Pêches et Océans Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Vérification du processus de vérification des comptes

Numéro de projet 6B213
Rapport de vérification
24 juin 2011

Table des matières

1.0 Sommaire exécutif

Depuis 1998, de nombreux examens de la gestion et vérifications ont mené à la conclusion que les contrôles internes de Pêches et Océans Canada liés à son processus de vérification des comptes devaient être renforcés. Victime des compressions budgétaires ces dernières années, le secteur du dirigeant principal des finances en est venu au point où il avait de la difficulté à assurer ses principales responsabilités financières, et encore plus à répondre aux nouvelles exigences prévues par la loi et les politiques. En juin 2009, le secteur a obtenu, à sa demande, des ressources supplémentaires.

Pour renforcer le processus de vérification des comptes, le dirigeant principal des finances a mis au point un plan de redressement des contrôles internes, portant notamment sur l'élaboration de procédures et des processus nationaux normalisés d'assurance de la qualité et d'échantillonnage. Le projet de vérification des comptes a été lancé en avril 2008, et un nouveau processus d'assurance de la qualité et d'échantillonnage a été mis en place à l'échelle nationale en octobre 2009.

Le processus de vérification des comptes a été évalué comme présentant un risque élevé, et une vérification du processus a été comprise dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2010-2011 de la direction générale de la vérification interne.

La vérification portait sur le nouveau processus de vérification des comptes axé sur le risque adopté au ministère afin de déterminer si des contrôles de gestion étaient en place, étaient efficaces et s'ils respectaient les politiques et les directives pertinentes de l'organisme central et du ministère. L'efficacité et l'uniformité de l'application du Plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage dans les régions de la capitale nationale, du pacifique et des maritimes ont été examinées par la sélection d'un échantillon aléatoire de transactions réalisées entre le 1er avril et le 31 octobre 2010 afin de déterminer si ces transactions respectaient la directive ministérielle.

Nous reconnaissons le travail considérable entrepris par le secteur du dirigeant principal des finances, en particulier en ce qui concerne le nouveau processus de vérification des comptes. La mise en place d'une méthode axée sur le risque est en cours, et certaines adaptations s'imposeront pour la perfectionner au fil du temps.

Voici nos observations à la lumière des preuves recueillies et de l'analyse effectuée pour quatre volets principaux.

Conception d'un plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage : la Politique sur la vérification des comptes et la Directive sur l'assurance-qualité et l'échantillonnage aux fins de la vérification des comptes ont été élaborées pour fournir au ministère des outils pour garantir la pertinence et l'efficacité du processus. La politique et la directive ministérielles sont déjà utilisées, même s'il s'agit toujours de documents provisoires. La directive contient les principaux éléments d'un plan d'échantillonnage. Cependant, la méthode d'échantillonnage pourrait être améliorée pour veiller à ce que les conclusions tirées puissent être étayées par des données statistiques et pour en accroître l'efficacité.

Formation et procédures : La vérification a dévoilé que la formation était menée de façon informelle et qu'il n'y avait pas assez de procédures documentées pour soutenir le processus d'examen de la vérification des comptes. Certains des éléments de l'examen de la vérification des comptes sont insuffisamment définis et sujets à interprétation. Par conséquent, il serait avantageux d'améliorer la constance et la qualité des examens.

Conformité à la politique et à la directive du ministère : L'examen de la vérification des paiements est généralement effectué en temps opportun et conformément à la politique et à la directive du ministère. Toutefois, ces dernières ne sont pas toujours respectées, au détriment de l'efficacité et de l'efficience du processus de vérification des comptes.

Surveillance et production de rapports : La mise en œuvre de la surveillance et de la production de rapports du nouveau processus de vérification des comptes n'est pas encore terminée, principalement à cause de problèmes concernant le système, ainsi que du manque de ressources.

En règle générale, la vérification a permis de constater qu'un cadre de contrôle de la gestion est en place pour la mise en œuvre du nouveau processus de vérification des comptes axé sur le risque. Toutefois, il convient d'améliorer certains éléments pour veiller à l'efficacité des contrôles internes et au respect du cadre législatif et stratégique. Les procédures et la formation au service du processus de vérification des comptes doivent être renforcées, et les fonctions de surveillance et de production de rapports doivent être mises en œuvre en totalité pour s'assurer que la direction détient l'information pertinente pour régler les problèmes et recommander ou prendre les mesures correctives appropriées. Si le Plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage est bon dans l'ensemble, la méthode d'échantillonnage pourrait être améliorée pour veiller à ce que les conclusions tirées puissent être étayées par des données statistiques et pour accroître l'efficacité du processus.

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Depuis 1998, de nombreux examens de la gestion et de nombreuses vérifications ont mené à la conclusion que les contrôles internes de Pêches et Océans Canada liés à son processus de vérification des comptes devaient être renforcés. Victime des compressions budgétaires ces dernières années, le secteur du dirigeant principal des finances en est venu au point où il avait de la difficulté à assurer ses principales responsabilités financières, et encore plus à répondre aux nouvelles exigences prévues par la loi et les politiques. En juin 2009, le secteur a obtenu, à sa demande, des ressources supplémentaires.

Pour renforcer le processus de vérification des comptes, le dirigeant principal des finances a mis au point un plan de redressement des contrôles internes, portant notamment sur l'élaboration de procédures et des processus nationaux normalisés d'assurance de la qualité et d'échantillonnage. Le projet de vérification des comptes a été lancé en avril 2008, et un nouveau processus d'assurance de la qualité et d'échantillonnage a été mis en place à l'échelle nationale en octobre 2009.

Contexte de l'activité

Les processus de vérification des comptes ministériels doivent être conçus et mis en œuvre de façon à garantir la probité tout en tenant compte des différents degrés de risque associé à chaque paiement. D'après la nouvelle Directive sur la vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, la dépense des fonds publics exige le maintien de normes élevées en matière d'intégrité, de responsabilisation et de transparence. De plus, les agents financiers dotés du pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont chargés d'assurer la qualité de la vérification des comptes effectuée en vertu de l'article 34 de la loi, et ils doivent être en mesure de confirmer que le processus est en place et qu'il est respecté minutieusement.

En outre, la Directive précise qu'en exerçant le pouvoir de payer, les agents financiers doivent s'assurer que toutes les transactions à risque élevé font l'objet d'un examen complet, et qu'un échantillon des transactions à risque moyen et faible est sélectionné selon une méthode de prélèvement de l'échantillon et assujetti à un examen des aspects les plus importants de chaque transaction choisie.

Le ministère a récemment élaboré la Politique sur la vérification des comptes (ci-après la « politique ministérielle ») et la Directive sur l'assurance-qualité et l'échantillonnage aux fins de la vérification des comptes connexe (ci-après la « directive ministérielle »). Ces deux documents fournissent un cadre pour veiller à l'efficacité de la vérification des comptes. L'objectif de la politique ministérielle est de veiller à ce que les paiements et les transactions soient vérifiés de façon efficace afin de s'assurer que les écarts importants, relatifs au rendement ou à la conformité, soient corrigés. La directive ministérielle fournit des renseignements sur le modèle d'échantillonnage utilisé pour choisir les transactions qui supporteront le processus de vérification des comptes pour diverses séries de paiements du ministère.

Les objectifs du Plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage consistent, tels que définis dans la directive ministérielle, à normaliser le processus d'assurance de la qualité du ministère au sens de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques et à en assurer l'efficacité et la rentabilité par la mise en place d'un processus d'examen des paiements axé sur le risque.

Le plan d'échantillonnage est divisé en trois volets d'examen et d'approbation.

  • Un examen de base doit être effectué pour tout paiement entré manuellement dans le système financier (module Payables), sans égard au type de paiement ou au montant. La liste de contrôle pour l'examen de base contient certains contrôles financiers de base à vérifier.
  • Un examen des transactions mises en suspens doit être effectué pour toute transaction à risque élevé avant le paiement. Pour les transactions à risque élevé qui ne peuvent être examinées avant le paiement, comme dans le cas des paiements par règlements interministériels et par cartes d'achat du gouvernement, un examen complet doit être effectué après le paiement. Le plan d'échantillonnage contient une matrice de risque utilisée pour évaluer le degré de risque inhérent aux différents types de paiements (déplacements, hébergement, formation, créditeurs à la fin de l'exercice, règlements de créditeurs à la fin de l'exercice, subventions et contributions) et préciser le plafond en dollars établi au ministère pour les transactions à risque élevé. Ces transactions sont choisies en fonction de contrôles automatisés dans le système financier. La liste de contrôle pour l'examen des transactions mises en suspens et pour l'examen après-paiement porte sur l'examen des aspects les plus importants de chaque transaction choisie, et doit être utilisée.
  • Un examen après-paiement doit être effectué pour toute autre transaction (transactions à risque moyen et faible). La sélection de ces transactions est fondée pour l'instant sur une méthode d'échantillonnage à taux uniforme. La liste de contrôle pour l'examen des transactions mises en suspens et pour l'examen après-paiement porte sur l'examen des aspects les plus importants de chaque transaction choisie, et doit être utilisée.

Rôles et responsabilités

D'après la politique ministérielle, le sous-ministre, en tant qu'administrateur des comptes ministériels, a la responsabilité, à l'échelle du ministère, d'établir « une structure de gouvernance permettant une gestion financière saine qui encourage la gestion prudente des fonds publics tout en livrant le mandat du MPO ».

Toujours selon la politique ministérielle, le dirigeant principal des finances a la responsabilité de « fournir des assurances au sous-ministre à propos de l'efficacité de la vérification des comptes dans l'ensemble du ministère, y compris en présentant des examens ou des évaluations et en faisant régulièrement rapport des erreurs et des mesures prises pour corriger les problèmes qui surviennent ». Plus précisément, le dirigeant principal des finances a, à l'échelle du ministère, les responsabilités suivantes :

  • fournir un leadership et une orientation fonctionnelle à la vérification des comptes, incluant l'approbation de la présente politique et sa modification,
  • s'assurer qu'un processus efficace de vérification des comptes basé sur le risque est en place, en conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Objectif et portée

La vérification avait pour objectif de fournir l'assurance que le cadre de contrôle de la gestion du ministère relatif à la mise en œuvre du nouveau processus de vérification des comptes axé sur le risque est en place et convient à assurer l'efficacité des contrôles internes, le respect des lois, des règlements et des politiques de même que l'obtention de renseignements financiers exacts.

La vérification portait sur le nouveau processus de vérification des comptes axé sur le risque adopté au ministère afin de déterminer si des contrôles de gestion étaient en place, s'ils étaient efficaces et s'ils respectaient les politiques et les directives pertinentes de l'organisme central et du ministère.

L'efficacité et l'uniformité de l'application du Plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage dans les régions de la capitale nationale, du pacifique et des maritimes ont été examinées par la sélection d'un échantillon aléatoire de transactions réalisées entre le 1er avril 2010 et le 31 octobre 2010 afin de déterminer si ces transactions respectaient la directive ministérielle. L'échantillon contenait des dépenses de fonctionnement et d'entretien du crédit 1, des dépenses en immobilisations du crédit 5 et des dépenses en subventions et en contributions du crédit 10, ainsi que des règlements de créditeurs à la fin de l'exercice pris en mars 2010.

La vérification ne visait pas à fournir une évaluation indépendante du degré de conformité du ministère à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La vérification n'a pas porté sur :

  • les contrôles opérationnels et internes dans les systèmes financiers;
  • les contrôles opérationnels internes liés à la production d'états financiers;
  • la paye et les avantages sociaux connexes.

2.3 Méthode

L'équipe de vérification s'est acquittée de son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor. La méthode comprenait les activités suivantes :

  • examen de la nouvelle Politique sur la vérification des comptes et de la Directive sur l'assurance-qualité et l'échantillonnage aux fins de la vérification des comptes;
  • examen des lois, politiques, directives et autres informations liées à la vérification des comptes;
  • entretien avec les gestionnaires concernés et le personnel de l'administration centrale et des régions de la capitale nationale, du pacifique et des maritimes;
  • observation des processus utilisés pour l'assurance de la qualité et l'échantillonnage aux fins de la vérification des comptes;
  • examen d'un échantillon discrétionnaire de 168 paiements pour vérification détaillée;
  • examen de l'information d'autres ministères fédéraux pour connaître leur processus de vérification des comptes.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Énoncé d'assurance

À notre avis, les vérificateurs ont examiné suffisamment de preuves pertinentes et obtenu suffisamment d'information et d'explications pour obtenir un niveau élevé d'assurance afin de supporter l'avis ou les conclusions du rapport.

3.2 Observations et recommandations

Cette section contient des observations et des recommandations fondées sur les preuves recueillies et l'analyse effectuée, qui nous ont permis de cerner les éléments suivants : conception d'un plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage, formation et procédures, conformité à la politique et à la directive du ministère, et surveillance et production de rapports.

Nous reconnaissons le travail considérable entrepris par le secteur du dirigeant principal des finances, en particulier en ce qui concerne le nouveau processus de vérification des comptes. La mise en place d'une méthode axée sur le risque est en cours, et certaines adaptations s'imposeront pour la perfectionner au fil du temps.

L'équipe de vérification reconnaît l'évolution rapide du cadre des opérations comptables et les efforts fournis et les progrès accomplis pour mettre en œuvre le nouveau processus axé sur le risque. Nous reconnaissons aussi les obstacles auxquels s'est heurtée la direction pendant la mise en œuvre. L'adoption du nouveau processus a été exigeante, certaines régions ont demandé des ressources supplémentaires pour le prendre en charge, mais ces ressources n'ont pas toujours été accordées.

3.2.1 Conception d'un plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage

La politique et la directive ministérielles ont été élaborées pour veiller à la pertinence et à l'efficacité du processus de vérification des comptes. La politique et la directive ministérielles sont déjà utilisées même s'il s'agit toujours de documents provisoires. La directive contient les principaux éléments d'un plan d'échantillonnage. Cependant, la méthode d'échantillonnage pourrait être améliorée pour veiller à ce que les conclusions tirées puissent être étayées par des données statistiques et pour en accroître l'efficacité.

En 2009, avec le concours d'un cabinet comptable et d'un groupe de travail composé de représentants des régions, le secteur du dirigeant principal des finances a élaboré la politique et la directive ministérielle. La politique décrit les rôles et les responsabilités et l'imputabilité liés à la vérification des comptes au ministère, et la directive décrit les procédures, les pratiques et les principaux contrôles ministériels connexes. Selon l'équipe de vérification, les principaux contrôles établis dans le plan d'échantillonnage aux fins de la vérification sont clairs et cadrent avec les politiques et directives financières de l'organisme central et du ministère.

Si les deux documents sont utilisés depuis octobre 2009, il s'agit cependant toujours de documents provisoires. Ils ont été soumis aux directeurs régionaux de la Division des finances et de l'administration en octobre 2010 pour la révision finale. Cependant, au moment de la rédaction du rapport, ils ne sont toujours pas approuvés, ce qui crée un risque que la politique et la directive ministérielles ne soient pas respectées. Le plan d'échantillonnage doit d'abord être approuvé et attesté par la haute direction pour que sa mise en œuvre soit officialisée. Il est ensuite révisé et mis à jour au besoin d'après les résultats de la surveillance et des rapports.

La directive ministérielle comporte une analyse du risque associée à diverses séries de paiements et souligne les principaux éléments d'un plan d'échantillonnage comme les populations échantillonnées, les séries de transactions, la période d'examen et la méthode d'échantillonnage.

Au moment de la préparation du plan d'échantillonnage, le ministère ne disposait ni d'une structure ministérielle de déclaration des erreurs, ni d'un registre des erreurs passées. Par conséquent, la méthode d'échantillonnage par attributs n'a pu être utilisée. Sur la recommandation d'un cabinet comptable reconnu, le ministère utilise actuellement une méthode d'échantillonnage à taux uniforme pour choisir un pourcentage prédéterminé de transactions pour l'examen après-paiement. Bien que le ministère sera en mesure de passer à une autre méthode d'échantillonnage lorsqu'un nombre suffisant de dossiers d'erreurs aura été recueilli, la taille de l'échantillon actuellement prescrite dans la directive ministérielle n'est pas fondée sur une base statistique et ainsi ne permet pas de tirer des conclusions.

L'adoption du nouveau processus a été exigeante. Certaines régions ont demandé des ressources supplémentaires pour le prendre en charge, d'autres régions ont dû réorganiser leur section de la comptabilité pour permettre une répartition adéquate des tâches, et une région a entamé l'examen des cartes d'acquisition du gouvernement plus tard dans le processus (septembre 2010) en raison d'un volume élevé de transactions par carte d'acquisition du gouvernement, et de ressources limitées.

La directive ministérielle n'établit aucun seuil d'importance relative pour la sélection des transactions pour l'examen après-paiement. Par exemple, d'après la liste de toutes les transactions des périodes 1 à 7 de l'exercice 2010-2011, l'équipe de vérification a noté que 75 % des factures dans les trois régions faisant l'objet d'une vérification étaient d'un montant inférieur à 1 000 dollars et représentaient seulement 3 % de la valeur totale de ces factures. De plus, 83 % des transactions choisies au hasard par l'unité de comptabilité et politiques financières pour l'examen après-paiement étaient de moins de 1 000 dollars et représentaient seulement 6 % de la valeur totale. Aux fins de la rentabilité, d'autres ministères utilisent un tel seuil pour les transactions à faible risque.

Recommandations

1. Le dirigeant principal des finances devrait approuver et diffuser la Directive sur l'assurance-qualité et l'échantillonnage aux fins de la vérification des comptes et la Politique sur la vérification des comptes du ministère.

2. Le dirigeant principal des finances devrait utiliser une méthode d'échantillonnage statistique pour pouvoir tirer des conclusions fiables et étayées par des données statistiques.

3. Le dirigeant principal des finances devrait intégrer des notions d'importance relative à la sélection des transactions pour l'examen après-paiement.

3.2.2 Formation et procédures

La vérification a dévoilé que la formation était menée de façon informelle et qu'il n'y avait pas assez de procédures documentées pour soutenir le processus d'examen de la vérification des comptes. Certains des éléments de l'examen de la vérification des comptes sont insuffisamment définis et sujets à interprétation. Par conséquent, il serait avantageux d'améliorer la constance et la qualité des examens.

La vérification a révélé que la formation reçue par les employés n'était pas systématique. Les membres régionaux du groupe de travail sur la vérification des comptes assumaient le rôle de formateurs et donnaient des séances de formation individuelle. De la formation se donnait aussi à l'occasion de réunions d'équipe informelles organisées pour discuter de tendances et de problèmes.

Les listes de vérification utilisées pour orienter les employés et pour documenter les erreurs ont été révisées plusieurs fois par le groupe de travail sur la vérification des comptes, et sont maintenant simplifiées. Le secteur du dirigeant principal des finances a fourni à chaque région des documents et des outils de soutien à la vérification des comptes. Outre la directive ministérielle et les listes de vérification qui l'accompagnent, un guide sur les pièces justificatives et des manuels de référence au système ont été remis au personnel ayant des responsabilités en matière de vérification des comptes. Ces documents et outils ont été utilisés pour la formation individuelle.

En plus des documents susmentionnés, les régions visitées ont créé leurs propres outils de travail supplémentaires, notamment une feuille de calcul pour les voyages à l'étranger, des descriptions du processus de vérification des comptes, un organigramme fonctionnel et un guide portant sur les documents exigés pour les divers instruments de passation de marché. La plupart des employés régionaux des finances interrogés croyaient que le niveau de formation était adéquat; en revanche, selon deux régions, des procédures documentées concernant les différentes séries de paiements feraient un bon outil de formation et rendraient le processus de vérification des comptes plus cohérent. Une région avait entrepris la création de son propre manuel de formation, lequel est toutefois resté inachevé, faute de temps. Une autre région a créé un classeur contenant des références qui offre au personnel des outils pour s'assurer de remplir uniformément les listes de vérification de l'examen de la vérification des comptes.

La vérification a mis à jour le manque d'uniformité concernant l'examen de certaines séries de paiements, notamment des paiements électroniques, des règlements de créditeurs à la fin de l'exercice, des saisies-arrêts et des dépenses en immobilisations. L'équipe de vérification a aussi remarqué un manque d'uniformité relatif à l'examen de certains éléments de contrôle inclus dans les listes de vérification des comptes. Sans une formation et des procédures adéquates, les employés ne sont pas vraiment en mesure d'effectuer leur travail de façon cohérente, et des erreurs pourraient leur échapper et entraîner des inexactitudes dans les paiements.

L'équipe de vérification a examiné un échantillon discrétionnaire composé de 168 transactions des trois régions visitées, couvrant la période du 1er avril au 31 octobre 2010. Les transactions choisies rendent compte des trois types d'examen, soit l'examen de base (57), l'examen des transactions mises en suspens (58) et l'examen après-paiement (53). L'équipe de vérification a donc mené son propre examen de la vérification des comptes sur les transactions choisies et a comparé ses résultats à ceux des services régionaux des finances.

Certaines transactions examinées par l'équipe de vérification contenaient des erreurs qui auraient dû être repérées à l'examen régional. Ainsi, dans 39 des 111 transactions pour lesquelles un examen de transactions mises en suspens et un examen après-paiement ont été effectués, l'équipe de vérification a trouvé des erreurs passées inaperçues aux yeux du personnel régional. Environ 60 % des erreurs trouvées par l'équipe de vérification concernaient l'absence de pièces justificatives, en particulier dans les transactions de paiement électronique et de règlement des créditeurs à la fin de l'exercice. L'absence de pièces justificatives, comme des bons de commande ou des contrats, empêchait la vérification d'autres éléments de contrôle sur les listes de vérification, comme le calcul des paiements, le pouvoir délégué de signer en matière financière pour la demande de dépenses et la conformité aux clauses contractuelles. D'autres erreurs compromettaient la conformité aux politiques, aux directives et aux lignes directrices des organismes centraux et du ministère. Certaines des erreurs constatées étaient reliées à l'autorisation de dépenser, à l'engagement des dépenses, au codage financier ou encore au calcul des paiements.

Recommandations

4. Le dirigeant principal des finances devrait établir, documenter et diffuser des procédures pour préciser ce que le personnel doit rechercher pendant l'examen des éléments de contrôle dans les listes de vérification.

5. Le dirigeant principal des finances devrait créer une trousse et une stratégie nationales de formation à employer dans tout le ministère pour assurer l'uniformité de la formation sur le processus de vérification des comptes. De plus, il devrait assurer leur mise en œuvre.

3.2.3 Conformité à la politique et à la directive du ministère

L'examen de la vérification des paiements est généralement effectué en temps opportun et conformément à la politique et à la directive du ministère. Toutefois, ces dernières ne sont pas toujours respectées, au détriment de l'efficacité et de l'efficience du processus de vérification des comptes.

Dans l'ensemble, l'examen de la vérification des paiements est effectué. Comme le prescrit la directive du ministère, des contrôles appropriés sont en vigueur pour déterminer les transactions à examiner dans les régions. L'échantillon d'examen après-paiement envoyé aux régions est représentatif des limites de l'échantillonnage et est envoyé en temps opportun. Les régions effectuent leurs examens de la vérification des comptes, et les erreurs qu'elles trouvent sont communiquées aux cadres responsables et corrigées.

Une région a utilisé un seuil différent pour l'examen d'une série de paiements en particulier. Bien que la directive du ministère définisse les transactions à risque élevé et y associe des seuils précis, cette région a jugé que toutes les transactions de déplacement comportaient un risque élevé et les a toutes examinées. Cette région vérifie donc plus de transactions que ne l'exige la directive du ministère. Non seulement cette méthode n'est pas rentable, mais elle ne respecte pas la méthode d'échantillonnage établie par le secteur du dirigeant principal des finances, laquelle devrait être rigoureusement appliquée.

D'après notre échantillon, les examens de base et ceux des transactions mises en suspens sont exécutés en temps opportun. Cependant, il faut deux mois en moyenne pour compléter les examens après-paiement. Il n'y a ni contrôle, ni norme de rendement en vigueur pour l'examen après-paiement. Par exemple, il n'y a pas d'échéance pour terminer l'examen, ni pour signaler les problèmes à la direction. Cette accumulation de transactions reportées aux mois suivants risque d'augmenter la pression découlant de la charge de travail. De plus, il est possible que les résultats de l'examen ne puissent pas être inclus dans les rapports trimestriels préparés à l'intention de la direction.

Notre examen a révélé que 10 des 53 transactions sélectionnées par échantillonnage pour l'examen après-paiement n'avaient jamais été examinées. Une des régions a expliqué que le problème avait été constaté vers la fin de l'exercice et qu'il était en voie d'être corrigé. Dans une autre région, l'examen après-paiement d'une transaction électronique n'avait pas été fait à cause de l'absence de directive portant sur cette série de paiements. L'équipe de vérification a appris qu'une région n'avait entrepris qu'en septembre dernier l'examen de ses transactions par carte d'acquisition à cause de la charge de travail à cette époque. L'équipe de vérification a également remarqué que le nombre de transactions qui auraient dû être examinées n'était pas indiqué dans les rapports de surveillance. Par conséquent, la direction n'était pas en mesure de déterminer si tous les examens après-paiement étaient effectués.

En ce qui concerne les procédures régionales centralisées, les commis assignés aux entrées des comptes créditeurs ne devraient pas effectuer les examens de base des lots qu'ils ont eux-mêmes entrés dans le système. Cette tâche devrait plutôt être confiée aux commis aux finances. L'équipe de vérification a constaté que les rôles et les responsabilités étaient définis, mais qu'il fallait les clarifier entre les commis assignés aux entrées des comptes créditeurs et les commis aux finances. Sinon, la vérification des comptes risque de ne pas se faire, puisque le commis aux finances se fie au commis assigné aux entrées des comptes créditeurs pour effectuer l'examen. De plus, une région n'utilisait pas de liste de vérification pour consigner les erreurs repérées pendant les examens de base, et il était impossible de confirmer lequel, du commis assigné aux entrées des comptes créditeurs ou du commis aux finances, effectuait l'examen, ni même de confirmer si cet examen était bel et bien effectué.

Recommandations

6. Le dirigeant principal des finances devrait, en consultation avec les directeurs généraux régionaux et au nom du sous-ministre à titre d'administrateur des comptes, renforcer la conformité à la politique et à la directive du ministère, y compris l'application des seuils de risque établis dans le plan d'échantillonnage.

7. Le dirigeant principal des finances devrait établir des normes de rendement pour la tenue des examens après-paiement et s'assurer que des mécanismes sont en place pour que toutes les transactions sélectionnées pour examen après-paiement soient vérifiées en temps opportun.

8. Le dirigeant principal des finances devrait faire en sorte que les rôles et les responsabilités soient clairement compris et assumés de façon appropriée, et que la liste de vérification soit utilisée lorsque des erreurs sont décelées.

3.2.4 Surveillance et production de rapports

La mise en œuvre de la surveillance et de la production de rapports du nouveau processus de vérification des comptes n'est pas encore terminée, principalement à cause de problèmes concernant le système, ainsi que du manque de ressources.

La Directive sur la vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor parle de l'importance de trois points : superviser la mise en œuvre et la surveillance du processus de vérification des comptes, porter à l'attention du sous-ministre les difficultés, écarts de rendement ou problèmes de conformité importants, et contribuer à l'élaboration de mesures de correction. Selon la politique du ministère, le dirigeant principal des finances doit « fournir des assurances au sous-ministre à propos de l'efficacité de la vérification des comptes dans l'ensemble du ministère, y compris en présentant des examens ou des évaluations et en faisant régulièrement rapport des erreurs et des mesures prises pour corriger les problèmes qui surviennent ».

Les rôles et les responsabilités de surveillance et de production de rapports sont définis dans la politique et la directive du ministère. Cependant, les rôles ne sont pas assumés comme prévu, car pour produire les rapports d'erreurs à l'intention du secteur du dirigeant principal des finances et des comités de gestion ministériel et régionaux, il faut les outils nécessaires, lesquels ne sont pas encore prêts.

Le secteur du dirigeant principal des finances participe à la production des rapports de surveillance. Cependant, la fonction de production de rapports n'est disponible que depuis novembre 2010 à cause de divers problèmes concernant le système, notamment l'installation de la nouvelle version du logiciel de production de rapports en septembre 2010. En novembre 2010, le secteur a été en mesure de produire ses premiers rapports, lesquels ont été communiqués aux régions à des fins de validation. Au moment de rédiger ce rapport, le secteur révisait les rapports de surveillance. Les entretiens ont permis d'apprendre qu'à cause de contraintes de ressources, la fonction de production de rapports et de surveillance ne progressait pas comme prévu.

À l'automne 2010, le secteur du dirigeant principal des finances a visité deux régions pour entreprendre une évaluation de la mise en œuvre de la nouvelle méthode de vérification des comptes. Cette évaluation consistait à refaire l'examen de 25 transactions par région. Certaines des constatations du secteur étaient similaires à celles de l'équipe de vérification.

La fonction de production de rapports et de surveillance est l'un des mécanismes essentiels qui garantissent l'efficacité de la vérification des comptes dans tout le ministère. Elle contribue à faire en sorte que des mesures appropriées soient prises en temps opportun pour résoudre les problèmes. En l'absence d'une production de rapports adéquate, il est possible que la direction ne soit pas au courant de niveaux d'erreurs et des tendances connexes et ne puisse donc pas prendre les mesures correctives appropriées.

Recommandation

9. Le dirigeant principal des finances devrait finaliser et mettre en œuvre la méthode de surveillance et de production de rapports et faire en sorte que les résultats soient diffusés et utilisés de façon efficace pour favoriser une meilleure responsabilisation et une gestion financière saine.

4.0 Conclusion

L'équipe de vérification reconnaît l'évolution rapide du cadre des opérations comptables et les efforts consentis pour mettre en œuvre le nouveau processus axé sur le risque. Nous reconnaissons aussi les obstacles auxquels s'est heurtée la direction pendant la mise en œuvre. L'adoption du nouveau processus a été exigeante, certaines régions ont demandé des ressources supplémentaires pour le prendre en charge, mais ces ressources n'ont pas toujours été accordées.

En règle générale, la vérification a permis de constater qu'un cadre de contrôle de la gestion est en place pour la mise en œuvre du nouveau processus de vérification des comptes axé sur le risque. Toutefois, il convient d'améliorer certains éléments pour veiller à l'efficacité des contrôles internes et au respect du cadre législatif et stratégique. Les procédures et la formation au service du processus de vérification des comptes doivent être renforcées, et les fonctions de surveillance et de production de rapports doivent être mises en œuvre en totalité pour s'assurer que la direction détient l'information pertinente pour régler les problèmes et recommander ou prendre les mesures correctives appropriées. Si le Plan d'assurance de la qualité et d'échantillonnage est bon dans l'ensemble, la méthode d'échantillonnage pourrait être améliorée pour veiller à ce que les conclusions tirées puissent être étayées par des données statistiques et pour accroître l'efficacité du processus. Toutes les régions font des efforts pour rendre le processus de vérification des comptes aussi efficace que possible. Les régions effectuent la vérification de leurs comptes et trouvent des erreurs, lesquelles sont signalées aux gestionnaires de centre de responsabilité et corrigées, le cas échéant.

La vérification a permis de constater que la nouvelle politique et la nouvelle directive du ministère sont utilisées, mais qu'elles doivent être achevées et approuvées. Hormis ce qui est relevé dans ce rapport, la nouvelle politique et la nouvelle directive sont des outils efficaces pour assurer le caractère adéquat du processus de vérification des comptes.

5.0 Plan d'action de la gestion

Recommandations

Plan d'action de la gestion

État de la situation

Mesures prises

Mesures en suspens

Échéance

1. Le dirigeant principal des finances devrait approuver et diffuser la Directive sur l'assurance-qualité et l'échantillonnage aux fins de la vérification des comptes et la Politique sur la vérification des comptes du ministère.

Le dirigeant principal des finances doit approuver la Politique sur la vérification des comptes du ministère.[1]

Le dirigeant principal des finances doit approuver la Directive sur l'assurance-qualité et l'échantillonnage pour la vérification des comptes du ministère.

Le directeur général des opérations financières et gestion du matériel doit élaborer un plan de communication approprié qui s'adresse à tous les intervenants participants au processus de vérification des comptes.

Politique et directive en cours de rédaction

Obtenir l'approbation du dirigeant principal des finances pour la politique et la directive; distribuer la politique et la directive

Septembre 2011 pour l'approbation de la politique

Décembre 2011 pour l'approbation de la directive et le plan de communication

2. Le dirigeant principal des finances devrait utiliser une méthode d'échantillonnage statistique pour pouvoir tirer des conclusions fiables et étayées par des données statistiques.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières doit embaucher une société de conseils qui possède une expérience dans le domaine de la vérification des comptes afin d'examiner le modèle actuel et élaborer une méthodologie statistique appropriée.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières doit communiquer avec d'autres ministères du gouvernement, par exemple Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, pour répertorier les pratiques exemplaires dans le domaine de l'échantillonnage statistique.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières doit élaborer un plan d'échantillonnage standard basé sur un rapport coût/efficacité, sur une évaluation des risques, ainsi que sur l'état des mesures de contrôle interne.

Le directeur général des opérations financières et gestion du matériel doit appliquer le nouveau plan d'échantillonnage à l'ensemble du ministère.

   

Décembre 2011

3. Le dirigeant principal des finances devrait intégrer des notions d'importance relative à la sélection des transactions pour l'examen après-paiement.

Le directeur général des opérations financières et gestion du matériel doit établir les seuils de matérialité lors de la sélection des transactions dans le cadre de l'examen après-paiement et s'assurer qu'on adopte ces seuils de façon uniforme dans les régions.

   

Décembre 2011

4. Le dirigeant principal des finances devrait établir, documenter et diffuser des procédures pour préciser ce que le personnel doit rechercher pendant l'examen des éléments de contrôle dans les listes de vérification.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières doit remettre sur pied le groupe de travail sur la vérification des comptes de Pêches et Océans Canada.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières doit consulter les agents financiers des régions par l'intermédiaire de ce groupe de travail afin d'examiner les listes de vérification actuelles, les méthodes de documentation et autres outils additionnels de travail pour ainsi identifier les lacunes et tout manque d'uniformité entre les régions et procéder ensuite aux ajustements nécessaires.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières doit élaborer des normes nationales relatives aux documents pertinents nécessaires dans le cadre du processus de vérification des comptes et s'assurer que ces normes soient adoptées dans toutes les régions.

Le groupe de travail sur la vérification des comptes est en place et commence à aborder les enjeux identifiés dans le plan d'action

 

Décembre 2011

5. Le dirigeant principal des finances devrait créer une trousse et une stratégie nationales de formation à employer dans tout le ministère pour assurer l'uniformité de la formation sur le processus de vérification des comptes; de plus, il devrait assurer leur mise en œuvre.

Le directeur général des opérations financières et gestion du matériel doit élaborer une stratégie de formation à l'échelle nationale et créer une trousse de formation nationale, incluant des manuels de formation uniformisés.

   

Mars 2012

Le directeur général des opérations financières et gestion du matériel doit faire une mise en place de la formation dans l'ensemble du ministère.

    Mars 2013

6. Le dirigeant principal des finances devrait, en consultation avec les directeurs généraux régionaux et au nom du sous-ministre à titre d'administrateur des comptes, renforcer la conformité à la politique et à la directive du ministère, y compris l'application des seuils de risque établis dans le plan d'échantillonnage.

Définition, par le dirigeant principal des finances, des attentes relatives aux directeurs généraux régionaux et aux directeurs régionaux des finances en matière de conformité à la politique et à la directive.

   

Décembre 2011

7. Le dirigeant principal des finances devrait établir des normes de rendement pour la tenue des examens après-paiement et s'assurer que des mécanismes sont en place pour faire en sorte que toutes les transactions sélectionnées pour examen après-paiement soient vérifiées en temps opportun.

Le dirigeant principal des finances établira les contrôles et les normes de rendement pour l'examen après-paiement, incluant le délai afin de réaliser cet examen et pour présenter les problèmes à la direction, ainsi que les mesures devant permettre d'assurer la réalisation complète de l'examen de toutes les transactions choisies aux fins de l'examen d'après-paiement et fera la mise à jour de la Directive pour refléter les changements.

   

Décembre 2011

8. Le dirigeant principal des finances devrait faire en sorte que les rôles et les responsabilités soient clairement compris et assumés de façon appropriée, et que la liste de vérification soit utilisée lorsque des erreurs sont décelées.

Le directeur général des opérations financières et gestion du matériel donnera une orientation nationale quant aux rôles et responsabilités en terme des données qui devront être entrées et revues dans le cadre de la Directive et inclura dans la trousse de formation nationale une section spécifique sur les rôles et les responsabilités ainsi que des détails sur l'utilisation des listes de vérification.

   

Juin 2012

9. Le dirigeant principal des finances devrait finaliser et mettre en œuvre la méthode de surveillance et de production de rapports et faire en sorte que les résultats soient diffusés et utilisés de façon efficace pour favoriser une meilleure responsabilisation et une gestion financière saine.

Le directeur général des opérations financières et gestion du matériel mettra en place un processus et des échéanciers pour la production des rapports d'erreurs et les actions à prendre sur celles-ci.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières veillera à la création d'un gabarit national pour les rapports d'erreur ainsi qu'à s'assurer que les régions ont les outils de rapports nécessaire à la génération des rapports requis.

Le directeur de la comptabilité et des politiques financières établira un processus pour exposer les résultats des rapports d'erreur à la haute direction.

Adopter une approche graduelle. La première phase consiste à finaliser et à mettre en place le processus de surveillance et d'établissement des rapports pour le 3e trimestre de l'année financière 2011-2012; la deuxième phase vise à procéder de façon continue au processus de surveillance et à l'établissement des rapports.

   

Décembre 2011 et de façon continue



[1] La Politique sur la vérification des comptes du ministère remplace la Politique sur la vérification des comptes et les demandes de paiement qui remonte au 1er avril 1997.

Haut de la page