Rapport de vérification interne

Vérification de la gestion en matière de santé et sécurité au travail et de sécurité physique dans les laboratoires

Projet 2015-6B272
11 mars 2016


TABLE DES MATIÈRES

1.0 SOMMAIRE

Pêches et Océans Canada (MPO) est un ministère à vocation scientifique; aux fins de réalisation de son mandat, il doit s'appuyer sur les analyses et les conseils scientifiques d'experts pour prendre des décisions et mettre en œuvre des politiques et des programmes.  Le programme scientifique du MPO est fortement tributaire des travaux scientifiques entrepris dans les laboratoires du Ministère. Le MPO dispose d'un réseau de 13 instituts et centres expérimentaux, qui sont répartis dans six régions opérationnelles et abritent la majorité des laboratoires du Ministère. Comme tous les ministères fédéraux, le MPO est responsable de la protection des employés et des actifs dans sa zone de responsabilité. Compte tenu de la nature des opérations qui s'y déroulent, de leur emplacement et des actifs utilisés, les installations de laboratoire présentent un risque plus élevé pour la sûreté, la santé et la sécurité au travail des employés de laboratoire.

La vérification de la gestion des laboratoires a été lancée conformément au Plan de vérification axé sur les risques de 2015-2018 de la Direction générale de la vérification interne. La vérification était axée sur la sécurité physique, la sûreté et la santé au travail pour les laboratoires et les locaux auxiliaires des instituts et des centres expérimentaux utilisés par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans, et n'a pas porté sur les stations expérimentales et les campements pourvus d'installations de laboratoire de base ni sur les navires scientifiques hauturiers. Bien que la vérification ait été menée en fonction des secteurs d'intérêt et des critères de vérification définis pendant la phase de planification, la structure de ce rapport suit les principaux thèmes suivants : gouvernance; politiques, normes et lignes directrices; et culture organisationnelle.

Le travail de vérification réalisé a mis en évidence l'existence d'une forte culture de la santé et de la sécurité au travail (SST) au sein des laboratoires, même si les exigences officielles du programme de SST ne sont pas toujours respectées en raison des lacunes dans la structure de gouvernance et dans l'orientation fournie. Les exigences en matière de sécurité physique ne sont pas toujours évaluées, appliquées et respectées dans les installations de laboratoire, ce qui met la sécurité des employés et des actifs du Ministère en péril. Les améliorations recommandées sont les suivantes :

  • Réaffirmation des rôles et des responsabilités au sein des structures de gouvernance existantes, afin qu’un contrôle de gestion suffisant de la SST et de la sécurité physique soit assuré dans les installations de laboratoire.
  • Fourniture des outils et de la formation nécessaires afin de s'assurer que la direction adopte une démarche intégrée et uniforme à l'égard de l'application, de la communication et de la surveillance des exigences en matière de SST et de sécurité physique au sein des installations de laboratoire.
  • Accompagnement de la publication du Manuel de la SST, au moyen d'une formation et d'un soutien ainsi que d'une surveillance et d'une coordination à l'échelle nationale, afin d'assurer l'uniformité de l'application des politiques, des normes et des lignes directrices au sein du Ministère.
  • Élaboration et mise en œuvre d'un cadre de gestion du risque et des menaces contre la sécurité au sein du Ministère.
  • Diffusion et communication, de façon uniforme, des renseignements sur les politiques, les procédures et les lignes directrices en matière de SST et de sécurité physique  y compris, dans la mesure du possible, sur l'orientation spécifique concernant les laboratoires, et ce, dans toutes les régions et installations du MPO.
  • Élaboration d'une stratégie de gestion de l’information portant sur la SST, qui permet la collecte, la validation et le regroupement des renseignements relatifs aux analyses des risques liés à la tâche (ART), aux procédures de travail sécuritaire (PTS) et aux procédures d'intervention d'urgence au sein du Ministère.
  • Les directeurs généraux régionaux (DGR) devraient veiller à ce que des mesures de sécurité physique suffisantes soient en place dans les installations de laboratoire de leur région, et que ces mesures soient mises en application.

Réponse de la direction

La direction a approuvé les conclusions de la vérification, a accepté les recommandations exposées dans le présent rapport et a élaboré un plan d'action de gestion visant à leur donner suite.  Le plan a été intégré au présent rapport.

Approbations

Le rapport de vérification interne « Vérification de la gestion en matière de santé et sécurité au travail et de sécurité physique dans les laboratoire » a été présenté au comité ministériel de vérification le 11 mars 2016. La rapport a été recommandé pour approbation par le comité ministériel de vérification et approuvé par le sous-ministre.

2.0 CONTEXTE

Le MPO est un ministère à vocation scientifique; aux fins de réalisation de son mandat, il doit s'appuyer sur les analyses et les conseils scientifiques d'experts pour prendre des décisions et mettre en œuvre des politiques et des programmes. Le MPO compte l'un des programmes scientifiques les plus complexes et complets de l'administration fédérale, autant sur le plan de la fonction que de la géographie.  Le programme scientifique du MPO est fortement tributaire des travaux scientifiques entrepris dans les laboratoires du Ministère. Ces travaux scientifiques comprennent notamment diverses activités de recherche, comme l’échantillonnage et les tests physiques de différentes espèces, l’évaluation et la surveillance des stocks, la recherche sur le vieillissement, les sciences écologiques, la recherche sur les espèces aquatiques envahissantes, ainsi que les sciences et la modélisation de l’habitat. Les produits en découlant, comme les articles scientifiques ainsi que les analyses et les conseils d’experts scientifiques, soutiennent le mandat et les priorités du MPO.

Le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans gère 13 instituts et centres expérimentaux dans six régions (sans compter la Région de la capitale nationale). Ces centres et instituts occupent divers locaux consacrés au programme scientifique, notamment des laboratoires, des ateliers, des écloseries et des locaux techniques. Comme tous les ministères fédéraux, le MPO est responsable de la protection des employés et des actifs dans sa zone de responsabilité. Du point de vue de la sûreté, de la santé et de la sécurité au travail, les employés travaillant dans des installations de laboratoire sont fondamentalement exposés à un risque plus élevé en raison de l'emplacement des installations, de la nature des opérations qui s'y déroulent et de l'attrait que présentent des actifs qui s'y trouvent. L'incapacité à gérer la SST et la sécurité physique peut occasionner des coûts humains et organisationnels importants.

La vérification de la gestion des laboratoires faisait partie du Plan de vérification axé sur les risques de 2015-2018 de la Direction générale de la vérification interne. Au cours de la phase de planification de la mission de vérification, la Direction générale de la vérification interne a mené une enquête préliminaire approfondie afin de comprendre l’entité vérifiée, de définir les risques, de préciser l’objectif et de déterminer la portée de la mission de vérification. D'après les résultats de l'évaluation des risques, un certain nombre de risques importants sont apparus, et tous sont abordés dans l'Initiative de recherche scientifique de 2016, à l'exception des risques relatifs à la sécurité et à la sûreté. La méthode adoptée pour la vérification a donc consisté à entreprendre une mission d'assurance axée sur la sécurité physique et la SST dans les installations de laboratoire du MPO.

3.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

L'objectif global de cette vérification est d'assurer que le Ministère a mis en place des mesures adéquates relatives à la sécurité, à la sûreté et à la santé au travail dans les laboratoires.

4.0 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

La vérification était axée sur la sécurité physique, la santé et la sécurité au travail pour les laboratoires et les locaux auxiliaires des instituts et des centres expérimentaux utilisés par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans, et n'a pas porté sur les stations expérimentales et les campements pourvus d'installations de laboratoire de base ni sur les navires scientifiques (côtiers, semi hauturiers et hauturiers).

Les laboratoires dont l'accès est restreint, comme les laboratoires du Comité national de surveillance de la santé des animaux aquatiques, les laboratoires de radio-isotopes et les laboratoires de bio confinement n'ont pas été visés, car leur conformité est surveillée par des organismes de réglementation externes.

L'équipe de vérification a visité six installations de laboratoire dans trois régions durant la vérification, et avait visité une autre installation de laboratoire dans une quatrième région lors de la phase de planification de la vérification.

5.0 MÉTHODE DE VÉRIFICATION

L'équipe de vérification a réalisé son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT), aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes.  Selon ces normes, la mission doit être planifiée et menée de manière à garantir de façon raisonnable l'atteinte de ses objectifs. Diverses techniques ont donc été employées dans le cadre de cette vérification, dont une évaluation des risques de l'entité vérifiée, des entrevues, ainsi que des examens et des analyses de la documentation et de l'information.

6.0 RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION

La présente section contient les observations et les recommandations découlant du travail de vérification effectué.  Bien que la vérification ait été menée en fonction des éléments d'enquête et des critères de vérification définis pendant la phase de planification, la structure de ce rapport suit les principaux thèmes ci-dessous :

  • Gouvernance
  • Politiques, normes et lignes directrices
  • Culture organisationnelle

Pour les conclusions par critère de vérification, veuillez-vous reporter à l'annexe A.

Selon la vérification effectuée et notre jugement professionnel, le risque associé à chaque observation a été noté à l'aide d'une échelle à trois points. Le classement des risques (élevé, modéré, faible) est fonction de l'exposition sur le plan du risque potentiel qui pourrait avoir, selon nous, des répercussions sur la réalisation des objectifs du MPO, et indique la priorité que la direction devrait accorder aux recommandations qui relèvent de cette observation. Les critères suivants ont servi à déterminer le niveau d'exposition au risque :

Élevé Aucun contrôle n'est en place ou les contrôles sont inadéquats.
La conformité aux lois et aux règlements est insuffisante.
On a cerné des problèmes importants qui pourraient avoir des effets négatifs sur la réalisation des objectifs du programme et des activités.
Modéré Des contrôles sont en place, mais ne sont pas suffisamment respectés.
Il y a manque de conformité aux politiques des organismes centraux et des ministères et aux procédures établies.
On a cerné certains problèmes qui pourraient avoir des effets négatifs sur l'efficience et l'efficacité des activités.
Faible Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.
La conformité aux politiques des organismes centraux et des ministères, et aux procédures établies varie.
Les problèmes relevés sont moins importants, mais il existe des possibilités qui pourraient améliorer les activités.

6.1 Gouvernance

L'Institut des vérificateurs internes définit la gouvernance ainsi : tous les processus et structures mis en œuvre par la haute direction pour étayer, diriger, gérer et surveiller les activités de l’organisation pour atteindre les objectifs de cette dernière. 

Le MPO a recours à un modèle de gestion matricielle, conçu pour permettre d'adopter une approche de gestion des ressources à deux dimensions, d'offrir des services et d'appliquer des politiques. L'approche matricielle confère : l'autorité politique aux sous-ministres adjoints (SMA) des secteurs, par l'intermédiaire de l'orientation fonctionnelleFootnote 1; et l'autorité opérationnelle aux DGR, par l'intermédiaire des rapports hiérarchiquesFootnote 2. La SST et la sécurité physique relèvent de la responsabilité de chacun, mais le SMA, Ressources humaines et Services intégrés (RHSI) est l'autorité fonctionnelle, et les six DGR exercent chacun l'autorité opérationnelle pour leurs régions respectives.

Le rôle de l'autorité fonctionnelle est de fournir une orientation stratégique, d'établir clairement les objectifs et les priorités, de clarifier les responsabilités, et d'attribuer les rôles et les responsabilités en matière de SST et de sûreté. Ce faisant, l'autorité fonctionnelle doit également interpréter les politiques au nom du Ministère, et proposer une interprétation et des documents d'orientation connexes afin de garantir une certaine cohérence interne et d'assurer l'uniformité des approches de gestion au sein du Ministère. Le Comité de surveillance de la gestion des services de santé, sécurité et urgences (CSGSSSU) a été mis sur pied en décembre 2014. Ce comité est présidé par la sous-ministre déléguée et ses membres proviennent de l'ensemble du Ministère. Le mandat du Comité consiste à aider le sous-ministre à assumer ses responsabilités en fournissant des services de contrôle de gestion, des directives, et une orientation concernant la gestion des services de santé, de sécurité et des urgences. Un examen approfondi de la gestion des services de santé, de sécurité et des urgences (GSSSU) a récemment été effectué sous la direction de ce comité.

Il incombe aux directeurs régionaux (DR), Biens immobiliers, protection et sécurité (BIPS) de gérer, d'administrer et d'exécuter leurs programmes régionaux de SST et de sûreté au nom de leur DGR, tout en se conformant à l'orientation fonctionnelle qu'ils reçoivent de l'agent de sécurité du Ministère (ASM).  Le rôle et la responsabilité de tous les gestionnaires, superviseurs et employés consistent ensuite à mettre en œuvre les programmes de SST et de sûreté en milieu de travail. Chaque niveau de direction devrait fournir des renseignements précis, suffisants et opportuns aux responsables de la surveillance de la SST et de la sécurité physique au sein de leur fonction, afin de les aider à s'acquitter de leurs responsabilités de surveillance.


Observations – SST
Observations – SST
Modéré 6.1.1 Des structures de gouvernance permettant de surveiller et de gérer le programme de SST sont en place. Cependant, elles n'exercent pas toujours leurs rôles et responsabilités lorsqu'il s'agit d'assurer le respect des lois, des politiques et des directives liées à la SST, et plus particulièrement de veiller à la mise en œuvre d'un programme de prévention des risques (PPR).

Étant donné qu'il incombe à tous les employés de contribuer à la réussite de la mise en œuvre du programme de SST, le succès de ce programme dépend fortement de leur adhésion et de leur soutien. Pour appuyer la concrétisation de cet objectif, il est important d'avoir en place une structure de gouvernance efficace, sur laquelle la direction et les employés en milieu de travail puissent compter pour obtenir des directives et du soutien relativement à l'exercice de leurs responsabilités en matière de SST. Pour réussir, la structure de gouvernance en matière de SST doit fonctionner de façon cohérente, efficace et efficiente à tous les niveaux. Cette structure doit – de façon uniforme et efficiente – communiquer avec toutes les régions, les soutenir et leur fournir des directives relativement à la mise en œuvre et au maintien de leurs programmes de SST.

La vérification a révélé que le programme de SST du MPO dispose d'une structure de gouvernance clairement définie, depuis au moins 2006. Les responsabilités fonctionnelles et administratives ont été clairement définies pour chaque niveau concerné, mais ces responsabilités ne sont pas toujours exercées. Il a été signalé que certains conseillers régionaux en SST étaient incapables d'assumer leur rôle consultatif en raison d'un manque d'orientation fonctionnelle et de directives de la part du bureau national de santé et sécurité au travail, et pour cause de manque de ressources. Au moment où la vérification a été effectuée, le Manuel de la SST de 2006 était la principale source de référence pour les conseillers régionaux en SST, et il ne contenait qu'un minimum de directives à l'appui d'activités telles que l'élaboration d'un PPR, requis en vertu de la loi.

Compte tenu, entre autres, du peu de directives reçues, les conseillers régionaux en SST ont eu de la difficulté à fournir le soutien et les conseils d'experts dont les gestionnaires et les superviseurs avaient besoin. Par conséquent, les gestionnaires et les superviseurs ont demandé à des experts externes de les aider à s'acquitter de leurs responsabilités, ont mis au point leurs propres méthodes aux dépens de leurs activités de base, ou ont choisi de ne pas élaborer de PPR pour leur lieu de travail. Il s'ensuit qu'un PPR n'est pas parfaitement mis en œuvre par le Ministère dans toutes les régions. Dans son examen approfondi de la GSSSU – une autoévaluation interne qui était en cours durant la vérification – le Ministère a relevé des lacunes similaires liées à la création et à la mise en œuvre d'un PPR, et a commencé à pallier ces lacunes au moyen d'un plan d’action de gestion. En outre, le nouveau Manuel de la SST de 2015 contient des outils, des modèles et des documents de meilleure qualité, qui seront utiles aux fins d'élaboration de PPR.

Conformément à la Partie II du Code canadien du travail (CCT), l'employeur doit créer un comité de SST constitué de représentants de la direction et des employés. La Politique sur la santé et sécurité au travail du MPO précise cette exigence en exigeant qu'un réseau de comités et de représentants en SST soit établi et exploité dans l'ensemble du Ministère, conformément aux exigences de la Partie II du CCT. On s'attend à ce qu'une structure des comités de SST soit établie aux divers échelons de l'organisation, démontrant clairement une surveillance et un soutien au niveau de chaque comité ultérieur. Le Ministère a établi un système clairement défini de comités de SST comprenant le Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité à l'administration centrale nationale (ACN); un Comité régional de santé et sécurité (CRSS) dans chaque administration centrale régionale; et un Comité de santé et sécurité au travail (CSST) dans chaque lieu de travail/installation.

Dans les régions, les Comités de santé et sécurité en milieu de travail ont démontré qu'ils exécutent leurs tâches, telles qu'elles sont définies dans leur mandat, de façon efficace et efficiente tout en respectant les exigences du Règlement canadien sur la santé et la sécurité du travail et de la Partie II du CCT concernant la fréquence des réunions, l'effectif des comités et la représentation d'intervenants, les protocoles d'inspection, la production de rapports, le contrôle, l'examen et l'analyse des rapports d'enquête des situations comportant des risques (RESCR) et les exigences liées à la production de rapports. Le mandat, les rôles et responsabilités de chaque comité sont clairement définis et formulés. Les responsabilités des comités comprennent, entre autres, des inspections mensuelles des lieux de travail, le contrôle et l'examen de la mise en œuvre de PPR, et le suivi et la mise en œuvre de mesures correctives résultant des inspections des lieux de travail.

Le bureau régional de santé et de sécurité et le CRSS de chaque région sont des éléments clés de la structure de gouvernance en matière de SST, car ils font le lien entre les objectifs de l'ACN et ceux de la haute direction en ce qui concerne le programme de SST et la mise en œuvre de ce programme en milieu de travail. Les CRSS relèvent du DGR, qui reçoit des conseils et un soutien technique de la part du DR, BIPS. Il semble que les CRSS n'assument pas leurs responsabilités de façon uniforme.

L'examen d'un échantillon de procès-verbaux de réunions de CRSS de toutes les régions, ainsi que la preuve testimoniale recueillie lors des entrevues, a révélé une mobilisation incohérente entre les CSST et les CRSS.  Par exemple, dans deux régions, il semble que les CRSS offrent un soutien et une surveillance aux CSST en examinant les inspections, en procédant à une analyse ou à une récapitulation des RESCR et en exerçant une surveillance sur les PPR régionaux. Selon un examen des procès-verbaux du CRSS d'une troisième région, aucune de ces activités n'a eu lieu au cours de la dernière année civile. En outre, selon un examen du mandat du CRSS de cette région et de ses procès-verbaux, il n'existe aucune preuve selon laquelle on a procédé à un examen des rapports/statistiques d'accidents et de blessures au travail et à une surveillance des activités du CSST afin de vérifier si ceux-ci fonctionnent selon la législation et la politique du Ministère.

Observations – Sécurité physique
Modéré 6.1.2 Il existe au sein du Ministère une structure de gouvernance régissant la gestion de la sûreté, mais les rôles et les responsabilités au sein de cette structure ne sont pas toujours exercées de manière à assurer la sécurité physique dans les installations de laboratoire.

La sûreté dans les laboratoires est un enjeu qui a pris davantage d'importance ces dernières annéesFootnote 3, et qui est complémentaire à celui de la santé et de la sécurité en laboratoire. Voici des exemples de risques pour la sûreté dans les laboratoires : le vol ou le détournement de matériel de grande valeur, le vol de produits chimiques en vue de commettre des actes criminels, le rejet intentionnel de matières dangereuses, ou la perte/divulgation de renseignements de nature délicate. Les risques pour la sûreté varient d'une organisation et d'un laboratoire à l'autre, sont souvent liés aux travaux réalisés, et doivent donc être évalués et gérés au cas par cas. Une gouvernance responsable passe notamment par l'évaluation et la gestion de la sûreté. L'objectif de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT est de s'assurer que les administrateurs généraux gèrent efficacement les activités de sûreté au sein des ministères et contribuent à l'efficacité de la gestion de la sûreté à l'échelle du gouvernement.

La Politique sur la sécurité du gouvernement et la Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle du CT soulignent qu'il est important de s'assurer que les activités de sûreté ministérielles sont encadrées par une structure de gouvernance définissant clairement les rôles et les responsabilités des employés dont les responsabilités en matière de sûreté sont documentées et communiquées.  Il existe une structure de responsabilité définie pour le programme de sécurité et de sûreté, structure qui est décrite brièvement dans la Politique en matière de sécurité et le cadre de responsabilisation (PSCR) du MPO. Par la suite, la PSCR détermine quelles activités seront menées par le Ministère pour s'assurer que les responsabilités sont respectées, afin d'atteindre les objectifs décrits dans la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT.

Plan de sécurité ministériel

En vertu de la PSCR du MPO, l'ASM est tenu d'établir et de diriger un programme de sécurité qui assure la coordination de toutes les fonctions relatives aux politiques et à la mise en œuvre des exigences de la politique. Le programme de sécurité du Ministère est décrit dans le plan de sécurité ministériel (PSM). Le PSM fournit des précisions sur la gestion des risques liés à la sécurité et présente les stratégies, les objectifs, les priorités et les échéances pour l’amélioration et la mise en œuvre de la sécurité ministérielle. 

Le PSM du MPO a été approuvé en novembre 2012, et faisait l'objet d'un examen au moment où la vérification a été effectuée. Il est dit que le PSM a été élaboré à partir de renseignements tirés, entre autres, d'évaluations de la menace et des risques (EMR), d'autoévaluations et d'autres documents ministériels. On trouve dans le PSM cinq risques critiques pour la sécurité; parmi ceux-ci, les EMR ont été identifiées comme une mesure d'atténuation pour quatre d'entre eux.  Dans le cadre de la vérification, l'équipe de vérification interne a visité 6 des 18 principales installations du MPOFootnote 4 et aucune n'avait une EMR à jour. Cela nuit à la capacité du Ministère de gérer efficacement les risques pour la sécurité, notamment les risques systémiques liés aux installations de laboratoire. 

Sécurité régionale

En vertu de la PSCR du MPO, les agents de sécurité régionaux sont aussi responsables de la mise en œuvre du PSM, de l'élaboration des plans de sécurité régionaux (PSR), de la mise en œuvre d’un programme régional de formation et de sensibilisation à la sécurité, de la tenue des registres des incidents de sécurité, de l'identification et de la documentation des exigences liées au contrôle d'accès à des sites précis, de la mise en œuvre des inspections de sécurité et de la réalisation des EMR. Cependant, aucun PSR n'était en place dans les trois régions visitées.  Il était prévu que des PSR mettent en évidence les risques pour la sécurité propres à la région et présentent le détail des décisions liées à la gestion de ces risques.  Aucune des régions visitées ne disposait, pour ses principales installations de laboratoire, d'une évaluation à jour des risques pour la sécurité susceptible de servir de base à l'élaboration du PSR. En l'absence de PSR, on a constaté qu'il existait des ordres de poste de commissionnaires (exigences liées au contrôle d'accès à des sites précis) pour tous les sites visités, mais que ces ordres ne traitaient pas précisément des laboratoires. L'équipe de vérification a également constaté que la surveillance des contrôles de sécurité physique, tels que les inspections de sécurité, est limitée.

Le fait que la sécurité dans les installations de laboratoire ne soit pas correctement évaluée et gérée rend le Ministère, les installations, les travaux scientifiques entrepris et les personnes travaillant dans ces installations vulnérables. 


Recommandation
Recommandation Plan d'action de gestion
R. nº 1 Il est recommandé que la SMA, RHSI :
1.1 Réaffirme les rôles et les responsabilités au sein des structures de gouvernance existantes, afin qu’un contrôle de gestion suffisant de la SST et de la sécurité physique soit assuré dans les installations de laboratoire.

Terminé :

Afin d'accroître la surveillance de la gestion des services de santé, de sécurité et des urgences au sein du Ministère, le Comité de surveillance de la gestion des services de santé, sécurité et urgences a été mis sur pied en décembre 2014. Depuis qu'il a été créé, le Comité a approuvé plusieurs instruments de politique qui précisent les rôles et les responsabilités :

  • La mise à jour du programme de prévention des risques (PPR) a été approuvée en avril 2015.
  • La politique de SST a été approuvée en juillet 2015.
  • Le Manuel de la SST a été approuvé en août 2015.
  • Le plan d’action de gestion de la SST adopté à la suite de l'examen approfondi a été approuvé en août 2015; le Comité fait régulièrement le point à ce sujet.
  • La politique ministérielle sur la santé, la sécurité et la gestion des urgences (SSGU) a été approuvée en octobre 2015; elle décrit les responsabilités ministérielles se rattachant à tous les secteurs de la SSGU afin d'assurer la gestion efficace des activités liées à la SSGU au sein du MPO et de soutenir le mandat et les objectifs opérationnels du Ministère, en veillant à la sécurité des employés, de l'information et des biens, tout en assurant la prestation continue des services.

En cours / en suspens

  • Fournir de l'orientation aux conseillers régionaux en SST afin que ceux-ci soient en mesure d'appuyer et de superviser les comités régionaux de santé et de sécurité et les comités de santé et de sécurité au travail et de veiller à ce que ces comités examinent les inspections, analysent ou récapitulent les rapports de situations dangereuses et surveillent la mise en œuvre du PPR au sein de la région ou du milieu de travail.
  • Les DGR se verront rappeler leur obligation de s'assurer que les équipes régionales de sécurité et de SST répondent aux exigences du programme et mettent en œuvre l'orientation et les directives qu'elles ont reçues de l'équipe nationale de SST.
1.2
Fournisse les outils et la formation nécessaires afin de s'assurer que les DGR et les responsables de programme adoptent une démarche intégrée et uniforme à l'égard de l'application, de la communication et de la surveillance des exigences en matière de SST et de sécurité physique au sein des installations de laboratoire.

Terminé :

  • Les conseillers en SST ont reçu la formation sur le PPR.
  • Un processus national de production de rapports sur la SST, qui comprend une analyse des risques liés à la tâche, a été mis en place, et les indicateurs de SST font l'objet de rapports fréquents aux comités de contrôle de gestion.

En cours / en suspens

  • Mettre en œuvre le PPR conformément au plan de mise en œuvre.
  • Livrer la trousse de formation sur la mise en œuvre du PPR destinée aux gestionnaires et assurer la mise en œuvre dans les régions.
  • Maintenir les exigences en matière de présentation annuelle de rapports sur la SST et le PPR.  Dès janvier 2016.
Bureau de première responsabilité : SMA, RHSI
Date d'échéance : Mars 2016

6.2 Politiques, normes et lignes directrices

Les politiques et les normes, lorsqu'elles sont bien élaborées, établissent une discipline et une structure qui soutiennent l'atteinte des objectifs ministériels. Il est tout aussi important que des lignes directrices et des procédures cadrant avec les politiques et les normes soient mises en place, communiquées, interprétées et mises en application, afin d'aider les employés à exécuter efficacement leurs tâches et à contribuer ainsi à l'atteinte des objectifs ministériels. Compte tenu des travaux qu'on y exécute, les laboratoires sont classés milieux de travail dangereux. À ce titre, il est essentiel que les responsables du programme de SST et du programme de sûreté du Ministère portent une attention particulière aux dangers que représentent ces types d'espaces de travail lorsqu'ils élaborent des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à assurer la santé, la sécurité et la sûreté des employés qui y travaillent.

Observations – SST
Observations – SST
Modéré 6.2.1 Les normes et politiques en matière de SST n'ont pas été interprétées et appliquées de manière uniforme dans l'ensemble du Ministère; cependant, ces normes et politiques ainsi que les documents d'orientation à l'appui, ont été révisés récemment.

Tout au long de la vérification, on s'attendait à ce que des politiques, des lignes directrices et des procédures ministérielles relatives à la SST et traitant de la prévention des risques, aient été élaborées, mises en œuvre et communiquées aux employés de laboratoire. En outre, ces politiques, lignes directrices et procédures devaient prendre tout particulièrement en considération les nombreux lieux de travail dangereux du Ministère, tels que les laboratoires. Une orientation éclairée, fournie au moyen d'une communication renforcée, est une composante essentielle d'un cadre de contrôle, qui permet d'assurer la cohérence et l'uniformité à l'interne, ainsi que l'harmonisation avec les résultats visés. L'absence d'orientation en matière de SST propre aux laboratoires, sous forme de politiques, de procédures, de lignes directrices et de conseils, a donné lieu à des pratiques non uniformes dans le cadre des activités opérationnelles réalisées dans les installations de laboratoire.

Programme de prévention des risques (PPR)

Un PPR est un programme propre au milieu de travail, requis en vertu de la loi, qui vise à protéger les employés et à prévenir les accidents et maladies professionnels. Selon les observations de l'équipe de vérification, il existe des lacunes en ce qui a trait aux PPR structurés dans les installations de laboratoire. Des ART ont été effectuées à divers degrés entre les installations de laboratoire, et des PTS ont été mises en place à un degré moindre. Des inspections en milieu de travail sont régulièrement effectuées dans les laboratoires, mais la fréquence et les protocoles d'inspection sont laissés à la discrétion de la direction de l'installation scientifique. La sécurité du matériel est également gérée au gré du gestionnaire de l'installation ou du personnel scientifique résident. Les plans d'intervention d'urgence ne contiennent qu'un minimum de renseignements sur les situations d'urgence autres que les incendies, les évacuations d'urgence et les tremblements de terre (le cas échéant).

D'après les entrevues et l'examen des documents, il a été établi que bon nombre des lacunes du PPR des installations de laboratoire résultaient de l'insuffisance ou de l'inexistence de l'orientation ou de la formation fournie aux gestionnaires et aux superviseurs en milieu de travail pour les aider à élaborer un PPR. Le Manuel de la SST de 2006 ne contenait qu'un minimum de directives – signalons notamment qu'il ne proposait ni modèles uniformisés, ni échelles de notation des risques – à l'appui de l'élaboration uniforme de PPR dans l'ensemble du Ministère. Il incombe au bureau national de SST de fournir cette orientation et cette formation fonctionnelles, et aux conseillers régionaux en SST d'apporter le soutien et les conseils d'experts requis pour en assurer la mise en œuvre.

Analyse des risques liés à la tâche

En raison du manque d'orientation et de formations fonctionnelles, les conseillers régionaux en SST de deux des trois régions visitées n'ont fourni que peu de soutien aux gestionnaires et aux superviseurs dans l'élaboration de leurs ART et des PTS connexes. Tout au long de la conduite de la vérification, l'équipe de vérification a constaté des discordances dans les processus d'ART, notamment en ce qui concerne les rôles et responsabilités, le processus d'identification des tâches et des risques connexes, la notation des risques (y compris les échelles utilisées), l'élaboration de contrôles (autres que les PTS) et la surveillance. L'équipe de vérification a aussi constaté qu'il existait peu de possibilités de réaliser des économies et d'assurer l'efficacité et l'uniformité du processus d'ART et l'élaboration des PTS connexes.  Il n'existait aucun mécanisme – tel qu'une base de données commune contenant des ART et des PTS standard – facilitant le partage de pratiques communes entre les installations de laboratoire du Ministère. Cette situation a donné lieu à un double emploi des efforts des gestionnaires et des superviseurs des différentes installations de laboratoire du MPO. 

Il importe de noter que l'examen approfondi de la GSSSU – une autoévaluation interne qui était en cours durant la vérification – a également révélé l'existence de lacunes importantes dans la réalisation des ART. Pour y remédier, la Direction générale de BIPS a élaboré des plans d’action de gestion afin de mettre en œuvre des stratégies d'atténuation et de permettre la création et la mise en place d'une base de données commune pour l'ensemble des ART et des PTS, l'objectif étant de faciliter le partage.  BIPS a également élaboré un nouveau Manuel de la SST, qui décrit les obligations de rendre compte ainsi que les rôles et les responsabilités, et fournit des directives et des outils sur la façon de mettre en application les exigences du programme de SST du Ministère. Le nouveau Manuel de la SST du MPO a pour but de fournir les détails des programmes ministériels de SST et de prévention des risques et de constituer une source de référence pour les gestionnaires, les superviseurs, les membres et représentants de comités de SST et les employés en quête de directives et de conseils. Le processus d'ART est plus normatif, comparativement à l'ancien processus « d'analyse des tâches ». Il souligne clairement les étapes, décrit les rôles et responsabilités et fournit de la documentation à l'appui, comme une échelle de notation standard et des modèles.

Gestion des matières dangereuses

Toute substance dangereuse est accompagnée d'une fiche technique sur la sécurité du matériel (FTSM), qui fournit des renseignements sur les risques potentiels que présentent les produits chimiques et sur les mesures de sécurité à prendre en considération. Des copies des FTSM doivent être facilement accessibles sur le lieu de travail, et doivent être tenues à jour conformément au Règlement sur les produits contrôlés. Il a été constaté que les FTSM étaient facilement accessibles et tenues à jour comme il se doit; toutefois, dans trois des six installations visitées, un processus manuel était utilisé à cette fin alors que le Ministère détient un permis de « FTSM en ligne », qui permet d'automatiser l'essentiel du processus, sert de base de données sur les stocks de produits chimiques et a une fonction de déclaration réglementaire. Il a également été constaté que certaines installations de laboratoire n'étaient pas au courant de l'existence de ce permis du Ministère, et ne pouvaient donc pas tirer parti de cette fonctionnalité.

Inspections en milieu de travail

La réalisation d'inspections efficaces en milieu de travail contribue à la réduction du nombre de situations dangereuses en permettant de détecter et de gérer les risques. Ces inspections font partie intégrante d'un PPR. Le fait de procéder régulièrement à des inspections en milieu de travail permet d'examiner les installations, le matériel, les documents et les lieux de travail dans le but de protéger la santé et la sécurité des employés.  Des inspections en milieu de travail sont effectuées au moins une fois par trimestre dans toutes les installations de laboratoire, mais il s'est avéré que la liste de contrôle utilisée aux fins d'inspection n'était pas normalisée, et était donc différente d'une installation à l'autre. Les résultats des inspections étaient communiqués à la direction de l'installation scientifique ou au comité de SST, qui assure le suivi des mesures correctives concernant les lacunes décelées. La surveillance des inspections en milieu de travail assurée dans les laboratoires par les gestionnaires ou les superviseurs responsables, afin de déceler les tendances et de mettre en œuvre des mesures correctives uniformes, pourrait être améliorée.

Manuel sur la sécurité en laboratoire

Bien que l'on souligne dans le nouveau Manuel de la SST que les risques professionnels sont plus grands dans les laboratoires, on n'y trouve pas de directives supplémentaires concernant les laboratoires. On a constaté que l'ancien Manuel de la SST, de 2006, renfermait une section sur la sécurité dans les laboratoires du MPO, mais celle-ci a été retirée et on ne prévoit pas la remplacer pour le moment. Dans le cadre d'entrevues avec des membres du bureau national de SST, il a été proposé que les ART et les PTS connexes constituent le fondement des politiques, lignes directrices et procédures requises pour régler des problèmes précis en matière de sécurité dans les laboratoires, et on a suggéré qu'un manuel sur la sécurité en laboratoire n'était pas nécessaire. Les pratiques exemplaires de l'industrie préconisent l'utilisation de manuels sur la sécurité en laboratoire comme élément clé de la gestion de la SST dans les laboratoires. Cinq sites sur six visités dans le cadre de la présente vérification utilisaient un manuel sur la sécurité en laboratoire aux fins de référence ou de formationFootnote 5.

En raison du manque de politiques, d'orientation et de conseils, et de l'absence d'un mécanisme d'échange d'information qui permettrait de tirer parti des renseignements disponibles dans l'ensemble du Ministère, les installations ont adopté des approches d'auto administration pour gérer la SST. Ces approches nécessitent un effort supplémentaire, donnent lieu à des incohérences dans la gestion de la SST, et nuisent à l'exécution du mandat de base du Ministère.

Observations – Sécurité physique
Modéré 6.2.2 Il existe au sein du Ministère un cadre stratégique et de responsabilisation en matière de sécurité et de sûreté, qui définit clairement les responsabilités des praticiens de la sécurité; cependant, il manque une orientation à l'appui pour assurer la détermination, la mise à jour et la surveillance régulières des risques.

La gestion de la sûreté nécessite l’évaluation continue des risques ainsi que la mise en œuvre, la surveillance et le maintien de contrôles appropriés de gestion interne. Les praticiens de la sécurité doivent donc fournir une orientation appropriée relativement aux stratégies de prévention, de détection et d'intervention, et aux programmes de rétablissement. Tout au long de la vérification, on s'attendait à ce que des normes relatives à la sûreté ministérielle aient été élaborées et définissent clairement les attentes des praticiens de la sécurité afin d'assurer la sécurité et la sûreté des employés des laboratoires. Cependant, il a été déterminé que, en ce qui concerne la sécurité physique dans les laboratoires, il n'existait qu'une orientation et une surveillance limitées pour assurer l'évaluation et la gestion appropriées des risques menaçant la sûreté.

Le Guide du CT sur l'Élaboration d'un plan de sécurité ministériel souligne que l'évaluation des risques est un outil clé pour établir l'ordre de priorité des activités du PSM. Il a été établi que les EMR sont une mesure de contrôle en place qui contribue à atténuer quatre des cinq risques critiques recensés dans le PSM du MPO. La PSCR du MPO définit clairement les rôles et responsabilités liés à la réalisation d'EMR, à l'échelle nationale comme à l'échelle régionale. Il est vrai que le cadre de responsabilisation ne stipule pas explicitement quels sont les critères à prendre en compte pour déterminer quand une ERM doit être effectuée, mais il faut savoir que les EMR de la majorité des installations de laboratoire du MPO n'avaient pas été mises à jour au cours des cinq dernières années. En outre, aucun critère n'avait été défini en vue d'établir un ordre de priorité relativement à la conduite des EMR.

Selon la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle du CT, les EMR aident à trouver des moyens appropriés et rentables de contrôler l'accès à une installation, si des mesures d'atténuation sont requises à la suite de modifications, le choix approprié pour contrôler les zones d'accès restreint et le choix de mettre en œuvre des contrôles d'accès électroniques. Certaines installations ont reconnu qu'il est important d'avoir une EMR à jour, et que cela présente des avantages. Des travaux ont donc été entrepris en vue de réaliser une EMR; cependant, en raison d'une orientation et d'une expertise limitées, et du manque de ressources, les EMR n'ont finalement pas été menées à bien.

L'équipe de vérification a constaté la faiblesse des contrôles de sécurité physique dans l'une des principales installations de laboratoire du MPO. L'examen approfondi de la GSSSU du MPO a également mis en évidence des lacunes liées à la conduite des EMR, un manque d'inspections et de ratissages de sécurité dans les installations, ainsi qu'un manque d'uniformité dans l'application des mesures de contrôle de sécurité. La mise en œuvre de plans d'action de gestion liés à l'autoévaluation est en cours.

Recommandation
Recommandation Plan d'action de gestion
R. nº 2 Il est recommandé que la SMA, RHSI s'assure de la prise des mesures suivantes :  
2.1
Accompagnement de la publication du Manuel de la SST, au moyen d'une formation et d'un soutien ainsi que d'une surveillance et d'une coordination à l'échelle nationale, afin d'assurer l'uniformité de l'application des politiques, des normes et des lignes directrices au sein du Ministère.

Terminé :

  • Les conseillers en SST ont reçu la formation sur le PPR.

En cours / en suspens

  • Tous les gestionnaires régionaux ont reçu la formation sur le PPR.
  • Offrir une formation supplémentaire et des directives sur le processus d'analyse des risques liés à la tâche, en définissant clairement les rôles et les responsabilités.
  • Continuer d'offrir la formation obligatoire en SST aux gestionnaires régionaux, aux représentants de SST et aux employés.
  • Maintenir les exigences en matière de présentation annuelle de rapports sur la SST et le PPR.  Dès janvier 2016
   
2.2
Élaboration et mise en œuvre d'un cadre de gestion du risque et des menaces contre la sécurité au sein du Ministère.

En cours / en suspens

  • Élaborer et communiquer une stratégie ministérielle sur l'évaluation de la menace et des risques qui établit des approches communes pour les programmes, services et installations semblables.
  • Accorder la priorité à l'évaluation de la menace et des risques dans certaines installations, selon des critères précis.
  • Concevoir un système de suivi national des évaluations de la menace et des risques et des caractérisations de site.
   
2.3
Diffusion et communication, de façon uniforme, des renseignements sur les politiques, les procédures et les lignes directrices en matière de SST et de sécurité physique – y compris, dans la mesure du possible, sur l'orientation spécifique concernant les laboratoires –, et ce, dans toutes les régions et installations du MPO.

Terminé :

  • Un plan de communication en matière de sécurité et de sûreté, qui comprend des plans de communication des instruments de politique, a été élaboré et approuvé.

En cours / en suspens
Dans le cadre de l’approche de communication :

  • Poursuivre la promotion du cours de sensibilisation à la sécurité de l'École de la fonction publique du Canada (A230).
  • Accroître la sensibilisation en fournissant de l'orientation sur des enjeux propres au Ministère.
  • Terminer de préparer les cahiers sur la sensibilisation et les vidéos du CCHST pour la formation des employés qui travaillent dans des régions éloignées et à bord de navires.
  • Mettre à jour le contenu du site intranet des services de santé, de sécurité et d'urgence.
  • Continuer d'encourager les gestionnaires à examiner les évaluations de la menace et des risques de même que les procédures de travail sécuritaires en laboratoire.
   
2.4
Poursuite de l'élaboration de la stratégie de gestion de l’information portant sur la SST, afin de permettre la collecte, la validation et le regroupement des renseignements relatifs aux ART, aux PTS et aux procédures d'intervention d'urgence au sein du Ministère.

Terminé :

  • Une liste des évaluations de la menace et des risques ainsi que des procédures de travail sécuritaires est affichée dans le site intranet des services de santé, de sécurité et d'urgence sur la SST. Veiller à ce que la liste soit mise à jour.

En cours / en suspens

  • Le gestionnaire ou le superviseur doit tenir à jour une liste de tous les employés et de la formation obligatoire en matière de SST requise.
  • Le bureau ministériel de SST examinera tous les manuels de sécurité en laboratoire élaborés par le Secteur des sciences afin de s'assurer que les pratiques et l'orientation sont les mêmes à l'échelle nationale.
Bureau de première responsabilité : SMA, RHSI
Date d'échéance : Septembre 2016

6.3 Culture organisationnelle

Aux fins de maintien d'un programme de SST et de sécurité physique efficace, ces deux volets doivent être considérés comme des piliers des principes d'exploitation de la direction. Ils doivent faire partie de la culture organisationnelle, être enracinés dans l'esprit des membres de la direction et des employés lorsqu'ils réfléchissent à leurs activités quotidiennes et les réalisent. En matière de SST et de sécurité physique, des exigences explicites, bien communiquées et bien comprises sont des éléments clés, qui contribuent à la mobilisation des employés en établissant la norme à laquelle l'ensemble du personnel doit adhérer dans ses activités quotidiennes. Renforcés par une communication continue, par la formation et par les politiques, les procédures et l'orientation de l'organisation, ces éléments essentiels des programmes de SST et de sécurité physique sont la clé qui permet d'assurer la santé, la sécurité et la protection des employés et des actifs du MPO.

Observations
Observations
  Faible   6.3.1 Les employés, les superviseurs et les CSST collaborent afin de favoriser une culture de la santé et de la sécurité au sein des installations de laboratoire, mais il en est autrement pour la sécurité physique.

Pour être effectif, le respect de la SST et de la sécurité physique doit être ancré dans la culture organisationnelle en milieu de travail.

SST

Il existe au sein des laboratoires du MPO une solide culture de la santé et de la sécurité, ce qui s'explique en partie par la nature de la discipline qu'est la science.  La science est une discipline dans laquelle l'évaluation des risques, la planification des expériences et la prise en compte des pires éventualités – pour soi-même comme pour ses collègues – sont des pratiques profondément enracinées. Le nombre limité et le type de situations dangereuses signalées dans l'ensemble des régions au cours des deux derniers exercices financiers appuient cette observation, également corroborée par les témoignages recueillis durant les entrevues avec des employés du Secteur des sciences.

Bien que l'existence d'une solide culture de la santé et de la sécurité soit la condition souhaitée dans toute organisation, des mécanismes doivent être mis en place afin d'assurer la durabilité de cette culture. Une telle culture organisationnelle doit être préservée et renforcée. Le Secteur des sciences du MPO y veille en intégrant la santé et la sécurité à ses activités d'orientation et de formation. Les entrevues et l'examen des documents ont révélé que, dans le cadre de toutes les nouvelles activités d'orientation des employés, les employés et les superviseurs ont dû signer afin de confirmer que ces aspects avaient été abordés. Une autre façon d'assurer la durabilité d'une telle culture consiste à mettre officiellement par écrit, dans les manuels, les guides, les politiques ou les procédures du lieu de travail, les comportements et les actes attendus des personnes qui travaillent dans les laboratoires du MPO. Les entrevues et l'examen des documents ont également révélé que, bien que le précédent manuel du MPO sur la sécurité en laboratoire ait été retiré et n'ait pas été remplacé, certains laboratoires et installations ont continué à l'utiliser, ont adopté un autre manuel sur la sécurité en laboratoire, ou ont mis au point leur propre manuel d'orientation sur la sécurité en laboratoire afin de présenter formellement les comportements et les actes attendus.

La force de la culture de la santé et de la sécurité dans les laboratoires du MPO dépend de la participation continue du CSST et de l'orientation qu'il fournit. Durant les entrevues avec des membres de comités, des employés et des superviseurs, il est apparu clairement que les CSST ont œuvré très activement à la promotion et au renforcement de la SST au sein de l'organisation. Cela a été démontré par leur soutien et leur travail de coordination relativement au PPR en milieu de travail, par leur participation et l'aide qu'ils ont apportée dans le cadre du processus relatif aux situations dangereuses, par la conduite d'inspections en milieu de travail, et par leur volonté de fournir un soutien ponctuel, au besoin.

Sécurité physique

Conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT, la sécurité est assurée lorsque la haute direction la considère comme partie intégrante de la planification stratégique et opérationnelle et qu’elle est intégrée dans les cadres, la culture, les opérations quotidiennes et les comportements des employés d’un ministère. Les installations de laboratoire du MPO n'ont pas fait montre d'une solide culture de la sécurité physique. La science est une discipline qui favorise la collaboration et le partage de connaissances, ce qui présente des difficultés pour une organisation qui a besoin d'assurer une certaine sécurité physique afin de protéger ses précieux actifs, ressources, renseignements et employés. Dans plusieurs des installations de laboratoire visitées, des lacunes ont été relevées quant à la sécurité physique. Parmi ces lacunes, citons notamment le fait que des points d'entrée n'étaient pas sécurisés, que les portes de laboratoires inoccupés étaient laissées ouvertes, que des clés passe­partout étaient utilisées à la place des cartes magnétiques électroniques, que les ratissages de sécurité étaient limités, que l'accès aux zones d'accès restreint n'était pas suffisamment contrôlé, et que les visiteurs n'étaient pas toujours escortés. L'existence de ces lacunes a été constatée, et ce, malgré les efforts récemment déployés par le Ministère pour favoriser la sensibilisation à la sécurité, notamment en mettant en place une formation obligatoire pour tous les employés.

Recommandation
Recommandation Plan d'action de gestion
R. nº 3 Il est recommandé que le SMA, RHSI, par l'intermédiaire du CSGSSSU, s'assure que :  
3.1
Les DGR démontrent que des mesures de sécurité physique suffisantes sont en place dans les installations de laboratoire de leur région, et que ces mesures sont mises en application.

En cours / en suspens

  • Soutenir les directeurs généraux régionaux en leur fournissant tous les cinq ans les outils nécessaires pour mener ou mettre à jour les évaluations de la menace et des risques dans les laboratoires, ce qui comprend l'application et la surveillance.
  • Tenir une liste nationale des évaluations de la menace et des risques réalisées à chacun des sites.
  • Veiller à ce que les équipes régionales de sécurité assurent le suivi de la mise en œuvre des recommandations découlant des évaluations de la menace et des risques, afin de réduire le danger.
  • En outre, on envisagera de modifier le lien hiérarchique qui unit les équipes régionales de santé, sécurité et services d’urgences au directeur régional de Biens immobiliers, protection et sécurité et au DGR associé dans chaque région, afin d'assurer un niveau approprié de supervision et d'orientation des fonctions de sécurité et de sûreté.
Bureau de première responsabilité : SMA, RHSI
Date d'échéance : Mars 2017

7.0 OPINION DU VÉRIFICATEUR

Au vu des résultats de la vérification, nous sommes d'avis qu'il est possible d'apporter des améliorations afin d'assurer la mise en place de mesures de sûreté, de sécurité et de SST appropriées dans les laboratoires du Ministère. Il existe certes des structures de gouvernance, mais leurs rôles et leurs responsabilités devraient être exercés de façon à assurer la gestion adéquate et efficace des programmes de SST et de sûreté. Bien que l'orientation en matière de SST ne soit pas concrétisée et interprétée uniformément dans l'ensemble du Ministère, le programme de SST du MPO met à jour les normes et politiques actuelles sur la santé et la sécurité, et pourra encore être renforcé s'il est mis en œuvre efficacement. Il est possible de renforcer le programme de sûreté du MPO en renforçant la culture de la sécurité physique au sein des installations de laboratoire, et en définissant une orientation à l'appui afin de s'assurer que les menaces et les risques font l'objet de mises à jour et d'une surveillance régulières.

8.0 ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

D'après mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données probantes recueillies suffisent à confirmer l'exactitude des conclusions énoncées dans le présent rapport.  L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable par rapport aux critères de vérification. L'opinion repose sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient au moment de la vérification et des critères de vérification préétablis convenus avec la direction.  Cette opinion s'applique uniquement à l'entité vérifiée et à la portée décrite dans les présentes. Les données probantes ont été réunies conformément à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor en matière de vérification interne.  La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédures utilisées respectent les normes professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes. Les données probantes recueillies ont été suffisantes pour convaincre la haute direction de l'opinion découlant de la vérification interne.

ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

À la lumière d'un ensemble de données probantes recueillies au moyen d'examens de la documentation, d'analyses et d'entrevues, chaque critère de vérification présenté ci-dessous a été évalué et a donné lieu à une conclusion qui repose sur les définitions suivantes :

Conclusion selon les critères de vérificatio
  Conclusion selon les critères de vérification Définition de l'opinion
1 Critères respectés – Bien contrôlés Bonne gestion, aucune faiblesse importante notée, les mesures de contrôle sont efficaces.
2 Critères respectés à quelques exceptions près – Contrôlés Améliorations mineures à apporter.
3 Critères respectés à quelques exceptions près – Problèmes modérés Nécessite des améliorations en ce qui a trait aux redressements financiers. Il existe un certain risque.
4 Critères non respectés – Répercussions importantes – Améliorations importantes requises Nécessite des améliorations considérables en ce qui a trait aux redressements financiers. Il existe un degré élevé de risque.

Voici les critères de vérification employés et les exemples des principaux éléments probants ou observations notés en fonction desquels l'équipe de vérification a tiré ses conclusions.  Lorsque des améliorations notables ont été apportées ou que des problèmes modérés ont été observés, on les a signalés dans le rapport de vérification.

annexe a
Critères de vérification Conclusion selon les critères de vérification Exemples des principaux éléments probants ou observations
Élément d'enquête 1 – Santé et sécurité au travail
Critère 1.1 : Des politiques, des lignes directrices et des procédures de sécurité en laboratoire tenant compte de la prévention des risques sont en place et sont communiquées aux employés du laboratoire. 3 6.2.1
6.1.1
Critère 1.2 : La Direction du MPO a élaboré et mis en œuvre un plan de formation qui tient compte de la santé et de la sécurité en laboratoire. 2 6.2.1
6.3.1
Critère 1.3 : Un comité de santé et sécurité au travail est en place et des inspections des laboratoires sont réalisées. 2 6.1.1
6.2.1

Critère 1.4 : Un programme d'entretien préventif est en place, et l'entretien requis est effectué afin d’éviter toute défaillance susceptible d'entraîner un risque pour les employés.

2 N/A
Élément d'enquête 2 – Sécurité physique
Critère 2.1 : Le Ministère a défini et évalué les exigences pour assurer la sécurité physique des installations de laboratoire, et protéger les employés et les actifs. 3 6.1.2
6.3.1
Critère 2.2 : Le Ministère a mis en place les mesures de sécurité physique nécessaires pour protéger les installations de laboratoire, les employés et les actifs. 3 6.1.2
6.3.1