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Rapport de vérification interne

Vérification des voyages internationaux

Projet 6B246

Pêches et Océans

TABLE DES MATIÈRES

1.0 SOMMAIRE
2.0 CONTEXTE
3.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION
4.0 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION
5.0 APPROCHE DE LA VÉRIFICATION
6.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION
7.0 OPINION DE VÉRIFICATION
8.0 ÉNONCÉ D’ASSURANCE
ANNEXE A — CRITÈRES DE VÉRIFICATION

1.0  SOMMAIRE

Les voyages font partie intégrante des opérations du gouvernement et constituent une activité importante pour l’exécution des programmes. Ils représentent un investissement considérable en termes de temps et d'argent pour l'ensemble du gouvernement et exigent que nous fassions preuve de prudence et probité dans leur gestion.

Les voyages internationaux de Pêches et Océans Canada sont principalement soumis à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor, la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, la Politique de Pêches et Océans Canada sur les voyages et la Politique financière de Pêches et Océans Canada sur les conférences.  Afin d’améliorer davantage la gestion des voyages internationaux au sein du Ministère, le Comité d’intégration des voyages internationaux a été créé en 2010. Ce comité vise à améliorer la planification ainsi qu’à accroître la transparence et l’uniformité de la participation du Ministère à des réunions internationales à l’étranger, aux États-Unis ou au Canada, en fournissant régulièrement des rapports sur les voyages internationaux du Ministère à la sous-ministre. 

Pour chacun des secteurs choisis, la vérification a évalué le bien-fondé et l'efficacité du processus relatif aux voyages internationaux au sein de Pêches et Océans Canada ainsi que la conformité aux directives des organismes centraux, aux politiques ministérielles et au processus ministériel relatif aux voyages internationaux, à partir d'un échantillon ciblé de demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux effectués à des fins à la fois personnelles et professionnelles.

En se basant sur les conclusions de la vérification, nous sommes d'avis, en général, que le processus ministériel relatif aux voyages internationaux fonctionne tel qu’attendu pour s’assurer que les voyages internationaux sont gérés avec prudence et probité, d'une façon qui permet de maximiser l'efficacité dans l’acquittement des objectifs organisationnels, de minimiser les coûts et de démontrer l'optimisation des ressources. Les fonctions de surveillance et de gouvernance sont en place pour assurer une saine gestion des voyages internationaux dans l'ensemble du Ministère, les résultats des activités liées aux voyages internationaux sont consignés et partagés avec les principaux intervenants et les demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux effectués à des fins à la fois personnelles et professionnelles respectent de façon générale les directives des organismes centraux, les politiques ministérielles et le processus ministériel relatif aux voyages internationaux. Toutefois, l'équipe de vérification a identifié des aspects pouvant être améliorés et qui, une fois mis en œuvre, accroîtront l'efficacité et l'efficience du processus ministériel relatif aux voyages internationaux. Les améliorations qui devraient être apportées au processus ministériel relatif aux voyages internationaux sont les suivantes :

  • Réviser les rôles, les responsabilités et la responsabilisation du Comité d'intégration des voyages internationaux et possiblement son mandat à la lumière des modifications récentes apportées à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor.
  • S’assurer que l'information demandée dans les propositions de voyages internationaux rencontre les exigences de la sous-ministre.
  • Définir un cycle de planification optimal pour soumettre et examiner les propositions de voyages internationaux par le biais du processus ministériel relatif aux voyages internationaux.
  • Revoir la définition actuelle de voyage international et le classement des trois niveaux, puis s'assurer que les principaux intervenants en soient informés et les comprennent;
  • S'assurer que le système choisi par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans pour faire des demandes de voyages internationaux et des rapports fournit des renseignements pertinents, fiables et complets en vue de soutenir une prise de décision éclairée et à des fins de rapports.
  • Informer les gestionnaires de centres de responsabilité investis du pouvoir délégué en vertu de l'article 34 de leurs responsabilités lorsqu'ils approuvent les demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux et les demandes de congé personnel lorsque le voyage est effectué à la fois pour des raisons personnelles et professionnelles.

Réponse de la gestion

La direction est en accord avec les observations de vérification, a accepté les recommandations incluses dans ce rapport et a développé un plan d’action de la gestion pour y répondre. Le plan d’action de la gestion a été inclus dans ce rapport.


2.0  CONTEXTE

Les voyages font partie intégrante des opérations du gouvernement et constituent une activité importante pour l’exécution des programmes. Ils représentent un investissement considérable en termes de temps et d'argent pour l'ensemble du gouvernement et exigent que nous fassions preuve de prudence et probité dans leur gestion.

Dans le cadre de ses priorités à l’échelle internationale, Pêches et Océans Canada joue un rôle de premier plan sur l’arène internationale en vue d’assurer la santé à long terme des ressources océaniques de la planète.  Les voyages internationaux soutiennent le Ministère pour que ce dernier puisse travailler de concert avec divers organisations au sein de la communauté internationale en vue de renforcer la pérennité des ressources halieutiques ainsi que la durabilité des pêches et de la gestion des océans : participer aux colloques internationaux et aux groupes de travail ; conclure des accords bilatéraux et multilatéraux ; organiser ou participer à des conférences et des séances de formation.  Dans ces situations, les voyages internationaux sont essentiels à la réalisation des objectifs et des missions des secteurs de Pêches et Océans Canada. Au cours de l'exercice 2011-2012, Pêches et Océans Canada a encouru des dépenses de 35 millions de dollars pour des voyages effectués au Canada et des dépenses de 3 millions de dollars pour des voyages effectués à l'extérieur du Canada1.

Les voyages internationaux de Pêches et Océans Canada sont principalement soumis à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor, la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, la Politique de Pêches et Océans Canada sur les voyages et la Politique financière de Pêches et Océans Canada sur les conférences. Afin d’améliorer davantage la gestion des voyages internationaux au sein du Ministère, le Comité d’intégration des voyages internationaux a été créé en 2010. Ce comité vise à améliorer la planification ainsi qu’à accroître la transparence et l’uniformité de la participation du Ministère à des réunions internationales à l’étranger, aux États-Unis ou au Canada, en fournissant régulièrement des rapports sur les voyages internationaux du Ministère à la sous-ministre.  En vue de simplifier le processus ministériel relatif aux voyages internationaux et d'en faciliter sa gestion, le Comité d’intégration des voyages internationaux a présenté une définition des voyages internationaux axée sur le contenu, selon trois niveaux2 :

Niveau 1: Principales réunions/conférences à l’intérieur ou l’extérieur du Canada traitant de questions internationales et nécessitant l’approbation préalable du ministre/sous-ministre pour les éléments de négociation/politiques en ce qui concerne les résultats et les pouvoirs délégués nécessaires afin de produire ces résultats. Le premier niveau comprend également les réunions auxquelles des ministres peuvent assister.

Niveau 2: Réunions/conférences à l’intérieur ou l’extérieur du Canada traitant de questions internationales et impliquant la participation de plusieurs secteurs/régions qui ne requièrent pas l’approbation préalable des éléments de négociation/politique par le ministre/sous-ministre, mais qui exigent une confirmation des pouvoirs délégués afin d’assurer ainsi une optimisation des ressources.

Niveau 3: Réunions/conférences à des fins opérationnelles planifiées/non planifiées à l’intérieur ou l’extérieur du Canada traitant de questions internationales et impliquant la participation d’un seul secteur/région – non examinés par le Comité.

Depuis la mise en place du Comité d’intégration des voyages internationaux, le processus ministériel de demande de voyage international a changé significativement; les activités de voyages de niveau 1 et de niveau 2 doivent suivre le processus de la revue des pairs par le Comité avant leur soumission à la sous-ministre pour approbation tandis que celles de niveau 3 peuvent être approuvées par le responsable régional ou sectoriel respectif. À mesure que le comité chemine vers sa troisième année de mise en application, des préoccupations ont été soulevées par la haute gestion quant à savoir si le processus ministériel relatif aux voyages internationaux du Comité d’intégration des voyages internationaux a amélioré globalement la gestion des voyages internationaux du Ministère.


1 Information tirée du système financier ABACUS de Pêches et Océans Canada.
2 Pêches et Océans Canada, Comité d’intégration des voyages internationaux, Categorizations of meetings, MECTS 2203883-v3-ITIC.

3.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

L’objectif de la vérification est de fournir l’assurance que le processus ministériel relatif aux voyages internationaux fonctionne tel qu’attendu afin de s’assurer que les voyages internationaux sont gérés avec prudence et probité, d'une façon qui permet de maximiser l'efficacité dans l’acquittement des objectifs organisationnels, de minimiser les coûts et de démontrer l'optimisation des ressources.

Il est important de noter que le Comité d’intégration des voyages internationaux considère tout voyage international comme étant « voyage effectué à l’intérieur ou à l’extérieur du Canada ayant un contenu à caractère international ».  Cette définition, fondée sur le « contenu du voyage », diffère grandement de celle prescrite par les organismes centraux où un voyage international, caractérisé par le lieu, est défini comme étant « un séjour avec nuitée hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis ou lorsque le point de départ est situé hors du Canada et des États continentaux des États-Unis ».  Dans le contexte de cette mission, l’équipe de vérification a utilisé la même définition que le Comité d’intégration des voyages internationaux afin d’assurer l’alignement entre la vérification et le processus ministériel relatif aux voyages internationaux.

4.0 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

Selon les résultats de l'évaluation du risque à l'étape de la planification, évaluation comprenant tous les secteurs du Ministère incluant la Garde côtière canadienne, l'équipe de vérification a inclus les secteurs suivants dans la phase d’examen détaillé : Politiques stratégiques, Écosystèmes et Gestion des pêches, Science des Écosystèmes et des Océans ainsi que le bureau du Dirigeant principal des finances.  Le travail sur le terrain a été effectué dans la région de la capitale nationale uniquement.

L’équipe de vérification a entrepris un examen des dossiers pour les voyages internationaux de niveaux 1, 2 et 3 pour l'exercice 2011-12.

L’équipe de vérification a identifié les contrôles en place afin de s’assurer que les dépenses liées aux voyages internationaux sont conformes aux directives des agences centrales et aux politiques ministérielles.  Cependant, l’équipe de vérification n’a pas évalué l’efficacité de ces contrôles étant donné que cet élément avait été examiné lors de la vérification du processus de vérification des comptes effectuée en 2010-11 par la Direction de la vérification interne.  Néanmoins, suite à une demande de la haute gestion, la portée de la vérification a compris l’examen d’un échantillon portant sur des demandes de remboursement de frais de voyages internationaux qui ont combiné voyage personnel et d’affaires afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux politiques ministérielles et au processus ministériel relatif aux voyages internationaux.

5.0 APPROCHE DE LA VÉRIFICATION

L’équipe de vérification a accompli son mandat conformément à la Politique de la Vérification Interne du Conseil du Trésor et aux Normes relatives à la Vérification Interne au sein du Gouvernement du Canada. Plusieurs techniques incluant une analyse de risques de l’entité vérifiée, des entrevues et aussi des revues et analyses de documents et d’information ont été utilisées au cours de la vérification.

6.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION

Cette section contient les observations et les recommandations qui découlent de la vérification. Même si la vérification s’est déroulée en fonction des secteurs d’intérêt et des critères de vérification recensés à la phase de planification, le présent rapport s’articule autour des principaux thèmes suivants :

●   Fonctions de surveillance et de gouvernance 
●   Processus ministériel relatif aux voyages internationaux.
●   Définition de voyage international
●   Rapport sur les résultats relatifs aux voyages internationaux
●   Voyage international à des fins à la fois professionnelles et personnelles

Pour les conclusions par critère de vérification, veuillez vous référer à l’annexe A.

En se fondant sur le travail de vérification complété et notre jugement professionnel, nous avons évalué le risque associé à chacune des observations selon une échelle à trois niveaux.  Le classement du risque (élevé, modéré, faible) correspond au niveau d’exposition éventuel au risque qui, nous croyons, pourrait avoir des répercussions sur l’atteinte des objectifs de Pêches et Océans Canada, et il donne une indication de la priorité que la gestion devrait donner aux recommandations associées à cette observation.  Les critères suivants ont été utilisés pour évaluer le niveau d'exposition au risque :

Élevé

Aucun contrôle n’est en place ou les contrôles sont inadéquats.

La conformité avec les lois et les règlements est inadéquate.

On a relevé des enjeux importants qui pourraient avoir des répercussions négatives sur l’atteinte des objectifs opérationnels et les programmes.

Modéré

Des contrôles sont en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés.

La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et du Ministère est inadéquate.

On a relevé des enjeux qui pourraient avoir des répercussions négatives sur l’efficacité et l’efficience des activités.

Faible

Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.

La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et du Ministère varie.

Les enjeux identifiés sont de moindre importance mais on a relevé des occasions d’améliorer les activités.

6.1  FONCTIONS DE SURVEILLANCE ET DE GOUVERNANCE

Conformément à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor, les ministères doivent avoir en place des mécanismes de surveillance et des contrôles efficaces afin de s’assurer que les frais de déplacements, d'accueil et de conférences ainsi que les dépenses connexes sont gérées de manière efficace, efficiente et économique. À Pêches et Océans Canada, les fonctions de surveillance et de gouvernance sont essentielles à l'adoption d'une approche intégrée qui assure la cohérence interne et la discipline ministérielle requises pour une saine gestion des voyages internationaux à l'échelle du Ministère. Ces fonctions deviennent particulièrement importantes compte tenu des récentes modifications apportées à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor et qui sont entrées en vigueur le 3 octobre 2012.

Le Comité d'intégration des voyages internationaux agit à titre d'organisme de surveillance pour la planification et la coordination des réunions internationales de niveaux 1 et 2 au sein du Ministère. Présidé par le directeur général de la Direction des affaires internationales, le Comité est composé de membres qui sont des responsables régionaux et sectoriels du Ministère. L'objectif du Comité est d'améliorer la coordination et la cohérence des voyages internationaux dans l'ensemble du Ministère en conseillant la sous-ministre quant à la participation des employés de Pêches et Océans Canada et de la Garde côtière canadienne à des réunions internationales de niveau 1 et 2. En ce qui concerne les réunions internationales de niveau 3, les fonctions de surveillance et de gouvernance varient selon les secteurs et les régions. Ces fonctions peuvent être exécutées par divers paliers de gestion, incluant notamment les gestionnaires de centres de responsabilité investis du pouvoir délégué, les comités de gestion régionaux ou, dans le cas du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans, par un comité interne de voyages.

Observations
Risque faible

6.1.1 Les fonctions de surveillance et de gouvernance sont établies pour assurer une saine gestion des voyages internationaux dans l'ensemble du Ministère. Toutefois, le Comité d'intégration des voyages internationaux a la possibilité de clarifier ses rôles, ses responsabilités et sa responsabilisation et, possiblement, d'élargir son mandat pour inclure les modifications récentes apportées à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor.

La vérification a révélé que des organismes de surveillance et des fonctions de gouvernance sont établis pour garantir une saine gestion des voyages internationaux dans l'ensemble du Ministère. À titre d’organisme de surveillance principal pour les événements de niveau 1 et 2, le Comité d'intégration des voyages internationaux a amené rigueur et discipline au processus ministériel relatif aux voyages internationaux. Dans l'ensemble, les secteurs et les régions jugent que le Comité a renforcé les contrôles internes, intensifié la responsabilisation et amélioré la coordination en assurant une plus grande transparence et une plus grande rigueur dans le processus ministériel relatif aux voyages internationaux. La vérification a aussi révélé que les organismes de surveillance et les fonctions de gouvernance pour le niveau 3 sont bien établis dans l'ensemble du Ministère. Les propositions de voyages internationaux de niveau 3 sont sujettes à plusieurs étapes d'examen avant leur approbation par les gestionnaires de centres de responsabilité. Par exemple, certains comités de gestion régionaux ont inclus les demandes de voyages internationaux comme point régulier à l'ordre du jour de leurs réunions. En raison de ses nombreux déplacements, le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans a établi un comité interne de voyages pour examiner tous les voyages effectués par les employés du secteur.

Bien que les organismes de surveillance possèdent un mandat étayé, la vérification a permis d'observer que les principaux intervenants ne comprenaient pas toujours clairement les rôles, les responsabilités et la responsabilisation du Comité d'intégration des voyages internationaux. Selon son cadre de référence, le Comité vise à fournir, sur une base régulière, des directives à la sous-ministre afin:

  • de s'assurer que la composition des délégations plurisectorielles et régionales est équilibrée et que le rôle de chaque membre est bien défini;
  • d'identifier le chef de délégation, s'il y a lieu;
  • de s’assurer que les délégations de Pêches et Océans Canada participant aux réunions internationales où la politique et les négociations sont en jeu intègrent les considérations plus générales du Ministère dans leurs préparations et obtiennent les autorisations requises;
  • de s'assurer que les délégations présentent leurs rapports sur les résultats et les liens à considérer aux cadres supérieurs de Pêches et Océans Canada;
  • d'examiner les projets de voyage ministériels afin de s'assurer qu'il existe une approche intégrée liée au programme international;
  • d'aborder d'autres questions soulevées par un engagement international.

Le 3 octobre 2012, la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor a été révisée. Selon cette nouvelle directive, « le total des coûts ministériels planifiés pour tout événement unique exigera dorénavant l'approbation du ministre lorsque les coûts excèdent 25 000 $ ou l'approbation de la sous-ministre lorsque les coûts sont de 5 000 à 25 000 $ ». Bien que le mandat actuel du Comité d'intégration des voyages internationaux n'exige pas d'effectuer un suivi des coûts ministériels pour chaque événement, la structure de gouvernance du Comité constitue, jusqu'à un certain point, un bon point de départ pour permettre une telle activité. Par conséquent, le Comité d'intégration des voyages internationaux, en consultation avec la sous-ministre, pourra profiter de l'occasion pour réviser son mandat.

Recommandation Plan d’action de la gestion

R-1.  Le Comité d'intégration des voyages internationaux, en consultation avec la sous-ministre, devrait :

  • réviser le cadre de référence du Comité d'intégration des voyages internationaux pour s'assurer que son mandat, ses rôles, ses responsabilités et sa responsabilisation sont clairement définis et prennent en compte la nouvelle Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor
  • s'assurer que le cadre de référence révisé soit communiqué à travers le Ministère, dès son approbation.

Le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux effectuera les tâches suivantes :

  • coordonner un examen du cadre de référence en sollicitant les commentaires des membres sur le mandat, les rôles, responsabilités, la responsabilisation et le pouvoir de préapprouver; réviser le cadre de référence; le faire circuler auprès des membres du comité pour un dernier examen;
  • faire approuver le cadre de référence révisé par la sous-ministre adjointe principale, Politiques stratégiques et la sous-ministre;
  • transmettre le nouveau cadre de référence du Comité d'intégration des voyages internationaux au personnel du Ministère. Les moyens de communication pourraient inclure le bulletin Au courant, une présentation au Comité de résultat stratégique et au Comité des politiques de la sous-ministre, des présentations lors de visites dans les régions ou une page de l'intranet.

La nouvelle Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor aura fort probablement une incidence sur le processus d'examen et d'approbation existant. Le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux évaluera la nouvelle exigence et ses répercussions.

Bureau de première responsabilité : Comité d'intégration des voyages internationaux
Date d’échéance : 30 juin 2013 (en avance sur le prochain cycle du processus du Comité d'intégration des voyages internationaux)

6.2     PROCESSUS MINISTÉRIEL RELATIF AUX VOYAGES INTERNATIONAUX

Selon la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor, les organismes de surveillance et les fonctions de gouvernance doivent évaluer les événements ou les activités dès la phase de planification, de sorte que les ressources soient utilisées de façon pertinente, optimale, efficiente et économique. Dans un contexte de voyages internationaux, cela signifie également qu'il faut s'assurer que les propositions individuelles de voyage sont raisonnables et appropriées, que les décisions appuient les objectifs et priorités du Ministère et que d'autres façons d'éviter, de réduire ou de minimiser les coûts liés aux voyages auront été pris en compte.

Le processus ministériel relatif aux voyages internationaux initié par le Comité d'intégration des voyages internationaux comprend un segment d'examen officiel en février et en mars. En guise de préparatifs aux discussions du Comité, le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux envoie une lettre d'appel pour demander aux secteurs et aux régions de soumettre toutes les propositions de voyages internationaux prévues durant toute l'année. Par après, le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux identifie toutes les réunions/conférences internationales de niveau 1 et 2 puis une deuxième lettre d’appel portant sur la soumission des propositions de voyages internationaux est envoyé. Ces propositions sont soumises à l'aide d'un gabarit où sont saisis des renseignements tels que le but de la réunion, les liens avec les objectifs et priorités du Ministère, les avantages pour les Canadiens et les rôles et responsabilités propres à chaque délégué. Les propositions de voyages internationaux, généralement préparées par le secteur ou la région en chef en collaboration avec d'autres participants, sont examinées par les responsables de secteur et de région correspondants avant d'être soumises au Comité d'intégration des voyages internationaux. Le Comité d'intégration des voyages internationaux examinerait alors les propositions de voyages internationaux et les recommanderait par la suite à la sous-ministre aux fins d'approbation.

Les propositions de voyages internationaux de niveau 3 sont généralement préparées par la personne qui initie le voyage. Ces propositions de voyage sont alors examinées par des autorités de niveaux multiples et approuvées par le sous-ministre adjoint ou le directeur général régional. Le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans a aussi établi un comité interne de voyages, similaire au Comité d'intégration des voyages internationaux, pour examiner tous les voyages effectués par le personnel du secteur. En raison de ses nombreux déplacements, le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans utilise le Système de conférence et de voyage à l'étranger pour effectuer des demandes, assurer le suivi et présenter des rapports en lien avec les voyages internationaux. Le Système de conférence et de voyage à l'étranger a été élaboré pour faire le suivi de chaque demande de voyage soumise dans chacune des régions par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans et pour générer des rapports destinés au Comité interne de voyages, au besoin, et envoyés sur une base trimestrielle au sous-ministre adjoint aux fins d'approbation des demandes de voyages.

Risque modéré

6.2.1 Les décisions d'approbation relatives aux voyages internationaux de niveau 1 et 2 ne sont pas toujours obtenues en temps opportun, ce qui pourrait potentiellement entraîner une augmentation des frais de déplacements.

Le processus ministériel relatif aux voyages internationaux englobe plusieurs étapes d'examen exécutées par le responsable du secteur ou de la région, le Comité d'intégration des voyages internationaux et la sous-ministre. En effectuant ces examens, les fonctions de remise en question s’assurent que les événements ou les activités appuient la réalisation du mandat du Ministère. La vérification a aussi constaté que ces fonctions, de façon générale, ont pris en compte d'autres moyens pour éviter, réduire ou minimiser les coûts liés aux voyages, incluant notamment la téléconférence ou la vidéoconférence, lorsque c'est possible, et qu’elles veillent à optimiser les ressources lors du choix de l'endroit, du type et du nombre de participants.

Bien que les secteurs et les régions s'entendent pour affirmer que le Comité d'intégration des voyages internationaux a apporté rigueur et discipline au processus ministériel relatif aux voyages internationaux, certains d'entre eux sont d'avis qu'il a entraîné un délai d'approbation plus long pour les propositions de voyages internationaux. En dépit de l'examen par des pairs effectué par le Comité d'intégration des voyages internationaux, bon nombre des propositions de voyages internationaux reviennent au Comité avec des questions soulevées par la sous-ministre. Pour cette raison, certains secteurs et certaines régions pensent que le gabarit d'une page ne contient pas suffisamment d'information pour permettre à la sous-ministre d'approuver les propositions avec un degré d'assurance satisfaisant. Les délais observés dans le processus d'approbation découlent principalement de l'utilisation de notes d'information pour répondre aux questions de la sous-ministre.

Plusieurs intervenants pensent également que le segment d'examen actuel du Comité d'intégration des voyages internationaux est inefficace pour des fins de planification, car il est possible que des détails tels que les programmes de conférences de certains événements internationaux ne soient pas disponibles avant que les secteurs soumettent leurs propositions aux fins d'examen et d'approbation. Les propositions de voyages pour ces événements sont parfois soumises au Comité à titre informatif et ne sont pas examinées tant que des renseignements supplémentaires ne sont disponibles, plus tard dans l'année. Des examens et des réunions supplémentaires ont lieu tout au long de l'année, au besoin, pour traiter les nouveaux événements de niveau 1 et 2 ainsi que les événements pour lesquels aucune recommandation ne pouvait être formulée, faute d'information. Par conséquent, ces multiples examens peuvent constituer un fardeau supplémentaire pour le Comité d'intégration des voyages internationaux et allonger le processus d'approbation.

Les délais associés au processus d'approbation peuvent entraîner une augmentation des frais de déplacements si l'on effectue des réservations tardives de vols et de chambres d'hôtels, et s'il est trop tard pour tirer profit des rabais accordés aux réservations hâtives. Il importe également de faire approuver la participation à ces conférences en temps opportun afin d'avoir suffisamment de temps pour s'y préparer, notamment lorsqu'un employé du Ministère est invité à titre de présentateur à une conférence.  De plus, les organisateurs des conférences doivent connaître le nombre de participants suffisamment à l'avance pour des raisons de planification, notamment pour préparer les documents et le programme de la conférence. Si l'employé doit annuler sa participation à titre de présentateur parce que sa proposition de voyage n'a pas été approuvée en temps opportun, la situation peut être embarrassante, tant pour l'employé que pour Pêches et Océans Canada.

De plus, le manque de rapidité dans l'obtention d'une approbation n'encourage pas les employés du Ministère à participer à des événements internationaux. Bon nombre d'intervenants sont d'avis que Pêches et Océans Canada pourrait ne pas être représenté à sa juste mesure lors d'événements internationaux, tant au niveau de la taille de la délégation que de la présence ministérielle. Par exemple, si le nombre de délégués est insuffisant, le Ministère risque de ne pas recevoir une couverture adéquate pour son programme international; de plus, l'absence du Ministère sur la scène internationale pourrait entraîner des décisions défavorables au Canada puisque Pêches et Océans Canada ne serait pas présent pour influencer les décisions.

Recommandation Plan d’action de la gestion

R-2.  Le Comité d'intégration des voyages internationaux, en consultation avec la sous-ministre, devrait :

  • s’assurer que l'information demandée dans les propositions de voyages internationaux rencontrent les exigences de la sous-ministre;
  • définir un cycle de planification optimal pour soumettre et examiner les propositions de voyages internationaux à l'aide du processus ministériel relatif aux voyages internationaux;
  • s'assurer que le processus relatif aux voyages internationaux révisé soit communiqué à travers le Ministère, dès son approbation.    

Le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux effectuera les tâches suivantes :

  • élaborer des formats d'essai de propositions de voyages internationaux à partir des consultations, et obtenir l'approbation de la sous-ministre pour le format choisi;
  • définir des options pour un cycle optimal de soumission et d'examen des propositions de voyages internationaux à partir des consultations, et obtenir l'approbation de la sous-ministre pour le cycle choisi;
  • transmettre les nouvelles procédures (c.-à-d. cycle d'approbation, modèle de justification révisé) du Comité d'intégration des voyages internationaux au personnel du Ministère. Les moyens de communication pourraient inclure le bulletin Au courant, une présentation au Comité de résultat stratégique et au Comité des politiques de la sous-ministre, des présentations lors de visites dans les régions ou une page de l'intranet.

La nouvelle Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor aura fort probablement une incidence sur le processus d'examen et d'approbation existant.  Le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux évaluera la nouvelle exigence et ses répercussions.

Bureau de première responsabilité : Comité d'intégration des voyages internationaux
Date d’échéance : 30 juin 2013 (en avance sur le prochain cycle du processus du Comité d'intégration des voyages internationaux)

Risque modéré

6.2.2 L'information sur les voyages internationaux tirée du Système de conférence et de voyage à l'étranger du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans n'est pas toujours fiable et complète pour appuyer une prise de décision et une production de rapports éclairées.

En raison de ses nombreux déplacements, le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans utilise le Système de conférence et de voyage à l'étranger pour effectuer des demandes, assurer le suivi et présenter des rapports en lien avec les voyages internationaux. Le Système de conférence et de voyage à l'étranger a été élaboré afin d'assurer le suivi de chaque demande de voyage soumise par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans, dans toutes les régions, et pour générer des rapports trimestriels à l'intention du sous-ministre adjoint aux fins d'approbation des demandes de voyages. Le Système de conférence et de voyage à l'étranger est le principal système utilisé par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans pour la prise de décisions et la production de rapports sur les voyages internationaux; il importe donc que l'information tirée de ce système soit pertinente, fiable et complète.

De nombreux intervenants de Sciences des écosystèmes et des océans ont mentionné que l'utilisation du Système de conférence et de voyage à l'étranger est relativement complexe et lourde et ils estiment que le système pourrait être amélioré. En 2012, le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans (Gestion intégrée des données scientifiques) a commandité une évaluation du Système de conférence et de voyage à l'étranger afin d'analyser les problèmes rencontrés lors des diverses étapes du processus d'approbation de voyages et de rechercher des possibilités d'amélioration dont l'organisation pourrait tirer profit. L'évaluation a mis en lumière des faiblesses, incluant notamment le dédoublement et le manque d'intégrité des données ainsi que des fonctions de requête et de production de rapports inadéquates. De plus, le manque de documentation adéquate sur le système a entraîné une utilisation inégale du système, un niveau d'effort accru pour soutenir le système et une frustration généralisée chez les utilisateurs.

Étant donné que le Système de conférence et de voyage à l'étranger a été établi avant la création du Comité d'intégration des voyages internationaux, le format et les exigences relatives à l'information concernant les propositions de voyages internationaux diffèrent de ceux utilisés par le Comité d'intégration des voyages internationaux. Bien que les cadres supérieurs du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans aient demandé que les propositions de voyages internationaux comprennent des éléments tels le but de la réunion, les avantages qui en seront retirés par les participants ou le Ministère ainsi que le rôle des participants, la vérification a révélé que le Système de conférence et de voyage à l'étranger n'avait qu'un seul champ descriptif pour saisir toute cette information. La vérification a permis d'observer que des renseignements, comme les liens avec les objectifs et les priorités du Ministère, ne sont donc pas toujours décrits dans les propositions de voyages internationaux du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans. En outre, les avantages que retire le Ministère ne sont pas toujours décrits de façon appropriée dans les propositions de voyages internationaux puisque les employés ont le choix de saisir l'information sur les « avantages pour l'employé » ou les « avantages pour le Ministère ».

Sans l'établissement d'un lien entre le voyage international et les objectifs et priorités du Ministère, le Secteur des sciences des écosystèmes et des Océans pourrait être dans l'impossibilité de clairement démontrer la pertinence et le bien fondé du voyage ainsi que les avantages pour le Ministère. De plus, non seulement le maintien d'un système qui ne fournit pas de données fiables et complètes est un fardeau administratif, en temps et en ressources, les données inexactes et incomplètes qui en sont tirées peuvent entraîner une prise de décision peu judicieuse et la production de rapports erronés.

Recommandation Plan d’action de la gestion

R-3.  Le sous-ministre adjoint, Secteur des sciences des écosystèmes et des océans doit s'assurer que le système choisi pour produire des rapports et présenter des demandes concernant les voyages internationaux du secteur fournit des données pertinentes, fiables et complètes pour soutenir la prise de décision et la production de rapports.

Le sous-ministre adjoint, Secteur des sciences des écosystèmes et des océans s'assurera que le secteur a toujours les données requises pour soutenir une prise de décision efficace quant aux voyages et qu'il continue de respecter les exigences relatives à la production de rapports.
Compte tenu des récents changements apportés à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor, le sous-ministre adjoint du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans ne remplacera pas le Système de conférence et de voyage à l'étranger au cours du présent exercice, mais il clarifiera plutôt avec les utilisateurs, d'ici décembre 2012, les exigences relatives aux données du Système de conférence et de voyage à l'étranger pour soutenir une prise de décision et une production de rapports efficaces.  
D'ici septembre 2013, le sous-ministre adjoint du Secteur des sciences des écosystèmes et des océans décidera de l'avenir du Système de conférence et de voyage à l'étranger de façon à pouvoir mettre en œuvre les changements nécessaires au système, ou le remplacer, d'ici décembre 2013.

Bureau de première responsabilité : Sciences des écosystèmes et des océans
Date d’échéance :

31 décembre 2013

6.3     DÉFINITION DE VOYAGE INTERNATIONAL

Avant l'établissement du Comité d'intégration des voyages internationaux en 2010, les voyages internationaux étaient gérés séparément dans les secteurs et régions du Ministère. Par conséquent, puisque les voyages internationaux étaient planifiés en vase clos par les secteurs et les régions, Pêches et Océans Canada n'était pas en mesure de déterminer le caractère raisonnable d'une participation globale du Ministère à des événements internationaux et de minimiser les frais de déplacements d'un point de vue ministériel. 

À la demande de la sous-ministre, le Comité d'intégration des voyages internationaux a été créé pour coordonner les voyages internationaux à travers le Ministère. La définition de voyage international a aussi été révisée pour inclure tous les déplacements liés à des événements internationaux tenus au Canada.

Risque modéré 6.3.1 La définition de voyage international du Comité d'intégration des voyages internationaux, plus précisément le classement en trois niveaux, n'est pas bien comprise par les principaux intervenants, entraînant ainsi l'inefficacité du processus ministériel relatif aux voyages internationaux et un manque de cohérence dans la production de rapports pour le niveau 3. En outre, la définition de voyage international, fondée sur le contenu, ne permet pas la production de rapports fiables et complets sur les tendances relatives aux voyages internationaux du Ministère.

Voyages internationaux au Canada

Puisque la définition de voyage international du Comité d'intégration des voyages internationaux est fondée sur le contenu plutôt que sur l'endroit où l'événement a lieu, les conférences ou les réunions tenues au Canada peuvent parfois être qualifiées comme tel et, à ce titre, tous les déplacements et les coûts liés à l'événement exigeraient l'approbation du Comité d'intégration des voyages internationaux. Bien que la vérification ait révélé que la majorité des principaux intervenants comprennent les motifs justifiant cette définition, ils ne sont pas tous entièrement d'accord avec celle-ci. Pour certains intervenants, les événements internationaux tenus au Canada entraînent des frais de déplacement minimes, tandis que d'autres croient que les frais de déplacement peuvent être aussi élevés que ceux encourus pour des voyages à l'extérieur du Canada, selon le point de départ et l'endroit où l'événement a lieu au Canada. Certains intervenants ont aussi noté que l'on qualifiait souvent « d'international » des événements tenus au Canada en se basant simplement sur le titre de l'événement, sans qu'il n'y ait de contenu international; par conséquent, ces événements ne devraient pas être soumis au processus d'examen établi par le Comité d'intégration des voyages internationaux.

Classement des niveaux 2 et 3  

Les voyages internationaux de niveau 2, qui prévoient la participation d'au moins deux secteurs ou régions à un même événement international, ont été particulièrement problématiques puisque les secteurs ou régions qui y participent ignorent parfois si leurs homologues d'autres secteurs ou régions participent aussi au même événement international. La vérification a cerné un cas où un événement international de niveau 2 a été incorrectement classé en tant qu'événement de niveau 3 par deux secteurs. Puisque les deux secteurs participaient au même événement international, celui-ci aurait dû être classé au niveau 2, puis être examiné par le Comité d'intégration des voyages internationaux et soumis à la sous-ministre pour approbation.
Certains intervenants croient que des événements de niveau 3 pourraient être plus significatifs pour le Ministère que des événements de niveau 2. Par exemple, même si un seul secteur participait à une rencontre internationale de niveau 3, les résultats découlant de cette rencontre pourraient avoir des répercussions importantes sur les politiques du Ministère. Par ailleurs, il se pourrait que certains événements internationaux fréquentés principalement par un seul secteur aient été classés au niveau 2 seulement parce que la participation d’un employé d'un autre secteur a été proposée. Puisque le niveau d'un événement international détermine s'il doit être soumis au processus d'examen du Comité d'intégration des voyages internationaux, il est essentiel de classer les événements internationaux de façon claire et fonctionnelle en vue d'améliorer la coordination et l'efficacité du processus d'examen ministériel pour les voyages internationaux.

Rapports sur les voyages de niveau 3

Le Comité d'intégration des voyages internationaux n'examine pas les voyages internationaux de niveau 3, mais il est responsable de fournir à la sous-ministre des rapports résumant les voyages internationaux de niveau 3 effectués par les secteurs, à titre informatif. Ces rapports sont transmis à la sous-ministre trois fois par année. La vérification a révélé que le niveau 3 est utilisé de façon inégale au sein du Ministère; des secteurs et des régions l'utilisent pour souligner des voyages internationaux ayant un lien opérationnel entre eux, d'autres pas. D'autres secteurs et régions classent au niveau 3 tout ce qui n'est pas de niveau 2 ou 1, incluant la formation. Dans le cadre de l'examen de dossiers, la vérification a également relevé des erreurs de rapports relatives au niveau 3 :

  • Gestion des écosystèmes et des pêches a fait état de 36 événements de niveau 3 au cours de l'exercice 2011-2012. À partir d'un échantillon discrétionnaire de 8 événements choisis par l'équipe de vérification, 2 événements de l'échantillon avaient été incorrectement classés au niveau 3.
  • Sciences des écosystèmes et des océans a fait état de 557 événements de niveau 3 au cours de l'exercice 2011-2012. À partir d'un échantillon discrétionnaire de 15 événements choisis par l'équipe de vérification, 3 événements de l'échantillon avaient été incorrectement classés au niveau 3.    

Puisque le niveau 3 est utilisé de façon inégale au sein du Ministère, il est possible que les rapports soumis à la sous-ministre ne soient pas complets, précis et fiables.

Points saillants et tendances relatives aux rapports sur les voyages internationaux ministériels

Dans le cadre de son mandat, le Comité d'intégration des voyages internationaux est aussi responsable de fournir à la sous-ministre un rapport annuel sur les voyages internationaux ministériels. Le Comité utilise à l'heure actuelle des données provenant du système financier ABACUS et de l'outil de gestion des dépenses en vue de produire un rapport sur l'ensemble des coûts liés aux voyages internationaux, les points saillants et les principales tendances. Toutefois, seuls les voyages effectués à l'extérieur du Canada sont codés comme étant des voyages internationaux, tant dans ABACUS que dans l'outil de gestion des dépenses. Par conséquent, le Comité d'intégration des voyages internationaux n'est pas en mesure de produire un rapport sur les frais de déplacements liés aux voyages internationaux effectués au Canada. Bien qu'il existe un champ intégré dans l'outil de gestion des dépenses qui permet au voyageur d'indiquer si le voyage international est de niveau 1, 2 ou 3, ce champ n'est pas obligatoire et le Comité d'intégration des voyages internationaux n'exige pas son utilisation. Ainsi, le Comité ne dispose pas de données complètes et fiables pour produire le rapport annuel sur les voyages internationaux ministériels à l'intention de la sous-ministre.

Recommandation Plan d’action de la gestion

R-4. Le Comité d'intégration des voyages internationaux, en consultation avec la sous-ministre, devrait examiner la définition actuelle de voyage international et le classement selon trois niveaux, puis s'assurer que les principaux intervenants en sont informés et les comprennent.

Le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux examinera la définition actuelle des niveaux en accordant une attention tout particulière aux voyages internationaux effectués au Canada, et prendra en compte les répercussions possibles de la nouvelle Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor. Le Comité d'intégration des voyages internationaux sollicitera des commentaires, révisera les définitions et les soumettra à l'examen final des membres du Comité, puis fera approuver les définitions de classement révisées par la sous-ministre adjointe principale, Politiques stratégiques et la sous-ministre.

Bureau de première responsabilité : Comité d'intégration des voyages internationaux
Date d’échéance : 30 juin 2013 (en avance sur le prochain cycle du processus du Comité d'intégration des voyages internationaux)
Recommandation Plan d’action de la gestion
R-5. Le Comité d'intégration des voyages internationaux devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que le champ intégré de l'outil de gestion des dépenses permettant d'établir le niveau du voyage international soit utilisé de façon appropriée. Le Secrétariat du Comité d'intégration des voyages internationaux coordonnera avec le dirigeant principal des finances un rappel du message paru dans le bulletin Au courant quant à l'utilisation du champ descriptif de niveau dans l'outil de gestion des dépenses.
Bureau de première responsabilité : Comité d'intégration des voyages internationaux
Date d’échéance : 30 juin 2013 (en avance sur le prochain cycle du processus du Comité d'intégration des voyages internationaux)

6.4  RAPPORT SUR LES RÉSULTATS RELATIFS AUX VOYAGES INTERNATIONAUX

La Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor exige que le gouvernement fédéral soit administré efficacement, que les fonds publics soient gérés prudemment et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Ce faisant, il est attendu que le gouvernement agisse en tout temps dans le respect des plus hautes normes d'intégrité, de prudence financière, de reddition de comptes, de transparence ainsi que de valeurs et d'éthique.  À ce titre, dans le contexte de voyages internationaux, il importe que le Ministère soit en mesure de démontrer que les dépenses de voyages encourues sont nécessaires à l'exécution de son mandat et de ses priorités.

Observations
Risque faible 6.4.1 Les résultats des activités liées aux voyages internationaux sont habituellement consignés et partagés avec les principaux intervenants. De plus, des régions et des secteurs ont mis en œuvre une exigence visant à documenter les résultats des activités de voyages internationaux de niveau 3, qui est considérée comme une pratique exemplaire.

Dans le cadre de son mandat, le Comité d'intégration des voyages internationaux est responsable de s'assurer que les délégations fournissent à la haute direction un rapport sur les résultats et les liens à prendre en compte. Selon la vérification, les rapports postérieurs aux événements présentant les résultats des activités liées aux voyages internationaux étaient, pour la plupart, préparés à l’égard des voyages internationaux de niveau 1 et 2. Ces rapports postérieurs aux événements, rédigés habituellement sous forme de note d'information, sont préparés par le responsable de secteur, partagés avec les participants et soumis à la sous-ministre à titre informatif.

En ce qui concerne les voyages internationaux de niveau 3, il n'existe aucun processus formel permettant aux secteurs et aux régions de s'assurer que les résultats des activités sont documentés; cette tâche est exécutée de façon inégale et informelle d'une région à l'autre puisqu'il ne s'agit pas d'une exigence. Toutefois, la vérification a révélé que la Direction générale des affaires internationales, la Direction de la gestion des écosystèmes de la région du Québec, le Service hydrographique du Canada de la région de la capitale nationale et la Direction des sciences de la région du Pacifique ont mis en place un processus formel de production de rapports sur les résultats d'activités liées aux voyages internationaux de niveau 3

Comme les efforts visant à réduire les frais de déplacement ont entraîné une baisse de la participation des employés à des événements internationaux, la consignation et le partage des résultats des activités liées aux voyages internationaux s'avèrent particulièrement avantageuses pour le Ministère puisqu'elles favorisent le partage des connaissances acquises lors des événements internationaux. Les secteurs et régions qui ont établi cette pratique exemplaire comme exigence constituent de bons exemples de responsabilisation, de transparence et d'intendance. 

6.5   VOYAGE INTERNATIONAL À DES FINS À LA FOIS PROFESSIONNELLES ET PERSONNELLES

L'intendance des voyages internationaux est soutenue par un cadre de politique et des contrôles ministériels adéquats, qui prescrivent la façon dont les activités devraient être exécutées et interdisent les mesures inappropriées. À Pêches et Océans Canada, les voyages internationaux sont principalement régis par les directives des organismes centraux et les politiques ministérielles. En outre, les dépenses relatives aux voyages internationaux sont sujettes au processus ministériel de vérification de compte.

La politique sur les voyages de Pêches et Océans Canada vise à expliquer, clarifier et confirmer la politique ministérielle relative aux voyages afin de maximiser la sécurité, le confort et la commodité des voyageurs tout en assurant un traitement équitable pour tous les employés devant se déplacer ainsi qu'une intendance appropriée pour le programme ministériel relatif aux voyages. La politique exige que la demande de remboursement de frais de voyage soit accompagnée d'un formulaire Autorisation de voyager et avance approuvé et de pièces justificatives (p. ex. itinéraire, programme de la conférence, programme de travail de l'employé, etc.). L'Autorisation de voyager et avance ainsi que les pièces justificatives sont essentielles à la planification et au suivi des frais de déplacement car elles contiennent l'information pertinente au sujet du voyage : durée, destination, moyen de transport, classe, hébergement, repas et frais accessoires ainsi que toutes autres dépenses planifiées encourues dans le cadre du voyage. Cette information permet à la direction de vérifier et d'approuver les préparatifs de voyage, de surveiller les engagements financiers et de s'assurer que les dépenses faisant l'objet de la demande de remboursement sont admissibles.

La  politique sur les voyages de Pêches et Océans Canada  prévoit également des exigences à l'intention des voyageurs qui ajoutent un volet personnel à leur voyage professionnel. Selon la section 4.3 de la politique, dans de rares occasions, un employé peut demander d'ajouter un volet personnel à un voyage professionnel. Le voyage personnel ne doit pas être le motif principal du voyage professionnel, et le voyage global doit pouvoir résister à l'examen public. La politique exige aussi que l'Autorisation de voyager et avance indique clairement les dates et les endroits associés au voyage personnel avant l'approbation. Dans ces rares occasions, les gestionnaires de centres de responsabilité peuvent approuver un voyage comprenant un volet personnel, mais on s'attend à ce qu'ils fassent preuve de discernement et de bon sens. 

À titre de personnes investies du pouvoir délégué pour approuver le congé, les gestionnaires de centres de responsabilité ont aussi la responsabilité de s'assurer que les demandes de congé sont approuvées conformément aux conventions collectives ou aux conditions d'emploi applicables. Par conséquent, les gestionnaires de centres de responsabilité de Pêches et Océans Canada doivent s'assurer que le congé personnel demandé dans le cadre d'un voyage international soit correctement consigné dans PeopleSoft, le système ministériel de gestion des congés.

Observations
Risque faible 6.5.1 La majorité des demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux n'étaient pas accompagnées de pièces justificatives suffisantes, comme les programmes de conférence ou le programme de travail de l'employé, pour prouver le bien fondé du remboursement.

Au cours de l'exercice 2011-2012, le Ministère a traité 219 demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux dans la région de la capitale nationale; dans 11 cas, la section « Commentaires » de l'Autorisation de voyager et avance indiquait qu'un volet personnel était prévu dans le cadre du voyage professionnel. Alors que la portée de la vérification prévoyait un examen des demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux à des fins personnelles et professionnelles, l'échantillon ciblé par la vérification était constitué de ces 11 demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux.

Il importe de noter que la section « Commentaires » de l'Autorisation de voyager et avance est un champ descriptif non obligatoire; le voyageur n'est donc pas tenu de saisir des renseignements supplémentaires au sujet du voyage. Actuellement, les renseignements comme les dates et les endroits associés au volet personnel d'un voyage seraient saisis dans cette section. Par conséquent, un échantillon aléatoire de 11 demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux ne présentant aucun volet personnel dans la section « Commentaires » de l'Autorisation de voyager et avance ont été examinés dans le cadre de la vérification; on souhaitait ainsi s'assurer qu'aucun voyage à des fins personnelles n'a été effectué sans approbation.

Dans l'ensemble, la vérification a révélé que les demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux à des fins à la fois personnelles et professionnelles respectaient les directives des organismes centraux, les politiques ministérielles et le processus ministériel relatif aux voyages internationaux. Néanmoins, selon la vérification, la majorité des demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux n'étaient pas accompagnées du programme de la conférence ou du programme de travail de l'employé. Parmi les 22 demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux visées par l'examen, seulement deux demandes étaient accompagnées d'un programme de travail présentant les dates du voyage, les réunions d'affaires et le congé personnel, s'il y a lieu, à titre de pièces justificatives. La vérification a tenu compte du fait que de tels renseignements facilitent le processus de vérification de compte et, de plus, soutiennent les gestionnaires de centres de responsabilité dans l'exercice de leur pouvoir délégué en vertu de l'article 34.

Conformément à la politique sur les voyages de Pêches et Océans Canada, les programmes de conférence ou le programme de travail de l'employé ne constituent pas des pièces justificatives obligatoires. D'autres types de pièces justificatives, comme les itinéraires de vol et les factures originales, sont aussi acceptées pour appuyer la demande de remboursement de frais de déplacement. Puisque les programmes de conférence et le programme de travail de l'employé ne sont pas exigés en vertu de la politique ministérielle relative aux voyages, les gestionnaires de centres de responsabilité demandent rarement à leurs employés d'inclure ces renseignements à leur demande de remboursement de frais de déplacement.

Les gestionnaires de centres de responsabilité sont ultimement tenus de s'assurer que les demandes de remboursement de frais de déplacement qu'ils approuvent sont exactes et complètes; par conséquent, ils doivent faire preuve de diligence dans l'exécution de leur pouvoir délégué en vertu de l'article 34 et exiger que leurs employés fournissent les pièces justificatives adéquates pour appuyer leur demande. Bien que les programmes de conférences et le programme de travail de l'employé ne soient pas exigés en vertu de la politique, la vérification a tenu compte du fait qu'ils appuient l'admissibilité des demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux, surtout celles relatives aux déplacements à des fins à la fois personnelles et professionnelles.

Recommandation Plan d’action de la gestion
R-6. Le dirigeant principal des finances devrait rappeler leurs responsabilités aux gestionnaires de centres de responsabilité investis d'un pouvoir délégué en vertu de l'article 34 au moment d'approuver des demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux. Le dirigeant principal des finances publiera un bulletin pour rappeler leurs responsabilités aux gestionnaires de centres de responsabilité investis d'un pouvoir délégué en vertu de l'article 34, conformément à la politique sur les voyages de Pêches et Océans Canada et aux lignes directrices de Pêches et Océans Canada relatives à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (Vérification des comptes), lorsqu'ils approuvent des demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux.
Bureau de première responsabilité :

Bureau du dirigeant principal des finances

Date d’échéance : 31 mars 2013
Observations
Risque modéré 6.5.2 Le congé personnel n'était pas toujours consigné de façon appropriée dans PeopleSoft pour les voyages internationaux à des fins à la fois personnelles et professionnelles.

Dans le cadre de l'examen de demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux à des fins à la fois personnelles et professionnelles, la vérification a aussi évalué si le congé personnel était consigné de façon adéquate dans PeopleSoft, et ce, pour l'échantillon ciblé de 11 demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux. La vérification a tenu compte des données sur les congés fournies par le bureau du dirigeant principal des Ressources humaines pour l'exercice 2011-2012 et a corroboré les données avec les données de PeopleSoft fournies par la Direction générale de la rémunération de la région de la capitale nationale.

Parmi les 11 demandes de remboursement relatives à des voyages internationaux qui mentionnaient un volet personnel dans leur Autorisation de voyager et avance, seulement 6 demandes comportaient un congé personnel pendant des jours ouvrables. À ce titre, le congé personnel devait être consigné dans PeopleSoft dans les six cas. Par contre, la vérification a montré que le congé personnel n'était pas consigné dans PeopleSoft dans deux de ces six cas. Ainsi, il est possible que les gestionnaires de centres de responsabilité aient manqué de rigueur pour s'assurer que le congé personnel soit consigné de façon adéquate dans PeopleSoft dans le cas de voyages internationaux à des fins personnelles et professionnelles.

Les voyages internationaux à des fins personnelles et professionnelles pour lesquels le congé personnel n'est pas consigné de façon adéquate dans PeopleSoft risquent d'entraîner des coûts salariaux supplémentaires à Pêches et Océans Canada puisque le congé n'a pas été pris en compte. Ces cas entraînent aussi la perte de crédibilité du Ministère car ils donnent l'impression que l'on a offert des avantages indus à certains employés. Les voyages internationaux étant constamment soumis à l'examen du public et des médias, la réputation de Pêches et Océans Canada peut être touchée si certains employés prennent plus de congés personnels payés qu'ils ne le devraient conformément à leur convention collective alors qu'ils participent à un voyage international.

Recommandation Plan d’action de la gestion

R-7.  La sous-ministre adjointe, Ressources humaines et services intégrés, et le dirigeant principal des finances devraient collaborer afin d'informer les gestionnaires des centres de responsabilités de leurs responsabilités pour s'assurer que les congés personnels liés aux demandes de voyages à des fins personnelles et professionnelles sont correctement consignés dans PeopleSoft.

La sous-ministre adjointe, Ressources humaines et services intégrés, en collaboration avec le dirigeant principal des finances, élaboreront un message à l’intention du Conseil de gestion du Ministère et de tous les gestionnaires et superviseurs pour leur rappeler de la nécessité de  s’adhérer aux politiques gouvernementales régissant les demandes de congés (et leur approbation),  consignation adéquate dans PeopleSoft. Plus précisément, le message sera centré sur les congés personnels liés aux voyages effectués à des fins à la fois personnelles et professionnelles.

Bureau de première responsabilité : Ressources humaines et services intégrés Bureau du dirigeant principal des finances
Date d’échéance : 31 décembre 2012

7.0 OPINION DE VÉRIFICATION

A la lumière des constatations de la vérification, la conclusion à l’égard de l’objectif de vérification est que, en général, le processus ministériel relatif aux voyages internationaux fonctionne tel qu’attendu pour s’assurer que les voyages internationaux sont gérés avec prudence et probité, d'une façon qui permet de maximiser l'efficacité dans l’acquittement des objectifs organisationnels, de minimiser les coûts et de démontrer l'optimisation des ressources. Toutefois, les améliorations qui devraient être apportées au processus ministériel relatif aux voyages internationaux sont les suivantes :

  • Réviser les rôles, les responsabilités et la responsabilisation du Comité d'intégration des voyages internationaux et possiblement son mandat à la lumière des modifications récentes apportées à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor.
  • S’assurer que l'information demandée dans les propositions de voyages internationaux rencontre les exigences de la sous-ministre.
  • Définir un cycle de planification optimal pour soumettre et examiner les propositions de voyages internationaux par le biais du processus ministériel relatif aux voyages internationaux.
  • Revoir la définition actuelle de voyage international et le classement des trois niveaux, puis s'assurer que les principaux intervenants en soient informés et les comprennent;
  • S'assurer que le système choisi par le Secteur des sciences des écosystèmes et des océans pour faire des demandes de voyages internationaux et des rapports fournit des renseignements pertinents, fiables et complets en vue de soutenir une prise de décision éclairée et à des fins de rapports.
  • Informer les gestionnaires de centres de responsabilité investis du pouvoir délégué en vertu de l'article 34 de leurs responsabilités lorsqu'ils approuvent les demandes de remboursement relatives aux voyages internationaux et les demandes de congé personnel lorsque le voyage est effectué à la fois pour des raisons personnelles et professionnelles.

8.0 ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d’avis que les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'opinion formulée dans le présent rapport.  L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. L'opinion présentée est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient et des critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction. L’opinion s’applique uniquement à l’entité examinée, compte tenu de la portée de la vérification, telle qu’elle est indiquée dans le présent document.  Les éléments probants ont été recueillis conformément à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor en matière de vérification interne.  La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.  Les procédures utilisées respectent les normes professionnelles de l’Institut des Vérificateurs Internes.Les éléments probants recueillis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.

ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Compte tenu des données recueillies lors de l’examen et de l’analyse de la documentation et lors des entrevues, chacun des critères de vérification définis ci-dessous a été évalué et une conclusion a été déterminée selon les définitions suivantes :

Conclusion relative aux critères de vérification
  Conclusion relative
aux critères de vérification
Définition de l'opinion
1 Critère rempli – Bien contrôlé Mécanismes de contrôle bien gérés et efficaces, sans faiblesses importantes.
2 Critère rempli à quelques exceptions près – Contrôlé Améliorations mineures à apporter.
3 Critère rempli à quelques exceptions près – Problèmes d’importance modérée Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un certain degré de risque.
4 Critère non rempli – Répercussions importantes – Nécessité d’apporter d’importantes améliorations  Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un degré de risque important.

Voici les critères de vérification employés et les exemples des principaux éléments probants ou observations notés en fonction desquels l'équipe de vérification a tiré ses conclusions. Lorsque des améliorations notables ont été apportées ou des problèmes modestes ont été observés, ces améliorations ou problèmes ont été consignés dans le rapport de vérification.

Voici les critères de vérification employés et les exemples des principaux éléments probants ou observations notés en fonction desquels l'équipe de vérification a tiré ses conclusions
Critères de vérification Conclusion relative aux critères de vérification Preuves/observations clés
Élément d'enquête 1 : Gouvernance et responsabilisation
Critère 1.1: Les fonctions de surveillance et de gouvernance ministérielles sont établies afin d’assurer la saine gestion des voyages internationaux à travers le Ministère. 1 6.1.1
Critère 1.2: Les pouvoirs, les responsabilités et la responsabilisation des organismes de surveillance sont clairement définis et communiqués à travers le Ministère et compris par les parties concernées clés. 2 6.1.1
Élément d'enquête 2 : Politiques et gérance
Critère 2.1: Les politiques et procédures ministérielles appropriées sont établies, communiquées et clairement compris afin d’assurer la saine gestion des voyages internationaux à travers le Ministère. 2 6.5.1
6.5.2
Critère 2.2: Les contrôles financiers sont établis afin de s’assurer que les dépenses liées aux voyages internationaux sont conformes aux directives des agences centrales et aux politiques ministérielles. 1 6.5.1
6.5.2
Critère 2.3: Les demandes de voyages internationaux combinant voyage personnel et d’affaires sont autorisées de façon appropriée et les dépenses connexes sont conformes aux directives des agences centrales et aux politiques et procédures ministérielles. 3 6.5.1
6.5.2
Élément d'enquête 3 : Résultats et rendement
Critère 3.1: Une planification efficace des activités de voyages internationaux est en place pour démontrer l’optimisation des ressources et minimiser les coûts. 2 6.2.1
Critère 3.2: Les résultats des activités de voyages internationaux sont recueillis et partagés avec les parties concernées clés. 2 6.4.1
Critère 3.3: L’information sur les voyages internationaux est pertinente, fiable et complète pour appuyer la prise de décision et pour des fins de rapport. 3 6.3.1
6.3.2