Comptes rendus

Contenu

La série des comptes rendus comprend habituellement des résumés des discussions et/ou des procès verbaux de réunions liés à des ateliers ou à des examens par les pairs effectués pour la prestation de conseils scientifiques, et organisés par le Secteur des sciences du MPO ou en collaboration avec celui-ci.

Processus d'examen et d'approbation

Les comptes rendus des réunions régionales sont rédigés par les régions concernées et sont examinés et approuvés selon les procédures propres à celles ci. Le Secrétariat canadien de consultation scientifique (SCCS) est responsable des comptes rendus des réunions nationales et zonales.

Langue

La traduction de tous les comptes rendus est fortement recommandée et peut même être obligatoire pour les questions d'intérêt général. Les résumés doivent toujours être offerts dans les deux langues officielles.

Numérotation des comptes rendus

Les numéros de comptes rendus sont composés de l'année de publication suivie d'un numéro de série (par exemple, 2004/001). Le numéro de série est remis à zéro au début de chaque année.

Toute demande relative à un numéro de compte rendu doit être faite auprès du SCCS (csas-sccs@dfo-mpo.gc.ca) et devrait comprendre le nom de la série (Comptes rendus), le titre du rapport et le nom du président et/ou de l'éditeur. Lorsqu'il est décidé qu'un compte rendu déjà numéroté ne sera pas publié, le SCCS devrait en être avisé le plus rapidement possible afin que le numéro dudit compte rendu soit attribué à un autre document pour éviter d'avoir une série discontinue de numéros.

Format

Le contenu des comptes rendus est assez flexible, mais il doit toujours comprendre un résumé dans les deux langues officielles, un ordre du jour, une liste des participants, un résumé des discussions sur chacun des sujets abordés et s'il y a lieu, une liste des recommandations formulées. Une table des matières est optionnelle.

Le modèle de compte rendu du SCCS devrait être téléchargé à partir de l'un des liens ci-dessous.

Les documents doivent être tapés à simple interligne et avoir une page couverture fidèle au modèle correspondant (p. ex. le modèle de 2004 doit être utilisé pour un document auquel un numéro de la série 2004 a été attribué). Toutes les pages, y compris les figures et les tableaux, doivent être numérotées à l'exception de la page couverture. Le texte des documents bilingues peut être présenté en deux colonnes. Les figures et tableaux devraient tous être accompagnés d'une légende. Les figures en couleur ne devraient être utilisées qu'en dernier recours afin de maintenir l'intégrité des données, puisque les utilisateurs n'ont pas tous une imprimante couleur à leur disposition, et afin de réduire au minimum les coûts d'imprimerie pour le Secteur des sciences du MPO et pour les clients.

La page couverture devrait être imprimée sur du carton « Sea Blue » (veuillez consulter votre imprimeur local et demander du papier Hammermill Brite-Hue Semi-vellum (8 1/2 x 11 - 23.38M-S65, #10297-0). Un carton en blanc « Sea Blue » doit être utilisé comme page couverture arrière. Le compte rendu devrait être relié à l'aide d'anneaux plastiques ou de colle.

Modèles de compte rendu téléchargeables (MS Word) :

• 2010 : français - anglais
• 2011 : français - anglais

Soumission au SCCS

Les documents approuvés doivent être envoyés au SCCS.

Secrétariat canadien de consultation scientifique
Pêches et Océans Canada
200 Kent, Ottawa (Ontario) K1A 0E6

Tous les comptes rendus de la série 2010 doivent être approuvés et soumis au secrétariat avant le 31 mars 2011.

Soumission de documents sous format électronique pour affichage sur Internet

Les documents soumis en MS Word sont convertis en format PDF (Portable Document Format) pour être ensuite rendus publics sur le site Web du SCCS. Les documents convertis en format PDF occupent moins d'espace et peuvent être téléchargés plus rapidement par les utilisateurs. Pour que cela soit possible, il est nécessaire que les documents électroniques soient complets.

Les comptes rendus sont généralement affichés sur le site du SCCS dans les jours suivant leur soumission au secrétariat.

Les documents peuvent être soumis en format PDF s'ils satisfont aux critères de rédaction. Si des modifications sont requises, le SCCS communiquera avec le bureau du Processus consultatif régional (PCR) pour coordonner les modifications.

Les documents peuvent être transmis par courriel à csas-sccs@dfo-mpo.gc.ca. Les fichiers volumineux peuvent être soumis en format compressé (ZIP) ou par un site FTP (protocole de transfert de fichier). Des disques compacts peuvent aussi être expédiés par courrier.