Vérification des biens immobiliers

Numéro de projet 6B212
Rapport de vérification final
24 juin 2011

Table des matières

1.0 Sommaire exécutif

Pêches et Océans Canada possède plus de biens immobiliers que tout autre ministère ou organisme. De fait, on en comptait 8 189 au mois de décembre 2010. Le portefeuille de biens immobiliers du Ministère est régi par trois entités gardiennes : les Ports pour petits bateaux, la Garde côtière canadienne et la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité (au sein du Secteur des ressources humaines et des services intégrés).

La vérification portait sur la pertinence de l'administration des biens immobiliers en vue de favoriser la prise de décisions opportunes et éclairées en matière de gestion de tels biens. L'étude était axée sur les biens qui sont sous la gouverne de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité.

Nos travaux de vérification nous mènent à conclure que l'administration des biens immobiliers s'avère généralement adéquate, quoique quelques volets puissent être améliorés. Voici un résumé des constatations issues de la vérification et des champs d'application à parfaire en ce qui a trait aux biens immobiliers.

Gouvernance - La vérification a permis de constater que certains éléments de la structure de gouvernance n'étaient toujours pas mis en œuvre, ce qui n'est pas de nature à favoriser la rentabilité du processus décisionnel à l'échelle du Ministère. Les biens immobiliers constituent des outils clés sur lesquels reposent les programmes ministériels. Les fonctions régionales de biens immobiliers ont la responsabilité d'assurer la gestion de leurs avoirs immobiliers en fonction des besoins des programmes. Le fait de gérer des avoirs immobiliers à l'échelle du Ministère ou en fonction d'un portefeuille (plutôt qu'au cas par cas) permettra à un ministère donné de maximiser l'utilisation, de restreindre la nécessité d'acquérir de nouveaux biens, de partager les frais connexes et de favoriser la gestion de risques par le biais d'une redistribution des fonds là où ils seront les plus utiles. L'adoption d'une approche de portefeuille signifie par ailleurs que les décisions seront prises en fonction du cadre décisionnel global d'un ministère et qu'elles seront considérées comme des outils clés de la planification stratégique de celui-ci. Or, la structure actuelle fait en sorte que les responsables des divers programmes prennent des décisions ayant une incidence sur les avoirs immobiliers, dont les coûts sont absorbés par le Secteur des ressources humaines et des services intégrés.

Gestion du cycle de vie - Bien qu'une approche fondée sur le cycle de vie ait été retenue pour l'administration des biens, la vérification a néanmoins mis en lumière certaines lacunes dans la gestion du cycle de vie en ce qui a trait à l'usage. En termes plus précis, on a constaté que le rendement global des biens immobiliers n'était pas évalué de façon régulière sur les plans de la fonctionnalité, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement. De plus, la vérification a permis de déceler un manque à gagner annuel récurrent en matière de financement du capital majeur et secondaire, du fonctionnement et de l'entretien, de même qu'une tendance généralisée à convertir le budget des dépenses en capital secondaire afin de mieux combler le manque à gagner associé à l'entretien et au fonctionnement. Il importe de souligner que selon la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité, le seuil annuel des dépenses en capital secondaire afin de répondre aux besoins associés au cycle de vie est fixé à 34 millions de dollars. À l'heure actuelle, le budget des dépenses en capital secondaire s'élève à 9 millions de dollars, dont la majeure partie ne sert aucunement aux dépenses en capital secondaire, mais est plutôt convertie afin de pallier le manque à gagner associé au fonctionnement et à l'entretien. C'est donc dire qu'il existe un écart important entre les sommes requises et celles qui sont effectivement consacrées au budget des dépenses en capital secondaire. Or, ce manque à gagner des dépenses en capital secondaire imposera au Ministère d'examiner divers moyens de réduire la quantité de biens administrés dans l'optique d'une réduction des coûts. Les responsables des programmes hésitent toutefois à déclarer des biens excédentaires dans leur énoncé des besoins parce qu'ils craignent d'en avoir besoin à l'avenir, particulièrement en ce qui concerne les installations majeures dont les dépenses de fonctionnement et d'entretien sont assumées par la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité. Par conséquent, on constate qu'il n'existe aucune mesure incitative qui favoriserait une réduction des avoirs immobiliers utiles aux programmes, si bien qu'il revient au Ministère d'assumer en fin de compte les dépenses superflues.

Information sur les biens immobiliers - Le système d'information actuel sur les biens immobiliers sert d'outil de base pour la consignation des renseignements pertinents relativement à la gestion des biens immobiliers. Cependant, l'équipe de vérificateurs a remarqué que le système sert essentiellement à relayer l'information vers le Répertoire des biens immobiliers fédéraux, mais qu'il n'est pas considéré comme un outil de gestion mis à profit dans le processus décisionnel. Il s'agit là d'une façon de faire appelée à persister à moins que des changements ne fassent en sorte que les utilisateurs y saisissent des renseignements pertinents, exacts, opportuns et exhaustifs, ce qui en ferait un outil précieux dans le cadre de la gestion des biens immobiliers. On prévoit cependant que le système d'information actuel sur les biens immobiliers sera remplacé par un nouveau système de gestion de l'information sur les biens immobiliers au cours de l'année 2012.

Services à la clientèle - Il n'existe pas encore de paramètres de mesure pour évaluer le rendement global en matière de biens immobiliers, pas plus que de mécanismes officiels de rétroaction à l'intention des clients sur lesquels se baser pour favoriser l'amélioration continue du service.


2.0 Introduction

2.1 Contexte

La Direction générale de la vérification interne a mené une vérification relative aux biens immobiliers de Pêches et Océans Canada conformément à son Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques 2010-2011 à 2012-2013.

Contexte entourant les activités

Selon les données du Répertoire des biens immobiliers fédéraux (soit le dossier central du gouvernement du Canada, qui constitue aussi le seul inventaire exhaustif de ses avoirs immobiliers), Pêches et Océans Canada possède plus de biens immobiliers que tout autre ministère ou organisme. On en comptait 8 189 au mois de décembre 2010.

Les exigences juridiques concernant l'acquisition, l'administration et l'aliénation d'immeubles et de biens immobiliers par le gouvernement fédéral sont énoncées dans la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux. La Loi accorde au Ministre les pouvoirs de procéder à des transactions et d'assurer l'administration de biens immobiliers, et celui-ci les délègue à son tour à divers responsables au sein du Ministère. Même si la Loi ne précise pas les exigences en matière de gestion des biens immobiliers, celles-ci sont prévues en détail dans la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor et des autres instruments qui y sont mentionnés [1].

Le portefeuille de biens immobiliers du Ministère est régi par trois entités ministérielles, soit les Ports pour petits bateaux, la Garde côtière canadienne et la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité (au sein du Secteur des ressources humaines et des services intégrés). Le Ministère a défini sept catégories de biens immobiliers, lesquelles sont ainsi réparties en fonction des entités en ayant la garde :

Entité gardienne

Catégories de biens immobiliers et description

Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité

Catégorie 1 - Installations majeures

Catégorie 2 - Installations secondaires

Catégorie 3 - Terrains vagues

Catégorie 4 - Infrastructures terrestres (écloseries seulement)

Catégorie 6 - Infrastructures maritimes

Ports pour petits bateaux

Catégorie 7 - Ports pour petits bateaux

Garde côtière canadienne

Catégorie 4 - Infrastructures terrestres (écloseries seulement)

Catégorie 5 - Sites de navigation maritime

Les actifs du Ministère en biens immobiliers se composent d'installations louées ou dont il a la garde. Ceux-ci sont dispersés sur le territoire géographique et sont de nature variée et complexe. On y retrouve à la fois des installations majeures (laboratoires, bases de la Garde côtière et autres installations à vocation particulière) et des installations secondaires (stations pour la recherche et le sauvetage, stations de phare et autres structures, dont des brise-lames et des échelles à poissons).

La prestation de programmes ministériels dans le domaine de la gestion des biens immobiliers revient à la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité. On y retrouve quatre directions distinctes : Biens immobiliers, planification et exploitation; Gestion du capital à long terme des biens immobiliers; Santé et sécurité; Bureau de la coordination environnementale. La vérification portait sur la Direction des biens immobiliers, de la planification et du fonctionnement ainsi que sur la Direction de la gestion du capital à long terme des biens immobiliers, étant donné que celles-ci assurent la gestion des biens immobiliers pour le compte de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité.

Le directeur général qui est à la tête de cette dernière assume la responsabilité transversale des biens immobiliers pour l'ensemble du Ministère, ainsi que la responsabilité associée à la garde des catégories de biens qui lui sont consentis. La fonction relative aux biens immobiliers revient au Comité de gestion de la Direction générale des biens immobiliers, lequel agit à titre de principal outil consultatif et décisionnel, de concert avec ses sous-comités (ex. : exploitation des biens immobiliers). Présidé par le directeur général de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité, le Comité de gestion de la Direction générale des biens immobiliers se compose de directeurs de la direction générale postés au sein de l'administration centrale nationale ainsi que de directeurs régionaux de biens immobiliers.

La responsabilité à l'échelle nationale des programmes de dépenses en immobilisations et de dessaisissement incombe au directeur du secteur de la Gestion du capital à long terme. Le directeur des Biens immobiliers, de la planification et du fonctionnement est quant à lui responsable de signaler aux organismes centraux toutes les questions relatives à l'ensemble des biens immobiliers du Ministère, d'élaborer des politiques opérationnelles applicables aux biens dont la garde est confiée à la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité, et de réaliser des plans et des budgets relativement aux installations et aux services associés aux biens immobiliers. Dans son domaine respectif, chacune des deux directions agit à titre de centre d'expertise en matière de biens immobiliers.

La Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité fait écho à la structure matricielle du Ministère, la fonction de direction étant assurée par l'administration centrale nationale alors que la prestation de services se trouve sous la responsabilité des directeurs généraux régionaux de chacune des régions. Les directeurs régionaux des biens immobiliers relèvent directement de leur directeur général régional associé, mais conservent toutefois un lien fonctionnel avec le directeur général des Biens immobiliers, de la planification et du fonctionnement, comme en fait foi le diagramme ci-dessous.

Liens au sein de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité (BIPS)

Organigramme la Direction générale

 

2.2 Objectif et portée

Objectif

La vérification cherche à fournir l'assurance que la gestion des biens immobiliers est adéquate et qu'elle favorise la prise de décisions éclairées et opportunes en la matière.

Portée

La vérification visait les biens dont la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité assure la gestion ou la garde. Les biens dont la garde a été confiée aux Ports pour petits bateaux ou à la Garde côtière canadienne n'en font pas partie puisque d'autres vérifications portant sur des programmes précis s'y sont intéressées.

La Direction de la santé et de la sécurité ainsi que le Bureau de coordination de l'environnement sont sous la gouverne de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité. Toutefois, la vérification s'est bel et bien limitée à la fonction de gestion des biens immobiliers au sein de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité.

Elle s'est intéressée notamment à l'administration centrale nationale ainsi qu'à la région du Pacifique et à celle du Centre et de l'Arctique. Ces dernières ont été retenues en fonction des diverses approches en matière de gestion de biens immobiliers, et ce, après consultation avec les gestionnaires de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité.

2.3 Secteurs d'intérêt et critères

Les secteurs d'intérêt sont en fait des rubriques principales correspondant aux volets ciblés au cours de la phase de planification de la vérification et dont l'examen semblait le plus pertinent. Ces secteurs d'intérêt de même que les critères de vérification qui leur sont associés (présentés ci-dessous) permettent de détailler certains volets précis sujets à examen. Ils ont été retenus au terme d'une évaluation des risques et après consultation auprès du Comité ministériel de vérification, avant d'être validés par la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité.

2.3.1 Efficacité de la gestion du portefeuille de biens immobiliers

  • Critère 1.1 : Chacune des phases du cycle de vie des biens immobiliers fait l'objet d'un calcul des coûts durant le cycle de vie et d'une analyse de programme.
  • Critère 1.2 : Des indicateurs de la situation financière et du rendement sont mis à profit afin d'évaluer le rendement global d'un bien immobilier.
  • Critère 1.3 : Des processus adéquats sont mis en œuvre afin de veiller à ce que l'état des biens immobiliers ne mette nullement en danger la santé et la sécurité des employés.
  • Critère 1.4 : La gestion du portefeuille de biens immobiliers est fondée sur une démarche axée sur le risque.

2.3.2 Surveillance du rendement de la fonction relative aux biens immobiliers

  • Critère 2.1 : Des cibles et des indicateurs pertinents sont définis et soumis à une surveillance active pour le compte de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité, et des mesures correctives sont apportées en fonction de ceux-ci.
  • Critère 2.2 : La fonction de biens immobiliers assure avec constance et de façon opportune la prestation de services relatifs aux biens immobiliers au bénéfice des divers programmes et secteurs du Ministère.
  • Critère 2.3 : La fonction de biens immobiliers a fait connaître ses services et ses normes de service aux représentants des divers programmes et secteurs.
  • Critère 2.4 : Un mécanisme de rétroaction de la part de la clientèle a été mis sur pied.

2.3.3 Fiabilité de l'information sur les biens immobiliers et communication des renseignements

  • Critère 3.1 : Des processus adéquats ont été mis en œuvre afin de veiller à la collecte d'information pertinente au sujet des biens immobiliers.
  • Critère 3.2 : Des processus adéquats ont été prévus pour assurer l'intégrité des données relatives aux biens immobiliers qui sont consignées dans le système d'information sur les biens immobiliers.
  • Critère 3.3 : Des processus adéquats sont mis sur pied afin de veiller à ce que les données relatives aux biens immobiliers consignées dans le système d'information sur les biens immobiliers correspondent à celles du système financier ABACUS utilisé par le Ministère.
  • Critère 3.4 : Des processus adéquats existent afin de vérifier que les données sur les biens immobiliers contenues dans le système d'information sur les biens immobiliers correspondent à celles figurant dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux.

2.4 Méthodes de vérification

L'équipe de vérification s'est acquittée de son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor ainsi qu'aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. L'approche retenue englobait les activités suivantes.

Évaluation des risques : On a procédé à une évaluation des risques dans le cadre d'une phase de planification pour faire en sorte que la vérification soit axée sur les volets les plus importants aux yeux du Ministère.

Mandat : Le mandat a été validé par le Comité ministériel de vérification et approuvé par le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés.

Examen des documents : Un examen exhaustif des documents a été effectué au cours de la planification et pendant la vérification en soi.

Entrevues : L'équipe de vérification a procédé à des entrevues avec le personnel et les gestionnaires du Ministère.

Analyse des données : Une analyse des données a été menée relativement à la gestion des biens immobiliers.

Étude de dossiers : L'équipe de vérification a procédé à l'étude de 19 dossiers relevant de la région du Pacifique, et de 26 dossiers relevant de la région du Centre et de l'Arctique, et ce, afin de vérifier si la gestion de chacun des sites recourrait à une approche axée sur le cycle de vie en ce qui concerne l'acquisition, l'usage et l'aliénation des biens immobiliers. Ces dossiers ont été sélectionnés à la suite d'un échantillonnage discrétionnaire où les installations majeures (ex. : catégorie 1) et celles considérées comme « importantes » ont été particulièrement visées.

Visite des lieux : L'équipe de vérification s'est rendue sur trois des sites de la région du Pacifique, et sur un site de la région du Centre et de l'Arctique afin d'y constater l'état des bâtiments et de s'intéresser à la cote qui leur est attribuée.

Consultation auprès de la clientèle associée aux biens immobiliers : L'équipe de vérification a fait parvenir un questionnaire aux clients associés aux biens immobiliers de la région de la capitale nationale, de celle du Pacifique et de celle du Centre et de l'Arctique afin de solliciter leurs commentaires sur la qualité des services reçus relativement à l'occupation des locaux.

Programme interne d'assurance et d'amélioration de la qualité : L'ensemble des documents de travail relatifs à chacun des volets de cette mission de vérification interne a été revu par la fonction d'assurance de la qualité.

3.0 Observations et recommandations

La présente section contient un énoncé d'assurance relativement à cette mission de vérification, ainsi que des observations et des recommandations résultant des travaux de vérification effectués. Quoique ceux-ci aient été guidés par les secteurs d'intérêt et les critères de vérification retenus au cours de la phase de planification, la structure du présent rapport est axée autour de quatre pôles principaux : la gouvernance, la gestion du cycle de vie, l'information sur les biens immobiliers et les services à la clientèle.

3.1 Énoncé d'assurance

À notre avis, les vérificateurs ont examiné suffisamment de preuves pertinentes et obtenu suffisamment d'information et d'explications pour donner une assurance de haut niveau à l'avis ou aux conclusions du rapport.

3.2 Gouvernance

La structure de gouvernance n'est pas de nature à faciliter la prise de décisions rentables à l'échelle ministérielle ou de permettre une gestion des biens immobiliers selon une approche de portefeuille.

Le Guide de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor suppose que la gestion efficace de biens immobiliers fasse appel à un cadre de gestion et recoure à une approche de portefeuille. En vertu de celle-ci, la planification des investissements dans les biens immobiliers repose sur une perspective transversale. De plus, dans sa Politique sur la gestion des biens immobiliers, le Conseil du Trésor préconise l'adoption d'un cadre de gestion appelé à devenir la pierre d'assise d'une planification judicieuse en matière de biens immobiliers.

Un cadre de gestion des biens immobiliers devrait exposer clairement les principes directeurs relatifs à la gestion des biens immobiliers et à la prestation du programme associé à de tels actifs. Il définit les principales composantes d'un système de gestion pratique des biens immobiliers qui permettra de répondre aux besoins du Ministère. Un tel cadre favorise la gestion des biens immobiliers et établit une feuille de route décrivant les processus ministériels internes, les structures décisionnelles, les politiques et les procédures qui sous-tendent la gestion du portefeuille de biens immobiliers.

L'équipe de vérification a constaté que le cadre auquel s'en remet actuellement le Ministère pour la gestion de ses biens immobiliers est incomplet. Dans sa ronde VI de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion, le Secrétariat du Conseil du Trésor relevait lui aussi que le Ministère ne dispose pas d'un cadre de gestion complet en matière de biens immobiliers. Il existe bel et bien un cadre de responsabilisation de gestion où sont définis les rôles et responsabilités des trois entités ayant la garde de biens immobiliers. Toutefois, on ne trouve aucun cadre pour baliser les processus internes, les structures décisionnelles ou l'élaboration de politiques et de procédures. La conception du cadre a été confiée au directeur général de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité, qui est par ailleurs conseillé sur les questions transversales par le Comité exécutif d'intégration fonctionnelle des biens immobiliers.

En outre, dans le cadre des entrevues menées auprès du personnel régional affecté aux biens immobiliers, l'équipe de vérification a pris acte du fait que les représentants régionaux s'attendent à ce que l'administration nationale centrale formule des directives et des politiques relativement aux biens immobiliers, et qu'elle énonce des directives concernant la fonction relative aux biens immobiliers. En l'absence de telles directives émanant de l'administration centrale, certaines régions ont entrepris d'élaborer leurs propres politiques et lignes directrices. Or, même si l'initiative visant à combler un vide s'avère somme toute louable, il n'en demeure pas moins qu'une telle façon de faire donne lieu à des incohérences d'une région à l'autre et risque d'entraîner de la confusion et certaines frictions relativement aux programmes.

Si l'on s'en remet au Guide de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor, une gestion efficace se doit notamment de recourir à une approche de portefeuille selon laquelle la planification des investissements dans les biens immobiliers repose sur une perspective transversale et associée à l'ensemble du Ministère. Le fait de gérer les avoirs immobiliers en fonction d'une approche de portefeuille (plutôt qu'au cas par cas) permettra à un ministère donné de maximiser l'usage, de réduire au minimum le recours à de nouveaux biens, et de profiter d'un partage des coûts. Une telle approche suppose du même souffle que les décisions relatives aux biens immobiliers ne sauraient être prises en vase clos, mais plutôt dans la perspective d'un cadre décisionnel global à l'échelle du Ministère et en tenant compte de la planification stratégique relative à ce dernier.

Du reste, la demande pour les biens immobiliers est fonction du mandat confié au Ministère. De fait, les biens immobiliers constituent des outils clés desquels dépendent les programmes ministériels. L'exécution du mandat du Ministère repose donc sur le respect de normes acceptables pour assurer la prestation de programmes. À titre d'exemple, les installations immobilières favorisent la recherche scientifique, les opérations de recherche et sauvetage, la communication et la circulation maritime, et elles abritent le personnel du Ministère. Sans les installations nécessaires à de telles activités, c'est toute la capacité de prestation des programmes ministériels qui se trouve minée. L'adoption d'une approche de portefeuille signifie par ailleurs que les décisions sont prises en fonction du cadre décisionnel global d'un ministère et qu'elles seront considérées comme des outils clés de la planification stratégique de celui-ci. Or, la structure actuelle fait en sorte que les responsables des divers programmes prennent des décisions ayant une incidence sur les avoirs immobiliers, les coûts associés à ceux-ci étant absorbés par le Secteur des ressources humaines et des services intégrés.

Les fonctions régionales de biens immobiliers sont responsables de la gestion régionale de leurs avoirs immobiliers en fonction des besoins dictés par les programmes. Or, les responsables des programmes hésitent bien souvent à déclarer des biens excédentaires inutilisés parce qu'ils ne connaissent pas leurs besoins futurs en biens immobiliers. On constate qu'aucune mesure ne les incite à prendre des décisions rentables relativement à ces avoirs (comme le dessaisissement de biens inutilisés), et ce, parce qu'il ne leur revient pas d'assumer les dépenses qui y sont associées, celles-ci étant endossées par la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité. Par conséquent, il est possible que le portefeuille respectif des fonctions régionales de biens immobiliers contienne des biens en quantité excédentaire, ce qui occasionne des dépenses inutiles.

Recommandation 1

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés élabore un cadre de gouvernance relativement à la gestion des biens immobiliers, de sorte que la responsabilité à l'égard de ceux-ci incombe aux divers secteurs à qui ils ont été assignés, et ce, afin de favoriser la rentabilité du processus décisionnel à l'échelle du Ministère. Avant d'être soumis à l'approbation du sous-ministre, ce cadre devra d'abord être validé par le Comité des résultats stratégiques sur la gestion intégrée des activités.

3.3 Gestion du cycle de vie

Bien que les processus retenus pour l'acquisition et l'aliénation de biens immobiliers aient été jugés adéquats, il y a tout de même place à l'amélioration dans la gestion des biens immobiliers en ce qui concerne l'usage et l'identification de biens éventuellement excédentaires.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor et ses directives et normes connexes ont pour objectif « une gestion des biens immobiliers, durant leur cycle de vie, qui soit durable et responsable sur le plan financier afin de soutenir l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux ».

Les biens immobiliers recèlent une facette particulière qui les distingue des autres types de biens : leur durée de vie. De fait, la gestion des biens immobiliers intervient tout au long de leur cycle de vie. Il s'agit là d'une notion essentielle qui est à la base de la gestion de biens immobiliers au sein du gouvernement fédéral, et qui s'applique à chacun des stades de gestion de leur cycle de vie. Celui-ci se divise en quatre phases distinctes :

  • la planification relative à l'acquisition, à l'usage et à l'aliénation de biens immobiliers;
  • l'acquisition de biens immobiliers dans une perspective se limitant à appuyer l'atteinte des objectifs ministériels;
  • l'usage des biens immobiliers en vue de favoriser l'atteinte des objectifs ministériels et la prestation de programmes et de services;
  • l'aliénation de biens immobiliers excédentaires qui ne participent plus à l'atteinte des objectifs des programmes.

La gestion du cycle de vie des biens immobiliers est en mesure d'optimiser la valeur et d'accroître la durée de vie de ceux-ci, tout en maximisant leur efficacité.

3.3.1 Planification

La Politique du Conseil du Trésor sur les plans d'investissement à long terme [2] « s'énonce comme suit :

  • acquérir des immobilisations, les améliorer et les conserver;
  • appuyer les objectifs du programme conformes aux objectifs généraux du gouvernement;
  • tenir compte des plans à long terme reflétant un programme d'investissement judicieux à même les ressources disponibles et en fonction de la gestion de l'assiette d'immobilisations selon le cycle de vie;
  • aliéner les immobilisations excédentaires, lorsqu'elles ne sont plus requises ».

Le respect de la Politique du Conseil du Trésor sur les plans d'investissement à long terme suppose nécessairement qu'un plan à longue échéance soit mis sur pied afin de veiller à ce que l'acquisition de biens immobiliers favorise la prestation de programmes et l'atteinte des résultats escomptés, et respecte les priorités du gouvernement. Au sein du Ministère, cet aspect de la question est pris en main par la direction de la Gestion du capital à long terme des biens immobiliers.

Pour faire en sorte que ses investissements correspondent aux priorités établies par les programmes ministériels, et en sa qualité de centre ministériel d'expertise en matière de dépenses en immobilisations, la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité respecte le processus de planification du Ministère qui prévoit la mise en œuvre d'un plan quinquennal d'immobilisations à long terme englobant tous les grands projets d'immobilisations dont la valeur est supérieure à un million de dollars.

La Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité a entrepris un processus de sélection des projets en vue de procéder à la répartition de son enveloppe annuelle de 41 millions de dollars pour le financement des grandes immobilisations. Dans le cadre de ce processus, les régions se doivent d'évaluer leurs projets à l'aune de critères précis avant de les présenter dans le cadre d'une réunion d'examen par les pairs. Chaque projet y sera coté par l'ensemble des représentants régionaux en matière de biens immobiliers ainsi que par le gestionnaire des affaires immobilières en vue de son inclusion dans le plan quinquennal des grandes immobilisations.

Les régions ont souligné qu'un certain nombre de projets ne pouvaient être menés à terme en raison de ressources financières insuffisantes résultant d'un déficit structurel récurrent. Le plan quinquennal d'immobilisations à long terme pour la période de 2009-2010 à 2013-2014 prévoit un déficit cumulatif des dépenses en capital (importantes ou secondaires) de l'ordre de 371 millions de dollars d'ici 2014, lequel pourrait mettre en péril la capacité du Ministère de maintenir son portefeuille actuel de biens immobiliers. Au cours des années financières 2009‑2010 et 2010‑2011, le Ministère a reçu un montant supplémentaire de 38,2 millions de dollars à titre de financement des grandes immobilisations dans le cadre du Plan d'action économique du Canada, qu'il a mis à profit pour absorber les coûts d'entretien différés de certains laboratoires scientifiques et écloseries.

Les dépenses en capital secondaire sont destinées au rétablissement, à la restauration et au remplacement de biens d'une valeur allant de 10 000 dollars à 1 million de dollars. L'enveloppe budgétaire annuelle pour les dépenses en capital secondaire se chiffre actuellement à 9 millions de dollars. La Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité a adopté un processus pour la répartition des sommes parmi les régions, où sont pris en compte le nombre de biens immobiliers, leur taille, leur taux d'amortissement, etc. La Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité a par ailleurs fourni aux régions un cadre de cotation afin de les aider à hiérarchiser leurs besoins relatifs aux dépenses en capital secondaire.

L'équipe de vérification a pu constater que ces deux processus sont bien documentés. En outre, les entrevues menées auprès de représentants de la région du Pacifique et de celle du Centre et de l'Arctique ont laissé entrevoir que les processus de planification des dépenses en capital (importantes ou secondaires) sont respectés.

3.3.2 Acquisition

La position de principe qui sous-tend essentiellement toute acquisition d'un bien immobilier par le gouvernement tient à ce que le bien en question soit requis pour favoriser la prestation de programmes gouvernementaux. La planification des investissements et les stratégies en matière de biens immobiliers propres au Ministère permettront de cibler d'éventuels investissements en biens immobiliers au fur et à mesure que de nouveaux besoins se feront sentir ou que surviendra un écart par rapport à la disponibilité du moment.

Toutefois, avant d'ajouter de nouveaux actifs au portefeuille ministériel de biens immobiliers, il conviendra avant tout d'assurer l'entretien et la préservation des actifs à long terme et de réduire les charges d'exploitation, à moins que de telles démarches soient incompatibles avec les priorités des programmes ou qu'ils aillent à l'encontre de l'intérêt financier de la Couronne. Parmi les autres options figurent l'usage accru des biens immobiliers actuels ou la révision des exigences de programme pour diminuer la nécessité de recourir à des biens immobiliers.

L'étude des dossiers relatifs à la région du Pacifique et à celle du Centre et de l'Arctique ont permis à l'équipe de vérification de relever que la fonction de biens immobiliers avait su faire preuve de la diligence requise dans ce domaine puisque les divers secteurs avaient été consultés et que toutes les analyses requises avaient été menées avant de procéder à une quelconque acquisition.

3.3.3 Usage

Lorsqu'il a acquis un bien immobilier, le Ministère a la responsabilité d'en assurer la gestion adéquate et de faire en sorte que ce bien continue de répondre pleinement et efficacement aux exigences des programmes ministériels. La Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor prévoit que l'évaluation du rendement global d'un bien immobilier doit être menée sur une base régulière et systématique sur le plan de la fonctionnalité, des finances, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement.

Or, les dossiers étudiés relativement à la région du Pacifique et à celle du Centre et de l'Arctique donnaient à penser que le rendement global de tous les biens immobiliers n'était pas évalué de façon régulière sur les plans de la fonctionnalité, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement. Il est entendu que certains sites (comme ceux ayant déclaré des surplus ou d'autres qui sont désormais inutilisés) ne seront pas visés par une telle évaluation.

Les entrevues ont permis de déterminer que les régions souhaiteraient accroître le nombre d'évaluations de la fonctionnalité, des finances, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement à l'égard de leurs propres biens immobiliers. Toutefois, leurs représentants prétendent que l'insuffisance du financement pour le fonctionnement et l'entretien tend à limiter leur capacité de le faire. Les représentants de la région du Pacifique prévoient néanmoins dresser un calendrier des inspections de sites en 2011 afin d'évaluer leurs biens immobiliers de façon régulière sur les plans de la fonctionnalité, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement. À défaut d'évaluations du rendement, on risque de voir apparaître des lacunes dans le processus décisionnel, de constater une sous-utilisation des biens immobiliers et de faire face à la détérioration des bâtiments. En outre, un niveau insuffisant de surveillance pourrait entraîner des dépenses inutiles qui sont de nature à miner le rendement financier (ex. : confirmation des paiements versés en remplacement d'impôt [3]).

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada verse des paiements en remplacement d'impôt aux municipalités à l'égard des biens dont le gouvernement fédéral est propriétaire. Les ministères remboursent ensuite à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada les sommes liées à leurs actifs respectifs. Le Guide de la gestion des biens immobiliers précise qu'il revient au ministère ayant la garde d'un bien immobilier de veiller à ce que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada effectue les paiements versés en remplacement d'impôt relativement aux biens dont il est propriétaire. Or, l'équipe de vérification a noté qu'aucun processus officiel n'avait été mis sur pied afin de confirmer que les paiements versés en remplacement d'impôt au nom de Pêches et Océans Canada concernaient effectivement des biens en sa propriété. On a toutefois pu constater que la fonction de biens immobiliers de la région du Pacifique avait procédé, en 2007, à un exercice de confirmation des paiements versés en remplacement d'impôt grâce auquel on avait ciblé une quinzaine de biens aliénés pour lesquels des paiements en remplacement d'impôt étaient encore et toujours versés. Les responsables régionaux n'ont cependant pas été en mesure de fournir la documentation permettant d'établir les sommes que cet exercice avait permis d'économiser.

On a déterminé que l'infrastructure matérielle représentait l'un des principaux risques d'entreprise auquel fait face le Ministère s'il se trouve dans l'impossibilité d'investir dans cette infrastructure ou de la préserver en vue d'atteindre ses objectifs. Le profil de risque de l'organisation pour 2011 précise qu'il s'agit là d'une zone de risque critique sur laquelle il faudra se pencher, faute de quoi des coûts d'entretien accrus pourraient se poser à mesure que l'infrastructure dépérit.

Comme le précise le profil de risque de l'organisation pour 2011, la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité fait face à un manque à gagner de 30 millions de dollars relativement au fonctionnement et à l'entretien. En février 2011, la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité a fait parvenir au Secrétariat du Conseil du Trésor une présentation portant sur ce manque à gagner. Selon les chiffres qui y figurent, une somme de 7,7 millions de dollars (soit 85,5 %) de l'enveloppe budgétaire de 9 millions de dollars prévue pour les dépenses en capital secondaire a été transférée au fonctionnement et à l'entretien au cours de l'exercice 2010-2011. En 2009-2010, la région du Pacifique a réaffecté 65 % des sommes prévues pour les dépenses en capital secondaire afin de couvrir ses coûts de fonctionnement et d'entretien, la proportion étant de 50 % pour l'année précédente. À l'heure actuelle, seulement deux des six régions reçoivent du financement à investir en dépenses en capital secondaire, mais l'on juge que ces montants sont insuffisants pour prévenir la détérioration des bâtiments. Quant aux dépenses liées au fonctionnement et à l'entretien, il s'agit principalement de paiements versés en remplacement d'impôt et d'éléments non discrétionnaires comme les services publics, le carburant, les inspections obligatoires, les services de conciergerie, de déneigement et de déglaçage. L'augmentation sans cesse croissante en raison de l'inflation de ces coûts de fonctionnement et d'entretien est manifeste, mais il n'en demeure pas moins que l'enveloppe budgétaire prévue pour la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité n'est pas indexée en fonction de l'inflation. Cet état de fait accroît la pression qui s'exerce sur la direction générale puisque les sommes restantes à consacrer aux réparations ou à l'entretien préventif sont limitées mais nécessaires pour assurer une gestion adéquate du cycle de vie.

Le Guide de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor suggère qu'une portion minimale équivalant à 2 % de la valeur de remplacement des actifs immobiliers soit consacrée annuellement à l'entretien et aux réparations. Puisque les données actuelles à l'échelle nationale n'étaient pas disponibles, l'équipe de vérification n'a pu que calculer la portion consacrée à l'entretien et aux réparations pour la région du Pacifique. Ainsi, on estimait en 2009 que les biens immobiliers concentrés dans cette région avaient une valeur de 1,9 milliard de dollars. Or, le total combiné des coûts de fonctionnement et d'entretien pour cette région ainsi que celui des dépenses en capital secondaire correspondait à 0,68 % de la valeur de remplacement estimée (soit 1,9 milliard de dollars). C'est donc dire que les dépenses d'entretien et de réparations sont bien en deçà du seuil de 2 % préconisé dans le Guide de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Devant la situation financière contraignante de la gestion de ses biens immobiliers, les responsables du secteur des biens immobiliers de la région du Pacifique ont pris l'initiative de concevoir une stratégie relative à l'infrastructure permettant de cibler les principaux défis régionaux, de dresser un profil régional, un plan d'investissement ainsi qu'une structure de gouvernance, et d'énoncer sept principaux objectifs pour la réduction des coûts d'entretien et d'exploitation au cours des cinq prochaines années. L'équipe de vérification y a vu une pratique valable dont l'administration centrale nationale ainsi que les autres régions devraient s'inspirer.

Recommandation 2

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés, de concert avec les directeurs généraux régionaux, veille à ce que chacune des régions élabore et mette en œuvre un calendrier fondé sur les risques en vue d'évaluer le rendement global et les besoins de chacun des biens immobiliers sur les plans de la fonctionnalité, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement.

Recommandation 3

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés, de concert avec les directeurs généraux régionaux, conçoive une stratégie pour trouver des moyens de réduire les coûts de fonctionnement et d'entretien afin de favoriser la rentabilité propre à la fonction de biens immobiliers.

Recommandation 4

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés, de concert avec les directeurs généraux régionaux, mette sur pied un processus permettant une confirmation des biens immobiliers avant de procéder à des paiements versés en remplacement d'impôt.

3.3.4 Aliénation

Selon le Guide de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor, les ministères auraient intérêt, lorsqu'il est question d'aliénation d'un bien immobilier, à adopter une approche de planification proactive plutôt qu'une approche transactionnelle. Il leur faudrait intégrer des processus leur permettant de repérer les biens immobiliers excédentaires et, dans le cadre de stratégies plus vastes de planification de l'investissement, les biens immobiliers susceptibles de le devenir. Les décisions d'aliénation doivent être bien planifiées et s'appuyer sur l'analyse des indicateurs de rendement ainsi que sur les besoins actuels ou prévus du programme touché. Il est important de planifier le renouvellement ou l'aliénation avant qu'un bien immobilier ne parvienne à l'obsolescence et que sa capacité à répondre aux besoins du service des programmes ministériels soit compromise. Dès qu'un ministère reconnaît qu'un bien n'est plus nécessaire à la mise en œuvre de ses programmes ou de ses activités, il doit le déclarer excédentaire. Toutefois, le ministère demeure responsable de la garde et de la maîtrise du bien excédentaire, y compris de ses coûts de fonctionnement, jusqu'à ce qu'il soit vendu ou transféré. Il applique alors le processus d'aliénation.

En se fondant sur l'étude de dossiers relatifs à la région du Pacifique et à celle du Centre et de l'Arctique, l'équipe de vérification a constaté que la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité procède à l'aliénation d'un bien immobilier dès que celui-ci est considéré comme excédentaire, conformément à la Directive sur la vente ou le transfert des biens immobiliers excédentaires décrétée par le Conseil du Trésor.

Étant donné le manque à gagner en matière de financement du fonctionnement et de l'entretien, il est primordial que la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité, en collaboration avec les représentants des programmes ministériels, se penche sur des moyens de réduire la quantité de biens immobiliers dont il assure la gestion dans l'espoir de réduire les coûts. Toutefois, les entrevues menées par l'équipe de gestion donnent à penser que les responsables des programmes hésitent à déclarer des biens excédentaires dans leur énoncé des besoins, particulièrement en ce qui concerne les installations majeures dont les dépenses de fonctionnement et d'entretien sont assumées par la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité. Par conséquent, on constate qu'il n'existe aucune mesure incitative qui favoriserait la réduction des avoirs immobiliers des programmes.

Pour compliquer encore davantage la situation, aucun mécanisme ne permet aux différents secteurs de se concerter et de chercher des moyens d'accroître l'efficacité en matière de gestion des biens immobiliers, comme a pu le constater l'équipe de vérification. Par conséquent, les fonctions régionales de biens immobiliers risquent de détenir des actifs excédentaires qui pourraient occasionner des dépenses excessives. Pour tenter de régler cette question, l'une des régions a mis sur pied un comité où sont réunis les gestionnaires des biens immobiliers ainsi que les représentants de chacun des secteurs participant au processus décisionnel en matière de biens immobiliers. Il s'agit certes là d'une initiative valable, mais il faut reconnaître que les décisions touchant les secteurs doivent souvent être prises au niveau national. Or, il n'existe aucun mécanisme à cet égard lorsque plus d'un secteur est en cause.

Un document de travail intitulé Gestion des biens immobiliers - Les prochaines étapes a été préparé pour le compte du groupe de travail sur les biens immobiliers de Pêches et Océans Canada. Paru en octobre 2010, on y conclut que la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité se devra de collaborer avec les secteurs ainsi qu'avec la Garde côtière canadienne pour trouver les moyens d'assurer la prestation des programmes en fonction d'un nombre restreint d'infrastructures et en mettant l'accent sur les biens occasionnant d'importantes dépenses de fonctionnement et d'entretien. On y suggère par ailleurs qu'un comité constitué au niveau du sous-ministre adjoint contribue à cibler les biens pouvant être aliénés, d'une part, et que soit mis sur pied un processus consultatif impliquant les responsables des programmes, d'autre part.

Recommandation 5

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés établisse et mette en place un processus selon lequel les responsables des divers secteurs procéderaient à un examen de leurs avoirs en vue de cibler ceux qui sont en excédent par rapport à leurs besoins. Un tel processus ferait appel au Comité des résultats stratégiques sur la gestion intégrée des activités afin d'accélérer l'identification des biens excédentaires.

3.4 Information sur les biens immobiliers

Il pourrait être avantageux pour Pêches et Océans Canada de disposer de renseignements plus exhaustifs, plus pertinents et plus fiables en appui au processus décisionnel en matière de biens immobiliers.

Le Guide de la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor suppose qu'un système d'information efficace constitue un élément clé du contrôle de la gestion puisqu'il permet l'intégration de l'information financière et des renseignements relatifs aux biens immobiliers tout en faisant le lien avec les objectifs des programmes. C'est donc dire qu'un ministère qui dispose de processus de gestion de l'information et d'un système d'information adéquat sera en mesure de colliger de l'information pertinente et fiable sur le plan financier et au sujet de ses biens et de ses programmes, et ce, pour favoriser la prise de décisions éclairées et la communication de données sur l'usage, l'entretien et le rendement global des biens immobiliers qu'il utilise.

À l'heure actuelle, la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité s'en remet au système d'information des biens immobiliers pour tenir l'inventaire complet des avoirs immobiliers qui sous-tendent les opérations et les programmes ministériels. Ce système lui permet aussi de répondre aux exigences imposées par le Conseil du Trésor relativement à la consignation de données dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux. Les fonctions régionales des biens immobiliers transmettent leurs données vers le système d'information des biens immobiliers, celui-ci permettant de générer les renseignements utiles à la communication annuelle de données auprès de l'organisme central ainsi qu'à d'autres exigences des politiques (notamment la consignation dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux). Or, les entrevues menées par notre équipe ont révélé que le système n'était pas considéré comme un outil de gestion en appui au processus décisionnel.

L'équipe de vérification a pu se rendre compte que le système d'information des biens immobiliers contient des renseignements pertinents qui répondent aux exigences de l'organisme central visant la consignation des données dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux. Cependant, on a constaté que certains renseignements qui permettraient d'utiliser le système comme outil de gestion en appui au processus décisionnel du Ministère n'y sont pas consignés (comme l'usage ou le rendement propre aux bâtiments). Par conséquent, la haute direction ne dispose pas de renseignements exhaustifs, opportuns et pertinents qui lui permettraient de prendre des décisions dans le meilleur intérêt de la Couronne.

On prévoit que l'actuel système d'information sur les biens immobiliers sera remplacé par un nouveau système de gestion de l'information sur les biens immobiliers au cours de l'année 2012. Dans l'attente de ce dernier, la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité entend maintenir le statu quo en ce qui concerne les processus actuels pour la gestion de l'information.

Or, la situation actuelle persistera tant que les changements qui s'imposent ne seront pas mis en œuvre afin que les utilisateurs puissent consigner dans le système un certain nombre de données pertinentes, exactes, opportunes et exhaustives que l'on puisse avantageusement mettre à profit pour la gestion de biens immobiliers. Sans incitation au changement quant au type d'information relayée vers le système, on devra se contenter de recueillir les seules données exigées par les organismes centraux.

La charte de projet relative au nouveau système de gestion de l'information sur les biens immobiliers contient l'échéancier de mise en œuvre, lequel prévoit une période de formation pour le personnel. Entre-temps, la nécessité de disposer de renseignements fiables en appui au processus décisionnel demeure actuelle. Pour combler ce besoin (et dans l'éventualité de retards dans la mise en œuvre du nouveau système), des mesures immédiates sont nécessaires afin de pallier les lacunes concernant l'information disponible.

Recommandation 6

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés veille à ce que le Ministère ait et maintienne de l'information sur les biens immobiliers qui est pertinente, exacte, opportune et exhaustive de sorte que l'on puisse la mettre avantageusement à profit pour la gestion de biens immobiliers.

3.5 Services à la clientèle

Il n'existe pas encore de paramètres de mesure pour évaluer le rendement global en matière de biens immobiliers, pas plus que de mécanismes officiels de rétroaction à l'intention des clients sur lesquels se baser pour favoriser l'amélioration continue du service.

L'un des principaux rôles de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité consiste à fournir des biens immobiliers et à en assurer l'entretien pour favoriser l'atteinte des résultats stratégiques du Ministère. À ces fins, la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité doit pouvoir évaluer si elle parvient ou non à atteindre ses objectifs relativement aux services qu'elle offre en matière de biens immobiliers.

En 2008, elle a mis au point un cadre de mesure du rendement et de gestion du risque, mais celui-ci n'a pas encore été mis en œuvre. Le Ministère élabore actuellement des stratégies pour la mesure du rendement applicables à l'ensemble des programmes ministériels et des services internes, y compris la fonction de biens immobiliers.

La Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité a conçu une stratégie pour la mesure du rendement relativement à ses activités de planification à long terme des dépenses en capital, mais aucune stratégie globale propre à la fonction de biens immobiliers n'est toujours en vigueur. En procédant à la mise au point d'une telle stratégie pour la mesure du rendement, la direction générale pourra cibler les résultats escomptés et déterminer les indicateurs permettant de jauger l'atteinte de ces mêmes résultats.

Du reste, la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité se doit d'élaborer des normes à l'égard des services qu'elle fournit afin de maintenir de bonnes relations avec sa clientèle et d'être en mesure d'évaluer la qualité des services qu'elle lui offre. À l'heure actuelle, la fonction de biens immobiliers ne dispose pas de normes régissant les services dont elle assure la prestation.

De fait, diverses voies de communication officieuses (ex. : courriels, conversations téléphoniques, etc.) servent de relais pour les commentaires de la clientèle. L'équipe de vérification s'est rendu compte que ni l'administration centrale nationale ni les régions visitées ne disposaient de mécanismes officiels de rétroaction, tels que des sondages sur la satisfaction de la clientèle.

De plus, la prestation de certains services est assurée par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada sous la gouverne de la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité. Pour de tels services, les demandes de la clientèle du Ministère relativement aux biens immobiliers passent par l'administration centrale nationale ou par les régions. Or, tout comme les services fournis par la fonction de biens immobiliers, ceux qui sont fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ne sont assujettis à aucune norme. Les clients devraient pouvoir se faire une idée du moment où les services demandés seront fournis. D'éventuelles normes à l'égard des services rendus par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pourraient être précisées dans le protocole d'entente en cours de négociation entre le Ministère et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

La mesure continue du rendement de la fonction de biens immobiliers peut contribuer à évaluer les progrès sur une base ponctuelle. En outre, l'information ainsi colligée pourra aussi servir à la gestion de la fonction en soi, à la prise de décisions, ainsi qu'au suivi et à la communication de données relativement à l'atteinte des résultats attendus.

Recommandation 7

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés veille à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies pour la mesure du rendement à l'égard des services associés aux installations et aux biens immobiliers, et que des normes soient définies afin de mieux évaluer la prestation de services assurée par la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité ou encore par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

4.0 Conclusion

La vérification a permis de constater le caractère généralement adéquat de la gestion de biens immobiliers, quoique cette fonction puisse profiter de l'amélioration de certains volets. Ainsi, divers éléments du cadre de gestion des biens immobiliers n'ont pas encore été mis en œuvre et la préparation de certaines lignes de conduite internes pour le fonctionnement demeure restreinte. Par ailleurs, certains aspects de la gestion du cycle de vie sont sujets à amélioration, notamment pour le processus d'évaluation du rendement des biens immobiliers et l'identification des biens excédentaires à aliéner. Enfin, certaines améliorations pourraient permettre de mieux colliger l'information utile au processus décisionnel, ou encore favoriser la mise en œuvre de paramètres de mesure du rendement et de normes de service relativement aux activités de gestion des biens immobiliers.

Le présent rapport formule des recommandations visant à améliorer la capacité de Pêches et Océans Canada de gérer plus efficacement la fonction de biens immobiliers.


5.0 Plan d'action de la gestion

Recommandations

Plan d'action de la gestion

Rapports d'étape

Mesures achevées

Mesures en instance

Date limite

Recommandation 1

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés élabore un cadre de gouvernance relativement à la gestion des biens immobiliers, de sorte que la responsabilité à l'égard de ceux-ci incombe aux divers secteurs à qui ils ont été assignés, et ce, afin de favoriser la rentabilité du processus décisionnel à l'échelle du Ministère. Avant d'être soumis à l'approbation du sous-ministre, ce cadre devra d'abord être validé par le Comité des résultats stratégiques sur la gestion intégrée des activités.

1.1- Dans le contexte des récents changements apportés à la structure de gouvernance du Ministère et à la suite des travaux du groupe de travail sur les biens immobiliers, le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés examinera les modèles de structure de gouvernance existants, afin de déterminer la meilleure approche pour assurer la rentabilité du processus décisionnel à l'échelle du Ministère.

   

Janvier 2012

1.2- En se fondant sur la structure de gouvernance actuelle du Ministère, le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés apportera des améliorations à cette structure de gouvernance pour assurer un processus décisionnel efficace et horizontal qui favorise la représentation des secteurs et de la Garde côtière canadienne. Pour ce faire, il faudra notamment explorer les moyens d'attribuer efficacement les responsabilités, au besoin et dans la mesure du possible.

   

Juillet 2012

Recommandation 2

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés, de concert avec les directeurs généraux régionaux, veille à ce que chacune des régions élabore et mette en œuvre un calendrier fondé sur les risques en vue d'évaluer le rendement global et les besoins de chacun des biens immobiliers sur les plans de la fonctionnalité, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement.

2.1- Le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés élaborera, conjointement avec les régions, un calendrier fondé sur les risques en vue d'évaluer le rendement global de chacun des biens immobiliers sur les plans de la fonctionnalité, de l'usage et de l'aspect matériel du rendement. Les coûts des rapports comme ceux de l'évaluation du rendement des immeubles et de l'état des immeubles peuvent varier entre 25 000 $ et 175 000 $.

   

Juillet 2012

Recommandation 3

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés, de concert avec les directeurs généraux régionaux, conçoive une stratégie pour trouver des moyens de réduire les coûts de fonctionnement et d'entretien afin de favoriser la rentabilité propre à la fonction de biens immobiliers.

3.1- Conjointement avec les régions, les secteurs et la Garde côtière canadienne, le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés élaborera une stratégie nationale d'infrastructure, appuyée par un plan d'action, qui comprendra des éléments livrables visant à réduire les coûts de fonctionnement et d'entretien et à augmenter l'efficacité du portefeuille.

   

Juillet 2012

Recommandation 4

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés, de concert avec les directeurs généraux régionaux, mette sur pied un processus permettant une confirmation des biens immobiliers avant de procéder à des paiements versés en remplacement d'impôt.

4.1- Conjointement avec les régions, le directeur général, Biens immobiliers, Protection et Sécurité, élaborera une directive nationale liée aux paiements versés en remplacement d'impôt, afin d'assurer que l'on exerce toute la diligence requise avant de procéder à des paiements autorisés par le Ministère, par l'intermédiaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

   

Juillet 2012

Recommandation 5

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés établisse et mette en place un processus selon lequel les responsables des divers secteurs procéderaient à un examen de leurs avoirs en vue de cibler ceux qui sont en excédent par rapport à leurs besoins. Un tel processus ferait appel au Comité des résultats stratégiques sur la gestion intégrée des activités afin d'accélérer l'identification des biens excédentaires.

5.1- Conjointement avec les régions, les secteurs et la Garde côtière canadienne, le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés élaborera et appliquera la méthode qui servira à aider les régions, les secteurs et la Garde côtière canadienne à examiner leurs avoirs et à mettre à jour le plan de dessaisissement. Pour ce faire, il faudra entre autres examiner les moyens d'augmenter la représentation des régions, des secteurs et de la Garde côtière canadienne dans la structure de gouvernance existante.

   

Janvier 2013

Recommandation 6

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés veille à ce que le Ministère ait et maintienne de l'information sur les biens immobiliers qui est pertinente, exacte, opportune et exhaustive de sorte que l'on puisse la mettre avantageusement à profit pour la gestion de biens immobiliers.

6.1- Le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés prendra les mesures correctives nécessaires relativement à l'intégrité des données et au processus existant de déclaration de l'administration centrale au moyen du Système d'information sur les biens immobiliers, afin de permettre au Ministère de satisfaire aux exigences en matière de déclaration, à des fins de certification.

   

Mars 2012

6.2- Pendant l'évaluation et la mise en œuvre (le cas échéant) des modifications au système actuel, le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés élaborera et mettra en œuvre le nouveau système de gestion de l'information sur les biens immobiliers. Ce système fournira en temps utile des renseignements pertinents et exacts pour gérer les biens immobiliers.

   

Mars 2013

Recommandation 7

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et des Services intégrés veille à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies pour la mesure du rendement à l'égard des services associés aux installations et aux biens immobiliers, et que des normes soient définies afin de mieux évaluer la prestation de services assurée par la Direction générale des biens immobiliers, de la protection et de la sécurité ou encore par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

7.1- Le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés élaborera et mettra en œuvre des stratégies de mesure du rendement des biens immobiliers restants.

   

Juillet 2012

7.2- Le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés élaborera des normes de service pour la gestion des biens immobiliers (locaux et installations).

   

Mai 2013

7.3- Le secteur des Ressources humaines et des Services intégrés examinera la faisabilité d'officialiser des normes de service particulières pour les services de gestion des biens immobiliers (locaux et installations) offerts à Pêches et Océans Canada par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, dans le cadre de l'entente de services du Ministère.

   

Mars 2012