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Réponses des sciences
Contenu
La présente série documente les réponses fournies par le secteur des Sciences du MPO sur les enjeux traités dans le cadre des processus spéciaux de réponse des Sciences (PSRS). Les PSRS sont généralement utilisés lorsque le secteur des Sciences doit répondre à des demandes urgentes et imprévues d’information ou d’avis scientifiques ou encore, à une demande sur un sujet ayant déjà fait l’objet de consultations.
On trouvera une description plus détaillée des PSRS et des situations justifiant leur utilisation dans les Lignes directrices opérationnelles pour les processus spéciaux de réponse des Sciences (PSRS).
Fondamentalement, les PSRS donnent au Secteur des Sciences du MPO la souplesse nécessaire pour répondre rapidement aux besoins des clients. Contrairement aux avis scientifiques, les réponses des Sciences ne sont pas nécessairement produites à la suite de réunions de consultations exhaustives et inclusives. Plusieurs d’entre elles représentent en fait de l’information ou des avis provisoires formulés de façon urgente et qui pourraient faire l’objet d’une révision à une date ultérieure dans le cadre d’un processus plus complet.
Processus d’examen et d’approbation
Les rapports peuvent être approuvés par un gestionnaire ou un directeur des sciences assumant des responsabilités au niveau d’une division ou d’un palier plus élevé ou par leur représentant. Chaque région a la possibilité de préciser le palier auquel l’approbation doit être donnée en fonction du cas étudié. L’autorité approuvant la diffusion de chaque rapport doit être clairement identifiée dans le rapport.
Dans le cas des processus zonaux, la région responsable coordonne généralement le processus d’examen et d’approbation et s’assure que chaque région concernée a la possibilité d’approuver le rapport. Le SCCS peut également faciliter la coordination de l’approbation lorsque c’est nécessaire.
L’examen et l’approbation des rapports nationaux sont quant à eux coordonnés par le Secrétariat canadien de consultation scientifique (SCCS).
Langues
Comme cette série est destinée au grand public, toutes les réponses des Sciences doivent être produites à la fois en français et en anglais.
Les réponses des Sciences régionales sont traduites et vérifiées au sein des bureaux régionaux, tandis que les réponses des Sciences nationales relèvent de la responsabilité du SCCS.
Les rapports zonaux sont généralement traduits et vérifiés par la région responsable qui a produit le rapport.
Système de numérotation
Le système de numérotation des réponses des Sciences comprend l’année de publication et un numéro séquentiel (par exemple : 2007/001). Le numéro séquentiel est ramené à zéro au début de chaque année.
Afin de documenter adéquatement le contexte et les raisons justifiant la production d’une réponse des Sciences, les centres des avis scientifiques (CAS) régionaux, qui sont engagés auprès des clients demandeurs, peuvent utiliser un formulaire de demande d’information et/ou d’avis scientifique. Ce formulaire est disponible sur demande auprès du SCCS ou du centre des avis scientifiques régional concerné. Une fois rempli, ce formulaire doit être soumis au SCCS (csas-sccs@dfo-mpo.gc.ca) avec le titre de la réponse des Sciences attendue et la date de diffusion proposée. Lorsqu’il est confirmé qu’un processus spécial sera utilisé, un numéro est assigné, et le formulaire de demande est classé dans les dossiers du SCCS.
Si, après qu’un numéro a été assigné, on décide de ne pas publier la réponse des Sciences, il faut en aviser dès que possible le Secrétariat qui pourra alors réassigner le numéro du rapport et ainsi éviter toute interruption dans la séquence de numérotation.
Format
Le gabarit des réponses des Sciences ci-après comprend une brève description du contenu, des titres obligatoires ou facultatifs de chaque section ainsi que des exigences pour la présentation, dont le type de police et les paramètres pour les titres principaux.
Comme pour toutes les autres publications du SCCS, les figures en couleur ne doivent être utilisées qu’en dernier recours pour conserver l’intégrité de l’information, puisque ce ne sont pas tous les utilisateurs qui ont accès à une imprimante couleur, et afin de limiter les coûts d’impression, à la fois pour le secteur des Sciences du MPO et pour les clients.
Gabarits pour les réponses des Sciences (MS Word) téléchargeables
Soumission au SCCS
Soumissions électroniques pour affichage sur Internet
Les publications sont disponibles sur le site Web du SCCS en format PDF (Portable Document Format). Les documents convertis en format PDF occupent moins d’espace et peuvent être téléchargés plus rapidement par les utilisateurs. Pour que cela soit possible, les documents électroniques doivent être complets.
Les rapports sont généralement affichés sur le site du SCCS dans les jours suivant leur dépôt au Secrétariat.
Les documents peuvent être soumis en format PDF s’ils respectent tous les critères de rédaction. Si des modifications sont requises, le Secrétariat communiquera avec le bureau du centre des avis scientifiques afin de coordonner l’apport des modifications. Il est à noter qu’il faut tout de même présenter une version en MS Word à des fins d’archivage.
Les soumissions électroniques peuvent être acheminées par courriel à l’adresse csas-sccs@dfo-mpo.gc.ca. Même si l’on s’attend à ce que les réponses des Sciences soient brèves, les documents volumineux (supérieurs à 8000 Ko ou 8 Mo) peuvent être placés sur un site FTP (File Transfer Protocol). Des disques compacts (CD) peuvent aussi être envoyés par courrier. Enfin, d’autres options peuvent également être étudiées avec le Secrétariat.
Exemplaires sur papier pour répondre à des demandes et pour l’archivage
Le SCCS n’a besoin que d’un exemplaire du rapport dans chaque langue, mais on doit également s’assurer que deux exemplaires soient envoyés aux Archives nationales du Canada. Si le bureau du centre des avis scientifiques accepte de transmettre deux exemplaires de la réponse des Sciences (dans chaque langue) aux Archives nationales du Canada, alors un seul exemplaire doit être envoyé au SCCS. Autrement, trois exemplaires de chaque rapport et dans chaque langue doivent être envoyés au SCCS à l’adresse suivante :
Secrétariat canadien de consultation scientifique
Pêches et Océans Canada
200, rue Kent, boîte postale 8W135
Ottawa (Ontario) K1A 0E6
Distribution
La distribution des réponses des Sciences régionales (en anglais et en français) est assurée par les secrétariats régionaux, tandis que le SCCS s’occupe des rapports nationaux. Les rapports zonaux sont habituellement distribués par la région responsable du processus à l’origine du rapport. Toutefois, le SCCS peut apporter son aide lorsque la situation l’exige.
