Vérification du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché

Numéro de projet 6B235
Rapport de vérification interne
9 mars 2012

Table des matières

1.0 SOMMAIRE

Le Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché est un programme de contribution qui a recours à un processus national concurrentiel dans le cadre duquel des appels de proposition sont lancés annuellement. Le Programme repose sur des priorités établies en collaboration avec les provinces, les territoires et les intervenants du secteur et cible les projets de courte durée qui présentent des avantages concrets dont l'industrie peut bénéficier.  

Dans le cadre de ce Programme, on prévoit que la contribution de fonds maximale de Pêches et Océans Canada de 4,5 millions de dollars sera disponible chaque année pour appuyer les initiatives d'innovation et qu'une contribution de fonds maximale de Pêches et Océans Canada de 0,2 million de dollars sera disponible chaque année pour appuyer les initiatives d'accès au marché.

Le Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché cherche à mettre à profit les investissements du secteur privé afin d'améliorer la compétitivité, l'innovation, la gestion et l'efficacité environnementale de l'industrie de l'aquaculture canadienne. 

La vérification a évalué le niveau de conformité du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché aux autorisations et aux modalités approuvées, ainsi qu'au caractère adéquat des pratiques en matière de gouvernance visant une gestion et une exécution efficaces du Programme.

Selon les constatations de la vérification, nous sommes d'avis que, dans l'ensemble, le Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché est conforme aux autorisations et aux modalités approuvées, et que les pratiques en matière de gouvernance conviennent à la gestion et à la prestation du Programme. Toutefois, certains aspects administratifs qui appuient les pratiques en matière de gouvernance doivent être renforcés. Notamment :

  • Certains éléments contenus dans la documentation du Programme doivent être améliorés afin de prouver leur conformité aux modalités du Programme et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.
  • Les contrôles financiers doivent être renforcés pour favoriser et soutenir davantage le contrôle lié à la budgétisation, aux prévisions et au traitement des fonds du Programme et assurer l'exactitude des renseignements financiers.
  • Les éléments administratifs qui appuient les processus de sélection, d'approbation et de contrôle des projets doivent être renforcés afin que l'on puisse conserver une documentation suffisante dans le dossier du Programme (au niveau national et régional) et démontrer une diligence raisonnable.
  • Afin de garantir que la prise de décisions s'appuie sur les risques, est documentée et logique pour la réalisation des objectifs et des résultats du Programme, il faut élaborer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des risques qui repère, évalue et propose des mesures d'atténuation pour les catégories de risques liés au Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché tant pour celui-ci que pour les projets.
  • Il faut améliorer les activités de contrôle et de rapport menées par les représentants du Programme à l'administration centrale afin que les résultats en matière de rendement, obtenus grâce aux projets financés, soient définis, consolidés et évalués pour déterminer si le Programme atteint ses objectifs et contribue à la priorité du Ministère, c'est-à-dire l'exécution d'un programme intégré des pêches et de l'aquaculture.

L'amélioration de ces aspects administratifs des pratiques du Programme en matière de gouvernance renforcera davantage la documentation du Programme et démontrera la diligence raisonnable dont on fait preuve afin d'assurer une gestion et une exécution efficaces du Programme en fonction des autorisations et des modalités approuvées.

La direction est d'accord avec les constatations et les recommandations de la vérification.  La direction a élaboré des plans d'action qui ont été inclus dans le rapport afin de donner suite aux recommandations.

2.0 CONTEXTE

Le Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché est un programme de contribution pour lequel on a recours à un processus national concurrentiel où on lance des appels de propositions chaque année. Le Programme repose sur des priorités établies en collaboration avec les provinces, les territoires et les intervenants du secteur et vise les projets de courte durée qui présentent des avantages concrets dont l'industrie peut bénéficier. Le Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché a pour objet de mettre à profit les investissements du secteur privé afin d'améliorer la compétitivité, l'innovation, la gestion et l'efficacité environnementale de l'industrie de l'aquaculture canadienne.

Dans le cadre de ce Programme, on prévoit que la contribution de fonds maximale de Pêches et Océans Canada de 4,5 millions de dollars sera disponible chaque année pour appuyer les initiatives d'innovation et qu'une contribution de fonds maximale de Pêches et Océans Canada de 0,2 million de dollars sera disponible chaque année pour appuyer les initiatives d'accès au marché.

Au cours des trois dernières années, le Ministère a reçu 243 propositions de projet au titre du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché.  Au cours de cette période, le Programme a financé 93 projets reliés à des initiatives pour l'innovation et 12 projets en rapport avec des initiatives pour l'accès au marché pour un total de 105 projets.  La contribution totale du Programme de 15,1 millions de dollars pour des projets financés pendant les trois dernières années a généré 48,4 millions de dollars d'investissements d'origine privée ou gouvernementale.

3.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION

L’objectif de la vérification du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché était de fournir une assurance que :

  • le Programme est conforme aux autorisations et aux modalités approuvées;
  • les pratiques en matière de gouvernance permettent une gestion et une exécution efficaces du Programme.

4.0 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

La portée de la vérification comprenait une évaluation de l'efficacité et de la pertinence des pratiques de gestion liées à la prestation du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché. À cette fin, la portée tenait compte de tous les systèmes, des dossiers, du personnel (y compris toutes les régions et l'administration centrale) reliés à la prestation du Programme pour la période allant de 2008-2009 à 2010-2011.

5.0 APPROCHE DE LA VÉRIFICATION

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et en conformité avec les pratiques de vérification généralement acceptées.

La phase d'examen de cette vérification a commencé en juillet 2011 et s'est terminée en octobre 2011. Pour cet examen, on a eu recours à diverses techniques dont les entrevues, l'étude des documents financiers et non financiers et une sélection de fichiers et de dossiers de projets et d'études analytiques.

Les critères de vérification sélectionnés pour la participation s'appuyaient sur les Critères de vérification reliés au cadre de responsabilisation de gestion : Guide à l’intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général et sur les politiques et directives du Conseil du Trésor qui s'appliquent aux paiements de transfert.

Un échantillon non statistique fondé sur les risques a été utilisé par la vérification interne afin de déterminer la taille de l'échantillon et de sélectionner les projets financés et non financés à examiner au cours de la vérification.

L'échantillon fondé sur les risques sélectionné pour les projets financés comprenait 45 projets évalués au total à 8,3 millions de dollars en financement de programmes, soit 55 % de tous les fonds engagés au cours de la période d'examen.  

L'échantillon fondé sur les risques sélectionné pour les projets non financés comprenait 15 projets évalués au total à 7,2 millions de dollars en financement sollicité, soit 18 % de tous les fonds sollicités au cours de la période d'examen.

6.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION

On reconnaît que les modalités du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché sont entrées en vigueur le 5 juin 2008 et qu'elles ont été élaborées conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor en date du 1er juin 2000.

La nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 1er octobre 2008. Même si cette politique stipule que les « modalités approuvées avant le 1er octobre 2008 demeurent en vigueur jusqu'à leur date d'expiration ou jusqu'à ce qu'une décision ait été prise relativement à leur continuation ou modification en vertu de la présente politique », les exigences énoncées servent de facteurs sous-jacents pour le succès de tous les programmes dont on souhaite poursuivre les activités à compter de cette date, en ce qui a trait à la conception, à l'approche, à la responsabilisation et au cadre général de gestion.  

La présente section énonce les observations et les recommandations qui proviennent de la vérification effectuée.  Bien que la vérification ait été menée selon les secteurs d'intérêt et les critères de vérification définis pendant la phase de planification, la structure de ce rapport suit les principaux thèmes ci-dessous :

  • la conception du Programme;
  • les contrôles financiers;
  • l'approbation et la surveillance du projet;
  • la gestion des risques;
  • la mesure du rendement.

Pour les conclusions par critère de vérification, veuillez vous référer à l'annexe A.
 
En se fondant sur le travail de vérification complété et notre jugement professionnel, nous avons évalué le risque associé à chacune des observations selon une échelle à trois niveaux.  Le classement du risque (élevé, modéré, faible) correspond au niveau d’exposition éventuel au risque qui, nous croyons, pourrait avoir des répercussions sur l’atteinte des objectifs de Pêches et Océans Canada, et il donne une indication de la priorité que la gestion devrait donner aux recommandations associées à cette observation.  Les critères suivants ont été utilisés pour évaluer le niveau d'exposition au risque :

Élevé

Aucun contrôle n’est en place ou les contrôles sont inadéquats.

La conformité avec les lois et les règlements est inadéquate.

On a relevé des enjeux importants qui pourraient avoir des répercussions négatives sur l’atteinte des objectifs opérationnels et les programmes.

Modéré

Des contrôles sont en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés.

La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et du Ministère est inadéquate.

On a relevé des enjeux qui pourraient avoir des répercussions négatives sur l’efficacité et l’efficience des activités.

Faible

Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.

La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et du Ministère varie.

Les enjeux identifiés sont de moindre importance mais on a relevé des occasions d’améliorer les activités.

6.1 CONCEPTION DU PROGRAMME

À l'appui des objectifs de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, la Directive sur les paiements de transfert précise les exigences opérationnelles (la responsabilisation, la transparence, et le contrôle effectif) pour les gestionnaires ministériels qui se sont vu confier des responsabilités en matière de gestion des paiements de transfert. La Directive précise que les gestionnaires du ministère qui se sont vu confier des responsabilités en matière de gestion des programmes de paiements de transfert ont la charge d'assurer l'élaboration des modalités et des accords de financement pour ce programme. Par ailleurs, les processus et les procédures reliés à l'exécution du programme sont uniformisés au Ministère.

Observations
Risque faible

6.1.1  Pratiques et procédures

 

Dans l'ensemble, le Programme compte suffisamment de pratiques et de procédures pour garantir que sa prestation soit conforme aux modalités préétablies et observe la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Ceci étant dit, il y a des aspects dans la documentation du Programme dont on se sert pour appuyer les pratiques ou les procédures - voire les deux à la fois - qui doivent être renforcées.

Dans le cadre de l'élaboration des procédures et des processus administratifs qui régissent l'exécution du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché, la vérification a déterminé que les représentants du Programme à l'administration centrale avaient produit un certain nombre de documents clés comme moyen de consigner tous les aspects essentiels du Programme en termes d'exigences administratives imposées aux demandeurs et aux bénéficiaires de projets, et aux administrateurs de programmes qui se sont vu confier des rôles et des responsabilités en matière de prestation du Programme.

La comparaison de ces documents aux modalités du Programme a révélé que la documentation du Programme ne tenait pas compte d'une ou de plusieurs modalités clés alors que celles-ci sont essentielles à la prestation du Programme.

Les entrevues avec les coordonnateurs régionaux de l'aquaculture, qui sont chargés de la prestation du Programme dans leur région respective, ont confirmé qu'ils le savaient et font souvent référence à un ou plusieurs documents clés du Programme dans l'exécution de leurs tâches. Dans une région, on est allé plus loin dans l'élaboration de procédures normalisées d'exploitation afin de compléter les documents clés du Programme et de fournir au personnel de chaque région une orientation supplémentaire sur l'administration du Programme.

Dans l'ensemble, la vérification a conclu que les processus mis en œuvre par les représentants du Programme auxquels on a confié des rôles et des responsabilités en matière de prestation du Programme correspondaient aux modalités du Programme. Ceci étant dit, les exceptions suivantes ont été relevées :

  • Il n'y avait pas assez d'éléments probants dans le dossier du Programme pour démontrer que les critères de hiérarchisation des projets étaient examinés chaque année par le Comité ministériel de gestion de l'aquaculture;
  • le mandat à l'appui des rôles et des responsabilités des Comités régionaux d'examen et du Comité d'examen national doit être peaufiné et approuvé par les membres du Comité. 

Étant donné que l'on se fie aux documents du Programme pour en assurer la prestation, il se pourrait qu'ils ne soient pas mis à jour pour inclure toutes les modalités clés du Programme et que se produisent des interprétations erronées chez les intervenants du Programme, ce qui pourrait entraîner une série de conséquences comme des pratiques divergentes d'une région à l'autre ou des coûts inadmissibles soumis aux fins de remboursement. Ceci permettra une gestion continue plus efficace et efficiente du Programme.

 

Recommandation Plan d'action de gestion

R-1. Le sous-ministre adjoint principal, Écosystèmes et gestion des pêches, devrait s'assurer que les améliorations suivantes sont apportées à la documentation du Programme :

  • Les documents essentiels du Programme devraient tenir compte de toutes les modalités clés du Programme.
  • L'examen annuel effectué par le Comité ministériel de gestion de l'aquaculture en fonction des critères de hiérarchisation des projets du Programme devrait être documenté et versé au dossier.
  • Le mandat à l'appui des rôles et des responsabilités des Comités régionaux d'examen et du Comité d'examen national doit être peaufiné et approuvé par les membres du Comité.

Les documents essentiels du Programme (p. ex. le cadre de gestion et le modèle d’entente de contribution) seront révisés de manière à tenir compte de toutes les modalités clés du Programme. Les révisions viseront le classement des priorités axé sur les risques des documents.
Echéance:  1er avril 2012

L’examen annuel des priorités des projets du Programme sera documenté et versé au dossier.
Echéance:  15 septembre 2012

 

Le mandat à l’appui des rôles et des responsabilités des Comités régionaux d’examen et du Comité d’examen national sera peaufiné et approuvé par les membres des Comités.
Echéance:  1er avril 2012

Bureau de première responsabilité : Directeur exécutif, Direction de la gestion des opérations de l’aquaculture
Date d’échéance : 1er avril 2012; 15 septembre 2012; et 1er avril 2012, respectivement.

6.2 LES CONTRÔLES FINANCIERS

Dans le but d'assurer que les paiements de transfert sont versés aux bénéficiaires (promoteurs des projets financés) d'une manière prudente et efficace qui appuie la réalisation des objectifs du Programme et reconnaît les risques, il est essentiel pour les gestionnaires ministériels qui se sont vu confier les responsabilités en matière de gestion des programmes de paiements de transfert de mettre en œuvre les contrôles financiers qui permettent le traitement et le contrôle de renseignements financiers exacts tout au long de la vie du programme des paiements de transfert.

Observations
Risque modéré

6.2.1  Contrôles financiers pour la budgétisation, les prévisions et l'utilisation des fonds du Programme


Les contrôles financiers du Programme s'exercent d'une manière qui permet l'utilisation des fonds du Programme; néanmoins, les contrôles doivent être renforcés afin de permettre et d'appuyer davantage la surveillance liée à la budgétisation, aux prévisions et au traitement des fonds du Programme pour garantir l'exactitude des renseignements financiers.

La délégation du pouvoir de signer des documents financiers constitue un contrôle financier essentiel qui joue un rôle primordial dans le processus des dépenses et la réalisation des priorités et des objectifs ministériels et gouvernementaux. À cet égard, la vérification a conclu que, s'agissant des dossiers de projet sélectionnés du Programme, les paiements ont reçu l'approbation adéquate du signataire dûment autorisé conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, comme le précise la délégation ministérielle des pouvoirs financiers.  Ceci étant dit, il n'y avait pas assez d'éléments probants dans les dossiers de projet sélectionnés pour soutenir la vérification, les travaux nécessaires accomplis ou la justification utilisée à l'appui de la recommandation de rembourser des coûts qui n'étaient précisés ni dans l'accord de contribution ni dans l'amendement.

Dans le cadre de la surveillance financière de l'utilisation des fonds du Programme, on a déterminé que les représentants du Programme à l'administration centrale avaient mis en œuvre un système de suivi des paiements fondé sur des chiffriers Excel et avaient examiné plus en détail les dépenses de fin d'exercice en ayant recours aux rapports financiers créés à partir du Système de rapport de gestion du Ministère. Néanmoins, la vérification a conclu qu'il manquait certains éléments probants dans le dossier du Programme pour indiquer que les paiements inscrits dans les chiffriers et rapprochés chaque mois avec le système financier du Ministère et vérifier que les paiements étaient enregistrés avec exactitude en termes de codage financier, de montant, et de promoteur.

L'analyse des documents clés du Programme sur lesquels on se fie pour son exécution a révélé que les éléments susmentionnés des contrôles financiers résultaient du fait que la documentation n'allait pas au-delà de la définition des rôles et responsabilités des contrôles financiers pour y inclure quelque exigence se rapportant au dossier ou aux outils du projet, comme les listes de vérification et les procédures de rapprochement, qui facilitent et prouvent davantage la surveillance effectuée en matière de budgétisation, de prévision et de traitement des fonds du Programme.

La vérification a également permis de constater que les segments de codage financier de répartition et des projets utilisés au début du Programme d'aquaculture durable suffisaient à suivre l'affectation et les dépenses liées à la partie contribution du financement du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché. Ces segments, toutefois, n'ont pas permis aux vérificateurs de suivre l'affectation et les dépenses d'une partie des dépenses salariales et non salariales du financement.  Par conséquent, pour la période examinée par la vérification, les vérificateurs n'ont pas été en mesure de déterminer clairement si les fonds salariaux et non salariaux ont été affectés et utilisés pour l'exécution du Programme comme l'indiquent les documents d'approbation. Pour régler cette difficulté, on reconnaît que, pour l'exercice actuel, les représentants du Programme à l'administration centrale ont consulté les Finances et ont identifié un segment de codage financier relié à un secteur d'activité qui doit aussi être utilisé au moment de comptabiliser les dépenses salariales et non salariales du Programme. Ceci permettra aux représentants du Programme à l'administration centrale de suivre toutes les dépenses connexes.

L'analyse de la partie contribution des dépenses du Programme, pour chacun des exercices visés par la vérification, a fait ressortir que les dépenses annuelles totales se situaient dans les limites des crédits annuels totaux d'un montant annuel de 4,7 millions de dollars affectés au Ministère pour le Programme. Ceci étant dit, un examen approfondi des dépenses du Programme par catégorie de projet a montré que les dépenses pour chacune des catégories de projet (innovation et accès au marché) dépassaient les affectations précisées définies dans les modalités du Programme. On reconnaît que l'approbation du Conseil du Trésor a été obtenue lors de l'exercice 2009-2010; toutefois, les preuves insuffisantes contenues dans le dossier du Programme n'ont pas permis de démontrer que l'approbation avait été obtenue au cours des exercices 2008-2009 et 2010-2011 pour les réaffectations entre les catégories de projet.  Par conséquent, il se pourrait que les dépenses du Programme par catégorie de projet pour ces exercices ne soient pas parfaitement conformes aux affectations précisées et définies dans les modalités du Programme.

Recommandation Plan d'action de gestion
R-2. Le sous-ministre adjoint principal, Écosystèmes et gestion des pêches, devrait s'assurer que tous les outils sont en place, tels que les listes de vérification et les procédures de rapprochement, qui facilitent et mettent en évidence la surveillance associée à la budgétisation, aux prévisions et au traitement des fonds du Programme.

Des outils de surveillance, comme des listes de vérification et des procédures de rapprochement, seront établis et mis en œuvre en vue de faciliter la surveillance effectuée en matière de budgétisation, de prévision et de traitement des fonds du Programme, et de démontrer que cette surveillance a bel et bien été faite.

Bureau de première responsabilité : Directeur exécutif, Direction de la gestion des opérations de l’aquaculture
Date d’échéance : 1er avril 2012
Recommandation Plan d'action de gestion
R-3. Le sous-ministre adjoint principal, Écosystèmes et gestion des pêches, devrait s'assurer que l'on poursuive la collaboration avec les représentants des Finances, afin que les éléments des contrôles financiers soient mis en œuvre pour le Programme et ainsi permettre et appuyer le traitement et la surveillance de renseignements financiers exacts tout au long de la vie du Programme.  Les sujets de collaboration peuvent, sans toutefois s'y limiter, comprendre ceux qui suivent :

1.  tenue à jour des segments de codage financier;
2.  consultation avec les représentants du Conseil du Trésor concernant :

a.  la nécessité de remonter jusqu'à l'origine de l'affectation et de la dépense de la partie salariale et non salariale du financement du Programme; et
b. la possibilité, dans le cadre des modalités du Programme existant, de procéder à des réaffectations de crédits budgétaires qui ont été établis pour les catégories de projets d'innovation et d'accès au marché.

Les représentants du Programme à l’administration centrale continueront de collaborer avec les représentants des Finances en vue de renforcer les éléments des contrôles financiers du Programme qui appuient les activités de surveillance liées à la budgétisation, aux prévisions et au traitement des fonds du Programme, et de garantir l’exactitude des renseignements financiers.

Bureau de première responsabilité : Directeur exécutif, Direction de la gestion des opérations de l’aquaculture
Date d’échéance : 30 avril 2012

6.3 APPROBATION ET SURVEILLANCE DES PROJETS

La nouvelle Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor stipule que les gestionnaires ministériels qui se sont vu confier des responsabilités en matière de gestion des programmes de paiements de transfert sont tenus de « veiller à ce que le niveau de surveillance des bénéficiaires et les rapports que ces derniers devront soumettre, y compris le degré d'accréditation ou d'assurance de vérification requis de la part du bénéficiaire relativement à tout rapport, tiennent compte d'une évaluation des risques particuliers au programme, de la valeur du financement par rapport aux coûts administratifs et du profil de risque des bénéficiaires. »

Observations
Risque faible

6.3.1  Les projets sont sélectionnés, approuvés et surveillés conformément aux modalités des programmes et aux politiques applicables du Conseil du Trésor

 

Dans l'ensemble, les projets qui relèvent du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché ont été sélectionnés, approuvés et surveillés conformément aux modalités du Programme et aux politiques applicables du Conseil du Trésor. Toutefois, les éléments administratifs qui appuient ces processus de sélection doivent être renforcés pour s'assurer que le Programme conserve une documentation suffisante dans les dossiers (au niveau national et régional) en vue de démontrer une diligence raisonnable.

Grâce à un examen des dossiers de projet sélectionnés, financés et non financés du Programme, la vérification a permis de constater que la sélection et l'approbation des projets respectaient en général les critères établis, et les accords de contribution correspondants pour les projets approuvés ont été signés par des personnes à qui l'on avait délégué le pouvoir de signature.  Toutefois, les décisions de sélection et d'approbation n'ont pas été bien documentées.

Pour ce qui est de la surveillance de la conformité des projets financés à la suite de la signature des accords de contribution, après entretien avec les représentants du Programme, on a conclu que les coordonnateurs régionaux de l’aquaculture ou leurs représentants délégués surveillent la conformité des projets financés dans leur région respective en demandant des mises à jour au promoteur du projet, en effectuant des visites sur place et en examinant les rapports de progrès soumis par le promoteur du projet accompagné de sa demande de paiement.  Toutefois, l'examen des dossiers a révélé que les preuves versées aux dossiers de projet qui se trouvent à l'administration centrale ne suffisaient pas à confirmer la surveillance régionale en cours.

Le manque de documentation qui devait permettre au lecteur d'examiner dans l'ordre l'ensemble des processus de sélection, d'approbation et de conformité du Programme ne permet pas au Programme de démontrer clairement ni de reconstituer sa diligence raisonnable ni de rendre compte des décisions qui ont été prises en matière de financement et de surveillance.  Par conséquent, il se pourrait que les représentants du Programme à l'administration centrale ne disposent pas d'une documentation suffisante qui démontre et appuie le fait que le financement du Programme a été utilisé aux fins prévues et que les objectifs énoncés ont été atteints.

Finalement, dans le but de déterminer si les projets financés s'étaient bien terminés, la vérification a examiné les paiements effectués pour les dossiers de projet sélectionnés afin d'établir s'il y avait eu paiement excédentaire. Grâce à cet examen on a déterminé qu'un promoteur avait reçu un paiement excédentaire et que le dossier de projet contenait des renseignements insuffisants pour indiquer si ce paiement avait été ou non recouvré. Il a été déterminé par la suite que la plupart des paiements excédentaires avaient pour origine l'émission d'intérêts qui avaient été indûment ajoutés à un paiement par le système financier du Ministère. Même si le montant des intérêts ajoutés à ces paiements était considéré comme négligeable eu égard au seuil d'importance relative du Ministère, force est de constater que les promoteurs de projet ont reçu des fonds du Programme auxquels ils n'avaient pas droit en vertu des modalités du Programme.  Aussi la coopération entre le promoteur du projet et les représentants du Programme à l'administration centrale et dans les régions pourrait être compromise au moment où des mesures seront prises pour recouvrer ces sommes. Les représentants du Bureau du dirigeant principal des finances du Ministère, qui ont reconnu qu'il restait des progrès à faire dans le processus de paiement du Ministère, prennent des mesures pour empêcher à l'avenir le versement d'intérêts sur les paiements de transfert.

Recommandation Plan d'action de gestion
R-4. Le sous-ministre adjoint principal, Écosystèmes et gestion des pêches, devrait s'assurer que les exigences liées aux documents sont renforcées pour les besoins de sélection et d'approbation des projets et de surveillance de la conformité afin de démontrer qu'il y a effectivement diligence raisonnable et rendre compte des décisions qui ont été prises en matière de financement et de surveillance.

Les éléments administratifs liés aux exigences de documentation seront renforcés de manière à appuyer les processus de sélection, d’approbation et de surveillance de la conformité des projets pour que les dossiers des projets à l’échelle de l’administration centrale et des régions soient assez étoffés.

Bureau de première responsabilité : Directeur exécutif, Direction de la gestion des opérations de l’aquaculture
Date d’échéance : 1er juillet 2012
Recommandation Plan d'action de gestion
R-5. Le dirigeant principal des finances, en consultation avec les gestionnaires du Ministère qui se sont vu confier des responsabilités en matière de gestion des programmes de paiements de transfert, devrait déterminer les mesures à prendre afin d'empêcher à l'avenir le versement d'intérêts sur les paiements de transfert, ainsi que la formation et l'orientation à offrir aux administrateurs de programme qui sont chargés d'entrer ces transactions dans le système financier du Ministère aux fins de paiement.

Les Opérations comptables dans la région de la capitale nationale effectueront un examen des renseignements sur les destinataires et les fournisseurs actuels dans le système financier du Ministère afin de garantir que les modalités de paiement sont exactes et, le cas échéant, de désactiver l’option permettant les factures d’intérêt. De plus, un examen mensuel sur la liste des paiements à la date d’échéance sera mis en œuvre afin d’empêcher le versement d’intérêts sur les paiements de transfert.

Des directives et des procédures à l’intention des employés responsables de la saisie de ces transactions seront ajoutées à la formation des adjoints administratifs et financiers dans la région de la capitale nationale.
Bureau de première responsabilité : Directeur général, Opérations financières et gestion du matériel
Date d’échéance : 31 mars 2012

6.4 GESTION DES RISQUES

À l'appui des objectifs de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, la Directive sur les paiements de transfert précise les exigences opérationnelles (la responsabilisation, la transparence, et le contrôle effectif) pour les gestionnaires ministériels qui se sont vu confier la responsabilité en matière de gestion des paiements de transfert. À cet égard, la Directive fait observer que les gestionnaires ministériels chargés de concevoir (ou de repenser) un programme de paiements de transfert sont censés évaluer et documenter leur prise en compte des « risques propres au programme de paiements de transfert, des risques potentiels associés aux demandeurs et aux bénéficiaires, et des mesures qui seront prises pour gérer ces risques. »

La Directive stipule également que l'évaluation des risques propres au programme de paiements de transfert et le profil de risque des bénéficiaires doivent être utilisés par les gestionnaires ministériels en vue d'établir le niveau de surveillance des bénéficiaires et leurs exigences en termes de rapport.

Observations
Risque faible

6.4.1  Stratégie de gestion des risques pour cerner et gérer les risques

 

Le document le plus récent qui faisait état de risques propres au Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché est la version provisoire de mars 2009 de l’intégration du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et du Cadre de vérification axé sur les risques pour le Programme d'aquaculture durable. Même si ce document recense, évalue et propose des mesures d'atténuation pour les catégories de risque propres au Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché, il ne prend pas en compte les risques particuliers qui peuvent avoir des répercussions directes sur la réalisation des objectifs du Programme et sur la manière dont ils doivent être intégrés dans les activités liées à la prise de décisions du Programme.

Dans le cadre de la structure de gouvernance créée pour le Programme, la vérification a permis de constater qu'il existe deux comités ministériels qui se réunissent régulièrement et incluent le Programme comme point de discussion.  L'examen des ordres du jour des réunions et des comptes rendus de décision issus de ces comités a mis en évidence l'existence de preuves selon lesquelles les risques propres au Programme faisaient l'objet de discussions en fonction d'un projet ou d'un enjeu.  Toutefois, rien n'indique que la stratégie de gestion globale des risques du Programme était discutée. 

De plus, les entretiens avec les coordonnateurs régionaux de l'aquaculture ont permis de vérifier qu'aucune stratégie formelle de gestion des risques pour le Programme n'avait été documentée ni ne leur avait été communiquée. Ils ont fait valoir qu'ils géraient les risques propres au Programme en fonction de leur expérience et de leurs connaissances dans le but de gérer les projets approuvés qui avaient reçu un financement dans leurs régions respectives. Toutefois, ces décisions connexes n'ont pas été formellement documentées ni conservées dans les dossiers de projet tenus à jour par les représentants du Programme à l'administration centrale.

Étant donné qu'une stratégie de gestion des risques pour le Programme et le profil de risque correspondant des bénéficiaires et/ou des projets n'étaient pas clairement définis au début du Programme, les représentants à l'administration centrale et dans les régions pourraient ne pas adopter de méthode éclairée fondée sur les risques donnant lieu à des décisions qui seraient documentées et cohérentes pour la réalisation des objectifs et résultats du Programme. De plus, les représentants du Programme à l'administration centrale et dans les régions pourraient déployer plus d'efforts dans des secteurs moins risqués et, ce faisant, passer outre à des risques majeurs.  En tenant davantage compte des principaux secteurs à risque, les directeurs du Programme répartiront leurs efforts dans les secteurs ayant le plus de retombées.

Recommandation Plan d'action de gestion
R-6. Le sous-ministre adjoint principal, Écosystèmes et gestion des pêches, devrait, de concert avec l'agent principal de gestion du risque, élaborer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des risques tant pour le Programme que pour les projets.

Une stratégie de gestion des risques visant à déterminer, à évaluer et à proposer des mesures d’atténuation des risques liés aux projets sera élaborée en 2012­2013.
Échéance : 1er mars 2012

Comme le Programme doit être renouvelé en 2013, les risques du Programme seront pris en considération dans le cadre d’une stratégie de gestion des risques exhaustive. La stratégie sera élaborée en vue de déterminer, d’évaluer et de proposer des mesures d’atténuation des risques liés au Programme.

Échéance : 31 mars 2013
Bureau de première responsabilité : Directeur exécutif, Direction de la gestion des opérations de l’aquaculture
Date d’échéance : 1er mars 2012 et 31 mars 2013

6.5 MESURE DU RENDEMENT

La nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor vise à garantir que les programmes de paiements de transfert sont gérés avec intégrité, transparence et responsabilité en tenant surtout compte des risques, et qu'ils sont conçus et exécutés pour répondre aux priorités du gouvernement dans la réalisation des résultats qu'il s'est fixé pour les Canadiens. À cette fin, la Politique stipule que, parmi les responsabilités de l’administrateur général, il a celle de « s'assurer qu'une stratégie de mesure du rendement est établie lors de la conception d'un programme, et qu'elle est maintenue et mise à jour tout au long de son cycle de vie afin de soutenir de façon efficace une évaluation ou un examen de la pertinence ou de l'efficacité du programme de paiements de transfert. »

À l'appui des objectifs de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert, la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor stipule que les gestionnaires ministériels qui se sont vu confier des responsabilités en matière de gestion des programmes de paiements de transfert sont tenus de s'assurer « par l'évaluation des rapports du bénéficiaire et d'autres activités de surveillance jugées nécessaires, que le bénéficiaire de la contribution s'est conformé aux obligations et aux objectifs de rendement de l'entente de financement. »

Observations
Risque faible

6.5.1  Stratégie de mesure du rendement pour mesurer et surveiller efficacement la réalisation des objectifs du programme

 

Bien qu'il existe une stratégie de mesure du rendement pour le Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché visant à mesurer et surveiller la réalisation des objectifs du Programme, il faut renforcer encore davantage les activités de surveillance et de rapports menées par les représentants du Programme à l'administration centrale afin que les résultats obtenus dans le cadre des projets financés sont recensés, consolidés, évalués et intégrés aux décisions prises au sujet du Programme et qu'ils sont communiqués par voie interne ou externe.

L'analyse des indicateurs de rendement précisément définis pour le Programme dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats intégré avec le Cadre de vérification axé sur les risques pour le Programme d'aquaculture durable a révélé que tous les indicateurs se conformaient aux objectifs ministériels et pouvaient être considérés comme à la fois mesurables et réalisables.

Afin d’évaluer les rapports sur le rendement produits dans le cadre du Programme et visant les résultats obtenus des projets financés, la vérification a examiné les versions bilingues des rapports finaux externes affichés par les promoteurs du projet sur le site Internet du Ministère, les communications internes à la haute direction, et le rapport du Ministère sur le rendement pour les périodes couvertes par la vérification.  Toutefois, la vérification a permis de constater qu'il n'existait aucun processus en place pour synthétiser les rapports finals reçus des bénéficiaires, comme moyen d'utiliser les renseignements dans les rapports sur le rendement.  Les représentants du Programme à l'administration centrale reconnaissent que les résultats obtenus grâce au financement du Programme n'ont pas été synthétisés et communiqués par voie externe ou interne à la haute direction, et qu'ils prennent désormais des mesures correctives.  Ceci permettra de positionner le Programme pour assurer son succès à l'avenir, dans le but de recenser et mesurer les meilleures initiatives qui permettent d'obtenir les résultats attendus.

Recommandation Plan d'action de gestion
R-7. Le sous-ministre adjoint principal, Écosystèmes et gestion des pêches, devrait renforcer les activités de surveillance et de rapports afin de s'assurer que les résultats obtenus grâce aux projets financés sont définis, regroupés, évalués et intégrés dans les décisions prises par le Programme et qu'ils sont communiqués par voie interne et/ou externe. 

Dans le cadre des activités de surveillance et d’établissement de rapports du Programme menées à l’échelle de l’administration centrale, un processus visant à synthétiser les résultats obtenus dans le cadre des projets financés du Programme sera élaboré et mis en œuvre, puis ces renseignements seront communiqués à la haute direction à l’interne pour qu’elle prenne une décision relative au Programme, ainsi qu’à l’externe.

Bureau de première responsabilité : Directeur exécutif, Direction de la gestion des opérations de l’aquaculture
Date d’échéance : 31 décembre 2012

7.0 OPINION DE VÉRIFICATION

Selon les conclusions de la vérification, nous sommes d'avis que, dans l'ensemble, le Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché est conforme aux autorisations et aux modalités approuvées, et que les pratiques en matière de gouvernance sont adéquates. Toutefois, certains aspects administratifs à l'appui des pratiques en matière de gouvernance doivent encore être renforcés. Notamment :

  • Les éléments contenus dans les documents du Programme doivent être améliorés afin de prouver leur conformité avec les modalités du Programme et la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.
  • Les contrôles financiers doivent être renforcés pour favoriser et soutenir davantage le contrôle lié à la budgétisation, aux prévisions et au traitement des fonds du Programme et assurer l'exactitude des renseignements financiers.
  • Les éléments administratifs qui appuient les processus de sélection, d'approbation et de contrôle des projets doivent être renforcés afin que l'on puisse conserver une documentation suffisante dans le dossier du Programme (au niveau national et régional) et démontrer une diligence raisonnable.
  • Afin de garantir que la prise de décisions s'appuie sur les risques, est documentée et logique pour la réalisation des objectifs et des résultats du Programme, il faut élaborer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des risques qui repère, évalue et propose des mesures d'atténuation pour les catégories de risques liés au Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché tant pour celui-ci que pour les projets.
  • Il faut améliorer les activités de contrôle et de rapport menées par les représentants du Programme à l'administration centrale afin que les résultats en matière de rendement, obtenus grâce aux projets financés, soient définis, consolidés et évalués pour déterminer si le Programme atteint ses objectifs et contribue à la priorité du Ministère, c'est-à-dire l'exécution d'un programme intégré des pêches et de l'aquaculture.

L'amélioration de ces aspects administratifs des pratiques du Programme en matière de gouvernance renforcera davantage la documentation du Programme et démontrera la diligence raisonnable dont on fait preuve afin d'assurer une gestion et une exécution efficaces du Programme en fonction des autorisations et des modalités approuvées.

8.0 ÉNONCÉ D'ASSURANCE

À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d’avis que les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'opinion formulée dans le présent rapport. L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. L'opinion présentée est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient et des critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction. L’opinion s’applique uniquement à l’entité examinée, compte tenu de la portée de la vérification, telle qu’elle est indiquée dans le présent document. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la politique, aux directives et aux normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne et les procédés appliqués respectent les normes professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes. Les éléments probants recueillis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.

ANNEXE A – CRITÈRES DE VÉRIFICATION

Compte tenu des données recueillies lors de l’examen et de l’analyse de la documentation et lors des entrevues, chacun des critères de vérification définis ci-dessous a été évalué et une conclusion a été déterminée selon les définitions suivantes :

 

Conclusion relative aux critères de vérification Définition de l’opinion

1

Critère rempli – Bien contrôlé

Mécanismes de contrôle bien gérés et efficaces, sans faiblesses importantes.

2

Critère rempli à quelques exceptions près – Contrôlé

Améliorations mineures à apporter.

3

Critère rempli à quelques exceptions près – Problèmes d’importance modérée

Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un certain degré de risque.

4

Critère non rempli – Répercussions importantes – Nécessité d’apporter d’importantes améliorations 

Améliorations à apporter à l’égard de certains rajustements financiers importants. Existence d’un degré de risque important.

Voici les critères de vérification employés et un résumé des preuves/observations clés en fonction desquelles l’équipe de vérification a fait son analyse et tiré ses conclusions. Dans les cas où des améliorations importantes ou des problèmes modérés ont été observés, ces améliorations ou problèmes sont consignés dans le rapport de vérification.

Critères de vérification Conclusion relative aux critères de vérification Preuves/observations clés

Secteur d’intérêt 1 – Conception du Programme

Donner l'assurance que le Ministère a suffisamment de pratiques et de procédures appropriées en place pour garantir la conformité de la prestation du programme aux modalités préétablies du Programme et qu'il observe la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Critère 1.1 : Les pratiques et les procédures sont documentées, communiquées et comprises.

2

6.1.1

Critère 1.2 : Les processus sont conformes aux modalités du Programme et aux politiques et règlements applicables.

2

6.1.1

Critère 1.3 : Le ou les organismes de surveillance sont adéquats pour répondre aux besoins du Programme. 2

6.1.1
6.4.1

Critère 1.4 : Le personnel du Programme possède les connaissances, la formation et les renseignements pour gérer les projets financés en vertu du Programme. 2

6.1.1
6.2.1
6.3.1

Secteur d’intérêt 2 – Contrôles financiers

Donner l'assurance que les contrôles financiers du Programme pour la budgétisation, les prévisions et l'utilisation des fonds de Programme fonctionnent selon les attentes.

Critères 2.1 : Les paiements respectent les exigences stratégiques pertinentes (c.-à-d., la nouvelle Politique sur les paiements de transfert). 2 6.2.1
Critère 2.2 : Tous les trimestres, la direction examine et compare les dépenses véritables au budget et se sert de ces renseignements pour les décisions à prendre. 2 6.2.1
Critère 2.3 : Les dépenses au titre du Programme d'innovation en aquaculture et d'accès au marché sont conformes aux modalités. 3 6.2.1

Secteur d’intérêt 3 – Approbation et surveillance du projet

Donner l'assurance que les projets sont sélectionnés, approuvés et surveillés conformément aux modalités du Programme et aux politiques applicables du Conseil du Trésor.

Critère 3.1 : Les projets sont correctement sélectionnés et approuvés en fonction de critères établis. 2 6.3.1
Critère 3.2 : Les accords de contribution sont correctement préparés et autorisés. 2 6.3.1
Critère 3.3 : Les transactions de paiements sont dûment autorisées, codées avec exactitude et enregistrées en temps opportun pour appuyer le traitement des renseignements et aux fins des rapports. 2 6.2.1
Critère 3.4 : Les projets sont surveillés pour assurer la conformité du bénéficiaire. 2 6.3.1
Critère 3.5 : Les projets se sont bien terminés et fermés. 2 6.3.1

Secteur d’intérêt 4 – Gestion des risques

Donner l'assurance qu'il existe une stratégie de gestion des risques pour le Programme afin de repérer et gérer les risques, et que la prise en compte des risques est intégrée dans la prise de décisions et la planification du programme.

Critère 4.1 : Il existe une stratégie appropriée de gestion des risques, et les risques recensés ont été communiqués. 2 6.4.1
Critère 4.2 : Un cadre de contrôle approprié pour surveiller et répondre aux risques évolutifs qui engage ou informe correctement la direction. 2 6.4.1

Secteur d’intérêt 5 – Mesure et gestion du

Donner l'assurance qu'il existe une stratégie de mesure du rendement pour le Programme afin de mesurer et surveiller efficacement la réalisation des objectifs du Programme.

Critère 5.1 : Il existe une stratégie appropriée de mesure du rendement pour le Programme qui fait l'objet d'une communication et d'une surveillance adéquates.  2 6.5.1
Critère 5.1 : Les indicateurs clés de rendement sont mesurés et la direction surveille le rendement réel par rapport aux résultats planifiés afin d'aviser ou informer correctement la direction. 2 6.5.1

 

 

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