Archivé – Vérification du programme de dessaisissement des ports pour petits bateaux (volet subventions)


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Numéro de projet 6B216
Rapport de vérification final
Le 17 décembre 2010

Table des matières

1.0 Résumé

1.1 Introduction

Le ministère des Pêches et Océans du Canada (MPO) est gardien de plus d'un millier de ports pour petits bateaux (PPB) répartis dans cinq régions du Canada. Le Programme des PPB a été créé en 1977, l'année où la Loi sur les ports de pêche et de plaisance a été promulguée. Cette Loi permet au ministre du MPO de se porter acquéreur des ports de pêche et de plaisance, d'y contribuer, de les entretenir, de les exploiter et de les réparer. Les activités du Programme des PPB sont associées au résultat stratégique du MPO qui consiste à maintenir des voies navigables sécuritaires et accessibles. Suite à un examen mené en 1995, le Programme des PPB a entrepris de se dessaisir de ports pour petits bateaux non essentiels par le biais d'un programme de dessaisissement et de suppression. Les ports de plaisance ainsi que les ports de pêche peu actifs et abandonnés ont été identifiés en vue de leur dessaisissement, afin que le Ministère puisse diriger ses ressources dans les ports de pêche essentiels. Ce sont les ports de plaisance dont il convient de se dessaisir en priorité, car ils sont considérés comme étant davantage liés aux intérêts provinciaux et communautaires dans le domaine du tourisme et du développement économique local, qu’au mandat du gouvernement fédéral.

Dans le cadre du Programme de dessaisissement des ports pour petits bateaux - volet subventions  (PDPPB-VS), les installations portuaires sont offertes aux bénéficiaires admissibles « tel quel » moyennant un coût symbolique.  Le MPO offre aux bénéficiaires une subvention d'un montant négocié pour effectuer eux-mêmes les travaux de réparation des installations portuaires qui leur ont été cédées.

Il est prévu de renouveler les conditions du PDPPB-VS le 1er avril 2011, et le Conseil du Trésor exige une vérification avant de renouveler ce Programme. Par conséquent, le MPO a inclus une vérification du PDPPB-VS dans son Plan pluriannuel de vérification axée sur les risques pour 2010-2011 à 2012-2013.

1.2 Objectifs et portée

Les objectifs de la vérification sont les suivants :

  1. Déterminer si les politiques, les pratiques de gestion, les procédures et les contrôles sont en place et appropriés; et

  2. Déterminer si les activités du PDPPB-VS sont menées en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, notamment en ce qui concerne les conditions générales, et d'une manière qui permet d'accomplir les objectifs du Programme.

La vérification a couvert la période s'étendant du 1er août 2005 au 1er avril 2010. Le travail a pris en compte les activités à l'administration centrale, dans les régions des Maritimes, du Centre et de l'Arctique, du Québec et du Pacifique.

Aucune activité du PDPPB-VS n'a eu lieu dans les régions de Terre-Neuve-et-Labrador et du Golfe pendant la période couverte par la vérification, mais les vérificateurs ont toutefois interviewé les agents des PPB dans les régions.

1.3 Énoncé d'assurance

Selon notre opinion, les vérificateurs ont examiné suffisamment de preuves pertinentes de même qu'obtenu des informations et des explications suffisantes pour offrir un niveau élevé d'assurance concernant l'opinion ou les conclusions présentées.

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1.4 Évaluation globale

De façon générale, la gestion du PDPPB-VS est adéquate et le Programme satisfait aux exigences du Conseil du Trésor. D'après les 17 dossiers examinés, les contrôles financiers permettaient de garantir que les paiements étaient faits conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. Les autorisations, la séparation des tâches et la vérification des comptes étaient adéquats et suffisants. Les ententes de financement se conformaient à la Politique sur les paiements de transfert, y compris les conditions du Programme. Néanmoins, la vérification a fait ressortir des possibilités d'amélioration en ce qui concerne la mesure du rendement, l'information sur le Programme et l'exécution du Programme. Les recommandations formulées dans le cadre de la vérification, qui sont présentées dans les sections suivantes, devraient aborder ces questions et contribuer à améliorer la gestion du Programme.

1.5 Résumé des observations et des recommandations

1.5.1 Mesure du rendement - PDPPB-VS

Les normes de rendement sont définies dans les conditions du PDPPB-VS. En général, les agents des PPB reconnaissent que ces normes constituent des mesures raisonnables du rendement. Chaque année, le Programme des PPB établit des objectifs en fonction de ces normes de rendement dans les Plans annuels de dessaisissement en planifiant les dépenses de dessaisissement des ports. Les Plans annuels de dessaisissement comportent des objectifs pour tous les indicateurs sauf deux. C'est l'administration centrale qui présente l'information sur le rendement global du Programme de dessaisissement de ports. Elle rend compte de façon formelle du rendement de deux indicateurs par le biais de rapports publics. Conformément aux conditions du PDPPB-VS, tous les indicateurs ciblés doivent faire l'objet de rapports internes.

Recommandations :

  1. Le sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches, devrait veiller à ce que la stratégie de mesure du rendement énoncée dans les conditions du Programme soit mise en œuvre.

  2. En ce qui a trait au Programme de dessaisissement de ports, le sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches, en collaboration avec les directeurs régionaux, Ports pour petits bateaux, devrait déterminer si une formation sur l'IPI est nécessaire et accroître l'utilisation du système pour saisir l'information actuelle ainsi qu'envisager l'adoption d'autres contrôles pour maintenir l'exactitude des données du système IPI.   

1.5.2 Information sur le Programme

Compte tenu de l'ampleur du PDPPB-VS, il est souhaitable mais pas nécessaire d'élaborer des politiques internes officielles puisque le Programme des PPB dispose déjà d'un nombre suffisant de documents d'orientation à jour. Il reste que ces documents d'orientation de source interne ne sont pas disponibles dans les deux langues officielles. Au moment de la vérification, les agents des PPB n'avaient pas tous en main l'un des importants documents de gouvernance du Programme, soit les conditions générales, dont ils avaient besoin pour exécuter leur travail. Le modèle d'accord de subvention, un outil de Programme, n'a pas reçu l'apport de toutes les régions. La formation relative au Programme, quoique non structurée, est jugée suffisante.

Recommandation :

  • 3. Le sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches, en collaboration
        avec les directeurs régionaux, Ports pour petits bateaux, devrait élaborer et
        mettre à jour une « Trousse de subventions par catégorie pour le
        dessaisissement des PPB » comprenant des documents d'orientation, les
        conditions du PDPPB-VS et de l'information sur les dates importantes du cycle de
        financement, qu'il mettra à la disposition de tous les agents du Programme dans
        les deux langues officielles.

1.5.3 Exécution du programme PDPPB-VS

Le PDPPB-VS est, strictement parlant, un mécanisme de financement du Programme de dessaisissement de PPB. Le cycle de financement du gouvernement fédéral est considéré comme une contrainte intrinsèque avec laquelle le PDPPB-VS doit composer, et que les PPB gèrent efficacement.  L'accroissement dans les équivalents temps-plein résultant de la Revue fonctionnelle des PPB, ainsi que les employés temporaires qui ont été financés avec les 45 millions de dollars du Programme de dessaisissement des ports pour petits bateaux, ont permis d'améliorer les niveaux de dotation et la structure opérationnelle pour rencontrer les priorités des PPB.  Les PPB disposent désormais des ressources humaines et de la structure suffisantes, qui permettront d'accomplir les objectifs du PDPPB-VS.

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2.0 INTRODUCTION

2.1 Contexte

2.1.1 Origine de la mission de vérification interne

Il est prévu de renouveler les conditions du PDPPB-VS le 1er avril 2011, et le Conseil du Trésor exige une vérification pour renouveler son approbation. Par conséquent, le MPO a inclus une vérification du PDPPB-VS dans son Plan pluriannuel de vérification axée sur les risques pour 2010-2011 à 2012-2013.[1]

2.1.2 Historique du PDPPB-VS

Le MPO est gardien de plus d'un millier de ports pour petits bateaux (PPB) répartis dans toutes les régions du Canada. Le Programme des PPB a été créé en 1977, l'année où la Loi sur les ports de pêche et de plaisance a été promulguée. Cette Loi permet au ministre du MPO de se porter acquéreur des ports de pêche et de plaisance, d'y contribuer, de les entretenir, de les exploiter et de les réparer. Les activités du Programme des PPB sont associées au résultat stratégique du MPO qui consiste à maintenir des voies navigables sécuritaires et accessibles. Suite à un examen mené en 1995, le Programme des PPB a entrepris de se dessaisir de PPB non essentiels grâce à un programme de dessaisissement et de suppression. Les ports de plaisance ainsi que les ports de pêche peu actifs et abandonnés ont été identifiés en vue de leur dessaisissement, afin que le Ministère puisse diriger ses ressources dans les ports de pêche essentiels. Ce sont les ports de plaisance dont il convient de se dessaisir en priorité, car ils sont considérés comme étant davantage liés aux intérêts provinciaux et communautaires dans le domaine du tourisme et du développement économique local, qu’au mandat du gouvernement fédéral.

Le Programme des PPB prévoit deux méthodes pour accomplir le transfert d'un port en échange d’une valeur symbolique. La première méthode consiste à rendre l'état du port acceptable pour le bénéficiaire avant le transfert de propriété. La deuxième méthode fait intervenir le PDPPB-VS, et le MPO offre alors une subvention au bénéficiaire, qui accepte le port tel quel. Le montant de cette subvention ne doit pas dépasser les coûts qu'auraient dû assumer le MPO s'il avait réalisé les travaux, et doit être inférieur à 4 millions de dollars par bénéficiaire. En acceptant une subvention, le bénéficiaire doit également assumer la pleine responsabilité du port, y compris toute responsabilité à venir qui pourrait découler de son état actuel. 

Dans le cadre du PDPPB-VS, les installations portuaires sont offertes aux provinces, aux municipalités, aux organisations locales à but non lucratif, aux Premières nations et à leurs entreprises (à but lucratif ou non), de même qu'à une association de telles entités intéressées, moyennant un coût symbolique. Le processus commence par des réunions communautaires lors desquelles les utilisateurs locaux sont informés de la cession d'un port et les parties souhaitant en prendre possession sont invitées à se manifester. Si aucun intervenant ne manifeste d'intérêt, le port est offert à sa valeur marchande par le biais d'un appel d'offres public. Si aucune partie intéressée ne se manifeste à ce stade, le port est démoli ou supprimé, mais seulement en dernier recours. 

Le PDPPB-VS est administré localement par les régions, les directeurs régionaux des PPB ayant la responsabilité de vérifier que les bénéficiaires satisfont bien aux critères d'admissibilité. C'est le directeur général des PPB à l'administration centrale qui assume la direction globale du Programme et qui rend des comptes au sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches.

Le PDPPB-VS, qui ne bénéficie d'aucun financement direct, est financé à même les niveaux de référence du MPO, au besoin, par le transfert de fonds du crédit 1 (Fonctionnement et entretien) vers le crédit 10 (Subventions et contributions) du Budget supplémentaire des dépenses. Dans le cadre de sa programmation régulière, le MPO retranche jusqu'à 1,5 million de dollars par année du budget de Fonctionnement et entretien du Programme des PPB pour financer le coût des dessaisissements. Suite au Budget de 2008, un montant de 45 millions de dollars (5 millions de dollars pour chacune des années financières 2008-2009 et 2009-2010; 15 millions de dollars pour l'AF 2010-2011 et 20 millions de dollars pour l'AF 2011-2012) est alloué sur quatre années à la création du Programme de dessaisissement de PPB non essentiels, afin d'aider le MPO à accélérer la vitesse des dessaisissements. Ces fonds visent à financer toutes les méthodes de dessaisissement. 

Dans le cadre du PDPPB-VS, 17 ports ont été cédés dans quatre régions au coût de 4,8 millions de dollars entre août 2005 et avril 2010, soit l port dans les Maritimes, 5 dans la région du Centre et de l'Arctique, 10 au Québec et 1 dans le Pacifique. Aucune subvention par catégorie n'a été versée dans les régions de Terre-Neuve-et-Labrador et du Golfe pendant la période couverte par la vérification.

Au total, il reste encore quelque 300 PPB non essentiels à céder. Il n'est pas encore possible de connaître la méthode qu'utilisera le MPO pour se dessaisir de ces PPB car le mécanisme de dessaisissement est choisi lors du processus de négociation avec les bénéficiaires éventuels. Compte tenu du niveau de financement actuel alloué au dessaisissement, et malgré l'injection temporaire de fonds dans le cadre du Programme pluriannuel de dessaisissement de PPB non essentiels, nous prévoyons que les cessions se poursuivront à un rythme lent en vertu de la complexité des transactions, de l'obligation de tenir des évaluations environnementales et du coût élevé des ports qui n'ont pas encore été cédés. À ce rythme, il pourrait falloir des décennies au Programme des PPB pour céder tous les PPB non essentiels en inventaire.

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2.2 Objectifs et portée

Les objectifs de la vérification sont les suivants :

  1. Déterminer si les politiques, les pratiques de gestion, les procédures et les contrôles sont efficaces et appropriés; et

  2. Déterminer si les activités du PDPPB-VS sont menées en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, notamment en ce qui concerne les conditions générales, et d'une manière qui permet d'accomplir les objectifs du Programme.

La vérification a couvert la période s'étendant du 1er août 2005 au 1er avril 2010. Le travail a pris en compte les activités qui ont eu lieu à l'administration centrale ainsi que dans les régions des Maritimes, du Centre et de l'Arctique, du Québec et du Pacifique.

Aucune activité du PDPPB-VS n'a eu lieu dans les régions de Terre-Neuve-et-Labrador et du Golfe pendant la période de la vérification; toutefois, les vérificateurs ont interviewé les agents responsables des PPB dans les régions.

2.3 Secteurs d'intérêt et critères de vérification

Les secteurs d'intérêt sont les grands thèmes qui décrivent les domaines jugés, au cours de l'étape de la planification, les plus rentables au regard de la présente vérification. Les secteurs d'intérêt et les critères de vérification connexes, énoncés ci-dessous, décrivent les domaines d'intérêt particuliers qui doivent être examinés pour étayer l'opinion formulée par les vérificateurs dans le présent rapport.

Secteur d'intérêt 1 – Efficacité et efficience des opérations

Critères de la vérification

  • 1.1 Les politiques, les guides, les outils et les documents de formation sont à jour et sont mis à la disposition des représentants du Programme des PPB.

  • 1.2 L'AC et les régions disposent d'une structure organisationnelle qui est suffisante pour soutenir l'exécution du Programme.

  • 1.3 Les processus génériques sont efficaces et une stratégie de marketing fructueuse a été élaborée en vue de promouvoir la sensibilisation et la participation au programme.

  • 1.4 Les normes et les objectifs de rendement du Programme ont été établis et inclus dans les rapports, et les résultats ont été mesurés.

  • 1.5 Le mécanisme de financement est adéquat et permet de libérer des fonds en temps opportun pour soutenir le Programme.

Secteur d'intérêt 2 – Conformité aux exigences du Conseil du Trésor

Critères de la vérification

  • 2.1 Le Programme, y compris les conditions générales, sont conformes à la Politique du CT sur les paiements de transfert.

  • 2.2 Les conditions sont pertinentes pour le Programme.

2.4 Méthodes

L'équipe de vérification a accompli son mandat conformément aux normes de vérification interne en vigueur au sein du gouvernement du Canada, telles qu'elles sont énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. L'approche suivie comprenait les activités suivantes :

  • Analyse de la documentation et des rapports qui portent sur l'exécution du PDPPB-VS;

  • Examen de la documentation pertinente du Conseil du Trésor et du Ministère (par ex. les politiques et les ententes);

  • Vérification et analyse des paiements effectués dans le cadre du Programme; et

  • Entrevues avec des fonctionnaires des PPB à l'administration centrale et dans certains bureaux régionaux. 

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3.0 Observations et recommandations

3.1 Énoncé d'assurance

Selon notre opinion, les vérificateurs ont examiné suffisamment de preuves pertinentes de même qu'obtenu une information et des explications suffisantes pour offrir un niveau élevé d'assurance concernant l'opinion ou les conclusions présentées.

Mesure du rendement du PDPPB-VS

La mesure du rendement consiste à établir des normes et des objectifs de rendement de même qu'à surveiller en continu les résultats obtenus. Les normes de rendement sont des indicateurs par rapport auxquels on évalue le rendement. Les normes de rendement suivantes du PDPPB-VS sont définies dans les conditions du Programme :

« Les indicateurs du Programme de dessaisissement des ports pour petits bateaux [volet subventions] sont :

  • le nombre d'accords de subvention qui ont été conclus;
  • le nombre de ports qui ont été cédés par le biais du programme de subventions;
  • le coût des subventions;
  • le coût prévu des travaux de réfection ou d'amélioration lorsqu'ils sont effectués par le MPO avant la cession du port;
  • le nombre total de ports qui ont été cédés;
  • le coût total des cessions;
  • le nombre et le pourcentage de ports cédés où l'accès public et la sécurité ont été maintenus pendant au moins 5 ans; et
  • l'écart prévu dans la durée du processus de cession selon qu'on a eu recours ou non à un programme de subventions. »[2]

En général, les agents des PPB reconnaissent que ces normes constituent une mesure raisonnable du rendement du PDPPB-VS.

Il est entendu que les objectifs de rendement correspondent à un niveau précis de respect d'une norme de rendement. Les activités de dessaisissement sont planifiées chaque année dans le cadre du Programme de dessaisissement de ports. Les objectifs en termes du nombre total de ports qui doivent être cédés, du coût total des dessaisissements, du nombre de ports qui ont été cédés par le biais du programme de subventions et du coût des subventions, sont précisés dans le Plan annuel de dessaisissement (une composante du Plan annuel des dépenses des PPB).  Certains objectifs de rendement établis dans les conditions du Programme, par exemple, le nombre et le pourcentage de ports cédés où l'accès public et la sécurité ont été maintenus pendant au moins 5 ans et l'écart prévu dans la durée du processus de cession selon qu'on a eu recours ou non à un programme de subventions, ne sont pas reflétés dans le processus de planification des dessaisissements. Le Programme des PPB devrait établir les objectifs du PDPPB-VS en fonction de la stratégie d'évaluation du rendement énoncée dans les conditions du Programme.
  
L'administration centrale rend compte du rendement global du Programme de dessaisissement de ports par le biais du Rapport ministériel sur le rendement et du Rapport annuel du Programme de dessaisissement, qu'elle met à la disposition du public via Internet. La stratégie d'évaluation et de compte rendu du rendement, telle qu'elle est énoncée dans les conditions, se définit comme suit : 

Stratégie d'évaluation

  • Une évaluation annuelle est entreprise pour mesurer le rendement du Programme par rapport aux indicateurs de rendement, notamment :  

  • Le nombre de dessaisissements réalisés à l'aide d'une subvention par rapport au coût prévu des dessaisissements réalisés par le biais de réparations ou d'améliorations; et

  • Le nombre et le pourcentage de ports cédés où l'accès public et la sécurité ont été maintenus pendant au moins 5 ans.

Stratégie de compte rendu

Les résultats de l'évaluation ainsi que d'autres renseignements statistiques sur le Programme de dessaisissement des ports pour petits bateaux - volet subventions seront inclus dans le Rapport annuel du Programme de dessaisissement, qui est remis aux cadres supérieurs du MPO. Les résultats sommaires seront également inclus dans le Rapport ministériel sur le rendement. »[3]

Même si le Programme des PPB dispose de normes de rendement acceptables dont il se sert pour établir des objectifs annuels, ni l'un ni l'autre des rapports susmentionnés ne fait ressortir cette stratégie d'évaluation et de compte rendu. Néanmoins, l'administration centrale surveille l'utilisation de subventions à l'aide d'une série de tableurs qui lui permettent de contrôler les fonds du crédit 10 qui sont disponibles ou qui doivent être déboursés par le biais du Budget supplémentaire des dépenses. Étant donné que les modalités exigent un Rapport annuel de dessaisissement des ports pour distribution à la haute gestion, on s'attendait à ce qu'un processus de compte rendu interne des mesures du rendement, en plus des comptes rendus externes, ait été mis en œuvre pour tous les indicateurs du PDPPB-VS.

Le Programme des PPB utilise un système interne, IPI, grâce auquel les utilisateurs peuvent accéder à l'information sur le réseau de ports ainsi que sur les projets relatifs à l'entretien et à l'amélioration des ports, y compris les dessaisissements. La validation par rapport au système d'information sur la gestion a démontré que les données financières sur les dessaisissements par subventions par catégorie du système IPI, dont le personnel de l'administration centrale effectue régulièrement le rapprochement, sont exactes. Les données relatives à l'état actuel des projets de dessaisissement sont enregistrées par les agents du Programme responsables de chaque projet dans les régions. Une partie de ces données était désuète.

Il est important de noter que les observations relatives aux données du système IPI qui ont été formulées lors de la vérification visent l'ensemble du Programme de dessaisissement de ports et non seulement le PDPPB-VS. Le système IPI constitue la principale source de données sur les normes de rendement définies dans les conditions du Programme. La mise en œuvre d'un système d'information sur les PPC confère un avantage; toutefois, le processus de collecte des données dans les régions qui sert à informer l'administration centrale de l'état des projets régionaux pourrait être amélioré. Par ailleurs, l'inclusion de données actuelles portant sur les dessaisissements dans le système IPI faciliterait la prise de décisions et le compte rendu du rendement conformément aux conditions du Programme.

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Recommandations :

  1. Le sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches, devrait veiller à ce que la stratégie de mesure du rendement énoncée dans les conditions du Programme soit mise en œuvre. 

  2. En ce qui a trait au Programme de dessaisissement de ports, le sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches, en collaboration avec les directeurs régionaux, Ports pour petits bateaux, devrait déterminer si une formation sur l'IPI est nécessaire et accroître l'utilisation du système pour saisir l'information actuelle ainsi qu'envisager l'adoption d'autres contrôles pour maintenir l'exactitude des données du système IPI.   

3.1.2 Information sur le PDPPB-VS

Contenu des documents d'orientation élaborés à l'interne
 
Compte tenu du caractère du PDPPB-VS, il n'est pas nécessaire d'élaborer des politiques internes officielles car le Programme des PPB dispose déjà de plusieurs documents d'orientation  informels élaborés à l'interne, notamment le DFO SCH Divestiture Program Disposal Process de 1996, les Guidelines to Address Issues Raised in the Audit and Evaluation of the SCH Divestiture Grant Program de 2006 et les Principes de dessaisissement, qui ont été financés dans le cadre du Programme de dessaisissement de ports non essentiels. Ces documents d'orientation informels et les sections pertinentes du Manuel de l'utilisateur sur l'IPI incluent des directives suffisantes sur le PDPPB-VS à l'intention des agents des PPB, mais ils ne sont pas disponibles dans les deux langues officielles.

Par ailleurs, un modèle d'accord de subvention a été créé pour le PDPPB-VS. Ce modèle peut servir d'accord de financement puisqu'il contient toutes les clauses obligatoires, mais il ne tient pas compte des enjeux en matière de propriété des terres qui varient d'une province à l'autre. Les régions doivent faire examiner et approuver leurs accords de financement par les fonctionnaires de l'administration centrale, ce qui allonge encore le processus.

Diffusion des principaux documents du PDPPB-VS

Les conditions du Programme constituent l'un des documents de gouvernance essentiels du PDPPB-VS. Cet important document devrait donc être distribué aux agents des PPB qui doivent veiller à ce que les accords de financement respectent les conditions du PDPPB-VS. Dans deux des quatre régions, l'équipe de vérification a toutefois constaté que certains agents des PPB n'avaient pas accès aux conditions du PDPPB-VS. Dans une région, plus précisément, cette situation a fait que des clauses importantes ont été omises dans deux accords de financement. Deux des 17 dossiers examinés lors de la vérification ne respectaient pas les conditions du PDPPB-VS en raison de l'absence de certaines clauses importantes concernant la Directive sur les paiements de transfert. Si les agents du Programme qui ont participé à la préparation de ces accords de financement avaient disposé des conditions du PDPPB-VS et du modèle d'accord de subvention, le respect des conditions n'aurait probablement pas posé de problème.

La formation constitue un autre moyen pour diffuser des renseignements. Même s'il y a peu de formation officielle sur le PDPPB-VS, l'information sur le Programme est diffusée de façon informelle par le biais du transfert de connaissances, de l'examen des dossiers antérieurs afférents aux cessions et de la formation sur le tas. La vérification a révélé que bon nombre d'agents du Programme des PPB disposent d'une mémoire institutionnelle de longue date ainsi que d'une connaissance vaste et profonde du PDPPB-VS, en particulier dans les régions du Centre et de l'Arctique, et du Québec, qui sont les deux régions possédant le plus grand nombre de ports de plaisance à céder et qui ont vécu le processus de dessaisissement plus souvent que toute autre région. La formation informelle dispensée par le PDPPB-VS est jugée suffisante.

Recommandation :

  • 3. Le sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches, en collaboration
        avec les directeurs régionaux, Ports pour petits bateaux, devrait élaborer et
        mettre à jour une « Trousse de subventions par catégorie pour le dessaisissement des     PPB » comprenant des documents d'orientation, les conditions du PDPPB-VS et de l'information sur les dates importantes du cycle de financement, qu'il mettra à la disposition de tous les agents du Programme dans les deux langues officielles.

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3.1.3 Exécution du programme du PDPPB-VS

Mécanisme de financement

Le PDPPB-VS n'est pas un programme financé, mais plutôt un mécanisme de financement basé sur les niveaux de référence du MPO, qui repose surtout sur le transfert de fonds du crédit 1 au crédit 10 du Budget supplémentaire des dépenses. Dans le cadre de sa programmation régulière, le MPO consacre quelque 1,5 million de dollars par année du budget d'entretien des PPB en vue de financer les dessaisissements. Au début de chaque exercice financier, le Programme des PPB affecte 500 000 $ au crédit 10 du Budget principal des dépenses. Le Programme des PPB peut transférer le million de dollars restant par le biais des budgets supplémentaires des dépenses A, B et C tout au long de l'année financière. Comme nous l'avons déjà vu à la section Mesure du rendement du présent rapport, l'administration centrale surveille l'utilisation des fonds du crédit 10 qui sont consacrés au PDPPB-VS. Par le biais de ce processus de surveillance, le Programme des PPB est en mesure de planifier adéquatement l'utilisation des subventions dans les limites des contraintes relatives au cycle de financement du gouvernement fédéral. 

Ce mécanisme de financement est complexe et même si des lettres d'appel sont envoyées aux régions pour leur demander de faire connaître leurs besoins de financement en vertu du Budget supplémentaire des dépenses, les régions ont parfois dépassé la date limite et n'ont pu recevoir de subventions. L'administration centrale aurait intérêt à mieux informer les régions des dates clés du cycle de financement comme nous l'avons vu à la Recommandation 3.

En vertu de ce mécanisme, le Programme des PPB ne peut garantir à quel moment les fonds seront disponibles. Cette incertitude embarrasse les bénéficiaires qui ne veulent pas prendre le risque d'accepter un port en l'absence d'une garantie de contribution financière du ministère. Le dépassement des dates limites du Budget supplémentaire des dépenses et l'incapacité de garantir la disponibilité des fonds peuvent retarder le processus de dessaisissement. D'autres facteurs, dont la participation des autorités provinciales, les municipalités et les organisations locales, les obligations à remplir avant que les terres puissent être transférées et le niveau de dotation du Programme, influencent le délai nécessaire au dessaisissement. 

Compte tenu des contraintes susmentionnées en ce qui touche le mécanisme de financement, et du niveau de financement actuel, il faudra plusieurs décennies pour céder tous les ports non essentiels. Heureusement, le Programme pluriannuel de dessaisissement de ports non essentiels, qui dispose d'un budget de 45 millions de dollars (5 millions de dollars pour chacune des années financières 2008-2009 et 2009-2010; 15 millions de dollars pour l'AF 2010-2011 et 20 millions de dollars pour l'AF 2011-2012), a vu le jour dans le budget de 2008 pour aider le MPO à accélérer la vitesse des dessaisissements. Ces fonds serviront à financer les deux méthodes de dessaisissement, basées sur des subventions par catégorie ou sur l'utilisation des fonds du crédit de fonctionnement et d'entretien pour rendre l'état du port acceptable pour le bénéficiaire avant le transfert de propriété. Ces fonds supplémentaires sont comptabilisés dans le montant alloué aux dessaisissements par subvention par catégorie au cours de la période de la vérification.

Structure organisationnelle et dotation

Pendant la vérification, une pénurie de personnel a été observée dans deux régions sur quatre. Au cours de l'année financière 2008-2009, cinq agents seulement étaient affectés au Programme des PPB dans la région du Centre et de l'Arctique. La région du Pacifique manquait également de personnel pendant la période de la vérification et disposait d'un seul agent de programme affecté aux dessaisissements.  Le Programme des PPB a subi une revue fonctionnelle qui a débuté en décembre 2005.  Un des objectifs de cet examen était d'ajuster et d'égaliser les ETP et les salaires entre les régions, sur la base de la charge de travail et des besoins.  La revue fonctionnelle a aussi engendré des modifications à l'organisation ainsi qu'à la structure des PPB, qui ont été approuvées par le Comité de gestion du Ministère en mai 2008. Le Budget de 2008 a fourni 45 millions de dollars au Programme pluriannuel de dessaisissement de ports non essentiels, programme pour lequel les PPB ont demandé 12 employés nommés pour une période déterminée (base B) pour supporter la charge de travail additionnelle associée avec la vitesse accélérée des dessaisissements.

À la suite des initiatives de la revue fonctionnelle et du Programme de dessaisissement de ports non essentiels, les PPB comptent présentement 20 employés dans la région du Centre et de l'Arctique, quatre d'entre eux étant nommés pour une période déterminée, dont le salaire est défrayé à même le Programme de dessaisissement de ports non essentiels. Les niveaux de dotation actuels sont présentement plus élevés dans la région du Pacifique, qui devrait embaucher un autre agent de programme pour travailler au dossier des dessaisissements dans un avenir rapproché. En général, la revue fonctionnelle a permis d'améliorer les niveaux de dotation, c.-à-d. d'accroître le nombre d'ETP et d'employés nommés pour une période déterminée affectés aux dessaisissements. Les changements à la structure organisationnelle résultants de la revue fonctionnelle ont été mis en œuvre, et les PPB ont pris les mesures appropriées, dans toutes les régions, pour mettre en place la structure organisationnelle souhaitée.  Les renseignements anecdotiques recueillis lors de la vérification laissent supposer que la structure organisationnelle et les niveaux de dotation sont suffisants pour réaliser les objectifs du PDPPB-VS.

4.0 Conclusion

De façon générale, la gestion du PDPPB-VS est adéquate et le Programme satisfait aux exigences du Conseil du Trésor. D'après les 17 dossiers examinés, les contrôles financiers permettaient de garantir que les paiements étaient faits conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. Les autorisations, la séparation des tâches et la vérification des comptes étaient adéquats et suffisants. Les ententes de financement se conformaient à la Politique sur les paiements de transfert, y compris les conditions du Programme. Néanmoins, la vérification a fait ressortir des possibilités d'amélioration en ce qui concerne la mesure du rendement, l'information sur le Programme et l'exécution du Programme. En tirant profit de ces possibilités, le PDPPB-VS sera davantage en mesure de réaliser ses objectifs fondamentaux.

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5.0 Plan d'action de gestion

Plan d'action de gestion
Recommandations Plan d’action de gestion Mise à jour du rapport d’étape
Actions achevées Actions en cours Échéance
1. Le sous-ministre adjoint, Écosystèmes et gestion des pêches, devrait veiller à ce que la stratégie de mesure du rendement énoncée dans les conditions du Programme soit mise en œuvre. 

a) PPB veillera à ce que la nouvelle Stratégie de mesure du rendement, comme indiqué dans les modalités révisées du Programme, soit exécutée. La nouvelle Stratégie de mesure du rendement identifiera la fréquence des rapports et le public-cible des rapports. Il est prévu que la fréquence des rapports seront sur une base annuelle et que le public-cible des rapports sera interne. Il est important de noter que le PDPPB-VS est actuellement en cours d'évaluation et que les résultats de cette évaluation aura une influence sur le contenu de la Stratégie de mesure du rendement.

b) PPB fixera des objectifs sur une base annuelle pour le PDPPB-VS basé sur la nouvelle Stratégie de mesure du rendement retrouvée dans les conditions révisées du programme.

   

31 mars 2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

31 mars 2011

2. En ce qui a trait au Programme de dessaisissement de ports, le sous-ministre adjoint, Gestion des écosystèmes et des pêches, en collaboration avec les directeurs régionaux, Ports pour petits bateaux, devrait déterminer si une formation sur l'IPI est nécessaire et accroître l'utilisation du système pour saisir l'information actuelle ainsi qu'envisager l'adoption d'autres contrôles pour maintenir l'exactitude des données du système IPI.

a) PPB a lancé des sessions hebdomadaires de formation en ligne sur l'IPI pour répondre aux besoins de formation identifiés par le personnel. Ces séances sont disponibles au personnel des PPB nationalement.

b) PPB envoie des messages "d'alerte" sur une base mensuelle, pour inciter le personnel régional à vérifier l'exactitude des données de dessaisissement.

c) En collaboration avec les directeurs généraux régionaux, PPB proposera d'inclure une mesure ayant trait à l'exactitude et la mise à jour en temps opportun de l'information dans IPI, dans les ententes de rendement des directeurs régionaux des PPB.

Complété/en cours

 

 

 


 

Complété/en cours

 

Complété

 

 

 

 

 

Complété

 

 


 

30 juin 2011

3. Le sous-ministre adjoint, Écosystèmes et gestion des pêches, en collaboration avec les directeurs régionaux, Ports pour petits bateaux, devrait élaborer et maintenir une "Trousse de subventions par catégorie pour le dessaisissement des PPB" comprenant des documents d'orientation, les conditions du PDPPB-VS  ainsi que de l'information sur les dates importantes du cycle de financement, qu'il mettra à la disposition de tous les agents du Programme dans les deux langues officielles. a) PPB développera et gardera à jour une "Trousse de subventions par catégorie pour le dessaisissement des PPB", et fera en sorte qu'il soit disponible dans les deux langues officielles à tous les agents de programme en affichant la trousse sur le site intranet des PPB. Cette trousse comprendra (1) un document d'orientation basé sur les conditions du PDPPB-VS; (2) des gabarits d'accords de subvention et d'accords de transfert; (3) des instructions sur la façon d'entrer les informations pertinentes dans IPI;  ainsi que (4) un calendrier d'événements importants pour aider à la gestion des conversions des crédits de vote 1 et de vote 10. D'autres documents peuvent être ajoutés ou rendus accessibles aux utilisateurs régionaux selon les besoins.     31 mars 2012

[1] Pêches et Océans Canada, Plan pluriannuel de vérification axée sur les risques pour 2010-2011 à 2012-2013, le 18 mars 2010, p.12.

[2]Conditions du Programme de subventions par catégorie pour le dessaisissement de ports pour petits bateaux, p.7.

[3] Conditions du Programme de subventions par catégorie pour le dessaisissement de ports pour petits bateaux, p.7.

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