Rapport de vérification interne

Audit du Cadre de gestion environnementale

Projet 2013-6B261

Rapport final

6 juin 2014

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TABLE DES MATIÈRES

1.0 SOMMAIRE
2.0 CONTEXTE
3.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION
4.0 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION
5.0 APPROCHE DE LA VÉRIFICATION
6.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION
7.0 OPINION DE VÉRIFICATION
8.0 ÉNONCÉ D’ASSURANCE
ANNEXE A — CRITÈRES DE VÉRIFICATION

1.0  SOMMAIRE

Pêches et Océans Canada s'engage à développer et à mettre en œuvre un système national de gestion de l'environnement pour ses opérations et ses biens (système national de gestion de l'environnement), afin de gérer et d'améliorer le rendement environnemental dans le cadre des engagements du Ministère dans le domaine de l'environnement. La décision de développer et de mettre en œuvre un système national de gestion de l'environnement a été prise par le Conseil de gestion du Ministère en octobre 2011.

Un système de gestion de l'environnement constitue une approche organisée et officielle de gestion des enjeux environnementaux dans une organisation et, en tant que tel, le Système national de gestion de l'environnement peut être défini comme étant la composante de gestion environnementale du cadre de gestion global du Ministère. Le système national de gestion de l'environnement a pour objet explicite de s'intégrer aux systèmes et aux procédures de gestion actuels dans la mesure du possible, tout en fixant les objectifs nationaux et en maintenant la cohérence nationale. Sa portée englobera tous les gardiens et secteurs du Ministère et de la Garde côtière canadienne. Le système national de gestion de l'environnement est développé et mis en œuvre sur cinq ans; le projet devrait être en grande partie terminé d'ici la fin de l'exercice 2015-2016. Les composantes et les systèmes régionaux de soutien devraient être en place d'ici 2017-2018.

L'objectif de la vérification était d'assurer que le cadre national de gestion de l'environnement est articulé de façon à comprendre la structure appropriée de gouvernance, responsabilisation et structure organisationnelle, y compris tout élément à l'appui, pour veiller à la gestion environnementale efficace des opérations et des biens du Ministère.

Selon les résultats de la vérification, on peut conclure que, en général, le cadre national de gestion de l'environnement, notamment le système national de gestion de l'environnement actuellement mis en œuvre, comprend la structure appropriée de gouvernance, responsabilisation et structure organisationnelle pour assurer une gestion environnementale efficace des opérations et des biens du Ministère. Toutefois, on a déterminé des occasions d'apporter des améliorations et de prendre des mesures pour : accroître la gouvernance et la surveillance par les comités de la haute direction; renforcer davantage le cadre de responsabilisation pour la gestion de l'environnement; combler les lacunes décelées dans les principaux éléments et processus connexes au cadre; minimiser tout risque pour le développement et la mise en œuvre efficiente, efficaces et en temps opportun du système national de gestion de l'environnement actuellement en cours.

Compte tenu de la responsabilité collective en matière de gestion de l'environnement au sein du Ministère, on sait que la mise en œuvre des recommandations suivantes nécessitera la participation des comités de la haute direction et des différents cadres supérieurs de secteur et de garde à qui on a délégué des responsabilités dans les limites du cadre de responsabilisation du Ministère pour la gestion de l'environnement. Les améliorations et les mesures recommandées sont les suivantes:

  • Améliorer le fonctionnement de la structure du comité pour superviser la gestion de l'environnement. Voici certaines mesures visant à renforcer la structure du comité et à améliorer la supervision :

Pour les comités de la haute direction du Ministère :

  • Déterminer les exigences en matière de processus et de renseignements nécessaires pour appuyer la gestion de l'environnement en tant que point permanent à l'ordre du jour des comités de la haute direction du Ministère (le Comité de gestion du sous-ministre et le Comité de gestion des directeurs généraux). La fréquence à laquelle ce point serait à l'ordre du jour dépendrait du niveau de risque et du besoin en matière de surveillance afin de s'assurer que le Ministère s'acquitte de ses responsabilités collectives pour atteindre efficacement les objectifs et les cibles définis dans son système national de gestion de l'environnement.

Pour le Comité national de gestion de l'environnement

  • Officialiser les obligations du Comité en matière de déclaration périodique aux comités de la haute direction du Ministère.
  • Intégrer une plus grande participation de la part de la haute direction et établir des exigences relatives au nombre minimum de participants.
  • Répartir les mesures à prendre, faire le suivi de leur réalisation et les relier clairement à la version actualisée de l'ordre du jour des prochaines réunions du Comité.
  • Renforcer la mise en œuvre du cadre général de responsabilisation de gestion environnementale dans l'ensemble du Ministère en s'assurant que :
  • Le mandat du Bureau de la coordination environnementale et de ses différents bureaux régionaux est communiqué de façon claire et uniforme dans tout le Ministère.
  • Les rôles, les responsabilités et l’autorité des comités de la haute direction en matière de gestion de l'environnement sont clairement déterminés, documentés et communiqués à tous les participants.
  • Les chefs de secteur et les cadres supérieurs de garde sont informés que les rôles et les responsabilités propres à la gestion de l'environnement doivent être définis et communiqués aux gestionnaires des activités et aux employés qui mènent des activités importantes de gestion de l'environnement dans leur organisation respective.
  • Veiller à ce que les principaux éléments et les processus suivants se rattachant au système national de gestion de l'environnement soient entièrement mis au point et en œuvre en temps opportun :
  • Les objectifs et les cibles pour tous les aspects environnementaux et les principales activités de gestion sont suffisamment définis en détail à l'échelle du Ministère, des secteurs et des gardiens pour permettre une mesure du rendement qui soit significative. Ainsi, le Ministère pourra encore davantage évaluer, surveiller et déclarer​les résultats obtenus dans le cadre de ses activités de gestion de l'environnement.
  • Une stratégie et un programme de formation complets qui déterminent systématiquement les besoins en matière de formation et coordonnent efficacement les activités de formation de tout le Ministère.
  • Dans un effort de cohérence et d'efficacité dans la réalisation du système national de gestion de l'environnement, des consultations adéquates doivent être menées en temps opportun avec tous les gardiens et les bureaux de la coordination environnementale (à l'échelle nationale et régionale). Plus précisément, les paramètres grâce auxquels plusieurs systèmes de gestion de l'environnement peuvent coexister au sein du système national. Cela comprendrait les principales attentes au chapitre de la réussite de la mise en œuvre complète et de l'entretien continu des systèmes.

Réponse de la direction

La direction a approuvé les conclusions de la vérification, a accepté les recommandations exposées dans le présent rapport et a élaboré un plan d'action de gestion visant à leur donner suite. Le plan a été intégré au présent rapport.


2.0 CONTEXTE

Pêches et Océans Canada s'engage à développer et à mettre en œuvre un système national de gestion de l'environnement pour ses opérations et ses biens (système national de gestion de l'environnement) afin de gérer et d'améliorer le rendement environnemental tout en mettant l'accent sur la conformité réglementaire en matière d'environnement. La décision de développer et de mettre en œuvre un système national de gestion de l'environnement a été pris par le Conseil de gestion du Ministère en octobre 2011.

Un système de gestion de l’environnement est une méthode organisée et officielle pour gérer les enjeux environnementaux au sein d'une organisation. À cette fin, le système de gestion de l’environnement peut être vu comme une composante spécialisée, axée sur les enjeux environnementaux, du cadre de gestion général d'une organisation. L'Organisation internationale de normalisation, soit le plus grand organisme d’élaboration de normes internationales volontaires, a élaboré la norme ISO 14001 – Systèmes de management environnemental. La norme décrit les exigences d'un système de gestion de l'environnement qu'une organisation doit respecter pour obtenir une certification auprès de l'Organisation internationale de normalisation. Pêches et Océans Canada a décidé de développer et de mettre en œuvre son système de gestion de l'environnement conformément aux exigences de la norme ISO 14001, sans toutefois chercher à obtenir une certification.

L'énoncé de politique environnementale du Ministère indique que tous les membres de la haute direction et les gestionnaires du Ministère est coupable d'atteindre l'objectif commun de gestion efficace de l'environnement et de conformité à l'ensemble des lois et règlements en matière d'environnement. Dans ce contexte, il incombe au sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés de développer et de mettre en œuvre le système national de gestion de l'environnement du Ministère, ainsi que de fournir une orientation fonctionnelle et des conseils stratégiques au Ministère concernant la gestion de l'environnement, la conformité, la surveillance et les rapports.

Le système national de gestion de l'environnement du Ministère est développé en tant que moyen de fournir une orientation cohérente à tous les employés sur la façon de gérer les enjeux environnementaux précis dans le Ministère. Par conséquent, le système national de gestion de l'environnement a pour but de s'intégrer aux systèmes et aux procédures de gestion actuels dans la mesure du possible, tout en fixant les objectifs nationaux et en maintenant la cohérence nationale. Ainsi, le système national de gestion de l'environnement englobera tous les gardiens et secteurs du Ministère et de la Garde côtière canadienne.

Le système national de gestion de l'environnement est développé et mis en œuvre sur cinq ans; le projet devrait être en grande partie terminé d'ici la fin de l'exercice 2015-2016. Les composantes et les systèmes régionaux de soutien devraient être en place d'ici 2017-2018.


3.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

L’objectif de l’audit sera d’assurer que le Cadre national de gestion de l’environnement est structuré de manière à comprendre la structure appropriée de gouvernance, d'obligation de rendre compte et d'organisation, y compris tout élément à l'appui, pour veiller à la gestion environnementale efficace des opérations et des biens du Ministère.


4.0 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

La portée de la vérification était fondée sur les risques et axée sur le cadre de gestion en place d'avril 2012 à mars 2014, ainsi que sur les éléments et les processus connexes en cours d'élaboration et de mise en œuvre dans le cadre du système national de gestion de l'environnement.


5.0 APPROCHE DE LA VÉRIFICATION

La phase d'examen de cette mission de vérification a débuté en janvier 2014 et s'est terminée en mars 2014. L'équipe de vérification a exécuté son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor. Diverses techniques ont été employées dans le cadre de cette vérification, dont une évaluation des risques de l'entité vérifiée, des entrevues, ainsi que des examens et des analyses de la documentation et de l'information.


6.0 RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION

Il va de soi que, dans le contexte de l'Énoncé de politique sur l'environnement du Ministère, tous les gestionnaires sont collectivement responsables de la gestion de l'environnement. Cela dit, dans la structure des responsabilités du Ministère à l'égard de la gestion de l'environnement, il incombe au sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés de développer et de mettre en œuvre le système national de gestion de l'environnement du Ministère. À cette fin, les observations et les recommandations découlant des travaux de vérification sont présentées en tenant compte de la structure de responsabilisation du Ministère pour la gestion de l'environnement.

Bien que la vérification ait été menée en fonction des secteurs d'intérêt et des critères de vérification définis pendant la phase de planification, la structure de ce rapport suit les principaux thèmes ci-dessous :

  • Surveillance par les comités de la haute direction
  • Structure organisationnelle et de responsabilisation
  • Éléments connexes au cadre de gestion de l'environnement
  • Mise en œuvre du système national de gestion de l'environnement

Pour les conclusions par critère de vérification, veuillez-vous référer à l’annexe A.

En se fondant sur le travail de vérification complété et notre jugement professionnel, nous avons évalué le risque associé à chacune des observations selon une échelle à trois niveaux. Le classement du risque (élevé, modéré, faible) correspond au niveau d’exposition éventuel au risque qui, nous croyons, pourrait avoir des répercussions sur l’atteinte des objectifs de Pêches et Océans Canada, et il donne une indication de la priorité que la gestion devrait donner aux recommandations associées à cette observation. Les critères suivants ont été utilisés pour évaluer le niveau d'exposition au risque :

tableau des critères
Élevé Aucun contrôle n’est en place ou les contrôles sont inadéquats.
La conformité avec les lois et les règlements est inadéquate.
On a relevé des enjeux importants qui pourraient avoir des répercussions négatives sur l’atteinte des objectifs opérationnels et les programmes.
Modéré Des contrôles sont en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés.
La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et du Ministère est inadéquate.
On a relevé des enjeux qui pourraient avoir des répercussions négatives sur l’efficacité et l’efficience des activités.
Faible Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.
La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et du Ministère varie.
Les enjeux identifiés sont de moindre importance mais on a relevé des occasions d’améliorer les activités.

6.1 Gouvernance – Surveillance par les comités de la haute direction

Selon les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les objectifs liés à la gouvernance d'un ministère sont guidés par l'ensemble des processus et des contrôles de gestion en place pour établir l'orientation stratégique, les plans opérationnels, les objectifs et les priorités, et pour donner des indications claires sur la façon dont les ressources doivent être attribuées pour réaliser ces plans. La présence d'un organisme de surveillance est importante pour s'assurer que l'orientation, les plans et les mesures de la direction sont adéquats et responsables. On doit fournir des renseignements financiers et opérationnels opportuns et exacts aux organes de surveillance afin que ces derniers puissent remplir leur fonction de surveillance. L'attribution et le budget des ressources incluent des ressources financières, humaines et physiques. Ce sont là des éléments essentiels d'un cadre de contrôle puisqu'ils définissent les ressources ainsi que les compétences nécessaires et permettent de veiller à ce qu'il y ait suffisamment de ressources pour atteindre les objectifs de l'entité.


Observations 6.1.1
Observations
Faible

6.1.1 Une structure a été mise en place pour les comités de la haute direction, par contre, ces derniers n'effectuent pas de contrôle efficace de la gestion de l'environnement.

Comités nationaux

Au cours de la période visée par la vérification, une structure a été mise en place à l'échelle nationale pour les comités de la haute direction et comprenait la capacité d'exercer une fonction de surveillance de la gestion de l'environnement. Deux comités de la haute direction formaient cette structure : le Conseil de gestion du Ministère et le Comité de résultat stratégique – Gestion intégrée des affaires, auxquels participaient les sous-ministres adjoints des secteurs et les directeurs généraux régionaux. Au cours de la phase d'examen de la vérification, il a été noté que la structure du comité de la haute direction du Ministère avait été modifiée. Le Conseil de gestion du Ministère a été remplacé par le Comité de gestion du sous-ministre, le Comité de résultat stratégique – Gestion intégrée des affaires a été interrompu, et un nouveau Comité de gestion des directeurs généraux a été créé pour appuyer le Comité de gestion du sous-ministre.

En plus des deux comités de la haute direction, un comité formé de directeurs, le Comité national de gestion de l'environnement, est actif depuis la fin de 2011 et a pour mandat de fournir une orientation et une surveillance à l'échelle nationale concernant le développement, la mise en œuvre et l'amélioration continue de la gestion de l'environnement en ce qui a trait aux activités et aux biens ministériels.

Même si une structure officielle de comité a pu être établie, la vérification a permis de déterminer que la structure des comités de la haute direction n'a pas fonctionné d'une façon qui démontre que les comités ont efficacement mené une surveillance adéquate de la gestion de l'environnement. Il a été établi par le biais d’entrevues et de l’examen de la documentation, que la gestion de l'environnement n'était pas un point permanent à l'ordre du jour des comités de la haute direction, et ce, quelle qu'en soit la fréquence, et que ces comités n'avaient pas fourni d'orientation au Comité national de gestion de l'environnement en ce qui concerne les renseignements dont ce dernier a besoin pour exercer sa fonction de surveillance. Lorsque des enjeux environnementaux étaient portés à l'attention des comités de la haute direction, ce n'était qu'aux fins d'information ou d'approbation de documents ou de procédures, et principalement à la discrétion du Bureau de la coordination environnementale.

Les entrevues et l'examen de la documentation ont également permis de conclure que, pendant la période visée par la vérification, le Comité national de gestion de l'environnement a essentiellement fonctionné en tant que forum de partage d'information, plutôt que pour fournir conseils et orientations sur la gestion de l'environnement et la surveillance efficace du développement du système national de gestion de l'environnement.

L'examen des procès-verbaux du Comité a, en outre, permis de déterminer que la présence de personnes ayant un poste de direction aux réunions du Comité national de gestion de l'environnement ne reflète pas la liste des membres énoncée dans le cadre de référence du Comité. L'assiduité de cet échelon était, par ailleurs, variable et remet en question la valeur de ces membres, ainsi que leur rôle dans la réalisation du mandat du Comité. De plus, les résumés des réunions du Comité n'ont pas démontré l'étendue de la discussion ou de la résolution d'un grand nombre des points à l'ordre du jour du Comité. On a également décelé des lacunes concernant l'objet des points à l'ordre du jour (c'est-à-dire s'ils devaient faire l'objet d'une discussion, d'explications, de mesures ou d'une décision) et concernant le processus de surveillance, de répartition et de suivi des mesures à prendre jusqu'à leur achèvement.

Comités régionaux

Les entrevues ont révélé que, à l'exception de la région du Pacifique, la gestion de l'environnement n'était pas intégrée en tant que pratique de gestion exemplaire dans les conseils régionaux de la haute direction ou les comités de soutien. La plupart des régions ont ponctuellement intégré des discussions sur la gestion de l'environnement dans leurs conseils régionaux de la haute direction, sans processus officiel pour aborder et examiner systématiquement les objectifs, les activités prévues, les cibles et les résultats (surveillance) régionaux en matière de gestion de l'environnement. Comme il a été précédemment indiqué, la gestion de l'environnement est une responsabilité partagée au sein du Ministère, qui concerne de nombreux secteurs et gardiens et comprend un large portefeuille d'opérations et de biens divers qui interagissent avec l'environnement.


Recommandation / Plan d’action de la gestion
Recommandation Plan d’action de la gestion

R-1.  Le sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs devraient prendre des mesures pour améliorer le fonctionnement de la structure du comité pour superviser la gestion de l'environnement. Voici certaines mesures visant à renforcer la structure du comité et à améliorer la supervision:

 

Pour les comités de la haute direction du Ministère :

  • Déterminer les exigences en matière de processus et de renseignements nécessaires pour appuyer la gestion de l'environnement en tant que point permanent à l'ordre du jour ​des comités de la haute direction du Ministère (le Comité de gestion du sous-ministre et le Comité de gestion des directeurs généraux). La fréquence à laquelle ce point serait à l'ordre du jour dépendrait du niveau de risque et du besoin en matière de surveillance afin de s'assurer que le Ministère s'acquitte de ses responsabilités collectives pour atteindre efficacement les objectifs et les cibles définis dans son système national de gestion de l'environnement.

 

  • Le sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs collaborera avec le sous-ministre adjoint, politique stratégique à intégrer une revue routine des questions de gestion de l'environnement au Comité de gestion des directeurs généraux et du Comité de gestion du sous-ministre sur une base semi-annuelle, y compris:
  • Une présentation de printemps pour mettre en évidence les priorités du programme (y compris les objectifs) pour l'exercice à venir, et
  • Un examen d’automne de la performance environnementale du Ministère.

Pour le Comité national de gestion de l'environnement

  • Officialiser les obligations du Comité en matière de déclaration périodique aux comités de la haute direction du Ministère.
  • Intégrer une plus grande participation de la part de la haute direction et établir des exigences relatives au nombre minimum de participants.
  • Répartir les mesures à prendre, faire le suivi de leur réalisation et les relier clairement à la version actualisée de l'ordre du jour des prochaines réunions du Comité.

 

  • En ce qui concerne les rôles et les responsabilités du Comité national de gestion de l'environnement:
  • En ligne avec le plan d’action de la direction ci-dessus, les membres du Comité national de gestion de l’environnement poursuivront les obligations à la haute direction en utilisant la structure de rapports ministériels indiqué ci-dessus, et de consulter les régions au sein de leurs organisations établis dans le Cadre de référence pour le Comité de gestion de l’environnement.
  • Le mandat du Comité de gestion de l’environnement sera révisé à établir des exigences minimales de quorum, confirmer l’effectif des postes de directeur, et de clarifier les rôles des membres du comité.
  • Le suivi et la réalisation des éléments d'action dans des dossiers de la décision du Comité seront formalisés et documentées.
Bureau de première responsabilité : Sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs
Date d’échéance:
  • Comité de gestion des directeurs généraux et le Comité de gestion du sous-ministre : Par l’année fiscale 2015/16
  • Comité de gestion des directeurs généraux: En mars 2015

(Note: les dates assurera que les changements ont été mis en place au début du cycle des affaires nouvelles).


6.2 Structure organisationnelle et de responsabilisation

Selon les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor, la responsabilisation, c'est le devoir de rendre compte des choses dont on est responsable. De ce fait, une structure organisationnelle appropriée est un moyen de contrôle ou un facteur habilitant clé concernant la responsabilisation, qui clarifie les pouvoirs, les responsabilités et l'obligation de rendre compte. Cette exigence se reflète également dans l'orientation fournie par l'Organisation internationale de normalisation, qui indique que la mise en place de rôles, de responsabilités et de pouvoirs clairs et documentés constitue une composante essentielle d'un système de gestion de l'environnement.

La portée générale des activités de gestion de l'environnement du Ministère, qui s'étend à l'ensemble des secteurs, des gardiens et des régions, et le modèle de gestion matricielle du Ministère imposent la mise en place d'une délimitation claire des responsabilités et des obligations aux paliers appropriés de la direction et pour les unités organisationnelles ainsi que les postes clés de la structure de gestion de l'environnement.


Observations 6.2.1
Observations
Faible 6.2.1 Le Cadre de responsabilisation de gestion environnementale pour les opérations et les biens du Ministère a été mis à jour et attend l'approbation finale. Le cadre éclaire de façon adéquate les obligations et les responsabilités à un niveau élevé. Toutefois, il existe un certain nombre de domaines où le cadre doit être renforcé afin d'opérationnaliser et de consolider les responsabilités en matière de résultats des principaux intervenants et comités de surveillance.

Responsabilités et obligations générales

Tout comme les rôles et les responsabilités en matière de gestion de l'environnement, les obligations du Ministère ont été définies dans le Cadre de responsabilisation de gestion environnementale pour les opérations et les biens.

Le document, qui n'avait pas encore été approuvé au moment de la vérification, est une mise à jour d'un document-cadre existant qui avait été initialement approuvé en 2005. L'élaboration de la version actualisée découle d'un processus exhaustif de consultations auxquelles ont pris part les services juridiques et qui inclut les commentaires de tous les gardiens. La version révisée constitue un cadre global et vise à clarifier, au niveau de la haute direction, les rôles, les obligations et les responsabilités en matière de gestion de l'environnement dans tout le Ministère.

L'examen du document a permis d'établir que, dans l'ensemble, l'attribution des obligations et des responsabilités dans les limites du cadre révisé reflétait celle du modèle de gestion matricielle du Ministère. L'obligation de rendre compte a été attribuée aux postes de direction des secteurs ayant des responsabilités environnementales importantes concernant les opérations et les biens, et l'obligation ultime en matière de gestion de l'environnement revient au sous-ministre. La responsabilité a été confiée aux postes de directeur et de gestionnaire des unités organisationnelles pertinentes qui ont un rôle important dans l'entreprise et la gestion des activités de gestion de l'environnement.

La principale obligation de rendre compte en ce qui a trait l'orientation fonctionnelle générale et à la fourniture de conseils en matière de gestion de l'environnement est réservée au sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés. Le Bureau de la coordination environnementale du Secteur des ressources humaines et des services intégrés s'est vu confier la responsabilité de développer et de mettre en œuvre le système national de gestion de l'environnement. Enfin, des unités et des postes organisationnels précis ont également été désignés comme responsables de la prestation de l'autorité fonctionnelle dans leur secteur respectif (c.-à-d. la Garde côtière canadienne et Ports pour petits bateaux).

Bien que les obligations et les responsabilités aient été définies dans le cadre du modèle de gestion matricielle du Ministère, l'examen des documents et les entrevues ont permis de constater que le rôle et les responsabilités des comités de la haute direction en matière de gestion de l'environnement ne l'ont pas été. Par exemple, on s'est aperçu que certains documents ou procédures ont été présentés aux comités de la haute direction pour approbation ou information, ceci n'est pas le cas pour d'autres. Les paramètres et le processus de catégorisation des documents (pour approbation ou pour information) n'ont également pas été officialisés.

On a, en outre, déterminé que les responsabilités et les obligations concernant la fixation d'objectifs et de cibles en matière de gestion de l'environnement, à tous les paliers du Ministère (ministériel, sectoriel, régional ou de garde), n'ont pas été officiellement attribuées.

Compréhension et reconnaissance des rôles, des responsabilités et des obligations

Les entrevues avec des intervenants clés, dont les postes ont été précisés dans la version révisée du cadre de responsabilisation, ont révélé qu'ils connaissaient généralement bien ce document, ainsi que leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations respectifs. Cependant, les entrevues ont également révélé que pour certains intervenants régionaux ayant un rôle important dans les activités de gestion de l'environnement de leur région, il y avait une nécessité de développer, de documenter et de communiquer davantage les rôles, les responsabilités et l'orientation connexe pour les postes au niveau opérationnel. Il a été dit qu'il n'existait pas de rôles et de responsabilités en matière de gestion de l'environnement ou, lorsqu'ils existaient, ils n'étaient pas suffisamment précis par rapport aux activités de gestion de l'environnement ou n'étaient pas à jour.

Mandat du Bureau national de la coordination environnementale

Selon les entrevues et l'examen des documents, on a déterminé que le mandat du Bureau de la coordination environnementale n'a pas été clairement communiqué. Les entrevues ont révélé qu'il n'était pas toujours évident de savoir quels aspects environnementaux ou quelles activités de gestion de l'environnement connexes incombaient aux bureaux de la coordination environnementale (à l'échelle nationale et régionale) par rapport à ce qui était prévu pour les secteurs ou les gardiens. Il a également été affirmé que le taux de participation des bureaux régionaux de la coordination environnementale variait selon les régions ou les gardiens en ce qui a trait aux types d'activités menées ou au niveau de services fournis.

L'examen du site intranet ministériel du Bureau national de la coordination environnementale a permis de confirmer que le mandat du Bureau national peut ne pas être clair pour les lecteurs du Ministère. Les renseignements publiés sur le site au sujet du mandat et du rôle du Bureau national peuvent porter à confusion. Ils ne communiquent pas clairement le rôle du Bureau national en tant qu'organisme fonctionnel ou consultatif ou qu'organisme ayant des responsabilités opérationnelles, ni la mesure dans laquelle le Bureau national exerce ces deux rôles.

Le renforcement du cadre de responsabilisation dans les domaines susmentionnés permettrait de clarifier, d'opérationnaliser et de consolider les obligations en matière de résultats des principaux intervenants et comités de surveillance. Cela permettrait de réduire le risque que les responsabilités et les obligations du Ministère en matière de gestion de l'environnement soient mal comprises ou deviennent confuses et entraînent ce qui suit :

  • des enjeux importants en matière de gestion environnementale, y compris des éléments essentiels aux demandes d'examen et d'approbation, ne sont pas portés à l'attention des comités de la haute direction;
  • des activités de gestion de l'environnement entreprises ne sont pas correctement harmonisées avec les risques, les priorités et les ressources disponibles du Ministère;
  • la non-conformité aux exigences juridiques et autres;
  • des opérations inefficaces;
  • une sensibilisation insuffisante concernant l'importance de la gestion de l'environnement.

Recommandation / Plan d’action de la gestion
Recommandation Plan d’action de la gestion

R-2.  Comme le Centre d'expertise sur la gestion de l'environnement au sein du ministère, le sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs devraient prendre des mesures pour renforcer la mise en œuvre du cadre général de responsabilisation de gestion environnementale dans l'ensemble du Ministère en s'assurant que :

  • Le mandat du Bureau de la coordination environnementale et de ses différents bureaux régionaux est communiqué de façon claire et uniforme dans tout le Ministère.
  • Les rôles, les responsabilités et l’autorité des comités de la haute direction en matière de gestion de l'environnement sont clairement déterminés, documentés et communiqués à tous les participants.
  • Les chefs de secteur et les cadres supérieurs de garde sont informés que les rôles et les responsabilités propres à la gestion de l'environnement doivent être définis et communiqués aux gestionnaires des activités et aux employés qui mènent des activités importantes de gestion de l'environnement dans leur organisation respective.
  • Le cadre de gestion environnementale et de responsabilisation (a été approuvé le 17 avril, 2014) définit clairement le mandat du Bureau de la coordination environnementale et les bureaux régionaux respectifs. Ce sera largement communiquée dans le département d'ici la fin de juillet 2014, y compris:
    • Une note de service à la Comité de gestion du sous-ministre et leurs organisations respectives,
      • Mises à jour de site Web, et
      • Dans les messages Au Courant (national et régional).
  • Ces activités de communication mettront en évidence les rôles et les responsabilités et l’autorité qui composent la structure de responsabilisation du Ministère pour la gestion environnementale.
  • Faisant partie de l’intégration dans la structure des comités de gestion, une présentation au Comité de gestion des directeurs généraux et le Comité de gestion du sous-ministre sera effectué pas mars 2015, pour rappeler aux membres de leurs rôles et responsabilités.
  • La note de service communiquant le cadre de gestion environnementale et de responsabilisation au Comité de gestion du sous-ministre mettra l'accent sur la nécessité de veiller à ce que tous les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la gestion environnementale des opérations et des biens.
Bureau de première responsabilité : Sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs
Date d’échéance: En mars, 2015

6.3 Éléments connexes au cadre de gestion de l'environnement

Comme il a été précédemment indiqué, Pêches et Océans Canada a décidé de développer et de mettre en œuvre son système de gestion de l'environnement conformément aux exigences de la norme ISO 14001 de l'Organisation internationale de normalisation, sans chercher à obtenir une certification. Pour respecter cet engagement, un plan de mise en œuvre sur cinq ans a été préparé conformément aux exigences de la norme ISO 14001 et est en cours de mise en œuvre.

Afin de réussir à adopter et à mettre en œuvre les exigences de la norme ISO 14001 dans l'ensemble du Ministère, il a été prévu que les pratiques de gestion environnementales élaborées et mises en œuvre pour gérer le portefeuille de biens et d'opérations du Ministère seraient conçues et exécutées d'une façon qui soit compatible avec d'autres pratiques de gestion déjà en vigueur au Ministère. Plus précisément, elles seraient conformes à un cadre qui définit clairement un mandat général et les objectifs connexes, qui peut être mis en œuvre pour atteindre ces objectifs, et qui comprend les éléments essentiels de la planification, de la mise en œuvre, du suivi, de la mesure, du contrôle, de l'examen ainsi que de la rétroaction.

Observations 6.3.1
Observations
Faible

6.3.1 Au moment de la vérification, Pêches et Océans Canada entrait dans la quatrième année de son plan de mise en œuvre sur cinq ans du Système national de gestion de l'environnement. Même si on a pu constater que certains éléments fondamentaux du système étaient en place, d'autres se trouvaient à divers stades d'achèvement ou devaient être développés ou mis en œuvre plus tard en tant que jalons dans les années quatre ou cinq du plan.

Un examen des éléments fondamentaux du système déjà développés a montré qu'il existait des lacunes dans certains processus de soutien nécessaires pour assurer la réussite du système.

Objectifs, cibles et mesure du rendement

Dans le cadre de l'examen de la documentation, il a été noté que le Bureau national de la coordination environnementale a élaboré un modèle logique et un cadre de mesure du rendement connexe en mars 2012. Le modèle et le cadre de mesure du rendement formaient la base du premier bilan environnemental annuel national dans le cadre du rapport sur le rendement environnemental présenté aux membres du Conseil de gestion du Ministère en décembre 2013.

L’analyse du modèle logique et le cadre de mesure du rendement a révélé que le modèle logique indique que le Bureau national de la coordination environnementale a le moins de contrôle sur la réalisation des résultats définitifs et reconnait que le Bureau national détient l'expertise ministérielle dans certains domaines, y compris les sites contaminés et à la conformité environnementale. Par conséquent, le modèle logique identifie, deux résultats finaux qui sont mesurables : réduction de la responsabilité ministérielle associée aux sites contaminés et diminution des infractions aux lois environnementales et des mesures d'exécution des lois environnementales. Un examen plus approfondi des objectifs / indicateurs et les dates qui ont été fournis pour ces résultats définitifs, a déterminé que les objectifs et les mesures ne sont pas assez détaillées, et que les dates cibles n'ont pas été définis de façon adéquate pour faciliter la mesure de la performance significative. Il est reconnu que le cadre de mesure du rendement évolue grâce à la mise en œuvre du système de gestion de l'environnement. En tant que tel, il s'attend à ce que l’achèvement du système de gestion de l'environnement du Ministère, il y aura une plus grande intégration des objectifs de rendement, les objectifs, les mesures et les dates cibles pour tous les aspects importants de l'environnement qui doivent être gérés, et au niveau de détail approprié.

À titre d'exception, la région du Pacifique dispose d'un cadre de mesure du rendement opérationnel plus solide qui comprend des indicateurs et des cibles précises pour la mesure des produits des activités de gestion de l'environnement, ainsi que d'un processus officiel pour déclarer à la haute direction régionale les résultats de son système de gestion de l'environnement et des activités connexes. Un cadre de mesure du rendement plus complet qui comprenne un processus pour mettre en place des objectifs et des cibles environnementaux adéquatement détaillés à l'échelle du Ministère, des secteurs et des gardiens permettrait d'améliorer l'élaboration de plans cohérents de gestion de l'environnement incluant les mécanismes de suivi et de mesure du rendement nécessaires pour évaluer et mesurer les résultats atteints.

Orientation et formation

L'examen du Cadre de responsabilisation de gestion environnementale pour les opérations et les biens a permis de découvrir que l'obligation et la responsabilité pour ce qui est de veiller à ce que la formation obligatoire nécessaire soit offerte aux employés reviennent aux chefs de secteur et à leurs délégués. Il incombe au sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés d'élaborer et de mettre en œuvre les programmes de formation obligatoire qui favorisent la sensibilisation et la conformité environnementales. Les bureaux nationaux et régionaux de la coordination environnementale sont plus particulièrement responsables de l'élaboration et de la prestation de ces programmes.

Un examen du site intranet du Bureau national de la coordination environnementale a révélé qu'une formation générale de sensibilisation était fournie. Grâce aux entrevues, on a également pu confirmer que du matériel de soutien était en cours d'élaboration et qu'une formation était offerte aux gardiens par les bureaux régionaux de la coordination environnementale.

Néanmoins, les entrevues avec les intervenants régionaux ont prouvé que la formation n'était pas offerte de façon uniforme d'une région à l'autre ou à tous les gardiens. Les intervenants régionaux ont signalé que le Bureau national de la coordination environnementale devait fixer des normes de formation pour assurer l'uniformité.

Les entrevues ont également permis de confirmer que, même si un programme solide de surveillance de la conformité a été mis en œuvre, il n'existe pas d'analyse ni de processus officiels à l'échelle nationale qui relie les causes profondes des problèmes de conformité à l'élaboration de programmes de formation appropriés, afin de veiller à ce que les exigences obligatoires en matière de formation (par aspect environnemental ou pour des postes précis) soient établies et mises en œuvre.

Enfin, l'examen des plans de travail annuels des bureaux régionaux de la coordination environnementale a fait ressortir que des programmes de formation étaient financés, élaborés et exécutés indépendamment dans chaque région pour les mêmes aspects environnementaux. Ces initiatives de formation indépendantes augmentent le risque

L'absence de stratégie de formation officielle à l'échelle nationale qui énonce systématiquement les exigences en matière de formation et coordonne les activités afférentes augmente le risque que les activités de formation ne soient pas axées sur les domaines prioritaires et peut entraîner un dédoublement des efforts ainsi qu'une inefficacité connexe concernant l'utilisation des ressources disponibles.

Suivi et mesure

Les entrevues et l'examen de la documentation ont confirmé qu'un processus de suivi solide a été établi et mis en œuvre pour évaluer la conformité à la réglementation. Cela a été réalisé principalement par le biais du Programme de vérification externe de conformité national de l'environnement, de sorte que les vérifications des installations ont été effectuées par les vérificateurs environnementaux agrées externes au ministère.

Les processus et les procédures étaient en place pour la sélection des sites, la tenue des audits, et la communication des résultats, y compris l'état ​​des actions correctives. Pour les sites qui ne sont pas inclus dans le programme de vérification de conformité environnementale national externe, le Bureau national de coordination de l'environnement a élaboré et mis en œuvre / un processus d'évaluation d’audit interne et des procédures pour évaluer la conformité à d'autres sites où les risques environnementaux peuvent être présents. L'administration du processus et procédures ont été effectuées par le personnel dans chacun des bureaux régionaux de coordination de l'environnement.

Les entrevues et l'examen de la documentation ont déterminé que le processus de suivi a également été développé pour la gestion des réservoirs de stockage dans le cadre du Plan de gestion environnementale des réservoirs de stockage. Les informations recueillies à travers ce processus de suivi ont été analysées et rapportées par le Bureau national de coordination de l'environnement aux gardiens en 2012 et 2013.

Toutefois, comme indiqués précédemment, les objectifs et cibles spécifiques n'ont pas été identifiés pour certains aspects environnementaux significatifs parce que les plans de gestion environnementaux respectifs n'ont pas encore été développés. En conséquence, pour la période à l'examen, le ministère n'était pas en mesure de surveiller adéquatement ses progrès et entièrement évaluer les performances en matière de gestion des aspects environnementaux qu'il jugeait être importante.

Enfin, un processus pour guider la surveillance de la conformité au système de gestion de l'environnement national et de déterminer si le système a été correctement mis en œuvre et maintenu par les intervenants régionaux et de garde n'a pas été développée; toutefois, il a été identifié comme une étape clé sur le plan d’exécution de cinq ans.

Un processus de surveillance et de mesure incomplète pour le système national de gestion environnementale du Ministère augmente le risque du Département étant incapable de rassembler les informations requises pour évaluer la performance de ses activités et pratiques de gestion pour tous les aspects environnementaux ainsi, dans la mesure dans laquelle ses engagements sont respectés et à déterminer les ajustements, si nécessaire.


Recommandation / Plan d’action de la gestion
Recommandation Plan d’action de la gestion

R-3.     Pour respecter l'engagement du Ministère à mettre en œuvre un système de gestion environnementale conforme à la norme ISO 14001 - système de gestion de l'environnement, le sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs devraient prendre des mesures pour veiller à ce que les éléments clefs et processus du système de gestion de l'environnement national sont pleinement développés et mis en œuvre en temps opportun:

  • Les objectifs et les cibles pour tous les aspects environnementaux et les principales activités de gestion sont suffisamment définis en détail à l'échelle du Ministère, des secteurs et des gardiens pour permettre une mesure du rendement qui soit significative. Ainsi, le Ministère pourra encore davantage évaluer, surveiller et déclarer​les résultats obtenus dans le cadre de ses activités de gestion de l'environnement.
  • Une stratégie et un programme de formation complets qui déterminent systématiquement les besoins en matière de formation et coordonnent efficacement les activités de formation de tout le Ministère.
  • Dans le cadre des plans d'exécution de projets originaux pour le Système de gestion de l’environnement nationale pour les opérations et biens, les objectifs et les cibles pour tous les aspects environnementaux significatifs seront décrites dans les plans de gestion environnementale complétées selon le calendrier dans le Plan du Système de gestion de l’environnement nationale.
  • Une stratégie nationale de formation en gestion de l'environnement sera complétée par octobre 2014.
Bureau de première responsabilité : Sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs
Date d’échéance: Développement de composants clés cohérents avec le plan national de mise en œuvre: En mars 2016
Achèvement de la stratégie nationale de formation: En octobre 2014

6.4  Mise en œuvre du système national de gestion de l'environnement


Observations 6.4.1
Observations
Faible

6.4.1 Un plan de mise en œuvre du système national de gestion de l'environnement a été mis au point; ce plan désigne le Bureau national de la coordination environnementale comme partie intéressée primaire ayant pour responsabilité le développement et la mise en œuvre du système avec l'appui des bureaux régionaux de la coordination environnementale et des gardiens ministériels. Cependant, le développement et la mise en œuvre complets du système (y compris les systèmes régionaux et les composantes) ne sont pas attendus avant l'exercice 2017-2018.

Enfin, on a décelé des lacunes dans la définition et l'intégration des composantes du système, de même que dans le processus de mise en œuvre et la coordination des efforts connexes. Ces lacunes représentent un risque important pour la réussite de la mise en œuvre (c.-à-d. l'efficacité et la présentation en temps opportun) du système, ainsi que son entretien continu.

Définition du système de gestion de l’environnement et harmonisation avec les besoins

Dans le cadre de la recherche de soutien pour la mise en place du système de gestion de l'environnement du Ministère, une stratégie générale de gestion environnementale a été présentée au Conseil de gestion du Ministère en juin 2011. Cette présentation a souligné l'importance du système pour le Ministère, et ce, en portant exclusivement sur la gestion des risques liés à la conformité. Toutefois, cette présentation n'a pas fourni suffisamment de renseignements concernant la portée et les objectifs précis (nonobstant la gestion des risques liés à la conformité à la réglementation), les coûts et les autres besoins en ressources, les risques liés au projet, les défis et les contraintes, ou les options aux fins de prise en compte.

Selon l'orientation offerte par l'Organisation internationale de normalisation au sujet d'un système de gestion de l'environnement, la première étape essentielle de développement d'un système est de déterminer le rendement environnemental de l'organisation, ainsi que la mesure dans laquelle ses actuels programmes, pratiques et procédures sont conformes à la norme du système envisagée. Selon l'orientation connexe, à l'occasion de la mise en œuvre d'un système de gestion de l'environnement, le principe ne doit pas être que le système est quelque chose de totalement nouveau pour l'organisation et que les processus qui ne sont pas essentiels à l'amélioration du rendement environnemental de l'organisation ne doivent pas être mis en place simplement aux fins de conformité avec la norme.

Les résultats d'une analyse comparative menée dans le cadre de la vérification ont permis de déterminer que, lors de la mise en œuvre de systèmes de gestion de l'environnement, l'un des défis rencontrés par les autres ministères était l'appui et l'engagement des intervenants au sein de l'organisation. Bien que l'analyse comparative n'ait pas permis d'en déterminer la raison exacte, il serait raisonnable de s'attendre à ce que la charge de travail supplémentaire ait pu être un facteur contributif. Cette idée a été appuyée par les commentaires d'un répondant qui a déclaré que, avant le développement d'un système unique de gestion de l'environnement pour le Ministère, il existait divers systèmes régionaux, mais que la charge de travail était trop lourde pour que le Ministère puisse les maintenir.

Les entrevues et l'examen de la documentation ont permis d'établir que, dans le cadre de la définition des exigences du système national de gestion de l'environnement du Ministère, le Bureau national de la coordination environnementale avait mené une analyse des lacunes pour évaluer la mesure dans laquelle les systèmes, les pratiques et les procédures qui existaient étaient conformes aux éléments applicables de l'orientation de l'Organisation internationale de normalisation concernant un système de gestion de l'environnement. À la suite de cette évaluation, un plan de mise en œuvre sur cinq ans a été mis au point. À titre de principaux jalons, ce plan comprenait le développement ou la mise à jour des systèmes régionaux de gestion de l'environnement et faisait également référence aux systèmes de garde.

Malgré cela, on a déterminé que, dans le cadre de l'analyse des lacunes menée par le Bureau national de la coordination environnementale, les processus et les systèmes de gestion de l'environnement (sectoriels, régionaux ou de garde) qui étaient en place n'avaient pas été examinés ni évalués en profondeur. Les entrevues avec des représentants régionaux et gardiens responsables de la gestion de l'environnement ont révélé que, dans certains cas, leurs systèmes de gestion de l'environnement ou les composantes de ceux-ci existent sous une forme ou une autre, depuis un certain temps, et sont encore utilisés. Les entrevues avec des intervenants clés ont également mis en lumière deux tentatives antérieures visant à mettre en œuvre un système de gestion de l'environnement dans le Ministère qui ont été par la suite abandonnées (une à l'échelle nationale et l'autre à l'échelle régionale). La principale raison fournie concernant l'abandon de ces initiatives était, dans chaque cas, que les systèmes développés ou proposés étaient trop complexes et difficiles à mettre en œuvre ou à entretenir de façon continue.

Les entrevues ont aussi fait ressortir que, pendant la période visée par la vérification, l'élaboration de plans de gestion de l'environnement pour des aspects environnementaux précis a nécessité beaucoup de temps et d'efforts. Compte tenu de la façon dont bon nombre d'aspects environnementaux ont été caractérisés dans le système, on prévoyait que tout serait mis en œuvre afin de déterminer les possibilités de réduire les efforts déployés pour le développement, ainsi que la prolifération de documents. Par exemple, malgré les différences régionales qui peuvent exister, il serait raisonnable de s'attendre à ce que la pratique de gestion de l'environnement concernant les réservoirs de stockage ou les halocarbures ne varie pas beaucoup, voire pas du tout, pour l'élaboration de différents plans de gestion de l'environnement. Les entrevues avec certains intervenants clés ont confirmé cette évaluation, car ils ne voyaient pas la nécessité d'un dédoublement des documents ou de plusieurs couches de documents produits dans les systèmes.

Mise en œuvre et coordination du système de gestion de l’environnement

Comme il a été précédemment indiqué, le plan de mise en œuvre du système de gestion de l’environnement incluait le développement de systèmes régionaux de gestion de l'environnement en tant que jalons essentiels. Les entrevues ont démontré que les régions avaient l'intention de mettre au point leurs propres systèmes et plans de gestion de l'environnement en fonction du système national de gestion de l'environnement. Le plan de mise en œuvre faisait également référence aux systèmes de gestion de l'environnement que les gardiens doivent développer. D'un point de vue régional, comme il a été précédemment mentionné, la région du Pacifique a déjà en place un système de gestion de l'environnement fonctionnel. Du point de vue de la garde, la Direction des ports pour petits bateaux a également récemment terminé son propre système de gestion de l'environnement qui est en attente d'approbation. La Garde côtière canadienne dispose de son Manuel de sûreté et sécurité, qui aborde la conformité environnementale pour sa flotte, et était en voie de développer un système similaire pour ses opérations et ses biens à terre.

Au moment de la vérification, deux des quatre régions n'ayant pas encore de système de gestion de l'environnement fonctionnel avaient fourni des plans au Bureau national de la coordination environnementale pour la mise en œuvre de leur système régional respectif. Ces plans comprenaient une liste des jalons pour la mise en œuvre des systèmes sur une période de quatre ans, se terminant en 2017-2018. L'examen de ses plans régionaux de mise en œuvre a révélé que la liste des jalons variait en longueur et en quantité de détails fournis. Par exemple, le plan de mise en œuvre d'une région comportait comme jalon l'élaboration d'objectifs, de cibles et de mesures régionaux alors que ce n'était pas le cas pour le plan de l'autre région.

Mise en œuvre et coordination du système de gestion de l’environnement

Comme il a été précédemment indiqué, le plan de mise en œuvre du système de gestion de l’environnement incluait le développement de systèmes régionaux de gestion de l'environnement en tant que jalons essentiels. Les entrevues ont démontré que les régions avaient l'intention de mettre au point leurs propres systèmes et plans de gestion de l'environnement en fonction du système national de gestion de l'environnement. Le plan de mise en œuvre faisait également référence aux systèmes de gestion de l'environnement que les gardiens doivent développer. D'un point de vue régional, comme il a été précédemment mentionné, la région du Pacifique a déjà en place un système de gestion de l'environnement fonctionnel. Du point de vue de la garde, la Direction des ports pour petits bateaux a également récemment terminé son propre système de gestion de l'environnement qui est en attente d'approbation. La Garde côtière canadienne dispose de son Manuel de sûreté et sécurité, qui aborde la conformité environnementale pour sa flotte, et était en voie de développer un système similaire pour ses opérations et ses biens à terre.

Au moment de la vérification, deux des quatre régions n'ayant pas encore de système de gestion de l'environnement fonctionnel avaient fourni des plans au Bureau national de la coordination environnementale pour la mise en œuvre de leur système régional respectif. Ces plans comprenaient une liste des jalons pour la mise en œuvre des systèmes sur une période de quatre ans, se terminant en 2017-2018. L'examen de ses plans régionaux de mise en œuvre a révélé que la liste des jalons variait en longueur et en quantité de détails fournis. Par exemple, le plan de mise en œuvre d'une région comportait comme jalon l'élaboration d'objectifs, de cibles et de mesures régionaux alors que ce n'était pas le cas pour le plan de l'autre région.

En outre, l'examen des plans de travail annuels des bureaux régionaux de la coordination environnementale a confirmé que ceux-ci entreprennent simultanément des projets d'élaboration de leurs propres plans et procédures, afin de gérer les divers aspects environnementaux désignés par le Bureau national de la coordination environnementale. Un examen et une comparaison des plans régionaux actuels de gestion de l'environnement ont permis de constater que leur portée et leur niveau de détail variaient de sorte qu'il peut aussi bien y avoir des procédures relativement simples ou de très longs documents.

Les entrevues ont permis d'établir que les exigences (minimum ou obligatoires) relatives aux systèmes régionaux ou de garde n'ont pas été déterminées ou communiquées. Le Bureau national de la coordination environnementale prévoit que, dans le cadre de l'élaboration de leurs systèmes, les régions et les gardiens se conformeront aux exigences énoncées dans le système de gestion de l'environnement de l'Organisation internationale de normalisation.

L'examen du plan de mise en œuvre du système national de gestion de l'environnement a permis de conclure que le plan ne précise pas la façon dont les différents systèmes régionaux et de garde coexisteront ou s'intégreront au système national.

Enfin, le plan de mise en œuvre du système national incluait un groupe de travail sur le système de gestion de l'environnement qui devrait agir comme un forum pour assurer l'uniformité. Un examen du cadre de référence du groupe de travail a en outre révélé que le groupe était composé de membres internes, de conseillers en environnement du Bureau de la coordination environnementale (à l'échelle nationale et régionale), mais pas de gardiens. Le groupe de travail a commencé à se réunir en 2013 et avait tenu deux réunions au moment de la vérification.

Les observations ci-dessus soulignent la nécessité d'une approche solide en matière de gestion de projets, qui garantit que les exigences du Ministère à l'égard d'un système de gestion de l'environnement sont correctement évaluées et définies en fonction des besoins, et qu'elles tirent parti des pratiques et des procédures existantes pour améliorer la mise en œuvre du système d'une façon coordonnée qui assure l'uniformité et l'intégration dans toutes les régions et secteurs ministériels, ainsi qu'à la Garde côtière canadienne.


Recommandation / Plan d’action de la gestion
Recommandation Plan d’action de la gestion

R-4.  Dans un effort de cohérence et d'efficacité dans la réalisation du système national de gestion de l'environnement, des consultations adéquates doivent être menées en temps opportun avec tous les gardiens et les bureaux de la coordination environnementale (à l'échelle nationale et régionale). Plus précisément, les paramètres grâce auxquels plusieurs systèmes de gestion de l'environnement peuvent coexister au sein du système national. Cela comprendrait les principales attentes au chapitre de la réussite de la mise en œuvre complète et de l'entretien continu des systèmes.

  • Le sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs, continuera à s'appuyer sur le Comité de gestion de l’environnement comme mécanisme de consultation pour les nouveaux initiatives ainsi que ceux en cours pour la gestion de l'environnement, comme un moyen pour aider à assurer la coexistence des systèmes de gestion, et à s'assurer que tous les systèmes conformes à la norme nationale minimale établie par le Système de gestion de l’environnement nationale des opérations et biens. L’appui du Comité de gestion des directeurs et le Comité de gestion du sous-ministre sera également recherchée, au besoin, par des réunions semi-annuelles.
Bureau de première responsabilité :

Sous-ministre adjoint, Ressources humaines et services corporatifs

Date d’échéance: En mars 2015

7.0 OPINION DE VÉRIFICATION

Selon les résultats de la vérification, on peut conclure que, en général, le cadre national de gestion de l'environnement, notamment le système national de gestion de l'environnement actuellement mis en œuvre, comprend la structure appropriée de gouvernance, responsabilisation et structure organisationnelle pour assurer une gestion environnementale efficace des opérations et des biens du Ministère. Toutefois, on a déterminé des occasions d'apporter des améliorations et de prendre des mesures pour : accroître la gouvernance et la surveillance par les comités de la haute direction; renforcer davantage le cadre de responsabilisation pour la gestion de l'environnement; combler les lacunes décelées dans les principaux éléments et processus connexes au cadre; minimiser tout risque pour le développement et la mise en œuvre efficiente, efficaces et en temps opportun du système national de gestion de l'environnement actuellement en cours.

Compte tenu de la responsabilité collective en matière de gestion de l'environnement au sein du Ministère, on sait que la mise en œuvre des recommandations suivantes nécessitera la participation des comités de la haute direction et des différents cadres supérieurs de secteur et de garde à qui on a délégué des responsabilités dans les limites du cadre de responsabilisation du Ministère pour la gestion de l'environnement. Les améliorations et les mesures recommandées sont les suivantes:

  • Améliorer le fonctionnement de la structure du comité pour superviser la gestion de l'environnement. Voici certaines mesures visant à renforcer la structure du comité et à améliorer la supervision :

Pour les comités de la haute direction du Ministère :

  • Déterminer les exigences en matière de processus et de renseignements nécessaires pour appuyer la gestion de l'environnement en tant que point permanent à l'ordre du jour ​des comités de la haute direction du Ministère (le Comité de gestion du sous-ministre et le Comité de gestion des directeurs généraux). La fréquence à laquelle ce point serait à l'ordre du jour dépendrait du niveau de risque et du besoin en matière de surveillance afin de s'assurer que le Ministère s'acquitte de ses responsabilités collectives pour atteindre efficacement les objectifs et les cibles définis dans son système national de gestion de l'environnement.

Pour le Comité national de gestion de l'environnement

  • Officialiser les obligations du Comité en matière de déclaration périodique aux comités de la haute direction du Ministère.
  • Intégrer une plus grande participation de la part de la haute direction et établir des exigences relatives au nombre minimum de participants.
  • Répartir les mesures à prendre, faire le suivi de leur réalisation et les relier clairement à la version actualisée de l'ordre du jour des prochaines réunions du Comité.
  • Renforcer la mise en œuvre du cadre général de responsabilisation de gestion environnementale dans l'ensemble du Ministère en s'assurant que :
    • Le mandat du Bureau de la coordination environnementale et de ses différents bureaux régionaux est communiqué de façon claire et uniforme dans tout le Ministère.
    • Les rôles, les responsabilités et l’autorité des comités de la haute direction en matière de gestion de l'environnement sont clairement déterminés, documentés et communiqués à tous les participants.
    • Les chefs de secteur et les cadres supérieurs de garde sont informés que les rôles et les responsabilités propres à la gestion de l'environnement doivent être définis et communiqués aux gestionnaires des activités et aux employés qui mènent des activités importantes de gestion de l'environnement dans leur organisation respective.
  • Veiller à ce que les principaux éléments et les processus suivants se rattachant au système national de gestion de l'environnement soient entièrement mis au point et en œuvre en temps opportun :
    • Les objectifs et les cibles pour tous les aspects environnementaux et les principales activités de gestion sont suffisamment définis en détail à l'échelle du Ministère, des secteurs et des gardiens pour permettre une mesure du rendement qui soit significative. Ainsi, le Ministère pourra encore davantage évaluer, surveiller et déclarer​les résultats obtenus dans le cadre de ses activités de gestion de l'environnement.
    • Une stratégie et un programme de formation complets qui déterminent systématiquement les besoins en matière de formation et coordonnent efficacement les activités de formation de tout le Ministère.

Dans un effort de cohérence et d'efficacité dans la réalisation du système national de gestion de l'environnement, des consultations adéquates doivent être menées en temps opportun avec tous les gardiens et les bureaux de la coordination environnementale (à l'échelle nationale et régionale). Plus précisément, les paramètres grâce auxquels plusieurs systèmes de gestion de l'environnement peuvent coexister au sein du système national. Cela comprendrait les principales attentes au chapitre de la réussite de la mise en œuvre complète et de l'entretien continu des systèmes.


8.0  ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d’avis que les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'opinion formulée dans le présent rapport. L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. L'opinion présentée est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient et des critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction. L’opinion s’applique uniquement à l’entité examinée, compte tenu de la portée de la vérification, telle qu’elle est indiquée dans le présent document. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor en matière de vérification interne. La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédures utilisées respectent les normes professionnelles de l’Institut des Vérificateurs Internes.Les éléments probants recueillis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.


ANNEXE A - CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Compte tenu des données recueillies lors de l’examen et de l’analyse de la documentation et lors des entrevues, chacun des critères de vérification définis ci-dessous a été évalué et une conclusion a été déterminée selon les définitions suivantes :

Conclusion par la vérification
  Conclusion relative aux critères de vérification Définition de l’opinion
1 Critère rempli – Bien contrôlé Mécanismes de contrôle bien gérés et efficaces, sans faiblesses importantes.
2 Critère rempli à quelques exceptions près – Contrôlé Améliorations mineures à apporter.
3 Critère rempli à quelques exceptions près – Problèmes d’importance modérée Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un certain degré de risque.
4 Critère non rempli – Répercussions importantes – Nécessité d’apporter d’importantes améliorations Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un degré de risque important.

Voici les critères de vérification employés et un résumé des preuves/observations clés en fonction desquelles l’équipe de vérification a fait son analyse et tiré ses conclusions. Dans les cas où des améliorations importantes ou des problèmes modérés ont été observés, ces améliorations ou problèmes sont consignés dans le rapport de vérification.

Critères de vérification / Conclusion
Critères de vérification Conclusion relarive aux critères de vérification Preuves/observations clés

Élément d'enquête 1 : Gouvernance, comptes à rendre et rôles et responsabilités

Critère 1.1 : Les comités de la haute direction, qui constituent la structure de gouvernance de la gestion de l'environnement du Ministère, ont un mandat clair et possèdent ensemble suffisamment de connaissances, d'expérience et de temps pour exercer une fonction de surveillance considérable.

2 6.1.1
Critère 1.2 : Les comités de la haute direction, et ceux responsables de la gestion de l'environnement, demandent et reçoivent des renseignements suffisants, complets, opportuns et précis pour les aider à assumer leurs rôles, leurs responsabilités et leur obligation de rendre compte. 2 6.1.1
Critère 1.3 : Une structure organisationnelle claire et efficace est établie à l'appui d'une gestion de l'environnement efficace ayant clairement défini les rôles, responsabilités et responsabilisations en matière de gestion de l'environnement. 2 6.2.1
Critère 1.4 : La haute direction a désigné et assigné un représentant compétent de la gestion en ce qui concerne la gestion de l'environnement du Ministère et lui a donné suffisamment d'autorité pour prendre des décisions, prendre des mesures et diriger ou coordonner les actions des autres. 1 6.2.1
Critère 1.5 : Le personnel assigné comprend bien et accepte ses rôles, ses responsabilités et son obligation de rendre compte en matière de gestion de l'environnement. 2 6.2.1
Élément d'enquête 2 : Politiques et programmes
Critère 2.1 : Le Ministère est doté d'un processus systématique pour établir, mettre en œuvre et maintenir les cibles et les objectifs environnementaux qui abordent ses principaux risques ou enjeux environnementaux, ses programmes connexes de gestion de l'environnement ainsi que la surveillance et les mesures du rendement pertinentes. 2 6.3.1
Critère 2.2 : Les principaux éléments du système national de gestion de l'environnement, y compris les documents, les procédures et autre matériel utilisés pour assurer des processus efficaces de planification, d'opération et de contrôle en lien avec les aspects environnementaux du Ministère, sont élaborés aux paliers appropriés selon le Cadre national de gestion de l'environnement et sont mis en œuvre en temps opportun. 2 6.3.1
Critère 2.3 : La haute direction connaît et comprend les exigences en matière de ressources visant à assurer que le Cadre national de gestion de l'environnement est établi, mis en œuvre, maintenu et approuvé de façon adéquate; elle fournit également ces ressources. 2 6.4.1