Le Programme de vérification à quai (PVQ) a pour objet d'assurer en temps opportun la vérification exacte par un tiers indépendant des quantités de poisson débarquées. Le PVQ est l'une des principales sources d'information sur les débarquements sur lesquelles s'appuie la gestion des pêches. C'est pourquoi l'industrie de la pêche et le Ministère comptent sur l'exactitude de la vérification des quantités débarquées, qui est effectuée par les entreprises de contrôle à quai (ECQ).

Les entreprises qui désirent obtenir la désignation d'entreprise de contrôle à quai doivent observer le Règlement de pêche (dispositions générales) et s'y conformer, ainsi que la norme du système de contrôle de la qualité du PVQ et le Guide des politiques et procédures du Programme de vérification à quai du ministère des Pêches et des Océans. Les parties intéressées par une désignation peuvent obtenir la trousse d'information sur le PVQ nécessaire, en la demandant au MPO.

La prestation par les ECQ des services de surveillance à quai fera l'objet d'une vérification afin de s'assurer que le contrôle des quantités débarquées est exact et effectué en temps opportun et que les documents de surveillance sont transmis au MPO. Ce dernier a retenu les services de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) pour la vérification du système qualité du PVQ.Conservation et protection se charge des vérifications sur place.

Afin de bien s'assurer que les services du PVQ sont cohérents et impartiaux, les agents des pêches du MPO procèdent à des vérifications sur place des ECQ et des observateurs à quai qui sont des employés des ECQ, au cours de déchargements de bateaux de pêche choisis au hasard.

Les politiques et les procédures qui suivent exposent les exigences du MPO à l'égard des entreprises de contrôle à quai qui appliquent le PVQ, ainsi que les obligations des autres intervenants du programme.

Ces politiques et procédures s'appliquent aux régions du Québec, du Golfe, des Maritimes, du Pacifique et de Terre-Neuve-et-Labrador.

A1 RÉGIME RÉGLEMENTAIRE

Les dispositions actuelles du Règlement de pêche (dispositions générales) relatives à la vérification à quai et à l'établissement des exigences du PVQ, sont exposées à l'Annexe I.

B. RÔLES ET FONCTIONS – MPO

Dans l'ensemble, la responsabilisation à l'égard du PVQ revient à la Division de la conservation et de la protection (C & P).
Former un groupe de travail interrégional, présidé par le coordonnateur du PVQ de l'administration centrale nationale, qui se réunira au moins une fois par année, pour résoudre les questions liées au PVQ.
Chaque région doit former un groupe de travail sur le PVQ avec représentation de toutes les organisations du MPO chargées de s'occuper de toutes les questions relatives au PVQ dans leur région.
Chaque région doit former un comité de consultation de l'industrie du PVQ pour s'assurer que les questions sont étudiées au moins une fois par année, de façon que tous les intervenants de l'industrie concernés par le PVQ soient consultés au sujet des changements, des questions et des problèmes en rapport avec ce programme.
Les directeurs généraux régionaux peuvent désigner comme observateurs, conformément au paragraphe 39(1) du Règlement de pêche (dispositions générales), des personnes qui ont satisfait aux exigences énoncées à la section H du présent document, et révoquer les désignations, conformément au paragraphe 39(6) duRèglement, le cas échéant, suivant les dispositions de la section I.
Les directeurs généraux régionaux peuvent désigner comme observateurs (entreprise de contrôle à quai), conformément au paragraphe 39.1(1) du Règlement de pêche (dispositions générales), les entreprises qui satisfont aux exigences énoncées à la section C du présent document et peuvent révoquer les désignations, conformément au paragraphe 39.1(2) duRèglement, le cas échéant, suivant les dispositions de la section D.
Modifier les Politiques et procédures du PVQ, au besoin (90 jours après la communication d'un avis concernant les modifications proposées, donné aux ECQ et la consultation de celles‑ci, le cas échéant).
Veiller à ce que les fonctions du MPO / PVQ soient remplies de manière cohérente.
Veiller à ce que les Politiques et procédures du PVQ modifiées soient communiquées au personnel et soient mises en application par ce dernier.
Le MPO doit, sur demande d'une ECQ, rendre compte de la situation des rapports d'incidents et des vérifications sur place. Cependant, aucune information ne sera fournie sur les enquêtes en cours.
Le MPO doit effectuer des vérifications sur place des observateurs à quai, avoir des entretiens avec les utilisateurs finals des données et organiser des rencontres périodiques avec le personnel de l'administration des ECQ afin de vérifier la conformité au PVQ.
Examiner et approuver, par écrit, les programmes de formation élaborés par les ECQ et aider à la formation des observateurs, au besoin.
Rédiger les conditions de permis, selon le cas, pour améliorer le respect du PVQ.
Chaque année, mettre à jour et distribuer la liste des employés de l'État qui pourront agir à titre de personnes-ressources du PVQ auprès de tous les intervenants.
Entretenir des liens avec l'ONGC au sujet du Programme de vérification à quai.
S'assurer que les bureaux régionaux du MPO élaborent et approuvent, en collaboration avec les ECQ, des procédures et des protocoles qui contribuent à la détermination réelle du poids au débarquement et des espèces de poisson déchargées des bateaux (voir l'annexe régionale s'il y a lieu).
Afin de garantir l'uniformité, à l'échelle nationale, tous les bureaux régionaux du MPO doivent informer l'ACN de tout nouveau système ou de toute modification apportée aux systèmes / technologies existants utilisés pour le PVQ.
Lorsque les observateurs à quai sont assignés à témoigner pour la Couronne, le MPO doit rembourser les frais raisonnables de transport et d'hébergement les plus économiques. Les indemnités de repas seront remboursées conformément aux lignes directrices du CT. Le détachement qui assigne le témoin à comparaître déterminera les dispositions les plus économiques en matière de voyage et d'hébergement et les communiquera à l'observateur avant que le déplacement soit autorisé. Le MPO ne dédommagera pas l'observateur pour tout revenu perdu à cause de l'assignation à comparaître.

C. DÉSIGNATION D'ENTREPRISES DE CONTRÔLE À QUAI EN TANT QU'OBSERVATEURS

Toutes les ECQ doivent être désignées en tant qu'observateurs et accréditées par le MPO, comme le prévoit le Règlement de pêche (dispositions générales). Le Directeur général régional autorise la désignation. Pour être admissibles à la désignation, les ECQ doivent respecter les exigences indiquées au paragraphe 39.1(1) du Règlement de pêche (dispositions générales) et se conformer aux dispositions suivantes :

1. Plan d'entreprise

L'ECQ qui demande la désignation doit posséder un plan d'entreprise qui comporte au moins les éléments suivants :

Les documents de constitution;
Une preuve de la viabilité économique de l'entreprise ou une caution de bonne exécution portant sur trois mois;
Un organigramme de l'entreprise indiquant les propriétaires, les administrateurs et les employés, accompagné d'une description de leurs responsabilités et de leurs fonctions;
Un plan opérationnel indiquant les procédures opérationnelles et les besoins de matériel, qui démontre une capacité d'assurer les services de vérification à quai 24 heures sur 24;
Un plan des ressources humaines incluant le curriculum vitae et une indication de l'expérience du personnel, qui démontre la capacité et l'expertise nécessaires à la prestation des services de vérification à quai;
Un plan détaillé de la formation des observateurs à quai qui sera dispensée par l'ECQ ou par un organisme de formation indépendant, satisfaisant aux exigences de la section G. Le MPO exigera la modification du plan lorsque des modifications législatives ou politiques entraîneront un changement dans les exigences du PVQ.
Tous les administrateurs et employés doivent disposer d'une habilitation de sécurité au niveau de fiabilité.

2. Exigences relatives à l'autonomie rattachée à la désignation d'ECQ

Les critères d'autonomie font en sorte qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts réel ou perçu entre les ECQ et les entités de pêche qui font l'objet de la surveillance. Aux fins de la désignation initiale et de chacun des renouvellements, les ECQ doivent présenter des affidavits attestant qu'elles répondent aux critères d'autonomie énoncés à la section L.

3. Exigences de contrôle de la qualité aux fins de la désignation

Le paragraphe 39.1(1) accorde aux directeurs généraux régionaux le pouvoir de désigner une personne morale comme observateur si cette personne morale a présenté un plan d'entreprise, un plan de formation et un système qualité (SQ). Ce système doit garantir l'intégrité de l'information recueillie et compilée et déterminer qui en est responsable et quelles sont les fonctions de cette personne. Le système qualité doit aussi décrire le système d'exploitation, la façon dont les dossiers sont tenus, les points de contrôle, les procédures de vérification et le processus de correction des faiblesses du système. Le SQ doit également conserver à jour un dossier des pannes du système et donner des détails sur l'événement et les correctifs apportés.

Afin d'aider les personnes morales à respecter ces exigences, le MPO a mis en place une norme relative au système qualité (Norme SQ) pour le PVQ. La Norme SQ du PVQ provient d'éléments choisis du modèle ISO 9002:1994 – Modèle pour l'assurance de la qualité en production, installation et prestations associées. Les ECQ doivent établir et mettre en œuvre leur propre SQ qui doit respecter la Norme SQ du PVQ. En se conformant à cette norme, les ECQ pourront offrir systématiquement des services de vérification à quai opportuns, précis et indépendants.

Le MPO a confié à l'Office des normes générales du Canada (ONGC) le mandat d'évaluer les systèmes qualité des ECQ afin de vérifier la conformité à la Norme SQ du PVQ. Lorsqu'un SQ est conforme à la Norme, l'ONGC assigne un numéro de liste et inscrit l'ECQ dans la liste de son programme d'homologation. Pour obtenir et conserver sa désignation, l'ECQ doit conserver son inscription sur cette liste. La section C.4 ci‑dessous contient d'autres renseignements sur l'inscription à la liste de l'ONGC.

La Norme SQ du PVQ est intégrée au manuel du Programme de listage des entreprises chargées de la surveillance à quai de l'ONGC, qui est disponible sur demande.

4. Étapes requises pour obtenir et conserver une inscription à la liste de l'ONGC

Les ECQ doivent décrire la façon dont elles se conforment à la Norme SQ du PVQ dans un manuel du système qualité (MSQ) qui est présenté pour fins d'approbation à l'ONGC. Le manuel doit contenir les marches à suivre détaillées de tous les procédés qui peuvent avoir une incidence sur la qualité.
L'ONGC examine le MSQ de chacune des ECQ afin de déterminer si les systèmes qualité, tels que décrits dans le manuel des ECQ, sont conformes à la Norme SQ du PVQ. Un auditeur qualité de l'ONGC procède à l'audit sur place de chacune des opérations de l'ECQ afin de déterminer si les employés de l'ECQ respectent les marches à suivre établies dans le MSQ du PVQ.
Lorsque l'ONGC a établi la pertinence du MSQ du PVQ et la conformité aux marches à suivre qui y sont décrites au moyen d'une évaluation sur place, il assigne à l'ECQ un numéro de liste et l'inclut dans sa liste d'homologation correspondante. Une telle inscription signifie que l'ECQ satisfait aux critères de qualité du MPO pour la désignation des ECQ.
Les ECQ doivent contrôler régulièrement l'application de leur système qualité par des vérifications internes de la qualité, et doivent prendre les mesures nécessaires pour corriger toute lacune du système. Des audits de suivi effectués par l'ONGC peuvent être nécessaires, aux frais de l'ECQ, lorsque le rendement de celle‑ci révèle qu'elle ne respecte pas le MSQ ou le guide de Politique et procédures du MPO.
L'ONGC doit vérifier chaque année les systèmes qualité des ECQ afin de déterminer le degré de conformité. Le directeur, Opérations de l'application des règlements à l'ACN, en collaboration avec l'ONGC, déterminera quand auront lieu les vérifications. Si une ECQ ne continue pas à respecter les exigences, elle devra corriger le problème. Le numéro de liste de l'ONGC peut être suspendu ou révoqué si l'ECQ ne respecte pas les exigences du programme de l'ONGC. La perte du numéro de liste de l'ONGC peut entraîner la révocation de la désignation d'ECQ, comme l'indique la section D.
L'ONGC dispose d'un processus d'appel pour permettre aux ECQ d'en appeler d'une décision de l'ONGC de révoquer un numéro de liste.
Le processus d'immatriculation de SQ est expliqué en détail dans le manuel du Programme de listage des entreprises chargées de la surveillance à quai de l'ONGC, qui est disponible sur demande.
Les nouvelles ECQ potentielles, qui souhaitent figurer sur la liste de l'ONGC en vue d'être désignées comme observateurs, doivent payer les coûts initiaux de l'audit jusqu'à ce qu'elles paraissent sur la liste, tout comme les ECQ qui ont perdu leur désignation et qui en demandent le renouvellement. En ce qui concerne les ECQ existantes et celles qui sont nouvellement désignées, le MPO assume le coût des audits périodiques de l'ONGC. Lorsqu'une ECQ doit faire l'objet d'audits additionnels en raison de son incapacité de maintenir la conformité à la Norme SQ du PVQ, les audits subséquents, qui sont nécessaires pour rétablir et maintenir la conformité, seront payés par l'ECQ.

5. Maintien de la désignation des entreprises de contrôle à quai

Évaluation continue des ECQ

Les ECQ doivent veiller au maintien de leur désignation. De fait, elles doivent renouveler leur désignation dans les 12 mois suivant la désignation initiale et à nouveau dans les 12 mois suivant la deuxième. Par la suite, elles doivent le faire tous les deux ans. L'évaluation et le maintien de la désignation sont liés au respect des exigences fixées dans le Règlement, notamment :

Le maintien des normes de qualité du PVQ par le maintien du listage par l'Office des normes générales du Canada;
Le respect des exigences relatives à l'absence de tout lien de dépendance;
Le maintien d'une bonne situation financière.

À défaut de respecter ces exigences, l'ECQ peut voir sa désignation révoquée, conformément aux Lignes directrices concernant la révocation de la désignation d'une entreprise de contrôle à quai (section D).

Les responsables du MPO recommanderont que le directeur général régional désigne à nouveau une entreprise de contrôle à quai à moins que le MPO puisse établir, à la suite d'un audit ou à l'aide de la documentation courante, que l'entreprise ne désire pas ou ne peut pas se conformer aux exigences relatives à la désignation ou s'acquitter efficacement des obligations énoncées dans la section E du présent document.

D. LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA RÉVOCATION DE LA DÉSIGNATION D'UNE ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI

1. Objet

Aider le directeur général régional à prendre des décisions relatives à la révocation de la désignation d'une ECQ lorsque celle‑ci a omis d'apporter une solution à un ou des problèmes signalés par le MPO ou l'Office des normes générales du Canada (ONGC), comme l'exige la présente politique ou le Règlement de pêche (dispositions générales).

2. Portée

Les présentes lignes directrices s'appliquent aux ECQ qui ont effectivement manqué à leurs obligations, falsifié l'information communiquée dans le cadre de leurs fonctions, omis de maintenir leur viabilité financière ou de maintenir une caution de bonne exécution, comme l'exige l'alinéa 39.1(1)c) du Règlement de pêche (dispositions générales).

3. Manquement aux obligations

DÉFINITION : Un manquement consiste à :

ne pas transmettre au MPO, en temps opportun, les renseignements recueillis et compilés dans le cadre du Programme de vérification à quai;
ne pas divulguer tous les conflits d'intérêts ou expliquer comment ces conflits d'intérêts seront résolus;
ne pas résoudre tout conflit d'intérêts divulgué;
ne pas se conformer aux exigences suivantes :
- présenter au MPO le programme établi par l'ECQ pour la collecte et la compilation des renseignements reçus des différents observateurs,
- présenter au MPO le plan d'entreprise de l'ECQ,
- présenter au MPO le plan de formation et de supervision des différents observateurs, adopté par l'ECQ,
- adopter un système qualité pour assurer l'intégrité de l'information recueillie, compilée et présentée par l'ECQ au MPO.
  Remarque : Le système qualité en question est le système requis par l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Toute suspension ou révocation de l'homologation par l'ONGC est une preuve de non-respect du système qualité.
ne pas se conformer aux annexes régionales applicables.

4. Autorité

Les directeurs généraux régionaux du MPO sont investis de l'autorité administrative de révoquer la désignation d'une ECQ si le DGR établit que cette dernière a manqué à ses obligations ou a porté atteinte de quelque autre manière à la crédibilité et à l'intégrité du PVQ, comme il est décrit au paragraphe 39.1(2) du Règlement de pêche (dispositions générales).

5. Procédures

Suspension ou révocation de l'homologation de l'ONGC
1. Lorsque l'inscription d'une ECQ à la liste d'homologation de l'ONGC est suspendue ou révoquée, le coordonnateur du PVQ/MPO en informe le directeur de C & P ou son remplaçant. Une lettre signée par le directeur de C & P ou son remplaçant sera envoyée à l'ECQ, indiquant qu'à moins de recevoir dans un délai donné (ce délai doit être raisonnable, soit au moins 30 jours) une explication suffisante pour convaincre le MPO que la suspension ou la révocation sera annulée en temps opportun, une recommandation de révocation de la désignation de l'ECQ sera transmise au Directeur général régional.
2. Si l'ECQ n'envoie aucune réponse dans le délai prévu, C & P enverra au Directeur général régional une recommandation de révocation de la désignation de l'ECQ.
3. Si l'ECQ envoie une réponse dans le délai prévu, C & P en fera l'examen. Si l'explication est acceptable, le directeur de C & P ou son remplaçant pourra accorder à l'ECQ un délai d'au plus trois mois pour la remise en vigueur de son inscription à la liste de l'ONGC. Si l'explication de l'ECQ n'est pas jugée raisonnable ou si son inscription à la liste n'est pas remise en vigueur dans le délai imparti, C & P enverra au Directeur général régional une recommandation de révocation de la désignation de l'ECQ.
Manquements légers
En cas de manquements légers de la part d'une ECQ, l'agent des pêches ou le coordonnateur du PVQ/MPO peut décider de signaler le problème à l'ECQ en vue de tenter de le résoudre par la prise de mesures correctives.
Autres manquements – inexécution des fonctions :
1. Si les tentatives mentionnées en a) ci‑dessus ne donnent pas de résultat et que le problème n'est pas réglé par l'ECQ ou s'il y a inexécution des fonctions, le coordonnateur du PVQ/MPO en informera le directeur de C & P ou son remplaçant. Ce dernier enverra une lettre à l'ECQ exposant le problème et exigeant une explication, ainsi qu'une proposition de solution. La lettre devrait préciser un délai de réponse (ce délai doit être raisonnable, au moins 30 jours) et doit comporter suffisamment de détails pour permettre à l'ECQ de répondre de manière adéquate. Elle doit aussi préciser que si aucune réponse n'est reçue dans le délai imparti, une recommandation de révocation de la désignation de l'ECQ sera transmise au Directeur général régional. La lettre doit également préciser que si l'ECQ ne fournit pas au MPO une explication satisfaisante ou ne propose pas de solution jugée appropriée ou opportune par le MPO, une recommandation de révocation de la désignation de l'ECQ sera transmise au Directeur général régional.
Si le MPO ne reçoit pas de réponse de l'ECQ à la lettre mentionnée en b) ou c) ci‑dessus dans le délai précisé, C & P enverra une recommandation au Directeur général régional demandant la révocation de la désignation de l'ECQ.
Si le MPO reçoit une réponse de l'ECQ, C & P l'étudiera et déterminera si l'explication donnée pour le manquement est raisonnable, si celui‑ci peut être réglé par la prise de mesures correctives par l'ECQ ou si une recommandation de révocation est justifiée.
Toutes les recommandations de révocation de désignation envoyées au DGR doivent comprendre une description du problème, ainsi que toutes les représentations et explications connexes.
Dans tous les cas où une lettre mentionnée en b) ou c) ci‑dessus est envoyée à l'ECQ, une lettre de suivi sera aussi transmise à l'ECQ par le DGR, l'informant de sa décision relativement à la révocation de la désignation et exposant, au besoin, les mesures correctives que l'ECQ doit prendre. Si la désignation de l'ECQ est révoquée, l'ECQ doit retourner son certificat de désignation au MPO.
Lorsqu'une entreprise dont la désignation a été révoquée fait par la suite une nouvelle demande et satisfait à toutes les exigences de désignation d'une ECQ, le Directeur général régional peut, à sa discrétion, accorder une nouvelle désignation d'ECQ à l'entreprise. Le DGR utilisera comme guide, pour les manquements légers, graves et très graves, la période de révocation recommandée à la section 6 ci‑dessous.

6. Catégories de manquement

Voici quelques exemples de manquements légers, graves ou très graves. La gravité ou le caractère flagrant peut faire en sorte qu'un manquement d'une catégorie donnée soit reclassé à la hausse ou à la baisse, selon les circonstances.

Les exemples qui suivent sont donnés à titre indicatif seulement; la liste n'est pas exhaustive.

Exemples de manquements légers

Consignation inexacte des renseignements transmis au MPO
Défaut de fournir de la documentation dans les délais voulus
Défaut d'envoyer un observateur lorsque requis
Défaut d'assurer la rotation des observateurs conformément à la politique
Défaut de fournir la formation tel que requis, ou administration injuste des tests
Refus de fournir l'information radio au MPO
Autorisation donnée à des personnes non employées par l'ECQ d'envoyer des observateurs
Refus de transmettre les rapports d'incident au MPO
Défaut de fournir aux observateurs les outils dont ils ont besoin, conformément à la section F.17
Toute autre action qui nuit à l'intégrité du PVQ

Exemples de manquements graves

Falsification d'information
Omission de maintenir l'inscription sur la liste de l'ONGC
Défaut d'informer le MPO quand il est établi que l'observateur à quai a des liens de dépendance avec l'industrie
Toute autre action qui nuit à l'intégrité du PVQ
Défaut de préserver la confidentialité de toutes les données sur les déchargements, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Exemples de manquements très graves

Répétition de manquements légers ou graves
Acceptation de pots-de-vin
Toute autre action qui nuit à l'intégrité du PVQ

E. EXIGENCES RELATIVES AUX OBSERVATEURS À QUAI

Toutes les personnes qui souhaitent travailler comme observateurs pour une ECQ doivent avoir été désignées et certifiées par le MPO, conformément au Règlement de pêche (dispositions générales). Le Directeur général régional autorise la désignation. Pour être admissible à la désignation d'observateur, il faut respecter les exigences indiqués aux alinéas 39(1)a), b) et c) du Règlement de pêche (dispositions générales) et :

Avoir terminé avec succès des études secondaires ou posséder des connaissances équivalentes. Le MPO étudiera le dossier des candidats ayant une expérience de travail au sein de l'industrie de la pêche exigeant des compétences semblables.
Détenir la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent;
Accepter de se prêter à un examen et obtenir la cote de fiabilité approfondie.
N'avoir eu aucune condamnation pour infraction grave au Code criminel ou à une loi administrée par le ministère des Pêches et des Océans. La gravité de toute condamnation pour infraction à la réglementation dans le domaine des pêches sera prise en compte à l'étude du dossier en vue d'une désignation.
Une fois désigné comme observateur, informer son employeur de toute condamnation ou de toute accusation portée contre lui en vertu du Code criminel ou d'une loi administrée par le ministère des Pêches et des Océans.
Se conformer aux critères d'autonomie décrits à la section L du présent document.
Être en bonne forme physique et pouvoir satisfaire aux exigences physiques du travail, notamment grimper dans des échelles et monter à bord de bateaux de pêche.
Avoir terminé avec succès un programme de formation approuvé par le MPO dans le cadre du PVQ, et avoir obtenu la note de passage de 75 % dans chacun des modules.
À moins de disposer d'une approbation préalable du MPO, une fois désigné comme observateur, procéder à la vérification d'au moins cinq déchargements par année pour conserver sa désignation.
Un observateur qui est présumé avoir commis un manquement grave ou très grave doit, sur réception d'une lettre du directeur de C & P ou de son remplaçant (mentionnée en I.5.b) alléguant ce manquement, cesser immédiatement de remplir ses fonctions d'observateur.

F. TÂCHES OPÉRATIONNELLES DES ECQ

Veiller à ce qu'un nombre suffisant d'employés de bureau, d'observateurs à quai désignés, de matériel et d'infrastructures soient en place pour satisfaire aux besoins raisonnables du MPO, effectuer la vérification des débarquements et procéder à la collecte et à la saisie des données. Les ECQ doivent tenir compte du taux de roulement au sein du programme et de la nature saisonnière de la pêche afin de s'assurer de disposer d'un nombre suffisant d'employés pour assumer les tâches.
Lorsque l'ECQ se charge de dispenser la formation au personnel, un examinateur indépendant approuvé par le MPO doit administrer un examen approuvé par le MPO. L'ECQ et le MPO doivent s'entendre sur le choix des examinateurs approuvés et élaborer au moins trois versions d'un examen, contenant de l'information tirée du manuel de formation courant. Les examens doivent être tenus à jour et vérifiés par l'ECQ, à moins d'indication particulière aux présentes.
L'ECQ doit élaborer et tenir à jour le « code de conduite » mentionné dans le manuel du système qualité de l'entreprise, et s'assurer que tous les membres de son personnel en connaissent l'existence. L'ECQ sera tenue responsable des actes de ses employés.
Une ECQ doit s'assurer que les observateurs à quai conservent leur admissibilité au poste. L'ECQ doit aviser le MPO immédiatement de tout changement dans les compétences d'un observateur qui pourrait avoir des répercussions sur son admissibilité au poste.
L'ECQ est responsable des mesures disciplinaires imposées aux employés qui ne s'acquittent pas des Fonctions de l'observateur à quai, décrites à la section J. Lorsqu'elle impose des mesures disciplinaires à ses employés, l'ECQ doit veiller à ce que l'intégrité du Programme de vérification à quai soit maintenue. L'ECQ doit informer le MPO le plus tôt possible de tout manquement d'un observateur à ces fonctions, en indiquant les mesures correctives qui ont été prises, et doit aussi tenir un dossier détaillé de la situation et de son règlement. C & P doit rendre compte à l'ECQ de tout problème posé par un observateur, décelé au cours d'une vérification sur place.
Quand l'ECQ reçoit une information radio communiquée à l'arrivée ou au départ, elle doit fournir au pêcheur un numéro de confirmation, à moins que d'autres dispositions n'aient été prises avec le MPO. Ce numéro doit être consigné et conservé dans le dossier individuel du pêcheur.
L'information courante contenue dans le registre des rapports radio sur une arrivée ou un départ particulier de pêcheur doit être fournie au MPO sur demande. Cette information peut être fournie au MPO par système automatisé si la technologie est disponible.
Les renseignements demandés par le MPO relativement à l'information de l'année en cours ou de l'année précédente, contenue dans le registre des rapports radio des prises concernant un ou plus d'un pêcheur doivent être fournis dans un délai et d'une manière acceptables pour le MPO et l'ECQ.
Seule une ECQ désignée peut affecter des observateurs à la surveillance des débarquements.
L'étendue de la surveillance doit être déterminée par le MPO, après consultation des ECQ. L'ECQ doit tenir des dossiers montrant que l'étendue de la surveillance est conforme aux exigences du MPO.
L'ECQ doit affecter par rotation les observateurs dans la mesure du possible.
L'ECQ doit présenter l'information sur la surveillance à quai suivant la présentation et dans les délais prescrits par le MPO. L'ECQ et le MPO doivent se consulter avant d'apporter tout changement à la présentation et à la transmission de l'information.
L'ECQ doit fournir au MPO l'information liée au PVQ sur demande, pendant les heures de travail. Lorsque l'information demandée ne figure pas sur support électronique et selon le volume de la demande, les dossiers seront normalement disponibles un jour ouvrable après la demande ou dans un délai convenu par l'ECQ et le MPO.
L'ECQ doit préparer des rapports d'incidents écrits et les envoyer aux personnes-ressources appropriées du MPO, suivant les instructions de ce dernier, le plus tôt possible, mais au plus tard 24 heures après réception de l'information par l'ECQ.
Quand une ECQ reçoit un rapport d'incident d'un observateur à quai au sujet de l'exactitude des balances, de l'accès sécuritaire aux cales à poisson ou de tout autre incident qui perturbe le processus de surveillance, l'ECQ doit en informer immédiatement le MPO.
Les questions soulevées par le MPO et l'ECQ relativement au PVQ doivent être réglées au fur et à mesure. À moins qu'un autre délai ne soit convenu par les parties, chacune enverra normalement une réponse à l'autre, sur demande, dans un délai d'une semaine.
Annuellement, le MPO et l'ECQ examineront le programme de formation de l'ECQ. Au cours de l'examen, il est possible qu'on juge nécessaire d'ajouter de nouveaux modules ou de modifier certains aspects du programme de formation en raison de changements apportés à la politique du MPO, aux plans de gestion ou aux conditions de permis.
L'ECQ doit fournir à chacun de ses observateurs à quai les documents suivants :
- Liste des fonctions de l'observateur à quai
- Liste des personnes-ressources au MPO
- Liste des incidents possibles
- Protocoles du PVQ pour le calcul du poids du poisson
- Autres protocoles et directives du PVQ
- Code de conduite figurant dans le manuel du système qualité de l'entreprise.
Afin de conserver sa désignation, l'ECQ doit se conformer aux protocoles et aux directives mises en vigueur par le MPO pour la gestion du Programme de vérification à quai. Tout défaut de s'y conformer pourrait mener à la révocation de la désignation de l'ECQ.
Toute révision d'un formulaire utilisée par les ECQ doit porter un numéro de formulaire unique qui la distingue des autres formulaires et des autres révisions du même formulaire. Cela permet d'éviter l'utilisation par inadvertance de formulaires désuets. À la demande du MPO, certaines révisions de formulaire devront porter des numéros de série séquentiels afin d'en assurer le repérage approprié et d'améliorer l'intégrité et la responsabilisation au sein du programme. Par exemple, si le MPO l'exige, toutes les feuilles de pointage utilisées pour contrôler les débarquements doivent porter un numéro de série unique.
L'ECQ doit vérifier et documenter périodiquement le travail des observateurs à quai, afin de s'assurer qu'il est conforme aux Fonctions de l'observateur à quai.
L'ECQ doit informer le MPO immédiatement lorsqu'il est établi qu'un observateur à quai peut se trouver dans une situation de conflit d'intérêts ou ne pas respecter le principe d'indépendance par rapport à l'industrie. L'ECQ doit essayer de trouver tout de suite une solution à la situation, documenter les mesures correctives qui sont prises et les communiquer par écrit au coordonnateur régional de l'ECQ dans les 24 heures suivant la découverte du problème. S'il est établi que les problèmes d'indépendance / conflit d'intérêts ne peuvent être résolus entre le MPO et l'ECQ, le MPO doit demander au DGR de révoquer la désignation de la personne en question.
Avant de présenter une demande de renouvellement, l'ECQ doit s'assurer que les conditions de désignation des observateurs à quai sont respectées. Au moment de la demande de renouvellement, l'ECQ doit attester que ses observateurs à quai demeurent qualifiés à tous égards pour la désignation d'observateurs.
L'ECQ doit immédiatement informer le MPO lorsqu'elle embauche un observateur à quai d'une autre ECQ.
L'ECQ doit faire partie d'un comité de consultation des intervenants du PVQ, décrit à la section B.4 du présent document.
L'ECQ doit s'assurer que tous les renseignements obtenus des pêcheurs au cours des activités du PVQ sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En effet, les renseignements obtenus par une ECQ auprès des pêcheurs dans le cadre des activités du PVQ sont des renseignements personnels aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et sont la propriété du MPO. L'ECQ doit veiller à ce que ces renseignements ne soient pas transmis sans autorisation à une autre partie que le MPO et le détenteur du permis de pêche qui a fourni ces renseignements. La transmission à toute autre partie des renseignements obtenus au cours des activités du PVQ requiert l'approbation écrite du pêcheur et du MPO.
L'ECQ doit conserver toutes les données et tous les dossiers concernant les activités du PVQ de chaque année civile, y compris les rapports radio, les registres et résumés de pesée, les rapports d'incidents et tout autre document pertinent, pendant deux ans et demi et, au besoin, fournir les données et les dossiers au MPO aux fins d'archivage. L'ECQ doit informer le MPO au moins trente jours avant de détruire tout document obtenu dans le cadre du PVQ.
À la demande du MPO, l'ECQ doit effectuer la collecte des copies du Ministère de livres de bord et de rapports sur les débarquements afin de les remettre au MPO (voir les détails à l'annexe régionale, s'il y a lieu).
L'ECQ doit obtenir et tenir à jour l'inscription à la liste de l'ONGC.
Si une ECQ met fin à l'emploi d'un observateur à quai pour des raisons disciplinaires liées à l'accomplissement de ses fonctions d'observateur, le MPO doit en être informé par écrit, avec tous les détails pertinents, dans les 24 heures qui suivent la cessation d'emploi.
Une ECQ ne doit plus, après réception d'une lettre du directeur de C & P ou de son remplaçant l'informant d'allégations de manquement grave ou très grave aux fonctions de l'un de ses observateurs (mentionnés en I.5.b), assigner cet observateur à quai à des fonctions de surveillance tant qu'une décision n'aura pas été prise au sujet du statut de cet observateur.
L'ECQ doit s'assurer que le MPO dispose d'une liste à jour des observateurs à quai désignés qui travaillent pour elle, en tout temps. L'ECQ doit informer immédiatement le MPO de tout changement de personnel, et lui fournir une liste révisée tous les six mois. La liste doit inclure les dates d'expiration de la désignation des observateurs, à moins que d'autres dispositions n'aient été prises avec le MPO.
L'ECQ doit fournir une photographie de taille passeport (25 mm x 38 mm) de chacun des observateurs et la joindre à la demande de désignation avant de la présenter au MPO. Les photographies doivent être en couleurs, le sujet faisant face à l'appareil photo, et comprendre seulement la tête et les épaules. Une fois que les observateurs sont désignés, le numéro de carte est inscrit sur un registre régional, avec le nom de l'observateur. La partie « Identification » de la demande est laminée. La carte d'identité et un exemplaire des Fonctions de l'observateur à quai sont envoyés à l'ECQ, qui les remet à l'observateur à quai.
Des exigences supplémentaires en matière de production de rapports dans les régions du MPO peuvent figurer dans les annexes des régions.

G. FORMATION DES OBSERVATEURS

La fonction principale du programme de formation est de faire en sorte que les observateurs à quai aient des connaissances suffisantes pour respecter les exigences du PVQ. Le personnel du MPO peut agir à titre de « personnel-ressource » en matière de formation. Les candidats à la désignation d'observateur à quai doivent suivre et réussir un programme de formation approuvé par le MPO. Les ECQ sont responsables de la formation des observateurs à quai qu'elles emploient, ainsi que des coûts afférents à cette formation. Les ECQ doivent concevoir un programme de formation, qui comporte les éléments suivants :

L'ECQ ou un organisme de formation indépendant peut offrir le programme de formation. Dans le premier cas, les examens et la sélection doivent être administrés par un organisme indépendant. Le MPO se réserve le droit de vérifier le programme de formation.
L'ECQ doit s'assurer que les candidats ont une connaissance approfondie des Fonctions de l'observateur à quai
Afin d'obtenir la désignation, les candidats doivent démontrer la connaissance et la maîtrise des matières suivantes :
1. méthodes, pratiques et protocoles connexes utilisés par l'industrie pour la manutention, le débarquement et le pesage du poisson
2. rôle et objet des données dans la gestion des pêches
3. identification des espèces de poisson
4. PVQ et pratiques de travail de l'observateur à quai
5. éthique et incidences de la responsabilité personnelle.
Exigences minimales en matière de formation

La formation des observateurs à quai doit porter sur les sujets suivants :

L'objectif du PVQ, le rôle qu'il joue dans la gestion des pêches, l'importance de l'intégrité et de l'exactitude des données du PVQ et le code de conduite de l'observateur à quai
Le cadre réglementaire et le cadre de conformité du PVQ
Les exigences relatives aux observateurs à quai (partie D)
Politique et procédures du Programme de vérification à quai
La vérification de l'exhaustivité des livres de bord et des documents de contrôle à quai
L'aptitude à communiquer et à résoudre les situations interpersonnelles difficiles
Les procédures de pesage approuvées par le MPO
La documentation sur les méthodes de consignation et de présentation de rapports concernant les débarquements
Les poids et mesures – le fonctionnement de base des balances, la vérification de la précision
La préparation de rapports d'incidents, y compris la prise de notes et l'information obligatoires, les procédures appropriées et la présentation de la preuve
L'identification des espèces et l'obligation d'identifier toutes les espèces débarquées
Le système qualité du PVQ et les normes opérationnelles à l'intention des observateurs à quai
Les conditions de la désignation et de l'emploi de l'observateur à quai et les règles relatives à la perte de désignation et d'emploi
La Loi sur la protection des renseignements personnels, en ce qui a trait à la confidentialité des renseignements personnels.

Exigences de formation pratique

Conformément au Programme de formation des observateurs, tous les candidats doivent surveiller cinq débarquements en compagnie d'un observateur à quai désigné et expérimenté.

H. RÈGLES RELATIVES À LA DÉSIGNATION D'OBSERVATEUR À QUAI

Avant de pouvoir commencer leurs fonctions, les observateurs doivent avoir été désignés par le Directeur général régional conformément au paragraphe 39(1) du Règlement de pêche (dispositions générales) et avoir obtenu un certificat conformément au paragraphe 40(1) dudit Règlement. Les observateurs sont employés par une ECQ qui conserve toutes les obligations pour ce qui est de fournir les données de surveillance exactes et opportunes sur les prises débarquées.
Le certificat de désignation est valide jusqu'à la date limite d'utilisation, sauf lorsque la désignation a été révoquée. L'ECQ doit présenter les demandes de renouvellement six semaines avant la date limite d'utilisation des certificats en vigueur. Le MPO détermine une période de validation qui commence à la date limite d'utilisation du certificat en vigueur.
Afin d'être admissible à la désignation, les candidats doivent satisfaire à toutes les exigences mentionnées aux alinéas 39(1)a), b) et c) du Règlement de pêche (dispositions générales) et énoncées dans de la section D du présent document.
Pour surveiller un débarquement, un observateur à quai doit détenir un certificat de désignation valide.
Le renouvellement de la désignation de l'observateur à quai sera étudiée sur réception de la documentation fournie par l'ECQ, si l'information est reçue au moins six semaines avant l'expiration et confirme que la personne est en règle et qu'elle a effectué le nombre minimal d'affectations de surveillance des débarquements au cours des 12 derniers mois. Le MPO doit vérifier si la personne est en règle et continue de satisfaire à tous les critères de désignation.

I. LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA RÉVOCATION DE LA DÉSIGNATION D'OBSERVATEUR À QUAI

1. Objet

Les lignes directrices ci-après permettront au Directeur général régional de prendre des décisions concernant la révocation de la désignation des observateurs à quai lorsque l'entreprise de contrôle à quai n'a pas réglé le problème posé par un observateur, comme l'exige la présente politique.

2. Portée

Les présentes lignes directrices s'appliquent aux observateurs à quai qui ont effectivement manqué aux Fonctions de l'observateur à quai.

3. Manquements aux fonctions

DÉFINITION : Toute action ou omission dont le résultat n'est pas conforme aux Fonctions de l'observateur à quai ou qui a pour effet de nuire à l'intégrité du programme ou lorsqu'un observateur participe à une infraction à la Loi sur les pêches ou à un de ses règlements d'exécution.

4. Autorité

Le Directeur général régional du MPO a le pouvoir, en vertu du Règlement, de révoquer la désignation de tout observateur à quai, lorsqu'il est démontré que la conduite de l'observateur nuit à la crédibilité et à l'intégrité du PVQ, tel qu'il est décrit au paragraphe 39(6) du Règlement de pêche (dispositions générales).

S'il arrivait, à une date ultérieure, qu'une personne dont la désignation a été révoquée précédemment et qui satisfait ensuite à toutes les exigences de désignation d'observateur à quai, présente une nouvelle demande de désignation, elle pourrait être désignée à nouveau comme observateur, à la discrétion du Directeur général régional.

5. Marches à suivre

En cas de manquement léger d'un observateur à quai, un agent des pêches peut décider de signaler le problème à l'observateur ou à l'ECQ qui l'emploie, et tenter de résoudre le problème sans qu'il soit nécessaire de recommander la révocation de la désignation.
Si la tentative mentionnée en a) ci‑dessus ne donne pas de résultat, ou si les manquements sont graves ou très graves et sont susceptibles d'avoir une incidence sur la désignation de l'observateur, l'agent des pêches informe le coordonnateur du PVQ/MPO qui, à son tour, en informe le directeur de C & P ou son remplaçant. Si le directeur ou son remplaçant est d'avis que les circonstances justifient la prise de mesures, il envoie une lettre à l'observateur, avec copie à l'ECQ, exposant le problème et exigeant une explication. La lettre doit en outre préciser que si le MPO ne reçoit pas de l'observateur une explication de son comportement suffisante pour le convaincre qu'il n'existe pas de problème dans un délai donné (ce délai doit être raisonnable – habituellement 30 jours), une recommandation sera envoyée au Directeur général régional pour que la désignation soit révoquée. Le directeur de C & P ou son remplaçant envoie aussi une lettre à l'ECQ dans laquelle il indique à l'ECQ de retirer immédiatement la carte d'identité de l'observateur et de ne plus assigner de fonctions à cet observateur jusqu'à ce que l'enquête soit terminée. Dans cette lettre, il peut également recommander la prise de mesures en vue de corriger immédiatement le manquement.
Un observateur qui est présumé avoir commis un manquement grave ou très grave doit, sur réception d'une lettre du directeur de C & P ou de son remplaçant mentionnée en b. ci‑dessus, remettre sa carte d'identité à l'ECQ et cesser immédiatement de remplir ses fonctions d'observateur. Après réception d'une lettre du directeur de C & P ou de son remplaçant, mentionnée en b. ci‑dessus, l'ECQ doit retirer la carte d'identité de l'observateur et cesser d'assigner des fonctions d'observateur à l'observateur mentionné dans la lettre et faisant l'objet d'allégations de manquement grave ou très grave.
Si le MPO ne reçoit pas de réponse de l'observateur dans le délai précisé, C & P envoie une recommandation au Directeur général régional demandant la révocation de la désignation de l'observateur.
Si le MPO reçoit une réponse de l'observateur, C & P étudie cette réponse et, en collaboration avec le détachement d'où provenait le rapport, détermine si l'explication du manquement est raisonnable, si celui‑ci peut être réglé par la prise de mesures correctives par l'ECQ ou si une recommandation de révocation est justifiée.
Toutes les recommandations de révocation de désignation envoyées au DGR doivent comprendre une description du problème et de toute représentation faite par l'observateur indiquant pour quelle raison celui‑ci croit que sa désignation ne devrait pas être révoquée.
Si la désignation est révoquée, la décision du DGR sera communiquée par écrit à l'observateur et à l'ECQ. Celle‑ci doit alors obtenir et retourner le certificat de désignation au MPO.

6. Catégories de manquements

Les exemples qui suivent sont donnés à titre indicatif seulement; la liste n'est pas exhaustive.

Exemples de manquements légers

Arrivée en retard au poste de débarquement
Consignation inexacte de l'information
Défaut de fournir de la documentation dans les délais voulus
Défaut de vérifier l'exactitude des balances
Défaut de signer le livre de bord rempli
Expiration de la désignation
Toute autre action qui nuit à l'intégrité du PVQ

Exemples de manquements graves

Répétition de manquements légers
Défaut de vérifier le livre de bord
Défaut de vérifier les cales après le déchargement
Défaut de consigner toute l'information sur le déchargement
Signature de documents incomplets
Défaut de remplir ou de fournir la documentation demandée
Défaut de présenter l'information d'un rapport d'incident
Falsification de l'information (non liée aux prises)
Remplir un livre de bord ou d'autres documents à la place d'un pêcheur ou d'un acheteur
Surveillance du déchargement alors que la ligne visuelle entre les balances et le bateau de pêche est interrompue
Toute autre action qui nuit à l'intégrité du PVQ

Exemples de manquements très graves

Répétition de manquements légers ou graves
Défaut de surveiller un débarquement
Falsification d'information sur les prises
Acceptation de pots-de-vin
Toute autre action qui nuit à l'intégrité du PVQ

J. FONCTIONS DE L'OBSERVATEUR À QUAI

AVANT LE DÉBARQUEMENT

Porter sur soi son Certificat de désignation (carte d'identité) pendant l'exercice des fonctions d'observateur à quai.
Se présenter au poste de débarquement du poisson au moins 15 minutes avant l'heure prévue pour le début du débarquement.
À moins d'en avoir obtenu l'approbation au préalable du MPO, l'observateur n'est pas autorisé à surveiller le déchargement du poisson ailleurs qu'à un poste de débarquement désigné, à un quai du gouvernement ou au quai d'une entreprise qui achète du poisson. Un plan des lieux doit être fourni au MPO, sur demande. Dans les situations où il n'y a pas d'acheteur, quelqu'un d'autre que le pêcheur doit peser les prises.
Suivre uniquement les instructions données par l'entreprise de contrôle à quai et les procédures de surveillance approuvées.
S'identifier auprès du capitaine du bateau et lui demander la permission de monter à bord.
Consigner toute l'information avec une écriture claire et lisible, en lettres moulées seulement, sauf lorsqu'une signature requise.
Signer le registre de pêche seulement s'il est rempli et signé par le pêcheur. L'observateur à quai peut, lorsque le MPO l'exige, prendre et conserver la copie des documents qui est réservée au MPO.
L'OBSERVATEUR NE DOIT CONSIGNER AUCUNE AUTRE INFORMATION DANS LE REGISTRE DE PÊCHE QUE SA SIGNATURE ET LA DATE ET L'HEURE, À MOINS D'AVOIR REÇU DES INSTRUCTIONS DU MPO À CET EFFET.
Inscrire sur la feuille de pesée et de contrôle le type d'engin, le poids par espèce noté dans le livre de bord, le type de produit et la zone de gestion. L'observateur doit inscrire le numéro d'immatriculation qui apparaît sur le bateau et non pas le numéro de coque à partir du registre. L'observateur doit consigner toute information que pourra exiger de temps à autre le MPO.
S'il a des raisons de croire que les balances ne fonctionnent pas correctement, l'observateur n'est pas autorisé à continuer de surveiller le débarquement. L'ECQ doit en être informée immédiatement.
Avant le débarquement, l'observateur doit s'assurer que le capitaine peut fournir un accès sécuritaire à la cale. S'il n'existe pas de moyen sécuritaire de vérifier la cale, l'observateur n'est pas autorisé à surveiller le débarquement. L'ECQ doit en être informée immédiatement.
S'assurer que les protocoles ou directives de débarquement approuvés par le MPO sont respectés (lorsqu'ils sont requis). Si l'observateur n'est pas en mesure de vérifier la conformité aux protocoles ou directives, il n'est pas autorisé à surveiller le débarquement. Il doit communiquer avec l'ECQ immédiatement.

DÉBARQUEMENT

S'assurer que la méthode utilisée pour débarquer les différentes espèces a été approuvée par le MPO, notamment la méthode de jaugeage par immersion (hareng, capelan et maquereau), la méthode de pesée directe, l'échantillonnage au hasard ou la méthode du poids moyen net, entre autres.
À moins qu'un protocole approuvé par le MPO ne soit en place, l'observateur à quai doit surveiller le débarquement d'un seul bateau à la fois.
Vérifier ou confirmer, par une inspection visuelle, les espèces et la forme de produits débarqués et déchargés, et s'assurer qu'il y a correspondance avec le registre de pêche.
Le cas échéant, suivre les protocoles établis à la satisfaction du MPO pour les déchargements en vrac ou emballés.
Lorsque les conditions de permis l'exigent, une fois que le débarquement a commencé, tout le poisson doit être débarqué et pesé, y compris le poisson réservé à un usage personnel, sauf si le MPO a autorisé d'autres dispositions. L'observateur doit préparer un rapport d'incident immédiatement si le pêcheur ne décharge pas toutes ses prises au cours du processus de déchargement, à moins que le MPO n'ait autorisé d'autres dispositions.
À moins d'une approbation préalable du MPO, il faut veiller à ce que la ligne de vision entre le bateau déchargé et les balances soit libre en tout temps. S'il arrivait que la ligne de vision soit obstruée, l'observateur n'a pas le droit de poursuivre la vérification du débarquement. L'ECQ doit en être informée immédiatement.
Vérifier et consigner personnellement l'information relative au pesage.
S'il y a lieu, s'assurer que le protocole relatif aux postes de débarquement du poisson ou le plan local approuvé par le MPO est respecté en tout temps.
Ne pas retarder indûment, ni entraver autrement le déchargement d'un bateau. Si le processus de débarquement du poisson ne s'effectue pas selon les exigences du PVQ, l'observateur doit informer le pêcheur ou son agent ou, en leur absence, la personne chargée du pesage, qu'il n'est pas autorisé à poursuivre le processus de vérification. L'ECQ doit en être informée immédiatement.

APRÈS LE DÉBARQUEMENT

Procéder à une inspection complète des cales à poisson et des conteneurs se trouvant sur le pont pour s'assurer que tout le poisson a été déchargé. S'il reste des prises dans les cales, l'observateur doit informer le titulaire de permis ou son agent qu'elles doivent être débarquées et vérifiées. Si le MPO a autorisé le déchargement d'une partie des prises à différents endroits, tout le poisson déchargé doit être vérifié à chaque endroit, conformément à un protocole du MPO ou à un plan local, afin de s'assurer que rien n'est ajouté ou retiré en cours de route.
Tous les documents relatifs au débarquement du poisson doivent être exacts, complets et présentés à l'ECQ en temps opportun.
Fournir aux agents des pêches toute l'information qu'ils peuvent demander sur la surveillance des prises.
S'il y a lieu, remplir et présenter un rapport d'incident dès que possible (au plus tard dans les 24 heures), quand on décèle ou soupçonne l'existence d'un problème.

RAPPORTS D'INCIDENT

Toute l'information pertinente doit être notée dans un calepin au moment de l'incident pour être ensuite consignée et communiquée avec exactitude. Cette façon de procéder garantit la cohérence des renseignements et permet de disposer de notes en cas de poursuites devant les tribunaux. Il faut remplir et présenter un rapport distinct pour chaque incident.
Tous les rapports d'incident doivent contenir l'information suivante en lettres moulées :
1. Date du débarquement du poisson
2. Nom du bateau et numéro de B.P.C.
3. Port de débarquement
4. Nom de l'observateur
5. Nom du titulaire de permis ou son agent
6. Nom de l'acheteur
7. Espèces pêchées (figurant dans le registre de pêche)
8. Zone de pêche (inscrite dans le registre de pêche)
9. Détails de l'incident
Communiquer avec l'ECQ ou le détachement du MPO ou le coordonnateur du PVQ/MPO le plus proche à n'importe quel moment, si un point particulier est une source de préoccupation immédiate ou requiert des précisions.

K. MODIFICATION DU PRÉSENT DOCUMENT

Au besoin, le MPO peut modifier le présent document de politique et procédures. Toutes les ECQ doivent être informées des modifications proposées 90 jours avant la date proposée de leur entrée en vigueur. Si les ECQ souhaitent communiquer leurs observations, elles doivent le faire par écrit au Ministère au plus tard 30 jours après la réception des modifications proposées.

L. CRITÈRES D'INDÉPENDANCE

1. DÉFINITIONS

ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI (ECQ)

Toute entreprise engagée dans la surveillance des débarquements d'entités de pêche, conformément aux méthodes établies par le ministère des Pêches et des Océans. L'entreprise peut être une compagnie constituée en personne morale, une société de personnes ou une entreprise à propriétaire unique.

ENTITÉ DE PÊCHE

Tout titulaire de permis, détenteur de quota, propriétaire de bateau, exploitant de bateau ou toute entreprise de transformation, engagé directement ou indirectement dans quelque aspect que ce soit des activités de l'industrie de la pêche, y compris la capture, la transformation, l'achat, la vente, le transport et la manutention du poisson. Les entités de pêche affiliées sont considérées comme une seule entité de pêche aux fins des présentes lignes directrices.

ORGANISME DE PÊCHE

Désigne une association ou un organisme dûment constitué représentant les intérêts particuliers des entités de pêche. Ces intérêts peuvent toucher plusieurs domaines incluant les pêches, le secteur de flottille, le secteur d'engins, des intérêts géographiques ou autres. Des organismes de pêche affiliés peuvent être considérés comme un seul organisme de pêche aux fins des présentes lignes directrices.

AFFILIATION

Les entreprises sont considérées comme affiliées lorsque l'une d'elles détient un intérêt substantiel dans une autre. Une ECQ est considérée comme une société affiliée à une entité de pêche lorsque cette entité de pêche ou l'un de ses propriétaires ou de ses actionnaires possède des intérêts substantiels dans cette ECQ. Une entité de pêche est considérée comme affiliée à l'ECQ lorsque cette ECQ ou l'un de ses propriétaires ou de ses actionnaires détient des intérêts substantiels dans cette entité de pêche. Des entités de pêche sont considérées comme étant affiliées lorsqu'une entité de pêche ou l'un de ses propriétaires ou de ses actionnaires détient des intérêts substantiels dans l'une des autres. [Les affiliations conséquentes et subséquentes sont comprises dans cette définition.]

Une ECQ à but non lucratif est considérée comme affiliée à un organisme de pêche lorsqu'elle possède des intérêts substantiels dans l'organisme de pêche. Un organisme de pêche est considéré comme affilié à une ECQ à but non lucratif lorsque l'organisme de pêche détient des intérêts substantiels dans l'ECQ.

AGENT

Une personne qui agit au nom de l'ECQ, de l'entité de pêche ou de l'organisme de pêche, incluant un propriétaire, un actionnaire, un gestionnaire ou un employé.

INTÉRÊTS

Une personne est censée détenir des intérêts dans une entité de pêche lorsqu'elle en retire un avantage financier, un avantage d'emploi ou autre parce qu'elle en est propriétaire, actionnaire, partenaire, créancier ou employée, ou à tout autre titre.

Une personne est censée détenir des intérêts dans un organisme de pêche lorsqu'elle fait partie des membres ou des employés de cet organisme de pêche.

INTÉRÊTS SUBSTANTIELS

Une entité de pêche individuelle est censée détenir des intérêts substantiels dans une ECQ constituée en personne morale si l'un de ses propriétaires, de ses dirigeants ou de ses employés détient, directement ou indirectement, plus de 20 p. 100 des actions de l'ECQ.

Une entité de pêche affiliée est censée détenir des intérêts substantiels dans une ECQ constituée en personne morale si l'un de ses propriétaires, de ses dirigeants ou de ses employés détient, directement ou indirectement, plus de 40 p. 100 des actions de l'ECQ.

Un organisme de pêche individuel est censé détenir des intérêts substantiels dans une ECQ constituée en personne morale lorsque lui-même ou l'un de ses membres détient, directement ou indirectement, plus de 20 p. 100 des actions de l'ECQ.

Un organisme affilié est censé détenir des intérêts substantiels dans une ECQ constituée en personne morale lorsque lui-même ou l'un de ses membres détient, directement ou indirectement, plus de 40 p. 100 des actions de l'ECQ.

La participation à une ECQ à but non lucratif équivaut à des intérêts substantiels lorsqu'un organisme de pêche individuel détient plus de 20 p. 100 des sièges au conseil d'administration de l'ECQ.

La participation à une entité de pêche équivaut à des intérêts substantiels lorsque plus de 20 p. 100 des actions de cette entité sont détenus, directement ou indirectement, par une entité de pêche ou par l'un de ses propriétaires, de ses actionnaires ou de ses employés, ou par une ECQ ou l'un de ses propriétaires, de ses actionnaires ou de ses employés.

RELATION COMMERCIALE IMPORTANTE

Une relation commerciale importante est censée exister lorsque des organismes indépendants s'engagent dans des contrats en bonne et du forme ou dans des ententes officieuses concernant des biens et des services, dans des prêts, des baux ou des hypothèques.

2. LIGNES DIRECTRICES

a) ACTIONNAIRES ET MEMBRES D'UNE ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI

Les agents des ECQ ne doivent pas détenir d'intérêts importants dans une entité de pêche lorsqu'ils sont dans une situation qui risque de nuire ou d'être perçue comme nuisant au Programme de vérification à quai ou à l'exactitude des données de débarquement.

Plus précisément,

L'ECQ ne doit pas assurer les services de vérification d'une entité de pêche dans laquelle l'un de ses agents détient des intérêts substantiels.
L'ECQ ne doit pas assurer les services de vérification d'une entité de pêche affiliée dans laquelle l'un de ses agents détient des intérêts substantiels.
L'ECQ ne doit pas assurer les services de vérification d'un organisme de pêche dans laquelle l'un de ses agents détient des intérêts substantiels.
L'ECQ peut assurer les services de vérification d'organismes cadres auquel participent l'ECQ ou ses agents puisque, par définition, leur participation est inférieure à ce qui constitue des intérêts substantiels.
L'ECQ ne doit pas assurer les services de vérification de toute pêche effectuée par des entités de pêche et par des organismes de pêche dans lesquels l'un de ses agents détient des intérêts substantiels.

b) AFFILIATIONS D'UNE ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI

L'ECQ ne doit pas être affiliée à une entité de pêche ou à un organisme de pêche si elle est dans une situation qui risque de nuire ou d'être perçue comme nuisant au Programme de vérification à quai ou à l'exactitude des données de débarquement.

Plus précisément,

L'ECQ ne doit pas effectuer la vérification d'une entité de pêche lorsqu'il existe une affiliation entre l'ECQ et l'entité de pêche.
L'ECQ à but non lucratif ne doit pas effectuer la vérification d'un organisme de pêche s'il existe une affiliation entre l'ECQ et l'organisme de pêche.
L'ECQ ne doit pas effectuer la vérification des entités de pêche auxquelles elle est affiliée lorsque l'une d'entre elles détient des intérêts substantiels dans l'ECQ.
L'ECQ ne doit pas effectuer la vérification d'une pêche liée à des entités de pêche ou à des organismes de pêche auxquels l'ECQ est affiliée.

c) ADMINISTRATEURS DE L'ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI

L'ECQ doit posséder un conseil d'administration autonome, dont la majorité des membres n'a aucun lien avec l'industrie de la pêche, afin d'éviter tout conflit d'intérêts.

Plus précisément,

La majorité des membres du conseil d'administration de l'ECQ ne doit détenir aucun intérêt dans une entité de pêche.
La majorité des membres du conseil d'administration de l'ECQ ne doit détenir aucun intérêt dans un organisme de pêche.

d) DIRIGEANTS ET EMPLOYÉS DE L'ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI

Les dirigeants et les employés de l'ECQ ne doivent pas entretenir de rapports formels avec l'industrie de la pêche afin de pouvoir exécuter leurs fonctions de manière indépendante et d'éviter les conflits d'intérêts.

Plus précisément,

Les dirigeants, les gestionnaires et les employés des ECQ ne doivent pas détenir, directement ou indirectement, des intérêts dans une entité de pêche.
Les dirigeants, les gestionnaires et les employés des ECQ ne doivent pas détenir, directement ou indirectement, des intérêts dans un organisme de pêche.

e) RELATIONS COMMERCIALES DE L'ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI

Afin de préserver l'intégrité du Programme de vérification à quai, l'ECQ ne doit pas entretenir de relations commerciales importantes avec des entités de pêche dans des situations où elle risquerait de paraître partiale ou de nuire à l'exactitude des données sur le débarquement.

Plus précisément,

Ni l'ECQ, ni ses agents ne doivent consentir un prêt à une entité de pêche, ni accepter un prêt d'une entité de pêche ou de ses agents, dont l'ECQ effectue la vérification des débarquements.
Ni l'ECQ, ni aucune entité de pêche dont l'ECQ effectue la vérification des débarquements ne devrait détenir de prêts hypothécaires sur les biens de l'autre.
Ni l'ECQ, ni ses agents ne doivent s'engager dans des contrats relatifs à d'autres services professionnels avec une entité de pêche dont l'ECQ effectue la vérification des débarquements.
Une partie affiliée à une ECQ ne doit pas s'engager dans des contrats d'autres services professionnels avec une entité de pêche dont l'ECQ effectue la vérification des débarquements.
L'ECQ peut louer des biens à une entité de pêche ou d'une entité de pêche dont elle effectue la vérification des débarquements, à la condition que les baux soient accordés à leur juste valeur.
Ni l'ECQ, ni ses agents ne doivent faire partie de coentreprises engagées dans des activités commerciales avec des entités de pêche dont l'ECQ effectue la vérification des débarquements, ni en être partenaires.

Le présent document de Politique et procédures entre en vigueur à la date indiquée ci‑dessous. Toutes les versions antérieures de documents de Politique et procédures du Programme de vérification à quai et les documents sur les rôles et responsabilités sont par les présentes résiliés.

ANNEXE I – RÉGIME RÉGLEMENTAIRE

(balayer le règlement et insérer ici)

RÉGIME RÉGLEMENTAIRE
Règlement régissant le Programme de vérification à quai
Règlement de pêche (dispositions générales)

39.

Le directeur général régional peut désigner, à titre d'observateur, tout particulier qui possède les qualifications et la formation en vue d'exercer les fonctions visées au paragraphe (2) et qui:
1. ne détient ni certificat d'accréditation délivré en vertu de la loi de Terre-Neuve intitulée Professional Fish Harvesters Act, S.N. 1996, ch. P-26.1, ni carte d'enregistrement de pêcheur
2. n'achète pas de poisson en vue de la revente
3. n'est pas le propriétaire, l'exploitant, le directeur ou l'employé d'une entreprise de pêche, d'aquaculture, de transformation ou de transport du poisson.
Le directeur général régional attribue à l'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) l'une ou plusieurs des fonctions suivantes :
1. la surveillance des activités de pêche, l'examen et le mesurage des engins de pêche, la consignation des données scientifiques et des observations et le prélèvement d'échantillons;
2. la surveillance du débarquement des poissons et la vérification du poids et de l'espèce des poissons pris et gardés
3. la conduite d'analyses biologiques et le prélèvement du poisson.
L'observateur qui se voit attribuer les fonctions visées à l'alinéa (2)a) doit les exercer à bord d'un bateau de pêche.
L'observateur qui se voit attribuer les fonctions visées à l'alinéa (2)b) doit les exercer d'un poste de débarquement du poisson.
L'observateur qui se voit attribuer les fonctions visées à l'alinéa 2c) doit les exercer d'un poste de débarquement du poisson.
Le directeur général régional peut révoquer la désignation de l'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) dans les cas suivants :
1. celui-ci cesse de satisfaire aux critères énoncés à ce paragraphe;
2. il exerce ses fonctions à l'égard d'un pêcheur avec lequel il a un lien de dépendance;
3. il falsifie des renseignements transmis dans l'exercice de ses fonctions ou ne s'acquitte pas de celles-ci;
4. il n'exerce pas ses fonctions avec compétence et professionnalisme. DORS/98-481, art. 3.

Certificat de désignation

39.1

Le directeur général régional peut désigner, à titre d'observateur, toute personne morale qui présente
1. la description d'un programme capable de recueillir et de compiler avec exactitude les renseignements obtenus, dans l'exercice des fonctions visées à l'alinéa 39(2)b), par les particuliers désignés comme observateurs, lequel programme comprend ce qui suit :
  1. un plan d'entreprise décrivant l'organigramme, les ressources humaines et le plan opérationnel de la personne morale,
  2. un plan de formation et d'évaluation indépendante des particuliers qui seront désignés comme observateurs en vue d'exercer les fonctions visées à l'alinéa 39(2)b), et de supervision de ceux-ci
  3. un système de contrôle de la qualité visant à assurer l'intégrité des renseignements recueillis et compilés qui comporte l'identification d'un responsable du système et ses fonctions et la description du fonctionnement du système, de la manière dont les documents sont tenus, des points de contrôle, des mesures de vérification et un processus de correction des lacunes du système;
2. une déclaration divulguant tout conflit d'intérêts qu'elle, ses administrateurs, ses dirigeants ou ses employés, ou ses actionnaires y ayant un intérêt substantiel, peuvent avoir avec l'industrie de la pêche et décrivant la manière de le résoudre
3. une preuve de la viabilité économique de l'entreprise ou une caution de bonne exécution portant sur trois mois.
L'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) exerce les fonctions suivantes:
1. se conformer au programme présenté aux termes de l'alinéa (1)a);
2. transmettre au ministère, dans les meilleurs délais, les renseignements recueillis et compilés dans le cadre du programme;
3. signaler au ministère tout conflit d'intérêts survenant après sa désignation et décrire la manière de le résoudre;
4. résoudre les conflits d'intérêts visés aux alinéas c) ou (1)b).
Le directeur général régional peut révoquer la désignation de l'observateur désigné en vertu du paragraphe (1) dans les cas suivants :
1. celui-ci falsifie des renseignements transmis dans l'exercice de ses fonctions ou ne s'acquitte pas de celles-ci;
2. il omet de maintenir la caution visée à l'alinéa (1)c).

39.2 La désignation d'un observateur est valide pour

six mois pour la première désignation et 36 mois pour toute désignation subséquente, dans le cas d'un particulier;
12 mois pour les deux premières désignations et 24 mois pour toute désignation subséquente, dans le cas d'une personne morale.

39.3

Nul ne peut fournir de faux renseignements au directeur général régional en vue d'être désigné à titre d'observateur.
Il est interdit à l'observateur de fournir de faux renseignements dans l'exercice de ses fonctions. DORS/98-481, art. 4.

40.

Le directeur général régional remet à chaque observateur un certificat attestant sa désignation à titre d'observateur et spécifiant les fonctions qui lui sont attribuées.
Dès son arrivée sur les lieux où il est censé exercer ses fonctions, l'observateur doit présenter sur demande son certificat de désignation au responsable des lieux.

Autres modifications au Règlement de pêche (dispositions générales) qui ont une incidence sur le PVQ :

La définition d'« observateur » à l'article 2 du Règlement de pêche (dispositions générales)[1] est remplacée par ce qui suit :
« observateur » Toute personne désignée à ce titre en vertu des articles 39 ou 39.1 (observer)
Le titre qui précède l'article 47 du Règlement est remplacé par ce qui suit :
Surveillance du débarquement et analyses biologiques
La partie de l'article 47 du Règlement qui précède l'alinéa a) est remplacée par ce qui suit :
47. Le capitaine d'un bateau de pêche qui est à un poste de débarquement du poisson doit :
Le titre qui précède l'article 48 du Règlement est abrogé.
L'alinéa 48(a) du Règlement est remplacé par ce qui suit :
à la demande de l'observateur à qui les fonctions visées aux alinéas 39(2)b) ou c) ont été attribuées, lui permettre d'avoir accès au poste de débarquement du poisson

ANNEXE II - ANNEXES RÉGIONALES

[1] DORS/93-53

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Pêches

Divulgation proactive

Programme national de vérification à quai - Politiques et procédures

Table des matières

A. CADRE DE TRAVAIL

A1 RÉGIME RÉGLEMENTAIRE

B. RÔLES ET FONCTIONS – MPO

C. DÉSIGNATION D'ENTREPRISES DE CONTRÔLE À QUAI EN TANT QU'OBSERVATEURS

1. Plan d'entreprise

2. Exigences relatives à l'autonomie rattachée à la désignation d'ECQ

3. Exigences de contrôle de la qualité aux fins de la désignation

4. Étapes requises pour obtenir et conserver une inscription à la liste de l'ONGC

5. Maintien de la désignation des entreprises de contrôle à quai

D. LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA RÉVOCATION DE LA DÉSIGNATION D'UNE ENTREPRISE DE CONTRÔLE À QUAI

1. Objet

2. Portée

3. Manquement aux obligations

4. Autorité

5. Procédures

6. Catégories de manquement

E. EXIGENCES RELATIVES AUX OBSERVATEURS À QUAI

F. TÂCHES OPÉRATIONNELLES DES ECQ

G. FORMATION DES OBSERVATEURS

H. RÈGLES RELATIVES À LA DÉSIGNATION D'OBSERVATEUR À QUAI

I. LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA RÉVOCATION DE LA DÉSIGNATION D'OBSERVATEUR À QUAI

1. Objet

2. Portée

3. Manquements aux fonctions

4. Autorité

5. Marches à suivre

6. Catégories de manquements

J. FONCTIONS DE L'OBSERVATEUR À QUAI

AVANT LE DÉBARQUEMENT

DÉBARQUEMENT

APRÈS LE DÉBARQUEMENT

RAPPORTS D'INCIDENT

K. MODIFICATION DU PRÉSENT DOCUMENT

L. CRITÈRES D'INDÉPENDANCE

1. DÉFINITIONS

2. LIGNES DIRECTRICES

ANNEXE I – RÉGIME RÉGLEMENTAIRE

Certificat de désignation

ANNEXE II - ANNEXES RÉGIONALES