Audit de la gestion des laboratoires

Projet 6B288

Date : 7 décembre 2017


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Sommaire

L'objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable que des pratiques de gestion saines liées à la gestion des laboratoires sont en vigueur. La portée de l’audit comprenait une évaluation du cadre de contrôle de la gestion pour la gestion des laboratoires, plus particulièrement des instituts et des centres expérimentaux gérés par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans (SSEO).

L’audit a été effectué dans les régions et à l'Administration centrale. Des visites des sites, des instituts et des laboratoires de Pêches et Océans Canada (MPO) des régions du Pacifique, des Maritimes, du Centre et de l'Arctique, et du Golfe ont été menées, car ces régions comptent le plus grand nombre de laboratoires et pour la plus grande superficie totale des laboratoires scientifiques. Pour les régions du Québec et de Terre-Neuve, un sondage électronique a été envoyé afin d'obtenir des renseignements supplémentaires pour une couverture accrue.

L’audit a porté sur les domaines suivants : la gouvernance et l'orientation stratégique, la gérance environnementale, ainsi que la gestion des finances et des ressources. L’audit ne portait pas sur la santé et la sécurité au travail, la sécurité et la sûreté, la gestion des biens immobiliers ou de l'information et les technologies de l'information, ces domaines faisant déjà l'objet d’audits antérieurs ou seront couverts dans le cadre d’audits futurs. L’audit ne touchait pas les laboratoires à bord de navires, à l'intérieur des stations expérimentales et des campements scientifiques, car ceux-ci ne représentent qu'une infime partie de l'espace de laboratoire du MPO. Les laboratoires du Programme national sur la santé des animaux aquatiques ont également été exclus, leur conformité étant surveillée par des organismes de réglementation externes.

Pourquoi c’est important

Dans le budget de 2016, le gouvernement a annoncé 197 millions de dollars sur cinq ans pour intensifier les travaux de recherche scientifique du Ministère sur les océans et les eaux douces, et un investissement supplémentaire de 1,5 milliard de dollars dans le Plan de protection des océans. Cela représente des investissements importants au MPO et à la Garde côtière canadienne. Étant un ministère à vocation scientifique, le MPO compte sur un programme scientifique dynamique pour recueillir de l'information et des données qualitatives et quantitatives combinées à des analyses et à des conseils scientifiques d'experts qui appuient directement le processus décisionnel ainsi que la mise en œuvre des programmes et des politiques de ses opérations au Canada et à l'échelle internationaleFootnote 1. Le travail des scientifiques du MPO appuie directement les divers secteurs et programmes du Ministère et il est essentiel à la réalisation de son mandat. Les travaux réalisés par les scientifiques du MPO sont menés principalement dans des laboratoires situés à travers le pays. Les activités menées dans les laboratoires comprennent sans s'y limiter diverses activités de recherche, comme l’échantillonnage et les tests physiques de différentes espèces, l’évaluation et la surveillance des stocks, les sciences écologiques, la recherche sur les espèces aquatiques envahissantes, ainsi que l’habitat des sciences et la modélisation.

Compte tenu de la quantité importante de fonds d'investissement dans les programmes du Secteur des sciences du MPO et de leur complexité, ainsi que la nature des travaux réalisés par les scientifiques du MPO et leur dépendance à l'égard de l'utilisation des laboratoires et des ressources qui s'y trouvent, il est important qu'un solide cadre de contrôle de la gestion soit mis en place afin de gérer les laboratoires de sorte que les scientifiques continuent d'avoir l'espace et les outils nécessaires pour effectuer leur travail.

Principales constatations

Notre évaluation du cadre de contrôle de gestion pour la gestion des laboratoires est que le MPO a généralement de bonnes structures de gouvernance et des pratiques de gérance environnementale efficaces en place pour soutenir la gestion des laboratoires. On a cependant noté certains points à améliorer. Même si aucun problème important n'a été relevé en ce qui a trait aux procédures opérationnelles en laboratoire, l’audit a également permis de constater qu’il est possible de normaliser les procédures opérationnelles dans toutes les régions du MPO. En outre, il est possible de veiller à ce que les principaux renseignements sur le rendement soient recueillis et présentés à la haute direction et aux comités de surveillance pertinents pour appuyer la prise de décisions. Plus précisément, nous avons observé :

  • Des possibilités d’identifier les indicateurs de rendement clés (IRC) en ce qui a trait à la gestion des laboratoires (p. ex., utilisation, coûts) et de recueillir et présenter les résultats des IRC à la haute direction et aux comités de supervision pertinents;
  • Un manque d'uniformité des pratiques régionales en raison d'une absence de politiques, de directives et de procédures nationales;
  • Un manque d'uniformité dans la surveillance, la production de rapports et les processus d'évaluation complète des risques;
  • Un manque d'uniformité des pratiques régionales en matière de vérification des actifs.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons observé une gouvernance et des pratiques de gérance environnementale appropriées par rapport à la gestion des laboratoires. Les activités de laboratoires sont déterminées dans le but de répondre aux besoins des programmes et de s'harmoniser avec les objectifs ministériels. Elles sont appuyées par des mécanismes de surveillance adéquats. Des protocoles, des lignes directrices et des procédures sont en place en ce qui a trait à l’entreposage, la manutention et l'élimination des matières dangereuses et des eaux usées dans les laboratoires, et ceux-ci sont transmis aux utilisateurs des laboratoires afin d'éviter les effets environnementaux négatifs. Cependant, il existe des possibilités d’amiliorer le cadre de contrôle de la gestion en ce qui concerne la gestion des laboratoires. Plus précisément, l’audit a permis de constater que des améliorations sont nécessaires en ce qui a trait aux renseignements précis des rapports sur le rendement aux intervenants concernés; aux processus de surveillance et de production de rapports; au processus d'évaluation des risques; et aux pratiques de vérification des ressources.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations de l’audit, a accepté les recommandations formulées dans le rapport et a élaboré un plan d’action de gestion afin d'assurer leur mise en œuvre. Ce plan a été intégré au présent rapport.

Approbations

Le rapport de l’audit interne de la gestion des laboratoires a été présenté au Comité ministériel d’audit le 7 décembre 2017. Le rapport a été recommandé aux fins d'approbation par le Comité ministériel d’audit le 7 décembre  2017 puis approuvé par le sous-ministre le 15janvier 2018.

Contexte

Étant un ministère à vocation scientifique, le MPO compte sur un programme scientifique dynamique pour recueillir de l'information et des données qualitatives et quantitatives combinées à des analyses et à des conseils scientifiques d'experts qui appuient directement le processus décisionnel ainsi que la mise en œuvre des programmes et des politiques de ses opérations au Canada et à l'échelle internationaleFootnote 2. Le travail des scientifiques du MPO appuie directement les divers secteurs et programmes du Ministère et il est essentiel à la réalisation de son mandat. Leurs recherches et leur surveillance sont essentielles à l’élaboration de politiques et à la prise de décisions fondées sur des éléments probants et sont également utilisées par d'autres ordres de gouvernement, l'industrie, les communautés et les partenaires internationaux.

Les travaux effectués dans le cadre du programme scientifique du MPO pour fournir des renseignements utiles à la prise de décision ont lieu en grande partie dans les laboratoires. Le SSEO gère 13 instituts et centres expérimentaux situés dans six régions (Terre-Neuve-et-Labrador, Maritimes, Golfe, Québec, Centre et Arctique, et Pacifique). Ces centres et instituts occupent divers locaux à usage particulier, notamment des laboratoires, des ateliers, des écloseries et des locaux pour les équipements, dont le SSEO a besoin pour réaliser son programme. Les laboratoires peuvent être classés en cinq catégories différentes :

  • Laboratoires humides;
  • Salles ou laboratoires environnementaux contrôlés;
  • Laboratoire humide ou sec conventionnel comportant des applications qui lui sont propres;
  • Laboratoires secs;
  • Laboratoires de bioconfinement.

Les activités menées dans les laboratoires comprennent sans s'y limiter diverses activités de recherche, comme l’échantillonnage et les tests physiques de différentes espèces, l’évaluation et la surveillance des stocks, les sciences écologiques, la recherche sur les espèces aquatiques envahissantes, ainsi que l’habitat des sciences et la modélisation. Les produits en découlant, comme les articles scientifiques ainsi que les analyses et les conseils d’experts scientifiques, soutiennent le mandat et les priorités du MPO.

Au cours des deux dernières années, le gouvernement du Canada a réalisé d'importants investissements dans l'excellence scientifique afin d'assurer que les décisions soient étayées par des avis scientifiques solides. Le MPO a récemment annoncé la création de deux Centres d'entreprise des sciences, un dans la région du Pacifique au laboratoire de Vancouver OuestFootnote 3 et l'autre dans la région de l'Atlantique au Centre des pêches du Golfe Footnote 4. Le MPO a également annoncé des investissements dans l'Institut Maurice-Lamontagne au Québec et dans l'Institut des eaux douces de Winnipeg.

Objectif de l’audit

L'objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable que des pratiques de gestion saines liées à la gestion des laboratoires sont en vigueur. Plus précisément, l’audit a évalué si :

  • Des processus de gouvernance sont en place afin de soutenir la gestion des laboratoires au sein du Ministère;
  • Des processus sont établis afin d'atténuer les effets environnementaux négatifs potentiels lors de la manutention et de l'entreposage de matières dangereuses dans les laboratoires;
  • Les installations et les ressources des laboratoires du MPO sont gérées et exploitées de manière adéquate.

Portée de l’audit

L’audit était axé sur le cadre de contrôle de la gestion pour la gestion des laboratoires, plus précisément sur les activités, l'utilisation et l'équipement scientifique dans les laboratoires.  En fonction des résultats de l’évaluation des risques réalisée au cours de la phase de planification, l’équipe d’audit a déterminé qu’un examen plus approfondi était nécessaire dans les domaines suivants :

  • Gouvernance et orientation stratégique;
  • Intendance environnementale;
  • Gestion des finances et des ressources.

L’audit ne portait pas sur la santé, la sécurité et sûreté, ainsi que la sécurité au travail, la gestion des biens immobiliers ou de l'information et les technologies de l'information, ces domaines ayant déjà fait l'objet d’audit antérieurs ou devant faire l'objet d’audits futurs. L’audit ne touchait pas les laboratoires à bord de navires, à l'intérieur des stations expérimentales et des campements scientifiques, car ceux-ci ne représentent qu'une infime partie de l'espace de laboratoire du MPO. Les laboratoires du Programme national sur la santé des animaux aquatiques n'étaient pas non plus visés par l’audit, leur conformité étant surveillée par des organismes de réglementation externes.

Approche de l’audit

L'équipe d’audit a exécuté son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors. Ces normes exigent que la mission soit planifiée et exécutée de manière à obtenir une assurance raisonnable que son objectif sera atteint. Diverses techniques ont été employées dans le cadre de cet audit, dont une évaluation des risques de l’entité vérifiée, des entrevues, ainsi que des examens et des analyses de la documentation et de l’information.

L’audit a été effectué dans les régions et à l'Administration centrale. Des visites des sites, des instituts et des laboratoires du MPO des régions du Pacifique, des Maritimes, du Centre et de l'Arctique, et du Golfe ont été menées, car ces régions comptent le plus grand nombre de laboratoires et pour la plus grande superficie totale de ces laboratoires scientifiques. Pour les régions du Québec et de Terre-Neuve, un sondage électronique a été envoyé afin d'obtenir des renseignements supplémentaires pour une couverture accrue.

Constatations de l’audit

La présente section énonce les observations et les recommandations qui découlent de l’audit effectué. Bien que l’audit ait été mené en fonction des éléments d’enquête et des critères d’audit définis pendant la phase de planification, la structure de ce rapport suit les principaux thèmes ci-dessous :

  • Normalisation des pratiques opérationnelles et pratiques de gestion du risque;
  • Renseignements pour appuyer la prise de décisions.

Selon l’audit effectué et notre jugement professionnel, le risque associé à chaque observation a été noté à l’aide d’une échelle en trois points. Le classement des risques (élevé, modéré, faible) repose sur le niveau d’exposition au risque potentiel qui pourrait avoir, selon nous, des répercussions sur la réalisation des objectifs de Pêches et Océans Canada, et indique la priorité que la direction devrait accorder aux recommandations qui relèvent de cette observation. Les critères suivants ont servi à déterminer le niveau d’exposition au risque :

Élevé

Les contrôles sont inexistants ou inadéquats.

La conformité aux lois et aux règlements est insuffisante.

On a cerné des enjeux importants qui pourraient avoir des effets négatifs sur la réalisation des objectifs du programme et des activités.

Modéré

Des contrôles sont en place, mais ne sont pas suffisamment respectés.

Il existe un manque de conformité avec les politiques des organismes centraux et des ministères, et avec les procédures établies.

On a cerné certains enjeux qui pourraient avoir des effets négatifs sur l’efficience et l’efficacité des activités.

Faible

Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.

La conformité aux politiques des organismes centraux et des ministères, et aux procédures établies varie.

Les enjeux relevés sont moins importants, mais il existe des possibilités qui pourraient améliorer les activités.

Normalisation des pratiques opérationnelles et pratiques de gestion du risque

Gouvernance et orientation stratégique (risque faible)

La gouvernance est la combinaison des processus et des structures mise en œuvre pour éclairer, orienter, gérer et surveiller les activités de l'organisation en vue d’atteindre ses objectifs.Footnote 5 La gouvernance contribue à l'orientation stratégique, à la surveillance, à la prise de décisions et à l'imputabilité d'une organisation, ce qui la fait atteindre ses objectifs. Lorsqu’établis, suivis et communiqués de manière efficace, les politiques, les procédures et les outils assurent la conception et la prestation efficaces du programme.

Dans l'ensemble, nous avons observé de bonnes pratiques de gouvernance. Cependant, établir des politiques, des directives et des procédures à l'échelle nationale sur la gestion des laboratoires, cela permettrait d’uniformiser les pratiques régionales.

Les laboratoires du MPO sont dotés de mécanismes de surveillance.

Comme des mécanismes de surveillance solides appuient directement la mise en œuvre d'une bonne gouvernance organisationnelle, nous nous attendions à ce que des mécanismes de surveillance adéquats soient en place pour la gestion efficace des laboratoires. Dans le cadre de nos travaux d’audit nous avons constaté que c'était le cas.

En effet, des comités de surveillance sont formés à l'échelle nationale et régionale afin d'appuyer la coordination et la planification entre les régions. À l'échelle nationale, les principaux comités de supervision comprennent le Comité exécutif des sciences (CES), le Comité exécutif chargé des opérations scientifiques et le nouveau Comité de gestion des immobilisations et des actifs sectoriel. À l'échelle régionale, chaque région a sa propre structure de gouvernance différente. Les principaux comités à l'échelle nationale ont des mandats officiellement documentés et des procès-verbaux de leurs réunions qui sont conservés afin de faire le suivi des mesures à prendre.

Les activités en laboratoires sont identifiées afin de répondre aux besoins des programmes et de s'harmoniser avec les objectifs du Ministère.

Parce qu’il est important pour une organisation d'avoir des objectifs stratégiques et des orientations stratégiques définis et communiqués clairement, faisant cadre avec son mandat, nous nous attendions à ce que les activités en laboratoire soient identifiées afin de répondre aux besoins du programme, et de s'harmoniser avec l'ensemble des objectifs ministériels.

Les activités en laboratoires sont identifiées afin de répondre aux besoins des programmes et de s'harmoniser avec l'ensemble des objectifs du Ministère. L’audit a permis de constater que les besoins des programmes et les objectifs ministériels sont identifiés dans le cadre du Comité exécutif des sciences (CES) présidé par le sous-ministre adjoint du SSEO qui établit des objectifs prioritaires et attribue les budgets pour le secteur dans l'ensemble du Ministère. Le directeur général régional, par l'intermédiaire du Comité de gestion régional, intègre les objectifs de travail des divers secteurs pour assurer la prestation des priorités des programmes au niveau régional.

L’absence de politiques, de directives et de procédures au niveau nationale concernant la gestion des laboratoires s’est traduite par des pratiques régionales incohérentes.

Les politiques, les directives et les procédures sont importantes pour le fonctionnement efficace et efficient de l'organisation et résument les exigences, les rôles et les responsabilités, les processus et les procédures du Ministère dont le but est de guider les employés dans leurs activités de travail quotidiennes.  Ces instruments établissent et renforcent une approche de gestion uniforme dans l'ensemble du gouvernement et ils orientent clairement les ministères à l'égard de ce qu'ils doivent faire pour obtenir les résultats escomptés. Par conséquent, nous nous attendions à ce que des politiques, des directives et des procédures soient en place pour la gestion générale des laboratoires et que ceux-ci soient communiquées aux employés de laboratoire.

Un examen des documents d'orientation existants a révélé que, bien que des protocoles, des lignes directrices et des procédures existent pour aborder certains risques particuliers en matière de santé et de sécurité, comme la manutention des matières dangereuses et des eaux usées dans les laboratoires, l'orientation à l'échelle nationale en ce qui a trait aux bonnes pratiques de laboratoire de sécurité est désuète. Le Manuel sur la sécurité dans les laboratoires du MPO a été mis à jour en 1999. Les régions ont créé leurs propres politiques, directives et procédures pour combler le manque de directives nationales du MPO à jour et cela a entraîné un manque d'uniformité dans les pratiques régionales. Par exemple, les mesures de contrôle et les procédures en ce qui a trait au travail en solitaire dans un laboratoire, à l'accès aux salles d'entreposage de produits chimiques et au transport de ceux-ci varient d'une région à l'autre. L'absence de directives nationales pourrait conduire à un manque d'uniformité en ce qui a trait aux procédures opérationnelles, ce qui pourrait entraîner des inefficacités ou la non-conformité aux procédures de sécurité visant à maintenir des conditions de travail sécuritaires et saines.

La Directive du MPO sur la gestion des biens mobiliers décrit les exigences, les rôles et les responsabilités du MPO liés à la gestion de ses biens mobiliers. La directive du MPO est supportée par les lignes directrices du MPO sur la gestion des biens mobiliers. Les lignes directrices établissent les normes nationales minimales et documentent les exigences, les procédures et les processus à suivre pour les biens mobiliers.  Nous avons observé que les lignes directrices du MPO concernant la gestion des biens mobiliers ne permettent pas d'assurer la couverture appropriée des procédures et des processus mis en place pour permettre des normes de base pour l’entretient qui doivent être mises en œuvre au niveau de la direction générale.  Cela a entraîné un manque d'uniformité dans les pratiques régionales. Par exemple, il n'y a aucune exigence pour avoir des accords sur les niveaux de service en place pour entretenir des immobilisations de grande valeur. À ce titre, la réparation de l'équipement est souvent effectuée par le personnel de laboratoire; les remplacements de biens sont effectués selon les besoins et, bien souvent, ces remplacements surviennent bien au-delà de la durée de vie utile des biens. Lorsque l'entretien préventif des biens n'est pas effectué de façon uniforme, cela peut entraîner l'interruption des activités et des retards dans les projets.

Pratique de gestion des risques (risque faible)

La gestion des risques, qui implique une approche systématique servant à déterminer la meilleure voie à prendre en cas d'incertitude en identifiant, en évaluant, en comprenant et en communiquant les questions liées aux risques et en prenant des mesures à leur égard, est une composante essentielle d'une saine gestion. La gestion des risques aide les organisations à prendre des décisions éclairées; celles-ci comprennent mieux les risques et, en fin de compte, elles répondre de façon proactive au changement par l'atténuation des menaces et tirent profit des situations créées par l'insécurité qui menace les objectifs de l'organisation. Une saine gestion des risques consiste à appuyer la prise de décisions stratégiques qui contribue à l'atteinte des objectifs globaux de l'organisation.Footnote 6

Nous avons observé que les risques pour la santé et la sécurité sont identifiés et surveillés par les comités, et ce dans le cadre de pratiques en matière de santé et sécurité au travail. Cependant, il existe des possibilités pour que les décisions liées à la gestion des laboratoires soient soutenues par un processus d'évaluation des risques complet, afin d’identifier, d'évaluer et de hiérarchiser les risques et d'appliquer et d'intégrer de façon uniforme les risques dans les pratiques clés de l'ensemble des régions du MPO.

Il y a un manque de processus d'évaluation des risques complet, afin d’identifier, évaluer et prioriser les risques en ce qui a trait aux activités de laboratoire.

Étant donné que des solides pratiques de gestion des risques appuient directement la prise de décisions stratégiques, nous nous attendions à ce que les activités des laboratoires tiennent compte des risques et à ce que ces risques soient évalués, classés par ordre de priorité, et qu'une stratégie d'atténuation visant à atteindre les objectifs du programme soient élaborés.

Cependant nous avons observé que ce n’est pas toutes les régions qui disposent d'un processus d'évaluation des risques complet leur permettant de cerner, d'évaluer et de hiérarchiser les risques en ce qui a trait aux activités de laboratoire.

Effectivement, l’audit a permis de constater que les risques pour la santé et la sécurité sont déterminés et surveillés dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail (SST). Dans le cadre de ce programme, chaque laboratoire est tenu d'effectuer une analyse des risques liés à la tâche afin de déterminer les dangers prévisibles associés à des activités en laboratoire. En plus, les risques liés aux projets scientifiques individuels sont évalués et gérés par l'agent de projet. Toutefois, ce n’est pas toutes les régions qui disposent d'un processus d'évaluation des risques complet leur permettant de cerner, d'évaluer et de hiérarchiser tous les risques en ce qui concerne les activités des laboratoires (ne se limite pas aux risques liés à la santé et à la sécurité, ou les risques pour les projets scientifiques individuels).

De plus, l’audit démontre que les risques liés à la disponibilité de l'espace ou de l’équipement de laboratoire n'ont pas été pris en compte. Par exemple, lorsqu'une défaillance en ce qui a trait à de l'équipement de grande valeur se produit, les activités qui nécessitent l'équipement sont soit retardées jusqu'à ce que le personnel de laboratoire veille à la réparation de l'équipement, ou d'autres solutions de rechange sont trouvées. Selon le personnel de laboratoire régional, il est souvent arrivé que l'équipement de grande valeur de certaines installations soit défaillant en raison de son âge. Cinquante-quatre pour cent des immobilisations du MPO qui sont classés comme de l'équipement scientifique ou de laboratoire dépassent leur durée de vie utile au sein du MPO. Tandis que 61 % du total des immobilisations sont considérés comme dépassant leur durée de vie utile, avec un coût d'acquisition initial totalisant 521 millions de dollarsFootnote 7. Bien qu'un processus de planification formel soit en place pour l'acquisition ou du remplacement de nouveaux immobilisations, certaines régions ont élaboré des plans de contingence opérationnels en cas de manque d'espace de laboratoire, d'un bris d’équipement, ou elles ont des ententes avec des fournisseurs externes pour l'utilisation de leurs laboratoires. Un processus d'évaluation des risques complet permettrait de recueillir et de répertorier ces cas et d'attribuer une cote de risque et une stratégie d'atténuation qui prendrait en compte la nécessité d'accords sur les niveaux de service, de plans de remplacement, ou une mise à niveau dans le cadre du processus de planification formel.

Une bonne pratique en ce qui a trait à l’identification, à l'évaluation et à la priorisation des risques consisterait à mettre en place un registre des risques.  Un registre des risques permettrait aux gestionnaires d’identifier, de hiérarchiser et d'atténuer les principaux risques.

En l'absence d'un processus d'évaluation des risques complet, les renseignements sur les risques et les principes de gestion des risques ne peuvent pas être appliqués ou intégrés à d'autres décisions clés liées à la planification stratégique et opérationnelle, l'affectation ou la réaffectation des ressources, etc.

Gérance environnementale (faible)

Nous avons observé que les laboratoires du MPO dans l'ensemble des régions ont de bonnes pratiques de gérance environnementale et cela est étayé par le fait qu'il n'y a pas eu d'incidents de rejet de déchets dangereux ou d'eaux usées au cours des deux dernières années dans l'ensemble des régions du MPO.

Les laboratoires du MPO dans l'ensemble des régions ont de bonnes pratiques de gérance environnementale.

Nous nous attendions à ce que l’entreposage, la manutention et l'élimination des matières dangereuses et des eaux usées dans les laboratoires soient bien gérés afin d'éviter les effets négatifs sur l'environnement.

L’audit a permis de constater que les laboratoires sont régis par de nombreux règlements nationaux et internationaux, comme la partie II du Code canadien du travail, le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail et la Loi sur les produits dangereux et les règlements afférents. Les régions ont aussi élaboré des politiques et des lignes directrices, par exemple à la Station biologique de St. Andrews (SBSA), la direction a mis en place la politique de gestion des produits chimiques pour assurer une manipulation sécuritaire et efficace de produits chimiques utilisés dans les laboratoires. L'élimination des matières et des déchets dangereux est menée conformément aux réglementations et des mesures appropriées sont en place pour gérer les eaux usées provenant des laboratoires avant d'entrer dans le réseau hydrographique de la ville ou l'environnement afin de prévenir la contamination.

Le comité de SST effectue des inspections trimestrielles des laboratoires pour veiller à ce que les utilisateurs respectent la quantité de produits chimiques autorisés, conformément aux règlements et aux politiques. Les laboratoires et les locaux d'entreposage de produits chimiques sont munis d'équipement de protection individuel et des trousses de nettoyage en cas de déversement. De plus, une formation sur le transport et la manipulation de marchandises dangereuses ou de matières dangereuses et d'intervention environnementale est donnée au personnel de laboratoire. Par exemple, les nouveaux employés doivent suivre la formation obligatoire sur le système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail, les premiers soins et les interventions en cas de déversement. La formation est suivie par les superviseurs des laboratoires et le comité de SST.

Gestion des ressources et des finances (risque modéré)

L'environnement de contrôle correspond à l'ensemble des normes, des processus et des structures qui constituent le fondement de l'exécution du contrôle interne dans toute l'organisation.Footnote 8 Un cadre de contrôle ministériel intégré, comprenant des actifs, de l’argent, des gens et des services, devrait être créé à tous les niveaux de l’organisation et devrait définir la manière dont les activités devraient être exercées, tout en veillant à ce que les principes sous-jacents soient clairs pour les employés.

Nous avons observé que les procédures et les mesures de contrôle sont en place pour protéger l'utilisation des actifs et, consigner, protéger, surveiller et vérifier les immobilisations utilisées dans les laboratoires. Toutefois, l’audit a permis de déterminer que des améliorations devront être apportées en matière des pratiques de surveillance régionales en ce qui a trait à la vérification des actifs. En outre, nous avons constaté qu'il y a une absence de processus et de système officiels pour créer un inventaire complet et d’identifier l'équipement considéré comme excédentaire ou disponible aux fins de transfert à d'autres régions.

L’entretien et l'examen de l'inventaire sont effectués d’une façon irrégulière et, dans certains cas, les pratiques actuelles ne sont pas conformes aux exigences de la politique du MPO.

Étant donné que l'objectif des activités de gestion du matériel est de veiller à ce que les biens matériels soient gérés par les ministères et organismes fédéraux d'une manière durable et responsable sur le plan financier, afin de favoriser la prestation de programmes gouvernementaux, nous nous attendions à ce que des processus soient en place pour l'enregistrement, la protection, la surveillance et la vérification périodique des immobilisations utilisées dans les laboratoires aux fins de gestion du cycle de vie des actifs.

Le Guide de gestion du matériel du Conseil du Trésor décrit la gestion du cycle de vie comme la gestion efficace et efficiente des actifs, de l’identification des exigences des programmes jusqu'à une éventuelle élimination des actifs.Footnote 9 La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor exige que les administrateurs généraux s'assurent que le risque de pertes ou de dommages liés aux biens matériels du gouvernement fédéral soit réduit au minimum. En vertu de cette politique, les administrateurs généraux sont responsables de la surveillance et de la production de rapports en lien avec la gestion du matériel dans leurs ministères respectifs. Plus précisément, ils doivent s'assurer qu'un régime de contrôle et de supervision soit en place afin de veiller au respect de la présente politique et à ses directives connexes.Footnote 10

Les directives et les lignes directrices du MPO sur la gestion des biens mobiliers, en général, décrivent les mêmes exigences et orientations stipulées dans la Politique sur la gestion du matériel du SCT. Conformément aux directives et aux lignes directrices sur la gestion des biens mobiliers du MPO, les gestionnaires des centres de responsabilité (GCR) sont responsables d’assurer l'utilisation sécuritaire, l'entretien adéquat, l'entreposage et la sécurité physique des biens mobiliers des GCR; en effectuant une vérification physique des biens mobiliers en question et en identifiant si un bien mobilier doit être éliminé ou considéré comme excédentaire.

Nous avons observé que des procédures et des mesures de contrôle sont en place pour protéger l'utilisation des actifs contre le gaspillage, l'abus ou la fraude. Par exemple, il existe des procédures pour restreindre l'accès aux installations de laboratoire et aux zones d'entreposage au personnel autorisé uniquement. Cette pratique est mise en application en attachant l'équipement ou en donnant accès direct par clé ou carte magnétique (électronique). En outre, il y a des processus en place pour veiller à ce que seul le personnel formé et autorisé ait la permission d'utiliser l'équipement. L'équipe d’audit a observé de bonnes pratiques, comme l'orientation obligatoire au milieu de travail, la connaissance des dangers et les sessions de formation.

Toutefois, l'entretien et l'examen de l'inventaire sont effectués d’une façon non régulière et, dans certains cas, les pratiques actuelles ne sont pas conformes aux exigences de la politique du MPO. Les audits antérieurs ont relevé des faiblesses dans les mesures de contrôle de gestion des inventaires, qui sont actuellement traitées par le secteur du DPF. Les éléments suivants font ressortir nos observations en ce qui concerne les responsabilités des GCR à l'échelle des régions du MPO :

  • Conformément à la directive sur la gestion des biens mobiliers du MPO, les GCR doivent effectuer, sur une base annuelle, une vérification physique des biens mobiliers sous leur responsabilité. Nous avons relevé quelques incohérences en ce qui a trait à la vérification annuelle des actifs physiques. Bien que certains détenteurs d'actifs effectuent la vérification physique sur une base annuelle et fournissent une mise à jour de leur inventaire aux gestionnaires régionaux des actifs, d'autres détenteurs d'actifs ne font pas les examens d'inventaire ou ils les font de façon ponctuelle.
  • De plus, il n'existe aucun processus de vérification documenté pour assurer la normalisation des pratiques d'examen dans l'ensemble des régions. L'examen de la liste de vérification des actifs nationaux obtenus des Services du matériel et des acquisitions a révélé que, pour l'exercice financier 2016-2017, seulement 14,4 %Footnote 11 des actifs ont été vérifiés dans le cadre de l'exercice annuel de vérification.

L'absence de pratiques de surveillance uniformes à l'échelle régionale peut entraîner la perte ou le détournement des biens. En plus, l'inventaire de l'équipement incomplet ou inexact pourrait entraîner une incapacité des GCR à gérer correctement le cycle de vie des actifs, conformément à la directive et aux lignes directrices du MPO.

Les processus de planification de l'acquisition et de l'élimination des actifs sont en place; cependant, il serait possible d'améliorer les pratiques régionales en ce qui a trait à l'échange et à l'élimination de l'équipement excédentaire.

Le Secteur des sciences a mis en œuvre un processus annuel de planification de l'acquisition d'immobilisations qui oriente les décisions d'investissement selon les priorités du programme. Le processus de planification est intégré à l'échelle régionale et nationale et a lieu chaque année dans le cadre de la planification des immobilisations et de l'exercice d'affectation.

En outre, certaines régions ont mis sur pied un processus visant à faciliter l'échange de l'équipement de laboratoire. Même s'il s'agit d'une bonne pratique qui pourrait être mise en œuvre à l'échelle nationale, il faudrait un processus et un système de suivi officiels en place pour répertorier les équipements excédentaires ou disponibles qui pourraient être échangés ou transférés à d'autres régions. Le groupe des actifs et de l'infrastructure à l'ACN a indiqué que le Comité de gestion des immobilisations et des actifs sectoriel a décidé que la réaffectation de l'équipement à l'échelle des régions sera incluse dans la demande de financement de réaffectation en cours d'exercice, et qu'un processus mensuel sera établi pour répertorier l'équipement disponible dans d'autres régions devant être transféré, soit de façon temporaire ou permanente. Ces demandes seront ensuite approuvées par le Comité exécutif chargé des opérations scientifiques. Le comité permettrait également de veiller à ce que les actifs soient enregistrés dans le répertoire.

En outre, nous avons observé que, bien qu'il existe un processus officiel établi concernant l'élimination des actifs, il n'est pas toujours suivi systématiquement par les régions. Lorsqu'un actif a atteint la fin de sa durée de vie utile ou est jugé comme étant excédentaire, le GCR indique les biens mobiliers à éliminer et déclare qu'il s'agit d'un excédent au gestionnaire régional des actifs qui coordonne l'élimination des biens mobiliers au nom de ce dernier. Dans le cadre du processus d'élimination, le GCR doit remplir et signer un formulaire d'aliénation d’un bien mobilier, puis le soumettre au gestionnaire régional des actifs. Les biens mobiliers déclarés excédentaires doivent être retirés des lieux et éliminés dès que possible, une fois qu'ils ont été désignés comme tels. L'examen effectué par l'équipe d’audit a indiqué que, bien que les formulaires d'aliénation dûment signés aient été fournis sur demande, le retrait des actifs des lieux et l'élimination n'ont pas toujours été réalisés. Par exemple, dans un cas, l'actif a été retiré du système financier Abacus en janvier 2000; cependant, il n'a pas été retiré des lieux à ce moment-là et n'a pas été éliminé en utilisant des méthodes appropriées de gestion du matériel. La région n'a pas été en mesure de fournir un compte rendu de cette opération.

Recommandation no 1 : Afin de renforcer la normalisation des pratiques opérationnelles et de gestion des risques pour appuyer le cadre de contrôle de la gestion sur la gestion des laboratoires, le sous-ministre adjoint, Sciences des écosystèmes et des océans devrait s'assurer que :

  • L'orientation à l'échelle nationale est établie concernant les bonnes pratiques de sécurité en laboratoire pour remplacer ou mettre à jour le Manuel sur la sécurité en laboratoire du MPO datant de 1999;
  • Une évaluation est effectuée sur la meilleure façon de mettre en oeuvre un processus exhaustif d'évaluation des risques qui évalue tous les risques liés à l'utilisation, aux activités de laboratoire, etc.;
  • Un processus formel est établi pour faciliter la relocalisation ou le partage d'équipement entre les régions, lorsqu'un besoin a été déterminé;
  • Des vérifications annuelles des actifs sont effectuées par les régions d'une manière conséquente et au moment opportun.

Réponse de la direction

  • 1.1 : Le Comité des actifs scientifiques collaborera avec les membres des directions régionales pour évaluer les pratiques de sécurité en fonction du manuel de sécurité en laboratoire du MPO (1999); l'objectif sera de mettre à jour ce manuel et d'assurer l'application uniforme des nouvelles normes à l'ensemble des installations du MPO. Date d'achèvement prévue : octobre 2018
  • 1.2 : Une évaluation sera menée pour la mise en oeuvre d’un processus approfondi d'évaluation des risques liés aux activités en laboratoire pour les installations du MPO. Date d'achèvement prévue : mars 2019
  • 1.3 : Un processus a été mis en place pour déceler les possibilités en cours d'exercice permettant de transférer de l'équipement d'une région à une autre. Ce processus sera élargi et intégré au processus annuel de planification des immobilisations du secteur. Date d'achèvement prévue : janvier-février 2018, en même temps que les activités annuelles de planification des immobilisations du secteur
  • 1.4 : Le Comité des actifs scientifiques vient d'entamer des travaux pour mettre sur pied un inventaire complet des actifs scientifiques au pays et pour valider tous ces actifs; cet inventaire sera maintenu et mis à jour tous les ans. Cette initiative en est au stade de développement du plan de travail. Date d'achèvement prévue : mars 2019 (mise à jour annuelle)

Renseignements pour appuyer la prise de décisions

Diffusion des renseignements (risque modéré)

L'information est nécessaire pour qu'une entité puisse assumer ses responsabilités de contrôle interne à l'appui de l'atteinte de ses objectifs. La gestion obtient ou génère et utilise des renseignements pertinents et de qualité provenant de sources internes et externes pour appuyer le fonctionnement du système de contrôle interne.Footnote 12

Nous avons constaté que les résultats à l'échelle des projets spécifiques de laboratoire sont surveillés et font l'objet de rapports aux fins de prise de décisions. Il y a des indicateurs de rendement clés (IRC) établis pour les programmes scientifiques nationaux et ces progrès sont communiqués à la haute direction dans le cadre du Rapport sur les résultats ministériels et du Plan ministériel. Toutefois, il est possible d'obtenir, de surveiller et de produire des rapports sur des informations de rendement propres aux laboratoires pour faciliter la prise de décisions à l'égard de la gestion des installations de laboratoire.

Les résultats du projet sont présentés; cependant, les indicateurs de rendement propres au laboratoire ne sont ni saisis, ni surveillés, ni signalés aux comités de surveillance.

Depuis 2015, le SSEO a participé à deux évaluations de son espace de laboratoire. La première était la stratégie par catégorie d’actifs (SCA) des laboratoiresFootnote 13 dans le cadre du portefeuille des Biens immobiliers et la deuxième, l'Initiative des Sciences 2016.  Concernant la SCA, l'objectif consistait à fournir des renseignements sur l'orientation future du programme à l'égard des exigences de laboratoire, tandis qu'une composante de l'Initiative des Sciences 2016Footnote 14 comprenait l'examen du laboratoire et de l'utilisation de l'équipement.

Stratégie par catégorie d'actifs des laboratoires

Dans le cadre du SCA, SSEO était chargé de préparer un SCA pour les laboratoires dans le cadre du porterfeuille de la stragégie des Biens immobiliers. SSEO a évalué son utilisation de laboratoire par l'élaboration d'une formule qui comprend la fréquence d'utilisation et le taux d'occupation. La formule a été définie comme suit : (% de fréquence x % d'occupation) / 100 = taux d'utilisation de l'espace et pris en compte les périodes saisonnières, et annuelles. Les Biens immobiliers ont intégré la SCA aux plans de zones géographiques et aux plans de gestion des sites; il en résutle une solution immobiliaire rentable, pour mieux soutenir la demande ainsi que pour reduire la taille et les coûts de son portefolio.

Initiative scientifique de 2016

En janvier 2015, le Comité exécutif des sciences a lancé l'Initiative des Sciences de 2016. L'Initiative des Sciences de 2016 visait à positionner le Secteur des sciences pour veiller à ce qu’il:

  • Qu'il soit axé sur les priorités essentielles à la mission en matière de recherche et de surveillance;
  • Qu'il offre au ministre les meilleurs avis scientifiques professionnels possible;
  • Qu'il favorise et maintienne une culture axée sur l'excellence scientifique;
  • Qu'il régisse ses travaux d'une manière claire, efficace et efficiente;
  • Qu'il soit un membre efficace et apprécié des communautés nationales et internationales des sciences aquatiques et soit perçu comme tel;
  • Qu'il tire le maximum de chaque dollar, de chaque bâtiment et de chaque pièce d'équipement sous sa responsabilité.

L'initiative se composait de neuf volets distincts, mais interreliés : Cadre d’établissement des priorités; des partenariats et des collaborations; une culture d'excellence scientifique; l'utilisation des actifs; la technologie de l'information; la gestion des données scientifiques; la gouvernance; les communications des Sciences, ainsi que le Programme de sciences en merFootnote 15. Chacun des volets était dirigé par un membre du Comité exécutif des sciencesFootnote 16 et mobilisait le plus grand nombre possible de membres du Secteur dans les régions et à l'échelle nationale. Dans le cadre du volet 4 – Utilisation des actifs, l'objectif était d'améliorer la capacité du Secteur à maximiser l'efficience et l'efficacité de son portefeuille d'actifs tangibles.  Cela comprenait les éléments suivants : un examen de la stratégie par catégorie d'actifs des laboratoires, les taux d'utilisation et la capacité excédentaire des établissements scientifiques régionaux, ainsi que d'un examen de l'inventaire de l'équipement. L'examen, a recommandé qu'un comité du Secteur des sciences soit établi afin de vérifier et de maintenir la base de données élaborée dans le cadre de la SCA des laboratoires, ainsi que pour établir un processus visant à examiner l'optimisation des laboratoires et de l'équipement, et pour vérifier les achats d'équipement de laboratoire de grande valeur supérieur à 50 000 $, au moins une fois par année.

Nous avons donc observé qu'il y a des processus en place pour la surveillance et la production de rapports sur les projets et les programmes scientifiques. Le rendement du programme et les résultats sont regroupés à l'échelle régionale et nationale pour la prise de décisions. Les rapports de projet sont produits pour certaines allocations de fonds et pour la surveillance du rendement, et des IRC sont établis pour les programmes scientifiques nationaux qui sont presentés dans le Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel.

Toutefois, l’audit a permis de constater que le Secteur des sciences pourrait en tirer davantage de profit en ce qui a trait à la saisie, à la surveillance et à la production de rapports d'information sur le rendement propre aux laboratoires, tels que l’utilisation des laboratoires, ainsi que les immobilisations et les coûts de l'équipement. Bien que le taux d'utilisation des laboratoires ait été saisi dans le cadre de la stratégie par catégorie d'actifs et examiné en vertu de l'Initiative des Sciences de 2016, il n'a pas fait l'objet d'un suivi par la suite. L’audit à permis de constater que:

  • L'utilisation des laboratoires est surveillée dans les régions sur l'allocation de l'espace de laboratoire pour les utilisateurs; toutefois, cela n'est pas signalé à l'Administration centrale nationale. Avec l'augmentation du financement des sciences, combiné avec l'arrivée de nouveaux scientifiques, la surveillance et la production de rapports sur l'utilisation des laboratoires deviendront importantes pour s'assurer qu'il y a une bonne combinaison des laboratoires dans les régions pour exécuter les priorités des programmes scientifiques existants et nouveaux, et pour s'assurer qu'il y a suffisamment d'espace de laboratoire.
  • L'Administration centrale nationale n'offre pas assez de directives nationales ou d'outils de mesure définis aux régions pour saisir les taux d'utilisation des laboratoires afin de veiller à ce que l'espace soit maximisé.

Cette constatation est importante parce que la surveillance de l’utilisation des laboratoires pourrait aider à déterminer les besoins actuels et futurs des laboratoires et les exigences en matière de capacité.

Recommandation no 2 : Afin de renforcer les renseignements pour soutenir la prise de décisions sur la gestion des laboratoires, le sous-ministre adjoint, Sciences des écosystèmes et des océans devrait s'assurer de ce qui suit :

  • Qu'une évaluation soit effectuée afin de déterminer la nécessité d'ajouter des indicateurs de rendement clés (IRC) relatifs aux laboratoires et de veiller à ce que ces renseignements soient consignés, suivis et acheminés jusqu'aux comités de supervision pertinents aux fins de production de rapports;
  • Pour les indicateurs de rendement clés identifiés, que les directives nationales et les outils de mesure soient clairement définis et fournis aux régions pour saisir les IRC.

Réponse de la direction

  • 2.1 : Le Comité des actifs scientifiques, de concert avec les directions régionales et le personnel chargé de la planification scientifique, effectuera une évaluation pour déterminer si d'autres indicateurs de rendement clés sont nécessaires. Cette évaluation permettra notamment de déterminer le meilleur moyen de recueillir et de disséminer ces renseignements sur le rendement. Date d'achèvement prévue : septembre 2018.

Opinion de l’audit

Dans l'ensemble, l’audit a révélé une bonne gouvernance et des pratiques de gérance environnementale convenables de la gestion des laboratoires. Les activités en laboratoires sont déterminées dans le but de répondre aux besoins des programmes et de s'harmoniser avec les objectifs ministériels. Elles sont appuyées par des mécanismes de surveillance adéquats. Des protocoles, des lignes directrices et des procédures sont en place en ce qui a trait à la manutention, l'élimination et l'entreposage des matières dangereuses et des eaux usées dans les laboratoires, et ceux-ci sont transmis aux utilisateurs des laboratoires afin d'éviter les effets environnementaux négatifs. Cependant, il existe des possibilités de normaliser les pratiques et les processus opérationnels dans l'ensemble des régions du MPO et de veiller à ce que les principaux renseignements soient recueillis et transmis à la haute direction et aux comités de supervision pour appuyer la prise de décisions.

Énoncé de conformité

D’après mon jugement professionnel à titre de dirigeante principale de l’audit, les procédures d’audit suivies et les données probantes recueillies suffisent à confirmer l’exactitude des conclusions énoncées dans le présent rapport. L’étendue de l’examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d’assurance raisonnable par rapport aux critères d’audit. Le présent avis repose sur une comparaison des conditions telles qu’elles existaient au moment de l’audit et des critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Cette opinion d’applique uniquement à l’entité auditée et à la portée décrite dans le présent. Les données probantes ont été réunies conformément à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur la vérification interne. L’audit est conforme aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédures utilisées respectent les normes professionnelles de l’Institut des auditeurs internes. Les données probantes recueillies ont été suffisantes pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de l’audit interne.

Annexe A : Éléments d’enquête et critères d’audit

Les critères d’audit sont présentés dans le tableau ci-dessous, par élément d'enquête.

Critère d’audit

Élément d'enquête 1 : Gouvernance et orientation stratégique

Critère 1.1 : Des mécanismes de surveillance adéquats sont en place pour la gestion efficace des laboratoires.

Critère 1.2 : Des politiques, des directives et des procédures ont été mises en œuvre et sont communiquées aux employés des laboratoires.

Critère 1.3 : Les activités en laboratoires sont déterminées afin de répondre aux besoins des programmes et de s'harmoniser avec l'ensemble des objectifs du Ministère et la gestion de risques.

Critère 1.4 : Des processus de surveillance et de production de rapports sont en place pour les activités en laboratoire.

Élément d'enquête 2 : Intendance environnementale

Critère 2.1 : L’entreposage, la manutention et l'élimination des matières dangereuses et des eaux usées dans les laboratoires sont bien gérés afin d'éviter des effets négatifs sur l'environnement.

Élément d'enquête 3 : Gestion des finances et des ressources

Critère 3.1 : Il existe des processus qui assurent l'utilisation efficace des installations de laboratoire et qui conviennent aux besoins du personnel de laboratoire du MPO.

Critère 3.2 : Des processus sont en place afin d'assurer l'enregistrement, la protection et la vérification périodique des immobilisations utilisées dans les laboratoires aux fins de gestion du cycle de vie des biens.


Notes de bas de page