ou de rattrapage requise. Ces examens doivent être présentés pour approbation au coordonnateur des programmes du MPO.

Veiller à l'administration et à l'évaluation des examens mentionnés au paragraphe précédent par un examinateur indépendant. Le nom et les compétences de l'examinateur proposé doivent être soumis pour approbation au coordonnateur des programmes du MPO.

Soumettre au MPO le nom des candidats qui ont réussi l'examen national de certification, pour approbation et obtention de la désignation d'observateur en mer par le MPO.

Après que l'entreprise a remis les noms des candidats ayant réussi l'examen national de certification, le MPO doit examiner les candidatures et s'assurer que les candidats répondent à l'ensemble des autres critères d'admissibilité avant de leur accorder la désignation d'observateurs en vertu du Règlement de pêche (dispositions générales).

Pour être admissible à la désignation par le MPO, le candidat doit répondre à toutes les exigences décrites aux alinéas 39(1)a), b) et c) du Règlement de pêche (dispositions générales) et à celles énoncées dans le présent document.

La désignation initiale d'observateur en mer est valide pendant six mois pour la première désignation et pendant trente-six mois pour toute désignation subséquente.

La désignation d'observateur par le MPO ne constitue pas une acceptation de la part de l'État de la compétence de l'effectif de la personne morale, en ce sens que cette dernière n'est libérée d'aucune de ses obligations consistant à donner un produit de qualité.

Le directeur général régional du MPO doit remettre à chaque observateur une carte d'identité servant à attester sa désignation en vertu du Règlement de pêche (dispositions générales). Les cartes d'identité sont la propriété de l'État et doivent être retournées au moment de leur expiration ou sur révocation de la désignation de l'observateur par le directeur général régional. En cas de perte ou de vol de la carte d'identité d'un observateur, le MPO doit être informé dans un délai de 48 heures. Les observateurs ne doivent pas se servir des cartes d'identité à d'autres fins que l'exercice de leurs fonctions d'observateurs.

Révocation de la certification

Les directeurs généraux régionaux du MPO possèdent l'autorité réglementaire de révoquer la désignation d'un observateur en mer lorsqu'il est démontré que la conduite de ce dernier porte atteinte à la crédibilité et à l'intégrité du programme, en vertu du paragraphe 39(6) du Règlement de pêche (dispositions générales), ou que l'observateur ne répond pas auxexigences énoncées à la section 10.3 de la norme « Formation et accréditation des observateurs des pêches en mer » de l'ONGC.

Si une personne qui a vu sa désignation révoquée présente ultérieurement une nouvelle demande alors qu'elle répond à toutes les exigences nécessaires pour être désignée comme observateur, celle-ci peut retrouver sa désignation d'observateur en mer, à la discrétion du directeur général régional.

Déploiement des observateurs en mer

Gérer les déploiements des observateurs afin de satisfaire aux exigences du MPO, notamment être en mesure de répondre aux priorités changeantes et aux situations de déploiement à court préavis.

Mettre en œuvre la stratégie de déploiement définie par le MPO (qui doit comprendre le niveau de présence d'observateurs à appliquer à l'ensemble des pêches).

Si des exigences nouvelles ou imprévues en matière de présence dépassent la norme, la personne morale peut étudier la possibilité de tenir des séances de formation supplémentaires ou d'élaborer d'autres échéanciers de déploiement afin de respecter cette exigence.

Il incombera au MPO, en collaboration avec les personnes morales et l'industrie de la pêche, d'assurer la surveillance générale des déploiements dans le but de cibler les niveaux de présence, en particulier dans les secteurs où les associations de l'industrie de la pêche font affaire à titre de groupe avec une entreprise qui fournit des services.

Les personnes morales devront fournir des rapports au MPO de façon régulière et continue relativement aux déploiements effectués par l'entreprise.

Les déploiements peuvent se faire de différentes façons, entre autres :

1. au hasard (voyages par navire ou par flotte);
2. au hasard dans l'espace (voyages par secteur);
3. au hasard dans le temps (en fonction des saisons de pêche);
4. visant des bateaux précis sélectionnés par le MPO;
5. en mettant en œuvre les plans de déploiement élaborés par le MPO visant des pêches spécifiques.

S'assurer que les observateurs en mer consignent et rapportent tous les aspects des activités du bateau et qu'ils assument les responsabilités suivantes :

1. Consigner et rapporter les données et les autres renseignements pertinents, y compris (sur l'ordre du MPO) consigner les données du système de localisation GPS et en vérifier l'exactitude et vérifier si le système de surveillance des navires est opérationnel). Autres informations pertinentes : activités des bateaux et infractions potentielles aux lois sur les pêches du Canada, notamment celles se rapportant à la gestion des saisons, des zones fermées et des zones tampons, aux restrictions relatives aux captures et aux engins, au débarquement d'espèces interdites; renseignements sur les rejets, entrées du journal de bord, limites de prises et d'effort.
2. Consigner et rapporter de l'information précise sur les prises de chaque trait, le poids des prises par espèce et l'effort de pêche, notamment sur les espèces rares ou en péril, entre autres.
3. Recueillir des données biologiques et des données sur les pêches portant notamment sur : la longueur, la composition de taille des prises; les mesures morphologiques; l'examen des gonades et des autres structures corporelles afin de déterminer le sexe et la maturité; le prélèvement de structures corporelles (y compris du matériel de détermination de l'âge, comme les otolites, les écailles et les épines).
4. Préparer une documentation ordonnée de l'information sur les infractions présumées aux lois du Canada en matière de pêche et agir en tant que témoin devant un tribunal en présentant des témoignages oraux et des preuves documentaires;
5. Consigner et rapporter les caractéristiques technologiques de tous les composants des engins de pêche utilisés. Parmi ces engins : les chaluts de fond, les chaluts pélagiques, les chaluts en suspension, les chaluts en bœufs, les palangres, les sennes coulissantes, les dragues, les râteaux, les traînes, les filets maillants, les casiers.
6. Déterminer l'exactitude des données recueillies en consultant les aides à la navigation et à la pêche à bord du bateau.
7. Recueillir des données liées à la transformation du poisson, y compris des renseignements sur les caractéristiques de la zone de transformation, l'équipement, la forme de produit, l'analyse du poids du produit, les facteurs de conversion, les données du marché, les taux de transformation et de congélation, par forme de produit et par espèce.
8. Recueillir et rapporter des données sur les habitudes de pêche et leur lien avec les prises, le taux de capture, les habitudes d'alimentation et le comportement diurne des poissons pêchés.
9. Recueillir des données hydrologiques, au besoin, et des données liées aux observations biologiques des stocks de poissons trouvés dans les eaux canadiennes et les eaux de pêche adjacentes qui présentent un intérêt pour le Canada, et aux tendances en matière de pêche des flottes étrangères et intérieures dans ces eaux.
10. Recueillir des données liées à la recherche sur les habitats des poissons et, au besoin, consigner et rapporter les données et les autres informations pertinentes sur les infractions potentielles aux dispositions relatives à l'habitat de la Loi sur les pêches et de ses règlements.
11. À la demande du MPO, les observateurs peuvent être appelés à surveiller le déchargement des bateaux, entre autres à surveiller le débarquement du poisson et à vérifier le poids et les espèces de poissons pris et gardés.
12. Recueillir, étiqueter et conserver tous les spécimens dont le MPO a besoin.
13. Surveiller et signaler les déversements de substances nocives ou polluantes dans l'océan.
14. Signaler les infractions présumées aux règlements sur la sécurité des bateaux de pêche établis en vertu de la Loi sur la marine marchande du Canada.
15. Élaborer un plan de déploiement des observateurs dans des zones précises, près des régions de grande activité. Les observateurs nommés doivent avoir un accès adéquat à des services de communication appropriés.
16. Tenir une liste pour assurer la présence d'un nombre suffisant d'observateurs afin d'assurer des déploiements rentables et adaptés à la situation dans les ports clés de chacun de lieux, fournir une capacité d'intervention en cas de déploiements à court préavis et assurer une réduction des frais de déplacement et de subsistance des observateurs.
17. Avant le déploiement, communiquer des renseignements aux observateurs, conformément aux exigences relatives à la pêche.
18. Organiser une séance-bilan auprès des observateurs dans les 3 jours ouvrables suivant la fin de chaque déploiement pour veiller à ce que les fonctions assignées à chaque observateur aient été exécutées, notamment : toutes les parties de l'ensemble de données sont vérifiées pour s'assurer qu'elles sont complètes et exactes, disposées dans le bon ordre (voir les formulaires régionaux de collecte de données appropriés), remises au MPO aux fins d'examen et à la personne morale de l'observateur; que des photocopies ou des copies numérisées des formulaires de données et des rapports de voyage sont effectuées et correctement regroupées; tous les spécimens biologiques sont envoyés au MPO, en bonne condition et adéquatement étiquetés; l'ensemble des photos, des croquis et des enregistrements vidéo sont livrés au MPO.
19. Un voyage désigne la navigation d'un seul navire (du moment où il quitte le port jusqu'à son retour à celui-ci). Un déploiement peut consister en un seul voyage ou en plusieurs voyages.
20. À la demande du MPO, un membre de l'équipe de gestion de la personne morale doit participer à toute réunion de la direction (aux frais de la personne morale) au cours de la période pendant laquelle les services sont fournis à l'industrie de la pêche.
21. Fournir un agent de service pouvant être contacté pendant la ou les période(s) où les bureaux de la personne morale sont fermés.
22. Se servir du système de rapports radio dans les régions du MPO où il est opérationnel.
23. Surveiller le rendement général de ses observateurs et en faire rapport; s'assurer que l'ensemble des exigences énoncées par le MPO est systématiquement et rigoureusement respecté pour chaque voyage.
24. À la demande du MPO, préparer des rapports sommaires de l'observateur pour des pêches précises.

Gestion de la qualité des données

L'annexe régionale de chaque région du MPO précisera les formulaires de données détaillés ainsi que les processus à suivre selon chaque région. En général, les exigences sont les suivantes :

1. Pour chaque déploiement, présenter au MPO un ensemble de données complet comprenant toutes les données écrites (copie papier des formulaires) et électroniques (données saisies).
2. La personne morale doit remettre au MPO l'ensemble des journaux et des documents précédemment remis à l'observateur, un rapport écrit détaillé des activités du bateau ainsi que toutes les données recueillies selon les fonctions assignées.
3. L'ensemble complet de données comprend deux groupes de données principaux : a) Le Système d'information sur les voyages en mer des observateurs. Il s'agit de formulaires des rapports sommaires de voyage servant principalement à la gestion courante des pêches; et b) l'ensemble de données (Sciences), qui est plus détaillé et résume les activités de pêche menées au cours d'un voyage. Ces données servent principalement à l'analyse scientifique, notamment aux évaluations des stocks. Les formulaires comprenant l'ensemble de données sont uniques à chaque région du MPO.
4. Fournir une copie papier (un résumé des données des rapports de voyage du bateau où l'observateur a été déployé) à la demande du détenteur de permis (ou un représentant désigné), une fois que le MPO a donné son approbation au requérant.
5. Veiller à ce que la personne responsable du contrôle de la qualité des données puisse facilement être consultée dans la zone des installations opérationnelles principales de chaque région du MPO, afin de régler tout problème lié à la gestion et à la qualité des données, de façon continue.
6. Répondre par écrit à toute question soulevée au cours de l'évaluation de l'ensemble des données sur les voyages par le MPO dans un délai de trois (3) jours ouvrables.
7. Envoyer au MPO les rapports de situation provenant des observateurs. Ces rapports sont : le rapport général de la situation, le rapport sur la crevette nordique et le rapport de situation sur le crabe. Ces trois formulaires de rapports de situation doivent être consignés dans une base de données par la personne morale ou être transmis autrement au MPO (comme le précise chaque annexe régionale), de façon sécuritaire, dans les 24 heures suivant la date du débarquement d'un déploiement. Dans le cas des déploiements dont la durée dépasse sept jours civils, cette information doit être envoyée au MPO chaque semaine. Les rapports écrits à la main et les rapports électroniques doivent être présentés au MPO.
8. Chaque jour, faire état au MPO des rapports sur les enjeux propres à une pêche (capture de petits poissons et prises accessoires d'espèces vulnérables) quand les niveaux de seuils établis sont atteints par le bateau en mer.
9. Surveiller la section des codes de statuts des rapports de situation et alerter le MPO lorsque des problèmes, tels que des infractions présumées ou des situations mettant en danger la vie des personnes, surviennent à bord d'un bateau. La personne morale doit immédiatement transmettre l'information au MPO.
10. S'assurer que l'ensemble des renseignements et des données obtenus auprès des pêcheurs dans le cadre des opérations de déploiement des observateurs en mer est traité et protégé conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements et les données que les observateurs en mer et les personnes morales connexes ont obtenus auprès des pêcheurs constituent des renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, ces renseignements sont la propriété du MPO.
11. Les observateurs en mer et les personnes morales connexes doivent empêcher la divulgation non autorisée de ces renseignements et de ces données à toute partie autre que le MPO ou le détenteur de permis de pêche qui a fourni ces renseignements ou ces données. La transmission ou la divulgation des renseignements ou des données recueillis auprès des pêcheurs à toute autre partie exige l'approbation écrite des pêcheurs concernés et du MPO.

Autres obligations liées au travail

Dans l'exécution des fonctions ci-dessus, la personne morale doit se conformer aux éléments suivants :

Exigences linguistiques

Afin de répondre aux exigences opérationnelles du programme et de l'industrie de la pêche, la personne morale qui fournit le service d'observateurs doit offrir tous les sous-services à un niveau suffisant pour répondre aux exigences linguistiques de l'industrie de la pêche (client) qui reçoit les services et aux exigences des régions du MPO.

Équipement et matériel des observateurs

La personne morale doit fournir à chaque observateur désigné tout l'équipement et le matériel d'observateur et s'assurer que l'équipement et le matériel sont en bon état. Les listes d'équipement par région sont décrites dans chaque annexe régionale des politiques et procédures.

À la demande du MPO, la personne morale doit, au cours d'un déploiement, recueillir des vidéos, des photos et d'autres documents d'information électroniques. Toute la documentation amassée (y compris les photos, les vidéos et les autres ensembles de données électroniques tels que les enregistrements du GPS) doit être remise au MPO, avec l'ensemble des données sur le voyage. La personne morale n'est pas autorisée à conserver les vidéos, les photos ou les autres données électroniques recueillies par les observateurs dans l'exercice de leurs fonctions.

Dans les cas où l'utilisation d'un équipement spécialisé peut être exigée par le MPO (en plus de celui décrit dans la liste d'équipement de l'annexe régionale), celui-ci sera responsable de fournir un tel équipement.

Attestation du contenu canadien

Le demandeur déclare et garantit qu'au moins 80 % du prix total de la soumission correspond à des produits et des services canadiens, tel qu'il est défini dans la clause uniformisée d'achat « Définition du contenu canadien » du gouvernement du Canada (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada).

Le demandeur reconnaît que le ministre s'appuie sur la présente déclaration et attestation pour évaluer la demande de désignation et conclure tout contrat entre le demandeur et l'industrie canadienne de la pêche pour la prestation du service.

La présente déclaration et attestation relative au contenu canadien peut être vérifiée de la manière que le ministre peut raisonnablement exiger. Si la vérification du ministre révèle un manquement à l'engagement, le ministre peut considérer que le demandeur est en défaut pour toute désignation découlant de la présente soumission et peut révoquer la désignation, en vertu des pouvoirs que le Règlement de pêche (dispositions générales) lui confère.

CRITÈRES D'INDÉPENDANCE

Par les présentes, la personne morale déclare et garantit qu'elle et ses sous-traitants ou ses agents et leur personnel respectif désigné ou embauché pour l'exécution des travaux n'ont pas accepté et n'accepteront pas de pot-de-vin, de cadeau, de bénéfice ou tout autre avantage qui, d'une façon ou d'une autre, pourrait entraîner un conflit d'intérêts réel ou apparent.

La personne morale affirme et garantit également qu'elle et ses sous-traitants ou ses agents et leur personnel respectif désigné ou embauché pour l'exécution des travaux ne doivent pas mener d'activité ou entretenir de liens avec quelque tierce partie, y compris les propriétaires et les exploitants de bateaux de pêche, qui les rendraient inaptes à fournir de l'aide ou des conseils impartiaux au Canada, ou qui affecteraient ou altéreraient leur objectivité dans l'exécution des travaux.

Si la personne morale a connaissance de quelconque activité, lien, pot-de-vin, cadeau, bénéfice ou autre avantage de la sorte, elle doit immédiatement en informer le MPO, par écrit.

Si la personne morale n'informe pas le MPO dans les 5 jours suivant la date où elle a pris connaissance du conflit potentiel, le Canada pourra mettre fin à l'inscription à la liste de l'ONGC et à la désignation de la personne morale du MPO.

Après avoir été informé de tout conflit d'intérêts potentiel par la personne morale ou l'un de ses sous-traitants ou agents et leur personnel respectif désigné ou embauché pour l'exécution des travaux, le Canada peut, par écrit et à sa discrétion, demander à la personne morale de prendre les mesures qu'il juge nécessaires et appropriées pour résoudre le conflit potentiel.

Les personnes morales qui font une demande de désignation dans une région du MPO en vertu des présentes politiques et procédures doivent fournir une déclaration notariée attestant que l'entreprise, ses administrateurs, ses directeurs, ses dirigeants, ses intervenants et ses employés, ainsi que les personnes qui ont un intérêt financier dans l'entreprise, n'ont aucun conflit d'intérêts réel ou perçu avec l'industrie de la pêche et qu'ils répondent aux critères d'indépendance décrits dans les présentes politiques et procédures. Cette déclaration doit également expliquer la façon dont les conflits d'intérêts doivent être résolus.

De plus, les personnes morales doivent divulguer l'ensemble des noms et des affiliations des membres de leur conseil, comme décrit précédemment. Toute modification apportée au sein du conseil de la personne morale après la désignation initiale doit être communiquée par écrit au MPO dès qu'elle entre en vigueur.

DÉFINITIONS

Entreprise d'observateurs en mer

Personne morale désignée par le MPO et devant se consacrer à l'observation des pêches et à la collecte de données scientifiques recueillies auprès des entreprises de pêche, suivant les exigences initiales et continues relatives à l'inscription à la liste de l'ONGC (listage) et à la désignation du MPO, conformément au Règlement de pêche (dispositions générales).

Entreprise de pêche

Titulaire de permis, détenteur de quota, propriétaire de bateau, exploitant de bateau ou entreprise de transformation engagé(e) directement ou indirectement dans quelque aspect que ce soit de l'exploitation de l'industrie de la pêche, y compris la capture, la transformation, l'achat, la vente, le transport et la manutention du poisson. Les entreprises de pêche affiliées sont considérées comme une seule entreprise de pêche aux fins des présentes lignes directrices.

Organisme de pêche

Association ou organisme dûment constitué(e) représentant les intérêts particuliers d'une entreprise de pêche. Ces intérêts peuvent toucher plusieurs domaines incluant les pêches, le secteur de la flottille, le secteur des engins, le secteur de l'industrie, la géographie, etc. Les organismes de pêche affiliés sont considérés comme un seul organisme de pêche aux fins des présentes lignes directrices.

Affiliation

Les entreprises de pêche sont considérées comme affiliées lorsque l'une d'elles détient un intérêt dans l'autre. Une personne morale est considérée comme une société affiliée à une entreprise de pêche lorsque cette dernière ou l'un de ses propriétaires ou de ses actionnaires détient un intérêt dans cette personne morale.

Une entreprise de pêche est considérée comme une société affiliée à une personne morale lorsque cette dernière ou l'un de ses propriétaires ou de ses actionnaires détient un intérêt dans cette entreprise de pêche.

Des entreprises de pêche sont considérées comme affiliées lorsque l'une d'elles, ou l'un des propriétaires ou des actionnaires de celle-ci, détient un intérêt dans l'autre entreprise.

Une société sans but lucratif est considérée comme affiliée à une entreprise de pêche lorsqu'elle détient un intérêt dans celle-ci. Une entreprise de pêche est considérée comme affiliée à une société sans but lucratif lorsqu'elle détient un intérêt dans celle-ci.

Agent

Personne qui agit au nom d'une personne morale, d'une entreprise de pêche ou d'un organisme de pêche, incluant les propriétaires, les actionnaires, les dirigeants, les gestionnaires et les employés.

Intérêt

Une personne est considérée comme détentrice d'un intérêt dans une entreprise de pêche lorsqu'elle en retire des intérêts financiers, de l'emploi ou d'autres avantages parce qu'elle en est propriétaire, actionnaire, partenaire, créancier ou employée, ou à tout autre titre.

Une personne est considérée comme détentrice d'un intérêt dans un organisme de pêche lorsqu'elle fait partie des membres ou des employés de ce dernier.

Une entreprise de pêche individuelle, une entreprise de pêche affiliée, un organisme de pêche individuel, un organisme de pêche affilié ou une société sans but lucratif est considéré(e) comme détenteur/trice d'un intérêt dans une entreprise d'observateurs si il ou elle, ou l'un de ses propriétaires, agents ou employés détient, directement ou indirectement, une ou des action(s) dans l'entreprise.

La participation à une société sans but lucratif est considérée comme un intérêt lorsqu'une entreprise de pêche ou un organisme de pêche individuel détient un ou dessiège(s) au conseil d'administration de la société.

La participation à une entreprise de pêche est considérée comme un intérêt lorsqu'une ou plusieurs de ses actions appartiennent directement ou indirectement à une entreprise de pêche ou à l'un de ses propriétaires, actionnaires ou employés, ou à une entreprise ou l'un de ses propriétaires, actionnaires ou employés.

Relation commerciale

On considère qu'il existe une relation commerciale lorsque des organismes indépendants passent des contrats formels ou informels de biens et de services, de prêt, de bail ou d'hypothèque.

LIGNES DIRECTRICES

ACTIONNAIRES ET MEMBRES DES ENTREPRISES D'OBSERVATEURS EN MER

Les mandataires d'une personne morale ne doivent pas détenir d'intérêt dans une entreprise de pêche dans une situation qui risque de compromettre, ou qui est perçue comme pouvant compromettre le Programme des observateurs en mer et l'exactitude des données recueillies.

Plus précisément :

1. Une personne morale ne doit pas fournir de services d'observateurs en mer pour une entreprise de pêche, une entreprise de pêche affiliée, un organisme de pêche ou un organisme cadre de pêche, si l'un des mandataires de la personne morale détient un intérêt dans l'une de ces entités.

AFFILIATIONS DES ENTREPRISES D'OBSERVATEURS EN MER

Une personne morale ne doit pas être affiliée à une entreprise ou à un organisme de pêche dans une situation qui risque de compromettre, ou qui est perçue comme pouvant compromettre le Programme des observateurs en mer et l'exactitude des données recueillies.

Plus précisément :

1. Une compagnie constituée en personne morale ne doit pas fournir de services d'observateurs en mer à une entreprise de pêche s'il existe une affiliation entre les deux entités.
2. Une société sans but lucratif ne doit pas fournir de services d'observateurs en mer à un organisme de pêche s'il existe une affiliation entre les deux entités.
3. Une personne morale ne doit pas fournir de services d'observateurs en mer à des entreprises de pêche affiliées si l'une de celles-ci détient un intérêt dans la personne morale.
4. Une personne morale ne doit pas fournir de services d'observateurs en mer pour toute pêche à laquelle participent des entreprises ou des organismes de pêche affiliés à cette personne morale.

DIRECTEURS DES ENTREPRISES D'OBSERVATEURS EN MER

Une personne morale doit posséder un conseil d'administration indépendant dont les membres n'ont aucun lien avec l'industrie de la pêche, de manière à éviter les conflits d'intérêts.

Plus précisément :

1. Le conseil d'administration de la personne morale ne doit pas détenir d'intérêt dans une entreprise ou un organisme de pêche.

DIRIGEANTS ET EMPLOYÉS DES ENTREPRISES D'OBSERVATEURS EN MER

Pour s'acquitter de leurs fonctions de façon indépendante et sans conflit d'intérêts, les dirigeants et les employés d'une personne morale ne doivent pas avoir de relation officielle (affiliation, agent ou intérêt) avec l'industrie de la pêche.

Plus précisément :

1. Les dirigeants, les gestionnaires et les employés d'une personne morale ne doivent pas détenir d'intérêt direct ou indirect dans une entreprise ou un organisme de pêche.

RELATIONS COMMERCIALES DES ENTREPRISES D'OBSERVATEURS EN MER

Afin de préserver l'intégrité du Programme d'observateurs en mer, une personne morale ne doit pas entretenir de relations commerciales avec des entreprises de pêche dans une situation susceptible de mener à la perception de partialité ou de compromettre l'exactitude des données.

Plus précisément :

1. Ni une personne morale ni ses mandataires ne doivent consentir de prêts à une entreprise de pêche (ou à ses mandataires) à laquelle la personne morale fournit des services d'observateurs en mer, ou accepter de prêts de ces entités.
2. Ni une personne morale ni une entreprise de pêche pour lesquelles une personne morale fournit des services d'observateurs en mer ne doivent détenir de prêts hypothécaires sur les biens de l'autre.
3. Ni une personne morale ni ses mandataires ne doivent prendre part à des activités commerciales avec des entreprises de pêches pour lesquelles ils fournissent des services d'observateurs en mer, en tant que coentreprises ou partenaires.

MODIFICATION DU PRÉSENT DOCUMENT

Le MPO peut modifier les présentes politiques et procédures si les circonstances l'exigent. Les personnes morales qui souhaitent faire part de leurs commentaires au Ministère doivent le faire par écrit, dans les 30 jours suivant la réception des modifications proposées.

Le présent document sur les politiques et les procédures entrera en vigueur à la date indiquée ci-dessous. Par la présente, l'ensemble des versions précédentes des documents sur les rôles, les responsabilités, les politiques et les procédures du Programme des observateurs en mer de Pêches et Océans Canada ne sont plus valides.

_____________________________________
Allan MacLean
Directeur général
Conservation et Protection
Pêches et Océans Canada

____________________________
Date

ANNEXE I – RÉGIME DE RÉGLEMENTATION

RÉGIME DE RÉGLEMENTATION
Règlements régissant le Programme de surveillance en mer
Règlement de pêche (dispositions générales)

(1) Le directeur général régional peut désigner, à titre d'observateur, tout particulier qui possède les qualifications et la formation en vue d'exercer les fonctions visées au paragraphe (2) et qui :

1. ne détient ni certificat d'accréditation délivré en vertu de la Professional Fish Harvesters Act, S.N. 1996, ch. P-26.1, ni carte d'enregistrement de pêcheur;
2. n'achète pas de poisson en vue de la revente;
3. n'est pas le propriétaire, l'exploitant, le directeur ou l'employé d'une entreprise de pêche, d'aquaculture, de transformation ou de transport du poisson.

(2) Le directeur général régional attribue à l'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) l'une ou plusieurs des fonctions suivantes :

1. la surveillance des activités de pêche, l'examen et le mesurage des engins de pêche, la consignation des données scientifiques et des observations et le prélèvement d'échantillons;
2. la surveillance du débarquement des poissons et la vérification du poids et de l'espèce des poissons pris et gardés;
3. la conduite d'analyses biologiques et le prélèvement du poisson.

(2.1) En attente de modification : Un observateur désigné en vertu du paragraphe (1) doit transmettre sans tarder au Ministère, ou, le cas échéant, à une personne morale désignée en vertu du paragraphe 39.1(1), l'information recueillie et compilée dans le cadre des fonctions visées au paragraphe 39(2).

(3) L'observateur qui se voit attribuer les fonctions visées à l'alinéa (2)a) doit les exercer à bord d'un bateau de pêche.

(4) L'observateur qui se voit attribuer les fonctions visées à l'alinéa (2)b) doit les exercer à un poste de débarquement du poisson.

(5) L'observateur qui se voit attribuer les fonctions visées à l'alinéa (2)c) doit les exercer à un poste de débarquement du poisson.

(6) Le directeur général régional peut révoquer la désignation de l'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) dans les cas suivants :

1. l'observateur cesse de satisfaire aux critères énoncés à ce paragraphe;
2. il exerce ses fonctions à l'égard d'un pêcheur avec lequel il a un lien de dépendance;
3. il falsifie des renseignements transmis dans l'exercice de ses fonctions ou ne s'acquitte pas de celles-ci;
4. il n'exerce pas ses fonctions avec compétence et professionnalisme. DORS/98-481, art. 3.

Certificat de désignation

39.1 (1) Le directeur général régional peut désigner, à titre d'observateur, toute personne morale qui présente

1. la description d'un programme capable de recueillir et de compiler avec exactitude les renseignements obtenus, dans l'exercice des fonctions visées à l'alinéa 39(2), par les particuliers désignés (en attente de modification) comme observateurs, lequel programme comprend
   1. un plan d'entreprise décrivant l'organigramme, les ressources humaines et le plan opérationnel de la personne morale,
   2. un plan de formation et d'évaluation indépendante des particuliers qui seront désignés comme observateurs en vue d'exercer les fonctions visées à l'alinéa 39(2) [en attente de modification], et de supervision de ceux-ci,
   3. un système de contrôle de la qualité visant à assurer l'intégrité des renseignements recueillis et compilés qui comporte l'identification d'un responsable du système et ses fonctions et la description du fonctionnement du système, de la manière dont les documents sont tenus, des points de contrôle, des mesures de vérification et un processus de correction des lacunes du système;
2. une déclaration divulguant tout conflit d'intérêts qu'elle, ses administrateurs, ses dirigeants ou ses employés, ou ses actionnaires y ayant un intérêt substantiel, peuvent avoir avec l'industrie de la pêche et décrivant la manière de le résoudre;
3. une preuve de la viabilité économique de l'entreprise ou une caution de bonne exécution portant sur trois mois.

(2) L'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) exerce les fonctions suivantes :

1. se conformer au programme présenté aux termes de l'alinéa(1)a);
2. transmettre au ministère, dans les meilleurs délais, les renseignements recueillis et compilés dans le cadre du programme;
3. signaler au ministère tout conflit d'intérêts survenant après sa désignation et décrire la manière de le résoudre;
4. résoudre les conflits d'intérêts visés aux alinéas c) ou (1)b).

(3) Le directeur général régional peut révoquer la désignation de l'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) si dans les cas suivants :

1. l'observateur falsifie des renseignements transmis dans l'exercice de ses fonctions ou ne s'acquitte pas de celles-ci;
2. il omet de maintenir la caution visée à l'alinéa (1)c).

39.2 La désignation d'un observateur est valide pendant :

1. six mois pour la première désignation et 36 mois pour toute désignation subséquente, dans le cas d'un particulier;
2. deux mois pour les deux premières désignations et 24 mois pour toute désignation subséquente, dans le cas d'une personne morale.

39.3 (1) Nul ne doit fournir de faux renseignements au directeur général régional en vue d'être désigné à titre d'observateur.

(2) Il est interdit à l'observateur de fournir de faux renseignements dans l'exercice de ses fonctions. DORS/98-481, art. 4.

40 (1) Le directeur général régional remet à chaque observateur un certificat attestant sa désignation à titre d'observateur et spécifiant les fonctions qui lui sont attribuées.

(2) Dès son arrivée sur les lieux où il est censé exercer ses fonctions, l'observateur doit présenter sur demande son certificat de désignation au responsable des lieux.

Règlement sur la protection des pêcheries côtières
INTERPRÉTATION

2. Dans le présent règlement, « observateur » Selon le cas :

1. pour l'application des articles 37 et 38, personne qui est placée à ce titre à bord d'un bateau de pêche d'un État assujetti à l'accord en application de la mesure de l'OPAN VI.A;
2. personne nommée à ce titre par le directeur général régional et détentrice d'une carte d'identité en faisant foi. (observer) [...]

12. (1) Le capitaine d'un bateau de pêche étranger qui agit en vertu d'une licence doit : [...]

• e. recevoir à bord du bateau, à la demande du directeur général régional, des observateurs au moment et pour la période mentionnés dans la demande, afin que ceux-ci puissent faire des constatations, recueillir des données scientifiques ou prélever des échantillons;
• f. embarquer ou débarquer des observateurs au moment et à l'endroit mentionnés sur la demande visée à l'alinéa e);
• g. prendre toutes les précautions raisonnables pour assurer la sécurité des gardes-pêche ou des observateurs qui montent à bord ou débarquent du bateau de pêche en mer, y compris le respect des pratiques navales appropriées et, au besoin, l'installation d'une échelle de pilote sur le flanc du bateau de pêche;
• h. si un garde-pêche ou un observateur demeure à bord du bateau de pêche pendant plus de quatre heures consécutives, lui offrir des privilèges de gîte et de couvert équivalents à ceux dont jouissent les officiers du bateau de pêche;
• i. fournir au garde-pêche ou à l'observateur qui se trouve à bord du bateau de pêche une aide raisonnable pour lui permettre de s'acquitter de ses fonctions, notamment,
  1. lui fournir un lieu de travail approprié, y compris une table et un éclairage suffisant pour qu'il puisse effectuer son travail,
  2. lui donner accès aux registres et livres de bord ayant trait aux activités de pêche du bateau de pêche,
  3. lui donner, sur demande, la position du bateau de pêche, en indiquant la latitude et la longitude,
  4. envoyer et recevoir des messages en son nom, au moyen du matériel de communication se trouvant à bord du bateau de pêche,
  5. lui donner accès à toutes les parties du bateau de pêche qui servent à la pêche, au traitement et à l'entreposage,
  6. lui permettre de prélever des échantillons et lui fournir une aide raisonnable à cette fin,
  7. lui fournir des installations d'entreposage convenables pour ses échantillons,
  8. lui permettre d'examiner et de mesurer tout engin de pêche se trouvant à bord du bateau de pêche et lui fournir une aide raisonnable à cette fin,
  9. lui permettre de prendre des photographies des activités de pêche, ainsi que de l'équipement et des engins de pêche, et
  10. lui permettre d'emporter à son départ du bateau de pêche les renseignements, les échantillons, les photographies ou les films pris pendant son séjour à bord [...]. »