Archivé – Vérification – Garde côtière canadienne – Services de communications et de trafic maritimes


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Note de service au commissaire

SOMMAIRE

  • Le Plan pluriannuel de vérification axé sur le risque de 2009-2010 à 2011-2012 comprenait une vérification des services de communications et de trafic maritimes (SCTM) pour l’exercice financier 2011-2012. Au cours de la réunion du Comité ministériel de vérification (CMV) tenue le 25 septembre 2009, les participants ont convenu de réaliser cette vérification au cours du présent exercice.

  • Aucun rapport de vérification officiel n’a été préparé puisque la vérification n’a permis de relever aucune lacune justifiant une recommandation et un plan d’action de gestion.

  • L’équipe de vérification a toutefois relevé certaines lacunes mineures que les responsables du programme avaient déjà cernées et commencé à combler.

  • Ces observations sont présentées dans le présent document, de même que les résultats d’autres analyses effectuées.

  • La note de service sera jointe au dossier du CMV remis au sous-ministre le 17 mai 2010 et elle sera présentée aux fins d’approbation lors de la réunion du CMV prévue le 17 juin 2010. *

  • Veuillez donner votre accord en signant la présente note de service et en retournant le présent document à la Direction générale de la vérification interne (DGVI) d’ici le 14 mai 2010.

Contexte

La sécurité des marins et la protection de l’environnement en eaux canadiennes dépendent dans une grande mesure de la diffusion efficace et opportune d’informations. Comptant des centres situés partout au Canada, le programme des Services de communications et de trafic maritimes (SCTM) constitue le fer de lance des communications à la Garde côtière canadienne (GCC). Afin d’assurer la sécurité de la vie en mer, l’efficacité des déplacements des navires et la protection de l’environnement marin, quelque 400 agents, répartis dans les 22 centres des SCTM, sont en communication constante avec les marins dans les eaux canadiennes et les eaux adjacentes, 24 heures sur 24 et sept jours sur sept.

La mission des SCTM est de fournir des services de communications et de trafic à la communauté maritime et, dans l’intérêt du grand public, d’assurer : 

  • la sécurité des personnes en mer, conformément aux accords internationaux;
  • la protection de l’environnement par une bonne gestion du trafic maritime;
  • l’efficacité du mouvement des navires;
  • la communication de renseignements répondant aux intérêts des entreprises et du pays.

Au sein de la GCC, les SCTM assurent les premières interventions auprès des navires en détresse, réduisent les risques de collisions, d’abordage et d’échouement des navires, et constituent une pierre angulaire des infrastructures de collecte et de diffusion des renseignements maritimes. La sécurité des navires en mer ou sur les eaux intérieures dépend fortement de l’efficacité des interventions d’urgence, de la régulation du trafic maritime, des communications de sécurité, des prévisions météorologiques, des avis à la navigation et du système d’alerte. Le grand public bénéficie de la protection des sources d’approvisionnement en eau, de l’écosystème marin et de l’environnement côtier. En outre, l’intérêt national est servi par la transmission de données aux autres ministères pour une meilleure gestion des programmes nationaux.

Les SCTM offrent ces services au moyen des ressources affectées directement au programme, totalisant 40,4 millions de dollars. Le programme est mis en œuvre suivant un cadre réglementaire fondé principalement sur la Loi sur la marine marchande du Canada (2001), la Loi sur la prévention de la pollution dans les eaux arctiques, la Convention internationale sur la recherche et le sauvetage maritimes de l’Organisation maritime internationale, la Convention pour la sauvegarde de la vie humaine en mer et le Règlement des radiocommunications de l’Union internationale des télécommunications.

Le Plan pluriannuel de vérification axé sur le risque de 2009-2010 à 2011-2012 comprenait une vérification des SCTM pour l’exercice financier 2011-2012. Au cours de la réunion du Comité ministériel de vérification (CMV) tenue le 25 septembre 2009, le comité a convenu de réaliser cette vérification.

Aucun rapport de vérification officiel n’a été préparé puisque la vérification n’a permis de relever aucune lacune importante justifiant une recommandation et un plan d’action de gestion. L’équipe de vérification a toutefois relevé certaines lacunes mineures que les responsables du programme avaient déjà cernées et commencé à combler. Ces observations sont présentées dans le présent document, de même que les résultats d’autres analyses effectuées en rapport avec le programme.

Objectifs

Conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor, la Direction générale de la vérification interne (DGVI) a adopté une approche générale pour la planification des vérifications, y compris la tenue d’une étude préliminaire. Cette étude comportait un examen et une analyse de la documentation ainsi que des entrevues avec des représentants de l’administration centrale et des régions. Parmi les documents examinés, il y avait notamment la documentation du programme des SCTM, le profil de risque des SCTM pour 2009-2010, ainsi que l’information sur le site Web du programme. De plus, l’équipe de vérification a grandement consulté les gestionnaires et le personnel du programme. Elle a notamment discuté des objectifs de vérification proposés avec les surintendants régionaux des SCTM lors de leur réunion nationale en janvier 2010.

L’équipe de vérification a réalisé une évaluation des risques dans le cadre de la phase de planification, et aucun risque important n’a été relevé en rapport avec le programme, du point de vue de la vérification. Au cours des travaux de planification, un certain nombre de points méritant une vérification supplémentaire ont toutefois été relevés afin de déterminer leur incidence sur le programme. Ainsi, les objectifs de la vérification, que vous avez approuvés dans le mandat, étaient les suivants :

  • déterminer dans quelle mesure les SCTM disposent de processus cohérents de contrôle et de gouvernance pour la gestion de leur programme;
  • évaluer la pertinence du cadre qui régit la participation des clients et des partenaires.

L’équipe de vérification a élaboré un programme de vérification afin d’obtenir l’information nécessaire pour faire rapport sur les objectifs susmentionnés. Le programme de vérification comprenait des questionnaires remplis par le personnel des régions et de l’administration centrale, des entrevues de suivi ainsi qu’un examen et une analyse supplémentaires de la
documentation.

Les conclusions de l’équipe de vérification concordent avec les conclusions d’un examen stratégique réalisé par les responsables du programme. Un plan d’action avait été préparé par les gestionnaires du programme et présenté au Conseil exécutif des Services maritimes. Des mesures de ce plan ont déjà été prises pour résoudre certains des problèmes relevés.

Analyse

Mandat

L’équipe de vérification a constaté l’existence de processus de contrôle et de gouvernance du programme. Cependant, il y avait des occasions de renforcer davantage ces processus de contrôle et de gouvernance. Plus précisément, l’équipe de vérification a observé que le programme n’a pas d’énoncé de mandat. Un tel énoncé a été préparé et est en attente d’approbation par le Conseil exécutif des Services maritimes. Un mandat est la composante clé d’un cadre de gouvernance d’un programme puisque c’est à l’intérieur de celui-ci que les objectifs du programme sont définis clairement. Le mandat d’un programme précise les liens avec le mandat du Ministère, les lois habilitantes et règlements connexes pour le programme ainsi que les principales approbations stratégiques qui permettent de situer le programme et les activités connexes dans leur contexte.

Les responsables du programme ont clairement défini la mission et les objectifs du programme, ce qui a permis de réduire l’incidence de l’absence d’un énoncé de mandat. Cependant, une telle absence a fait en sorte que les régions et l’administration centrale ont une perception différente du mandat. Le personnel de l’administration centrale a relevé sept services offerts par les régions qu’il considère comme ne relevant pas du mandat du programme. Les régions ont toutefois déclaré que ces mêmes services relevaient dudit mandat. Un mandat clairement défini et communiqué contribuerait à faire en sorte que tout le personnel ait la même compréhension du programme et de ses activités. Il est important de mettre l’accent sur le financement et la prestation des services essentiels dans le contexte des contraintes budgétaires.

En outre, le mandat d’un programme devrait continuellement faire l’objet d’un examen et d’une révision afin de tenir compte des changements dans le contexte de réglementation et d’exploitation. Un certain nombre de régions ont soulevé des questions à propos du rôle du programme en matière de sécurité maritime. L’approbation du Conseil exécutif des Services maritimes et l’adoption du mandat du programme fourniront une base commune pour le programme.

Administration centrale

Une des principales composantes des processus de contrôle et de gouvernance d’un programme a trait au rôle joué par l’administration centrale. Les SCTM constituent un programme national offert dans chacune des régions de la GCC. En tant que programme national, il est normal de s’attendre à observer des résultats relativement uniformes dans chacune des régions, sous réserve des besoins propres à chaque région. L’utilisation de politiques et de procédures nationales constitue une façon d’assurer une uniformité entre les régions. L’équipe de vérification a établi que le programme compte un manuel des normes, mais que les régions peuvent adapter ce manuel sans aviser l’administration centrale ou sans l’approbation de celle-ci.

Le Bureau du vérificateur général a fait de nombreuses observations sur la question de l’uniformité à l’échelle nationale et sur le rôle de l’administration centrale. Plus récemment, dans le chapitre 4 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada « Le Point », publié en février 2007, le Bureau du vérificateur général a déclaré : « Nos deux derniers rapports sur la Garde côtière ont mis en lumière le fait que ses cinq bureaux régionaux fonctionnaient différemment, ce qui nous a amenés à conclure à l’existence de cinq gardes côtières régionales. La présente vérification de suivi nous a permis de constater qu’il y a encore des incohérences au chapitre des procédures, des pratiques et de la structure organisationnelle des bureaux régionaux. De plus, l’administration centrale de la Garde côtière n’oblige toujours pas les bureaux régionaux à rendre compte de leurs résultats opérationnels et des services fournis par la Garde côtière à sa clientèle. Tous les services de la Garde côtière relèvent des bureaux régionaux. La Garde côtière doit trouver le point d’équilibre entre une orientation et des directives nationales pertinentes, d’une part, et une prestation de services adaptée et responsable, d’autre part. »

Compte tenu des préoccupations soulevées par le Bureau du vérificateur général, les responsables des SCTM devraient mettre en œuvre un processus selon lequel les régions devraient au moins aviser l’administration centrale lorsqu’elles doivent adapter des politiques nationales et préférablement recevoir une approbation écrite pour ce faire.

Assurance de la qualité

En plus d’assurer la sécurité de la navigation maritime, les SCTM appuient les activités économiques en optimisant les mouvements des navires et en facilitant les communications navire/terre de l’industrie. Toutes ces fonctions dérivent d’un cadre réglementaire. Un programme national d’assurance de la qualité est un élément clé d’un cadre de contrôle et de gouvernance d’un programme. Un programme d’assurance de la qualité évaluerait systématiquement les opérations afin d’assurer le respect des procédures conformément aux normes établies et examinerait les normes afin de relever les éléments devant être révisés. Un cadre d’assurance de la qualité permet de cerner les occasions d’amélioration et de correction, mais également d’assurer un suivi pour veiller à ce que les mesures correctrices soient menées à terme. La mise en œuvre d’un programme national d’assurance de la qualité atténuera le risque de prestation du programme de façon non conforme à son cadre de réglementation et de mise en péril des marins.

Les SCTM ne comptent pas de programme national d’assurance de qualité en place. Chaque région a élaboré ses propres processus d’assurance de la qualité, et ces processus sont suivis à divers degrés en fonction de la disponibilité des ressources régionales. Les résultats des processus régionaux d’assurance de la qualité entrepris ne sont pas communiqués de façon systématique à l’administration centrale. Par conséquent, l’administration centrale n’a aucun moyen de garantir que le programme est réalisé conformément à son cadre de réglementation et aux normes établies.

Participation des clients et des partenaires

Le deuxième objectif de la vérification est axé sur la pertinence du cadre qui régit la participation des clients et des partenaires. La sécurité des marins dépend de la communication efficace et rapide d’information par les centres de SCTM en tout temps (24 heures par jour et 7 jours par semaine). Un cadre qui régit la participation des clients et des partenaires est nécessaire à l’identification des clients et des partenaires, à la détermination des responsabilités et à la surveillance de la mise en œuvre des plans de participation. L’équipe de vérification a constaté qu’il n’y a aucun cadre national qui régit la participation des clients et des partenaires et que, par conséquent, les régions font participer les clients et les partenaires en fonction de leurs besoins. Les responsables du programme avaient déjà identifié ce problème et une stratégie de participation des clients était en développement.

Les SCTM dépendent grandement des partenaires pour satisfaire leurs besoins en matière de technologie et d’information et, ainsi, pour fournir des services en tout temps à une clientèle vaste et diversifiée.

 Les SCTM ont établi des niveaux et des normes de service, y compris la disponibilité opérationnelle des services et des systèmes. Puisque les SCTM dépendent des partenaires, comme les Services techniques intégrés de la GCC, pour leurs besoins technologiques, les responsables des SCTM doivent conclure des ententes avec leurs partenaires afin d’assurer la prestation des services nécessaires au respect des niveaux et des normes de service des SCTM.

Analyse supplémentaire

Comme cela a été mentionné plus tôt, l’équipe de vérification n’a relevé aucune lacune qui présenterait un risque important pour le programme. Afin d’aider les responsables du programme, l’équipe de vérification a mené des recherches préliminaires supplémentaires dans des domaines pertinents. Les résultats de ces recherches sont présentés ci-dessous.

L’équipe de vérification a observé que beaucoup de travaux importants avaient déjà été mis en œuvre par rapport au nombre de centres. En 2003-2004, dans le cadre de la phase II du projet d’examen stratégique national des SCTM, la GCC a retenu les services de Conseils et vérification Canada pour mener une étude visant à définir un modèle de prestation de services plus efficace. Des rapports régionaux et un rapport national de synthèse avec des options ont été préparés, mais il a été décidé de maintenir le statu quo en ce qui concerne le nombre de centres des SCTM. Compte tenu de l’étude approfondie déjà entreprise, une vérification supplémentaire n’était pas justifiée.

Les SCTM sont en train de réaliser un examen de la charge de travail des employés. Puisque des travaux sont en cours dans ce domaine, des travaux supplémentaires par la DGVI ne sont pas justifiés pour l’instant. L’équipement est le dernier domaine évalué par l’équipe de vérification afin de déterminer si des travaux supplémentaires étaient nécessaires. Comme le précise le plan d’activités de la GCC pour 2009-2012, les SCTM comptent 12 projets d’immobilisations en cours et la plupart s’étendent sur plusieurs années. Puisqu’il s’agit de projets d’immobilisations, des processus rigoureux sont déjà en place et, par conséquent, une étude plus poussée n’est pas justifiée pour l’instant.

Conclusion

En conclusion, l’équipe de vérification a relevé des lacunes dans le cadre de contrôle et de gouvernance du programme et le cadre de participation des clients et des partenaires, mais ces lacunes étaient mineures et ne présentaient pas de risque important pour le programme. Les responsables du programme avaient déjà relevé ces problèmes et préparé un plan d’action, qui a été présenté au Conseil exécutif des Services maritimes.

Puisque les responsables du programme sont en train de mettre en œuvre leur plan d’action, la production d’un rapport officiel et l’obligation d’élaborer un plan d’action de gestion officiel seraient peu utiles. Par conséquent, ces résultats vous sont présentés pour votre information et votre examen. En menant une recherche préliminaire dans des domaines additionnels qui pourraient être de valeur pour les responsables du programme, l’équipe de vérification a constaté qu’un nombre considérable de projets ont déjà été entrepris dans ces domaines et que, par conséquent, une vérification supplémentaire dans ces domaines n’est pas justifiée à ce moment.

Prochaines étapes

La note de service sera jointe au dossier du CMV remis au sous-ministre le 17 mai 2010. Elle sera présentée aux fins d’approbation lors de la réunion du CMV prévue le 17 juin 2010.*

 

 

___original signé par____
Robert Hamilton,
Dirigeant principal de la vérification

 

 

___original signé par____
Je suis d’accord,
George Da Pont
Commissaire, Garde côtière canadienne

* La note de service a été approuvée au CMV le 17 juin 2010.