Rapport de vérification interne

Vérification de la Structure de gouvernance relative aux activités de surveillance et d'établissement de rapports pour la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel

Projet 6B250

TABLE DES MATIÈRES

1.0 SOMMAIRE
2.0 CONTEXTE
3.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION
4.0 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION
5.0 MÉTHODE DE VÉRIFICATION
6.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION
7.0  OPINION DE VÉRIFICATEUR
8.0  ÉNONCÉ D'ASSURANCE
ANNEXE A — CRITÈRES DE VÉRIFICATION

1.0  SOMMAIRE

Pêches et Océans Canada, y compris la Garde côtière canadienne, a pris part à l'examen stratégique et fonctionnel du gouvernement qui a identifié des mesures de réduction des coûts afin de moderniser le gouvernement, rendre plus facile pour les Canadiens et les intervenants de traiter avec le gouvernement, et le coût des activités et de la prestation des programmes. Des économies permanentes de 5,2 milliards de dollars doivent être réalisées à l'échelle fédérale. Pêches et Océans Canada, pour sa part, doit réaliser des économies de 79,3 millions d'ici l'exercice 2014-2015.

Ces économies seront réalisées par la prise de mesures d'efficience et des réductions de programmes. En apportant ces changements, le Ministère continue de mettre l'accent sur trois résultats stratégiques :

  • Des secteurs maritimes et des pêches économiquement prospères;
  • Des écosystèmes aquatiques durables;
  • Des eaux sûres et sécuritaires.

Le processus d'examen stratégique et fonctionnel de Pêches et Océans Canada consistait à mettre au point une série de propositions qui ont été approuvées dans le cadre du budget de 2012. Les propositions sont appelées « initiatives » au sein du ministère et la plupart de ces mesures seront entièrement mises en œuvre d'ici le 1er avril 2015.

La vérification a évalué la gouvernance et la responsabilisation, la surveillance et l'établissement de rapports, la gestion des risques et les pratiques de gestion de projet pour s'assurer que des processus de gestion et des contrôles sont en place et efficaces pour permettre la mise en œuvre réussie des initiatives et l'atteinte des objectifs de l'examen stratégique et fonctionnel.

Compte tenu des conclusions de la vérification, nous sommes d'avis que, dans l'ensemble, des processus de gestion et des contrôles sont en place et efficaces pour permettre la mise en œuvre réussie des initiatives et l’atteinte des objectifs de l'examen stratégique et fonctionnel. La vérification a identifié des améliorations qui devraient être apportées à mesure que le Ministère poursuit sa mise en œuvre des mesures découlant de l’examen stratégique et fonctionnel. Les améliorations recommandées sont les suivantes :

  • Examiner et réviser le cadre de responsabilisation de l'examen stratégique et fonctionnel afin d’y inclure les responsabilités en matière de surveillance et d'établissement de rapports.
  • Mettre en place une fonction d'examen et de remise en question de l'information préparée en vue d’être soumise aux organismes de surveillance.
  • Réviser le rapport d’étape présenté aux organismes de surveillance pour s'assurer qu'il donne un aperçu complet des progrès réalisés par le Ministère quant à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel et qu’il contient de l'information sur les risques liés à celle-ci.
  • Travailler avec le responsable en chef du risque pour s'assurer que les risques liés à l'examen stratégique et fonctionnel sont pris en considération durant la mise à jour du profil de risque du Ministère.

La direction a approuvé les conclusions de la vérification, a accepté les recommandations exposées dans le présent rapport et a élaboré un plan d'action de gestion visant à examiner celles-ci. Le plan a été intégré au présent rapport.


2.0  CONTEXTE

Pêches et Océans Canada, y compris la Garde côtière canadienne, a participé à l'examen stratégique 2010-2011, au cours duquel le Ministère a réalisé une évaluation complète de l'ensemble de ses dépenses directes liées aux programmes et de ses coûts de fonctionnement. Conformément au budget de 2011, Pêches et Océans Canada doit atteindre des économies courantes de l’ordre de 56.8 millions de dollars d'ici 2013-2014.

Bien que les modifications contribuent à la réduction du déficit fédéral, elles cherchent également à renforcer la conception et la prestation des principaux programmes et services de Pêches et Océans Canada. Trois nouveaux résultats stratégiques ont été déterminés :

  • Des secteurs maritimes et des pêches économiquement prospères;
  • Des écosystèmes aquatiques durables;
  • Des eaux sécuritaires et sécurisées.

Soulignant la nouvelle priorité du Ministère en matière de prospérité économique, l'examen stratégique comportait trois principaux thèmes :

  • La modernisation de la gestion des pêches;
  • La modernisation des infrastructures maritimes;
  • L'amélioration de l'efficience des opérations de Pêches et Océans Canada.

À la suite de l'examen stratégique, Pêches et Océans Canada a participé à l'examen stratégique et fonctionnel. L'examen stratégique et fonctionnel (annoncé dans le cadre du budget 2011) s’appuie sur les réalisations de l'examen stratégique. Il fait en sorte que Pêches et Océans Canada soit en mesure d'effectuer des changements additionnels en matière d'efficience, de structure et de politique, permettant au Ministère de réorienter ses politiques et de faire preuve de plus d'innovation quant à la prestation de ses programmes. À la suite de l'examen stratégique et fonctionnel, Pêches et Océans Canada doit réaliser des économies courantes de l’ordre de 79,3 millions de dollars d'ici 2014-2015.

3.0  OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

L’objectif de la vérification est de donner l’assurance que la surveillance et l’établissement de rapports pour la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel sont effectuées en vue d’assurer que des processus de gestion et des contrôles sont en place et efficaces pour la mise en œuvre réussie des initiatives et l’atteinte des objectifs de l'examen stratégique et fonctionnel.

4.0  PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

Selon les résultats de l'analyse des risques réalisée lors de l'étape de planification de la mission, l'équipe de vérification a déterminé qu'un examen plus approfondi était nécessaire pour les domaines suivants :

  • Gouvernance et responsabilisation;
  • Surveillance et production de rapports;
  • Gestion des risques;
  • Gestion de projet.

La vérification a mis l'accent sur les processus et les mesures de contrôle conçus par la direction afin d'assurer efficacement la gestion, la surveillance et l'établissement de rapports relativement à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel.

5.0  MÉTHODE DE VÉRIFICATION

L'équipe de vérification a exécuté son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir une assurance raisonnable que les objectifs de celle-ci sont atteints. La vérification comprenait diverses procédures jugées nécessaires pour fournir cette assurance. Celles-ci ont été conçues afin de tirer des conclusions sur l'existence et l'efficacité des contrôles clés dans les secteurs examinés. Elles ne sont pas censées servir à établir des conclusions pour d'autres secteurs. Ces procédures font appel à différentes techniques, lesquelles comprennent des entrevues ainsi que des examens et une analyse de documentation et d'information.

6.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION

Les processus et les contrôles de gestion, y compris la gouvernance et la responsabilisation, la surveillance et l'établissement de rapports, la gestion des risques et les pratiques de gestion de projet, doivent être mis en place et être suffisamment efficaces pour permettre la mise en œuvre réussie des initiatives et l'atteinte des objectifs de l'examen stratégique et fonctionnel.

La vérification a été menée selon les secteurs d'intérêt et les critères de vérification définis pendant la phase de planification. Les résultats, présentés par critère de vérification, figurent à l'annexe A. La présente section énonce les observations et les recommandations issues de la vérification effectuée. Les résultats de la vérification s'articulent autour des principaux thèmes suivants :

  • Gouvernance et responsabilisation;
  • Surveillance et production de rapports;
  • Gestion des risques;
  • Gestion de projet

Selon la vérification effectuée et notre jugement professionnel, le risque associé à chaque observation a été noté à l'aide d'une échelle à trois points. Le classement des risques (élevé, modéré, faible) est fonction de l'exposition au niveau de risque possible qui pourrait avoir, selon nous, des répercussions sur la réalisation des objectifs de Pêches et Océans Canada, et indique la priorité que la direction devrait accorder aux recommandations qui relèvent de cette observation. Les critères suivants ont servi à déterminer le niveau d'exposition au risque :

Selon la vérification effectuée et notre jugement professionnel, le risque associé à chaque observation a été noté à l'aide d'une échelle à trois points
Élevé

Les contrôles ne sont pas en place ou sont inadéquats.

La conformité aux lois et aux règlements est insuffisante.

On a cerné des problèmes importants qui pourraient avoir des effets négatifs sur la réalisation des objectifs du programme et des activités.

Modéré

Des contrôles sont en place, mais ne sont pas suffisamment respectés.

Il existe un manque de conformité aux politiques des organismes centraux et des ministères, et aux procédures établies.

On a cerné certains problèmes qui pourraient avoir des effets négatifs sur l'efficience et l'efficacité des activités.

Faible

Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.

La conformité aux politiques des organismes centraux et des ministères, et aux procédures établies varie.

Les problèmes relevés sont moins importants, mais il existe des possibilités qui pourraient améliorer les activités.

6.1    Gouvernance et responsabilités

Une structure de gouvernance devrait faire en sorte que les processus et les mesures de contrôle de gestion essentiels soient en place et se révèlent suffisamment efficaces pour permettre la mise en œuvre des initiatives et l'atteinte des objectifs. Selon les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes (mars 2011) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, « L’atteinte des objectifs d’un ministère en matière de régie est tributaire d’une série de processus et de contrôles de gestion permettant de déterminer l’orientation stratégique, d’élaborer des plans opérationnels, d’établir des objectifs et des priorités et d’offrir une orientation claire quant à la façon d’attribuer les ressources pour assurer l’exécution de ces plans. La présence d’un organisme de surveillance est importante pour assurer la pertinence et le caractère responsable de l’orientation, des plans et des décisions de la direction. Les organismes de surveillance devraient avoir en main des données financières et opérationnelles précises et opportunes pour pouvoir assumer leurs responsabilités. »

Observations
faible 6.1.1  Gouvernance et Responsabilité


Afin d'assurer la réussite de la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel, le Ministère a mis en place une structure de gouvernance composée de comités de surveillance et d'intervenants clés. Les comités de surveillance ont des mandats écrits qui définissent les rôles, pouvoirs et obligations de rendre compte. Toutefois, le mandat ne définit pas clairement les rôles et les responsabilités concernant la surveillance de la gestion des risques. De plus, les exigences en matière d'établissement de rapports n'ont pas été établies et communiquées afin d’assurer que les comités de surveillance reçoivent des renseignements complets, exacts et opportuns pour la prise de décisions.

La structure de gouvernance de l'examen stratégique et fonctionnel est décrite dans le « cadre de responsabilisation de l'initiative de 2015 du MPO ». Ce dernier a été approuvé par le Conseil de gestion de Pêches et Océans Canada. Le cadre expose la portée de l'initiative de 2015 du MPO, la gouvernance, les rôles et les responsabilités ainsi que les obligations de rendre compte relative à la mise en œuvre des initiatives. En plus de la structure de gestion actuelle du Ministère, on a mis en place un secteur de la transformation dirigé par un sous-ministre adjoint et formé deux comités, soit le comité de gouvernance de l'examen stratégique et fonctionnel et le comité de coordination des responsables des initiatives de l'examen stratégique et fonctionnel. Le « cadre de responsabilisation de l'initiative de 2015 du MPO » décrit les rôles et les responsabilités des parties suivantes :

  • Sous-ministre/sous-ministre adjoint/commissaire;
  • Conseil de gestion du Ministère;
  • Comité de gouvernance de l'examen stratégique et fonctionnel;
  • Comité de coordination des responsables des initiatives de l'examen stratégique et fonctionnel; secteurs, régions, garde côtière canadienne, ensemble des fournisseurs de services internes.

Les rôles et responsabilités relatifs à la gouvernance ont été clairement définis, communiqués et compris par la haute direction, les membres des comités de surveillance et les équipes de mise en œuvre du projet. Toutefois, les rôles et responsabilités liés à la gestion des risques, à la surveillance et à l'établissement de rapports ne sont pas clairement définis dans le « cadre de responsabilisation de l'initiative de 2015 du MPO » et dans les cadres de référence et les mandats des comités de surveillance et de la haute direction.

Les sous-ministres adjoints des secteurs et le commissaire de la Garde côtière canadienne sont responsables de la mise en œuvre des initiatives. Ils ont donc la responsabilité de gérer les risques reliés à leurs initiatives respectives. Par conséquent, les structures de gestion, pratiques et responsabilisation existantes sont utilisées afin de gérer les risques liés à l'examen stratégique et fonctionnel.

Comme leçon apprise, tout projet futur semblable à l'examen stratégique et fonctionne devrait assurer que la responsabilité de la gestion des risques est incluse dans le mandat des organismes de surveillance. De plus, une évaluation globale des risques liés à la mise en œuvre pour l'ensemble du Ministère, comprenant les risques des organismes de support, devrait être menée. On pourrait ainsi faire en sorte que les possibilités et les risques qui sont communs à plusieurs initiatives ou de nature horizontale soient recensés et évalués, et qu'une stratégie d’atténuation ministérielle soit élaborée et fasse l'objet d'un suivi.

Étant donné que les rôles et responsabilités en matière de surveillance et d'établissement de rapports ne sont pas clairement définis dans le mandat et le cadre de référence, il se peut que les rapports que reçoivent les comités de surveillance et la haute direction ne soient pas complets, suffisants et précis pour leur permettre d'assumer leurs responsabilités en matière de surveillance.

Recommandation Plan d’action de la gestion
R-1.    Le sous-ministre adjoint Transformation, devrait examiner et réviser le « cadre de responsabilisation de l'initiative de 2015 du MPO » de façon à y inclure la responsabilité en matière de surveillance et d'établissement de rapports. Le sous-ministre adjoint Transformation, révisera le cadre de responsabilisation afin de clarifier les rôles et les responsabilités liés à la surveillance et à l'établissement de rapports
Bureau de première responsabilité : Sous-ministre adjoint, Transformation
Date d’échéance : 1er décembre 2012

6.2    Surveillance et production de rapports

La surveillance et l'établissement de rapports constituent des mécanismes de contrôle fondamentaux pour la gestion. Il est important que les programmes et les activités fassent l'objet d'un suivi régulier et que l'on fournisse aux organismes de surveillance des rapports exacts et opportuns présentant de l'information sur le rendement du programme pour la prise de décisions, notamment des renseignements pertinents sur les risques et les stratégies de gestion des risques.

Afin d'élaborer des pratiques d'établissement de rapports adéquates, les exigences en matière d'information des intervenants clés doivent être identifiées et communiquées. De plus, des systèmes d'information doivent être mis en place afin de produire des rapports d'étape réguliers, répondre aux exigences en matière d'établissement de rapports improvisés et communiquer les leçons apprises et les pratiques exemplaires.

Observations
modéré 6.2.1  Surveillance et production de rapports

Dans l'ensemble, la surveillance et les rapports sont effectués, et l'information est recueillie et mise à la disposition des organismes de surveillance. Toutefois, les pratiques de surveillance et d'établissement de rapports n'ont pas toujours permis de fournir des renseignements complets, exacts et opportuns. Le comité de gouvernance de l'examen stratégique et fonctionnel n'a pas clairement défini et communiqué ses exigences en matière d'établissement de rapports, notamment celles liées à la gestion des risques. De plus, le premier rapport d'étape (en date du 14 septembre) présenté au Conseil de gestion du Ministère ne présentait pas le statut global de l'état de la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel et ne comportait aucune information sur la gestion des risques.

Conformément au « cadre de responsabilisation de l'initiative de 2015 du MPO », les responsables des initiatives sont chargés de fournir des rapports exacts et opportuns sur l'état d'avancement de la mise en œuvre des initiatives. Le comité de coordination, composé des responsables des initiatives, constitue le point de coordination central pour la surveillance de l'état d'avancement et la production de rapports y afférents. Le secteur de la transformation a la responsabilité de coordonner et de compiler les données pour la production de rapports sur l'état d'avancement. Le dirigeant principal des finances est responsable du suivi relativement aux objectifs liés aux flux de trésorerie.

La sous-ministre adjointe, Ressources humaines et Services intégrés, est responsable de la surveillance de l'état d'avancement des mesures de réaménagement des effectifs ainsi que de la production de rapports y afférents. Elle présente des rapports hebdomadaires et trimestriels au contrôleur général et des rapports mensuels au secteur de la transformation. De plus, elle fait aussi des rapports au secteur de la transformation sur les répercussions des biens immobiliers relativement à la mise en œuvre de l'examen stratégique et opérationnel.

Le secteur de la transformation a demandé que chaque initiative utilise Microsoft Project aux fins de suivi et de surveillance; toutefois, peu d'indications ont été données quant au niveau de détail à inclure dans la mise à jour de Microsoft Projects, à la fréquence de celle-ci et au moment de la réaliser. De plus, certains responsables des initiatives connaissaient peu le logiciel. Ainsi, le niveau de détail dans les Microsoft Projects variait grandement d’une initiative à l'autre. Afin de corriger ces variations, assurer une meilleure uniformité et produire des rapports plus pertinents, le secteur de la transformation a entamé des discussions avec chacun des initiatives afin de débattre des jalons; les initiatives devront ensuite revoir les jalons dans Microsoft Projects.

Au sein des initiatives, les mises à jour sur les progrès sont communiquées et les questions/enjeux importants font l'objet de discussions par l'intermédiaire de communication régulières, notamment de réunions de comité, de courriels, d'appels téléphoniques/de téléconférences et de séances d'information régulières avec la direction des secteurs.

Avant septembre 2012, on ne préparait pas de rapport officiel sur les jalons des initiatives. Les mises à jour sur l'état d'avancement de l'examen stratégique et fonctionnel étaient communiquées verbalement au Conseil de gestion du Ministère par le sous-ministre adjoint, Transformation. Toutefois, certains membres du comité de gouvernance de l'examen stratégique et fonctionnel ont précisé que l'information reçue au cours des réunions du comité ne leur a pas permis d'avoir un aperçu de l'ensemble des initiatives de l'examen stratégique et fonctionnel.

Le premier rapport d'étape, daté de septembre 2012, a été élaboré et présenté au Comité ministériel de vérification et au Conseil de gestion du Ministère par le secteur de la transformation. Le 27 septembre 2012, le secteur de la transformation a envoyé un courriel aux responsables des initiatives afin de préciser la fréquence prévue des rapports. Le rapport d'étape sera dorénavant présenté au Conseil de gestion du Ministère toutes les deux semaines. Toutefois, on n'a pas mis en place de procédure officielle d'examen et de remise en question de l'information par le secteur de la transformation. L'équipe de vérification a fait une analyse du rapport d'étape au cours qui a permis de relever certaines faiblesses et incohérences dans l'information fournie. Par exemple, le rapport ne couvrait pas les flux de trésorerie (c.-à-d. cible vs réelle) et les activités de gestion des risques. De plus, il n'abordait pas les contradictions entre les échéances des plans de mise en œuvre et les fonctions habilitantes telles que les biens immobiliers. Enfin, le rapport d'étape ne contenait pas de sommaire exécutif sur l'état d'avancement du ministère dans la mise en œuvre des initiatives et n'indiquait pas les risques particuliers liés à la mise en œuvre de chaque initiative et de l'examen stratégique et fonctionnel dans son ensemble. Les progrès réalisés sont communiqués par initiative individuelle.

Les progrès réalisés relativement à la mise en œuvre des initiatives étaient reportés rouge, jaune et vert; toutefois, le rapport ne comportait pas de partie explicative sur les critères relatifs à l'attribution de couleurs. Par exemple, certaines initiatives ont été évalués comme étant vertes (c.-à-d. sur la bonne voie), même si l'échéance relative à la réalisation d'une ou de plusieurs tâches n'avait pas été respectée. Le rapport présente également les dates prévues pour l'atteinte des jalons et le taux d'achèvement. Cependant, le nombre approximatif de jours requis pour finaliser les jalons n'est pas indiqué. Par conséquent, il est difficile de déterminer si les jalons peuvent être atteints dans les jours restants.

Le comité de gouvernance de l'examen stratégique et fonctionnel n'a pas clairement défini et communiqué ses exigences en matière d'établissement de rapports, notamment celles liées à la gestion des risques. Si de telles exigences ne sont pas formellement établies, il se peut que l'information nécessaire au processus décisionnel ne soit pas disponible et que les décisions soient fondées sur de l'information incomplète ou incohérente. Il est également possible que les organismes de gouvernance ne soient pas en mesure d’identifier les obstacles à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel. Enfin, l'adoption d'une procédure officielle visant à remettre en question et à passer en revue l'information aiderait à faire en sorte que les organismes de gouvernance reçoivent de l'information exacte et complète pour la prise de décisions.

Recommandation Plan d’action de la gestion
R-2.    Le sous-ministre adjoint, Transformation, devrait mettre en œuvre une fonction de remise en question et d'examen de l'information préparée en vue d'être soumise aux organismes de surveillance. Le sous-ministre adjoint, Transformation, se servira du Bureau de la transformation comme fonction de remise en question et d'examen de l'information préparée en vue d'être soumise aux organismes de surveillance. La fonction de remise en question sera principalement effectuée au moyen d'un examen de la contribution des responsables des initiatives dans le rapport d'étape de l'examen stratégique et fonctionnel.
Bureau de première responsabilité : Sous-ministre adjoint, Transformation
Date d’échéance : Commencé et continu

Recommandation Plan d’action de la gestion

R-3.    Le sous-ministre adjoint, Transformation, devrait, à la suite d'un examen et d'une remise en question de l'information fournie par les initiatives, réviser le rapport d'étape présenté aux organismes de surveillance pour s'assurer qu'il contient un sommaire comprenant les éléments suivants :

  • Une évaluation globale des progrès réalisés par le Ministère quant à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel;
  • Une justification de l'attribution de couleurs (rouge, jaune ou vert) pour indiquer l'état d'avancement des initiatives;
  • Une indication de tout risque, au niveau des initiatives ou du Ministère, susceptible de faire obstacle à la mise en œuvre.

Le sous-ministre adjoint, Transformation, révisera le rapport d’étape en y ajoutant un sommaire i qui aborde les points recommandés.

Bureau de première responsabilité : Sous-ministre adjoint, Transformation
Date d’échéance : 15 décembre 2012

6.3    Gestion des risques

La gestion des risques est un processus qui consiste à identifier, évaluer, gérer et contrôler les événements ou les situations potentiels afin de fournir une assurance raisonnable quant à l'atteinte des objectifs de l'organisation (Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes). Conformément aux Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes (mars 2011) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les risques devraient être gérés de façon proactive et des pratiques officielles de gestion des risques doivent être comprises dans le cadre de contrôle afin de faciliter la prise de décisions et de surveiller les changements aux conditions susceptibles d'entraîner des risques ou d'offrir des opportunités. Un processus adéquat de surveillance et de contrôle permettra de fournir de l'information qui facilitera la prise de décisions efficaces avant que les risques ne se présentent (Project Management Body of Knowledge guide, 2000 edition).


Observations
Modéré 6.3.1  Gestion des risques

Une évaluation globale des risques n’a pas été effectuée afin d'assurer que les risques (ou les opportunités) liés à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel sont identifiés, évalués et surveillés, et que des stratégies d'atténuation sont élaborées, au besoin. Les sous-ministres adjoints des secteurs et le commissaire de la Garde côtière canadienne sont responsables de la mise en œuvre des initiatives. Ainsi, ils ont la responsabilité de gérer les risques relatifs à leurs initiatives respectives. Par conséquent, les structures de gestion, pratiques et responsabilisation existantes sont utilisées afin de gérer les risques liés à l'examen stratégique et fonctionnel.

Les rôles et les responsabilités du comité de gouvernance relatifs à la gestion des risques liés à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel ne sont pas définis dans le « cadre de responsabilisation de l'initiative de 2015 du MPO », ni dans le cadre de référence du comité de coordination des responsables des initiatives. Conformément au « cadre de responsabilisation de l'initiative de 2015 du MPO », les responsables des initiatives ont la responsabilité d’ « identifier » et d'« atténuer » les risques, et le dirigeant principal des finances, le sous-ministre adjoint, Ressources humaines et Services intégrés, et le directeur général, Communications, sont chargés de « formuler des recommandations sur la gestion des risques » dans leurs secteurs.

En mars 2012, on a révisé le profil de risque du Ministère en gardant à l'esprit l'examen stratégique et fonctionnel et l'examen stratégique, afin de tenir compte des répercussions possibles des changements prévus liés au programme de transformation. Toutefois, le profil de risque du Ministère n'est pas un outil de travail servant à gérer les risques liés à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel, étant donné qu'il ne permet pas de saisir ces risques et les mesures d'atténuation ne sont pas propres à cette mise en œuvre. De plus, comme il n'y a aucune évaluation consolidée et globale des risques liés à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel à l'échelle du Ministère, les risques liés aux fonctions habilitantes (p. ex., les ressources humaines, les biens immobiliers, etc.) n'ont pas été identifiés.

Les organismes de surveillance n'ont pas défini les exigences en matière d'établissement de rapports pour la gestion des risques et ne reçoivent aucun rapport formel sur l'état des risques et des stratégies d'atténuation au niveau des initiatives ou globalement. Toutefois, les organismes de surveillance sont mis au courant des risques, de façon officieuse et au besoin, et ont été en mesure de régler les problèmes à mesure qu'ils se présentaient. Par exemple, une initiative subit actuellement d'importants retards. On a donc mis sur pied un comité spécial constitué d’un sous-groupe du Conseil de gestion du Ministère présidé par la sous-ministre et formé de six directeurs généraux régionaux afin de régularise cette initiative.

Les sous-ministres adjoints des secteurs et le commissaire de la Garde côtière canadienne sont responsables de la mise en œuvre des initiatives. Ainsi, ils ont la responsabilité de gérer les risques relatifs à leurs initiatives respectives. Par conséquent, les structures de gestion, pratique et responsabilisation existante sont utilisées afin de gérer les risques liés à l'examen stratégique et fonctionnel. De plus, lors de la prochaine mise à jour du profil de risque du Ministère, on devrait identifier tout risque ou opportunités pour le Ministère découlant de la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel.

Comme leçon apprise, pour tout projet futur semblable à l'examen stratégique et fonctionnel, on devrait mener une évaluation globale des risques liés à la mise en œuvre à l'échelle du Ministère. On pourra ainsi s'assurer que les risques liés aux fonctions habilitantes et les risques de nature horizontale sont identifiés, atténués et surveillés de façon horizontale, contrairement à une approche axée sur les risques par projet.

Recommandation Plan d’action de la gestion

R-4.    Le sous-ministre adjoint, Transformation, en collaboration avec le responsable en chef du risque, devrait s'assurer que les risques liés à l'examen stratégique et fonctionnel sont pris en considération durant la mise à jour du profil de risque du Ministère.

Le sous-ministre adjoint, Transformation, collaborera avec le responsable en chef du risque afin d'intégrer les risques liés à l'examen stratégique et fonctionnel une fois le profil de risque du Ministère mis à jour.

Bureau de première responsabilité : Sous-ministre adjoint, Transformation
Date d’échéance : Décembre 2012

6.4    Gestion de Projet

Conformément au Guide du référentiel des connaissances en gestion de projet (PMBOK, 2000), « la gestion de projets consiste à appliquer des connaissances, des compétences, des outils et des techniques dans la réalisation des activités du projet dans le but d'atteindre les objectifs de celui-ci. La gestion de projet se fait en utilisant et en intégrant les processus de gestion d’un projet : démarrage, planification, exécution, surveillance, contrôle et clôture. Une équipe gère les travaux des projets. 

Observations
faible 6.4.1  Gestion de projet

Les pratiques de gestion de projet existantes, y compris les systèmes, les processus et les mécanismes de contrôle, sont actuellement utilisées pour gérer la mise en œuvre des initiatives. Les pratiques de gestion de projet tiennent compte de l'ampleur, de la portée et de la complexité de l’initiative.

En général, le Ministère se sert des structures de gestion existantes pour mettre en œuvre les initiatives de l'examen stratégique et fonctionnel. Les entrevues ont révélé que l'examen stratégique et fonctionnel avait dû être mené sur une courte période et avait nécessité la participation d'un nombre limité de personnes, étant donné les exigences en matière de confidentialité. Ainsi, le Ministère n'a pas entrepris d'évaluation de la complexité et des risques des projets, comme l'exige la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor, afin de déterminer les processus et les contrôles de gestion nécessaires pour faciliter l'atteinte des résultats du projet et limiter le risque.

Bien qu'aucune évaluation officielle et documentée des risques et de la complexité des projets n'ait été menée, les processus de gestion de projet mis en place tenaient compte de la portée et de la complexité des initiatives. Sur le plan de la structure de gestion de projet, les sous-ministres adjoints et le commissaire de la Garde côtière canadienne sont responsables de la mise en œuvre des initiatives dans leurs secteurs respectifs. Les responsabilités liées à la mise en œuvre des initiatives ont été attribuées aux directeurs généraux ou aux directeurs. Les entrevues ont révélé que les équipes mises en place possédaient une expérience adéquate dans le domaine de la gestion de projet; les personnes avaient déjà travaillé dans des projets d'une ampleur et d'une complexité similaires.

Une fois que les propositions ont été approuvées dans le cadre du budget de 2012, le secteur de la transformation a demandé à chaque initiative d'élaborer des plans de mise en œuvre. Le modèle de plan de mise en œuvre élaboré par le secteur de la transformation et remis aux initiatives ne contenait aucune indication sur la façon de remplir le modèle, ce qui a donné lieu à un manque d'uniformité quant au niveau de détails fournis par les initiatives. Le secteur de la transformation a également demandé que Microsoft Project soit utilisé pour la surveillance de l'état d'avancement de la mise en œuvre et la production de rapport sur celui-ci; il y avait néanmoins des incohérences quant au niveau de détails fournis par chaque initiative, car certains responsables des initiatives ne connaissaient pas suffisamment le logiciel. Le secteur de la transformation a entamé des discussions avec chacun des initiatives dans le but de réviser/remettre en question les jalons, de manière à assurer une meilleure uniformité et à permettre la production de rapports plus pertinents.

Les entrevues et l'examen de la documentation ont révélé que les pratiques de gestion de projet sont adéquates, compte tenu de l'ampleur et de la complexité des volets. Des plans de mise en œuvre, et dans certains cas des chartes de projet, ont été élaborés pour chaque initiative. En général, ces plans ou les dossiers Microsoft Project comprennent une description du projet, des responsabilités de l'équipe de projet, un calendrier, des jalons et des produits livrables. De plus, certains secteurs devant mettre en œuvre plusieurs initiatives ont ajouté aux ressources un employé connaissant la gestion de projet et les activités du secteur afin de coordonner et de faciliter la mise en œuvre au sein du secteur.

Recommandation Plan d’action de la gestion
Aucune recommandation requise n/a
Bureau de première responsabilité : n/a
Date d’échéance : n/a

7.0  OPINION DE VÉRIFICATION

Compte tenu des conclusions de la vérification, nous sommes d'avis que, dans l'ensemble, des processus et des contrôles de gestion ont en place et efficace pour une mise en œuvre réussie des initiatives et l’atteindre les objectifs de l'examen stratégique et fonctionnel. La vérification a identifié des améliorations qui devraient être apportées à mesure que le Ministère poursuit sa mise en œuvre des mesures découlant de l’examen stratégique et fonctionnel. Les améliorations recommandées sont les suivantes :

  • Examiner et réviser le cadre de responsabilisation de l'examen stratégique et fonctionnel afin d’y inclure les responsabilités en matière de surveillance et d'établissement de rapports.
  • Mettre en place une fonction d'examen et de remise en question de l'information préparée en vue d’être soumise aux organismes de surveillance.
  • Réviser le rapport d’étape présenté aux organismes de surveillance pour s'assurer qu'il donne un aperçu complet des progrès réalisés par le Ministère quant à la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel et qu’il contient de l'information sur les risques liés à celle-ci.
  • Travailler avec le responsable en chef du risque pour s'assurer que les risques liés à l'examen stratégique et fonctionnel sont pris en considération durant la mise à jour du profil de risque du Ministère.

Des leçons peuvent être tirées de la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel. Elles peuvent servir la prochaine fois que le Ministère devra mettre en œuvre des initiatives similaires. On devrait élaborer des cadres de responsabilisation décrivant clairement et en détail les exigences en matière de surveillance et d'établissement de rapports, notamment celles liées au risque. Les organismes de surveillance pourront ainsi recevoir une information suffisante, complète, exacte et en temps opportun pour la prise de décisions.

De plus, la gestion des risques devrait être effectuée à l'échelle du Ministère et pour chaque projet. En ce qui concerne les grandes initiatives constituées de nombreux projets, les risques liés à chaque projet pourraient avoir des effets cumulatifs sur le Ministère. De plus, la réalisation d'une évaluation des risques à l'échelle du Ministère permettra de s'assurer que les risques des fonctions habilitantes sont cernés. Une évaluation ministérielle des risques permettrait également d'assurer une surveillance et l'établissement de rapports consolidés, contrairement à une approche d'établissement de rapports et de gestion des risques axée sur les projets.

8.0  ÉNONCÉ D’ASSURANCE

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d’avis que les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'opinion formulée dans le présent rapport. L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. L'opinion présentée est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient et des critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction. L’opinion s’applique uniquement à l’entité examinée, compte tenu de la portée de la vérification, telle qu’elle est indiquée dans le présent document. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la politique, aux directives et aux normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne et les procédés appliqués respectent les normes professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes. Les éléments probants recueillis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.

ANNEXE A - CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Compte tenu des données recueillies lors de l’examen et de l’analyse de la documentation et lors des entrevues, chacun des critères de vérification définis ci-dessous a été évalué et une conclusion a été déterminée selon les définitions suivantes :

critéres de vérification
  Conclusion relative aux critères de vérification Définition de l’opinion
1 Critère rempli – Bien contrôlé Mécanismes de contrôle bien gérés et efficaces, sans faiblesses importantes.
2 Critère rempli à quelques exceptions près – Contrôlé Améliorations mineures à apporter.
3 Critère rempli à quelques exceptions près – Problèmes d’importance modérée Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un certain degré de risque.
4

Critère non rempli – Répercussions importantes – Nécessité d’apporter d’importantes améliorations

Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un degré de risque important.

Voici les critères de vérification employés et un résumé des preuves/observations clés en fonction desquelles l’équipe de vérification a fait son analyse et tiré ses conclusions. Dans les cas où des améliorations importantes ou des problèmes modérés ont été observés, ces améliorations ou problèmes sont consignés dans le rapport de vérification.

Voici les critères de vérification employés et un résumé des preuves/observations clés en fonction desquelles l’équipe de vérification a fait son analyse et tiré ses conclusions.
Critères de vérification Conclusion relative aux critères de vérification Preuves/observations clés
Secteur d’intérêt 1 – Gouvernance et responsabilisation
Afin d’assurer que les conditions essentielles – surveillance appropriée et responsabilités claires, pouvoirs et responsabilisations – sont en place afin d'appuyer la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel, ainsi que la prestation des résultats.
Critère 1.1 : Une structure de gouvernance efficace a été officiellement établie en vue d'assurer une surveillance efficace de la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel. 1 6.1
Critère 1.2 : Responsabilités, responsabilisations, et autorités sont clairement définies, comprises et communiquées dans l'ensemble du Ministère. 2 6.1
Secteur d’intérêt 2 – Surveillance et rapports
Afin d’assurer que les exigences en matière de rapports et de résultats ont été définies, que les informations sont collectées et analysées, et que celles-ci sont disponibles pour la prise de décisions.
Critère 2.1 : Les exigences en matière de rapports sont adéquatement définies de manière à fournir des rapports complets sur le statut de la mise en œuvre des initiatives. 3 6.2

Critère 2.2 : La surveillance et l'établissement de rapports sont effectués régulièrement, et sur une base permanente afin d'assurer la mise en œuvre efficace des initiatives.

3 6.2
Secteur d’intérêt 3 – Gestion des risques
Afin d’assurer que des stratégies sont en place pour identifier les risques, mettre au point des stratégies d'atténuation et surveiller les plans de mise en œuvre.
Critère 3.1 : Une stratégie de gestion du risque officielle a été mise au point pour s'assurer que les risques (ou opportunités) concernant la mise en œuvre de l'examen stratégique et fonctionnel sont identifiés, évalués et atténués des stratégies d’atténuation développées si nécessaires. 3 6.3
Critère 3.2 : Les risques sont examinés de temps en temps et les stratégies d'atténuation et les plans de mise en œuvre sont mis à jour au besoin. 3 6.3
Secteur d’intérêt 4 – Gestion de Projet
Afin d’assurer que des systèmes, des processus et des mesures de contrôle appropriés pour la gestion de projets sont en place en vue d'atteindre les objectifs de l'examen stratégique et fonctionnel.
Critère 4.1 : Des pratiques solides en gestion de projet, y compris des systèmes, des processus et des mesures de contrôle, sont utilisées pour la gestion de la mise en œuvre des initiatives 1 6.4