Secrétariat canadien de consultation scientifique
Politique sur les délais de soumission et de publication des documents

1.  Titre de la politique

Politique du Secrétariat canadien de consultation scientifique (SCCS) sur les délais de soumission et de publication des documents.

2.  Date d’entrée en vigueur

Cette politique entre en vigueur le 16 février 2012.

3.  Objectif de la politique

Le but de cette politique est d'assurer la préparation adéquate et la livraison efficace de produits découlant des processus du SCCS.

4.  Énoncé de la politique

Délais pour les demandes d’avis :

Les formulaires de demandes d’avis devraient être reçus par le SCCS au plus tard le 31 décembre de chaque année.

Affichage du calendrier annuel :

L’affichage du calendrier annuel a lieu chaque année au mois d’avril.

Mises à jour du calendrier :

Au cours de l’année, les demandes relatives à des questions nouvelles ou émergentes doivent être déterminées dès que possible et les réunions devraient être affichées sur le site Internet au moins deux (2) mois avant la tenue de la réunion.

Cadre de référence :

Le cadre de référence devrait être soumis au SCCS pour affichage au moins six (6) semaines avant la tenue de la réunion.

Avis scientifiques :

Les avis scientifiques devraient être soumis au SCCS dès que possible et au plus tard dans un délai de huit (8) semaines suivant la fin de la réunion.

Réponse des Sciences :

Les rapports de réponse des Sciences devraient être soumis au SCCS dès que possible et au plus tard dans un délai de huit (8) semaines suivant la fin de la réunion.

Comptes rendus :

Les comptes rendus devraient être soumis au SCCS dès que possible et au plus tard dans un délai de quatre (4) mois suivant la fin de la réunion.

Documents de recherche :

Les documents de recherche devraient être soumis au SCCS dès que possible et au plus tard dans un délai de quatre (4) mois suivant la fin de la réunion.

Tous les documents susmentionnés doivent être finalisés, correctement formatés, traduits et approuvés avant qu'une demande d'affichage sur le site Internet ne soit soumise au SCCS.

Les avis scientifiques et les réponses des Sciences devraient être affichés dès que possible et dans un délai de dix (10) jours ouvrables après la réception du document  final par le SCCS.

Les documents de recherche et les comptes rendus devraient être affichés dès que possible et dans un délai de trois (3) semaines après la réception du document final par le SCCS.

5.  Contexte

Certains des défis liés aux processus de Pêches et Océans Canada sur l’examen par des pairs résident dans l'identification hâtive des problèmes à traiter et dans la livraison en temps opportun des documents d’avis scientifique.

Il convient d’allouer suffisamment de temps pour que toutes les demandes d’avis puissent être révisées, évaluées, priorisées en fonction des risques et compilées afin que le Comité des cadres supérieurs du Ministère (Comité de résultat stratégique des écosystèmes aquatiques) puisse examiner et approuver le calendrier avant le début de la nouvelle année financière, et que les scientifiques et gestionnaires puissent élaborer des plans de travail et déterminer l’allocation des ressources nécessaires.

Les demandes d’avis reçues au cours de l'année financière créent une charge de travail et des problèmes de planification du travail supplémentaires et ont également une incidence sur le type d'analyses qui peuvent être réalisées, lesquelles peuvent, à leur tour, avoir une incidence sur la qualité des avis.

L’affichage des réunions sur le Web avant la date desdites réunions permet de répondre aux exigences de transparence et d'ouverture et nécessite que les renseignements disponibles soient suffisants à l'appui de ces réunions. Habituellement, ces informations comprennent le titre de la réunion, la région responsable, le nom des personnes-ressources, la date, le lieu, le cadre de référence et les publications prévues.

Les produits découlant des processus d’examen par des pairs doivent être publiés en temps opportun. Les retards de production d'avis scientifiques, de réponses des Sciences, de comptes rendus et de documents de recherche peuvent aboutir à des retards de prises de décisions en matière de gestion et donner l'impression que les avis sont retenus, manipulés ou autrement influencés. Ces retards peuvent, à leur tour, miner la crédibilité du processus d’examen par des pairs.

6.  Application et autorité

Toute question concernant cette politique peut être soumise par courrier ou par courriel à :

Directeur, Secrétariat canadien de consultation scientifique
Secteur des Océans et des Sciences
Pêches et Océans Canada
200, rue Kent
Ottawa, ON
Canada, K1A 0E6

Courriel : CSAS-SCCS@dfo-mpo.gc.ca
Télécopieur : 613-990-2471