Archivé – Vérification du soutien des données statistiques sur les pêches


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Projet numéro 6B205
Rapport d’étapes préliminaire
18 mars, 2010

Table des matières

1.0 Sommaire

Introduction

La Direction générale de la vérification interne avait prévu d’entreprendre une vérification du soutien des données statistiques sur les pêches au sein du ministère de Pêches et Océans Canada (MPO), conformément au Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques 2009-2010 à 2011-2012 du MPO.

Initialement conçue comme un suivi de la Vérification du cadre de contrôle de la gestion à l'appui de l'information statistique sur les pêches réalisée en 2006, la mission de vérification a été modifiée de façon à supplémenter la Vérification du cadre de contrôle de la gestion à l’appui des renseignements utilisés dans la prise de décisions par des comités de cadres supérieurs réalisée en 2008 et elle devait examiner le risque lié à l’information utilisée dans la prise de décisions, défini comme deuxième risque en importance dans le profil de risque ministériel. En conséquence, le nouvel objectif de la vérification a examiné si des contrôles adéquats ont été mis en place pour assurer la qualité de l’information utilisée pour appuyer la prise de décisions portant sur la gestion des pêches, une activité essentielle pour l’atteinte des objectifs stratégiques du MPO.

Selon l’architecture des activités de programmes 2009-2010 du MPO, la gestion des pêches est une activité de programme qui comprend six sous-activités.  Suite à une évaluation préliminaire du risque, la Gestion des ressources a été choisie comme secteur d’intérêt principal de la vérification, car ses produits ont une incidence marquée sur la durabilité des pêches et la viabilité économique.

Contexte de l’entité à vérifier

La Gestion des ressources est chargée de formuler des recommandations concernant les décisions de gestion des pêches, notamment le total autorisé des captures, l’attribution et le partage des quotas, l’accès aux pêches, y compris l’ouverture et la fermeture des secteurs de pêche ou des saisons, etc. Pour les pêches commerciales majeures, ces décisions sont prises par le ministre ou par les directeurs généraux régionaux. De façon générale, l’autorité ministérielle est requise pour les pêches impliquant plusieurs régions, les pêches internationales et les pêches jugées « vulnérables » telle que la pêche au homard.

Des notes de décision et les pièces jointes pertinentes sont requises lorsque le ministre ou les directeurs généraux régionaux doivent prendre des décisions. Ces notes fournissent de l’information sur une pêche ou une problématique et exposent des options et des recommandations pour la prise de décision. Les notes de décision permettent de veiller à ce que les points de vue de tous les intervenants entrent en compte et à ce que les résultats positifs et négatifs de chaque option soient décrits. La Gestion des ressources est chargée de l’élaboration de ces notes et doit en rendre compte. Les secteurs qui fournissent de l’information sont responsables de la qualité de leurs produits d’information. Les principaux fournisseurs d’information qui participent généralement à ces décisions sont le Secteur des sciences, pour l’information sur l’environnement, et le Secteur des politiques1 , pour l’information sociale et économique.

Constatations tirées de l’étude préliminaire

L’équipe de vérification a consulté le Cadre de gestion de l’information du Conseil du Trésor, qui énumère une série d’attributs liés à la qualité de l’information.  Le Cadre définit la qualité de l’information comme étant « les caractéristiques ou attributs de l’information qui amènent ses lecteurs ou utilisateurs à lui faire confiance, notamment l’exactitude, le caractère complet, la fiabilité, l’intelligibilité, la pertinence, l’actualité, l’accessibilité et le caractère opportun ». Ce Cadre a servi de document de référence pour l’évaluation des contrôles, car il propose des lignes directrices sur la façon d’assurer la qualité de l’information à travers chacune des huit composantes.

D’après les travaux de vérification préliminaire, la Gestion des ressources, le Secteur des sciences et le Secteur des politiques disposent de contrôles adéquats pour assurer la qualité de l’information utilisée dans les notes de décision portant sur la gestion des pêches. L’équipe de vérification se réfère uniquement à l’existence de contrôles puisqu’aucun test n’a été effectué dans le cadre des travaux de vérification pour déterminer si ces contrôles étaient efficaces.

Conclusion

A partir des résultats dérivant de l’évaluation du risque de ses constatations préliminaires, l’équipe de vérification n’a pas relevé de risque important lié à la qualité de l’information utilisée dans les notes de décision portant sur la gestion des pêches. Bien que des risques mineurs aient été soulevés, l’équipe de vérification considère qu’ils font l’objet de stratégies d’atténuation adéquate. L’équipe de vérification est satisfaite du cadre de contrôle pertinent en place au sein de la Gestion des ressources, du Secteur des sciences et du Secteur des politiques.

Comme des contrôles adéquats sont en place pour assurer la qualité de l’information utilisée dans la prise de décisions relatives aux notes de décision portant sur la gestion des pêches, l’équipe de vérification a jugé que procéder à un examen détaillé durant la phase de réalisation n’amènerait pas vraiment de valeur ajoutée pour l’instant. Afin d’utiliser au mieux ses ressources, la Direction générale de la vérification interne doit concentrer ses travaux de vérification uniquement dans les secteurs où le risque et l’importance relative sont élevés. Par conséquent, la Direction générale recommande de conclure la mission de vérification interne à cette étape.

2.0 Introduction

2.1 Source de la mission de vérification interne

La Direction générale de la vérification interne avait prévu d’entreprendre une vérification du soutien des données statistiques sur les pêches au sein du ministère de Pêches et Océans Canada (MPO), conformément au Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques 2009-2010 à 2011-2012 du MPO.

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2.2 Réorientation de la mission de vérification interne

Initialement conçue comme un suivi de la Vérification du cadre de contrôle de la gestion à l'appui de l'information statistique sur les pêches2 réalisée en 2006, la mission de vérification a été modifiée de façon à compléter la Vérification du cadre de contrôle de la gestion à l’appui des renseignements utilisés dans la prise de décisions par des comités de cadres supérieurs3 réalisée en 2008 et elle devait examiner le risque lié à l’information utilisée dans la prise de décisions, défini comme deuxième risque en importance dans le profil de risque ministériel. En conséquence, le nouvel objectif de la vérification a examiné si des contrôles adéquats ont été mis en place pour assurer la qualité de l’information utilisée pour appuyer la prise de décisions portant sur la gestion des pêches, une activité essentielle pour l’atteinte des objectifs stratégiques du MPO.

Selon l’architecture des activités de programmes 2009-2010 du MPO, la gestion des pêches est une activité de programme qui comprend six sous-activités: Gestion des ressources, Politiques et gouvernance autochtones, Programme de mise en valeur des salmonidés, Pêches internationales, Conservation et protection, et Aquaculture. Suite à une évaluation préliminaire du risque, l’équipe de vérification a décidé de concentrer ses efforts sur la Gestion des ressources, qui était la sous-activité la plus importante en termes de risque lié à l’information utilisée pour la prise de décisions. Cette méthode d’évaluation du risque est décrite plus en détail dans la section intitulée Évaluation du risque en vue de la vérification interne, du présent rapport.

D’après l’architecture des activités de programmes, la gestion des pêches appuie le résultat stratégique « Durabilité des pêches et de l’aquaculture » du MPO. Le MPO est d’avis que les principes du développement durable sous-entendent que les questions sociales, économiques et environnementales sont inter-reliées et qu’il faut les intégrer au processus décisionnel. Autrement dit, l’information servant à la prise de décisions relatives à la gestion des pêches devrait aussi comprendre ces trois éléments. Dans le contexte de la gestion des pêches, l’information sociale et économique est généralement fournie par le Secteur des politiques4, tandis que l’information environnementale provient du Secteur des sciences.

3.0 Contexte de l’activité

3.1 Mandat de la Gestion des ressources

La Gestion des ressources exécute des politiques, des programmes et des plans en partenariat avec des groupes autochtones et l’industrie, afin de gérer, de protéger et de conserver les ressources halieutiques. La Gestion des ressources assure la durabilité et détermine l’allocation et la distribution des surplus exploitables entre ceux qui dépendent de ces ressources. La Gestion des ressources intègre l’information fournie par des secteurs de programmes connexes au MPO, par d’autres ministères fédéraux et par divers intervenants pour élaborer et mettre en œuvre des plans de pêche (c.-à-d. des plans de gestion intégrée des pêches). Ces plans intègrent des objectifs de conservation, de gestion et de sciences et ils définissent les mesures requises pour conserver et gérer les ressources halieutiques. Les attributions entre les groupes d’utilisateurs et les secteurs de flottille représentent également un aspect important du travail de la Gestion des ressources. La gestion des pêches s’effectue par l’attribution des quotas à des secteurs de flottilles complets qui pratiquent la pêche sur une base concurrentielle ou qui attribuent des pourcentages précis du quota à des individus ou des entreprises, ainsi que par le contrôle de l’effort, des taux de remonte et des prises accessoires.

3.2 Évaluation du risque lié à l’activité

Le profil de risque du Secteur de la gestion des pêches et de l’aquaculture indique que l’information nécessaire à la prise de décisions (le risque de ne pas avoir d’information suffisante et opportune pour appuyer la prise de décisions) représente un risque de modéré à élevé, ce qui corrobore le profil de risque ministériel du MPO 2008-2009. Pour la Gestion des ressources, le risque lié à l’information utilisée dans la prise de décisions est défini comme étant le risque que les décideurs n’aient pas accès à une information fiable (biologique, économique et sociale) en temps opportun.

La Gestion des ressources a besoin d’une information fiable pour appuyer leurs recommandations en matière de prise de décisions au profit d’intervenants dont les programmes sont nettement divergents. On s’attend à une transparence et à une prévisibilité accrues des décisions. Les intervenants sont en outre de plus en plus sceptiques face à l’information fournie par le Ministère.

3.3 Structure de gouvernance

Comme le prévoient la Loi sur les pêches, la Loi sur les espèces en péril et les règlements afférents, le rôle de la Direction de la gestion des ressources porte sur la conservation, les pratiques d’exploitation responsables et viables et la distribution équitable de la ressource entre les groupes d’utilisateurs. La direction relève de Gestion des pêches et de l’aquaculture, un secteur fortement opérationnel et décentralisé. La Gestion des ressources a un bureau régional dans chacune des sept régions administratives du MPO. Chaque bureau régional est responsable des pêches de sa région tandis que l’administration centrale est chargée des stocks transfrontaliers et chevauchants. Le bureau national fournit également une orientation stratégique et il assure la cohérence nationale, la coordination interrégionale et la liaison avec les autres secteurs du MPO et les ministères fédéraux et organismes centraux.

3.4 Description du cadre de gestion

La Gestion des ressources est chargée de formuler des recommandations à l’appui des décisions clés portant sur la gestion des pêches, y compris :

  • Le total autorisé des captures;

  • L’allocation et le partage des quotas;

  • L’accès aux pêches, y compris l’ouverture et la fermeture des secteurs et des saisons de pêche;

  • Les obligations des flottilles et les exigences en matière d’engins;

  • Les changements et les exceptions (c.-à-d. les demandes de l’industrie de la pêche qui sont en dehors des politiques sur les permis).

Pour les pêches commerciales majeures, ces décisions ne sont pas prises directement par la Gestion des ressources. Selon la nature de la décision, ces décisions clés sont prises soit par le ministre soit par les directeurs généraux régionaux. De façon générale, l’autorisation ministérielle est requise pour les cas suivants:

  • Les pêches plurirégionales;

  • Les pêches internationales;

  • Les pêches jugées « vulnérables », par exemple les pêches au homard;

  • Les cas d’exception ou les changements importants.

Des notes de décision et les pièces jointes pertinentes sont requises lorsque le ministre ou les directeurs généraux régionaux doivent prendre des décisions. Ces notes fournissent de l’information sur une pêche ou une problématique et exposent des options et des recommandations pour la prise de décision. Les notes de décision permettent de veiller à ce que les points de vue de tous les intervenants entrent en compte et à ce que les résultats positifs et négatifs de chaque option soient décrits. Gestion des  ressources est chargée de l’élaboration de ces notes et doit en rendre compte. Les secteurs qui fournissent de l’information sont responsables de la qualité de leurs produits d’information.

3.5 Description des processus clés

Trois processus clés liés aux notes de décision portant sur la gestion des pêches commerciales majeures ont été définis. Pendant la phase de planification, l’équipe de vérification a documenté ces trois processus clés ainsi que les contrôles sous forme de diagrammes de processus figurant aux annexes A, B et C.

L’élaboration des notes de décision est généralement déclenchée par l’examen de la saison d’une pêche, pour produire des recommandations en vue du prochain cycle de gestion de la pêche. Cependant, l’élaboration des notes de décision peut être également nécessaire pendant la saison lorsque surgit une problématique importante (p. ex. le Secteur des sciences découvre une nouvelle information).

Un comité consultatif est formé pour chacune des pêches commerciales majeures. Ce comité, dirigé par la Gestion des ressources, comprend des participants des régions visées, des secteurs impliqués (p. ex. Sciences, Politiques, Océans, Services juridiques, etc.) et des intervenants externes (p. ex. industrie, Premières nations, groupes de défense de l’environnement, etc.). Dans le cadre de l’examen de la saison, tous les participants du comité consultatif participent à une séance de consultation. Avant cette séance de consultation, toutefois, la Gestion des ressources doit recueillir l’information auprès des secteurs concernés, notamment Sciences et Politiques. Après la rencontre de consultation, la Gestion des ressources compile l’information amenée par tous les intervenants.

En règle générale, l’agent de la Gestion des ressources affecté à la pêche en question est chargé de rédiger la note de décision et de veiller à ce que toute l’information nécessaire soit intégrée à l’appui des recommandations. L’ébauche de la note est ensuite distribuée à tous les intervenants internes concernés, pour vérifier si l’information a été bien interprétée, et elle est révisée par divers niveaux de gestion avant d’être transmise aux décideurs, c'est-à-dire au ministre ou aux directeurs généraux régionaux.

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4.0 Activités de planification de la mission

4.1 Approche de la planification de la vérification

L’étape de planification de la vérification sert à comprendre l’entité à vérifier, les processus et contrôles connexes et à cerner les principaux secteurs de risque. En outre, cette étape permet également de déterminer s’il convient de passer ou non à la phase de réalisation, en fonction de l’information recueillie. Parmi les techniques utilisées pendant la phase de planification, il convient de mentionner les entrevues avec la direction et le personnel et l’examen de documents clés.

Pour comprendre dans l’ensemble le thème de la vérification et les activités connexes, l’équipe de vérification a effectué des entrevues avec la direction et le personnel dans les secteurs de Gestion des pêches et de l’aquaculture, Sciences et Politiques. Pendant la phase de planification, quelques entrevues ont été également effectuées auprès de représentants d’autres secteurs pour mieux cerner la portée d’une vérification éventuelle. Les personnes interrogées ont été choisies en région et à l’administration centrale.

Dans le cadre de la phase de planification, les vérificateurs ont examiné des documents ministériels clés dont l’architecture des activités de programmes 2009-2010 du MPO, le profil de risque ministériel 2008-2009 du MPO et les profils connexes au niveau des secteurs et des directions générales ainsi que d’autres politiques et rapports ministériels pertinents. En outre, l’équipe de vérification a étudié les dispositions législatives pertinentes ainsi que les politiques, les normes et les lignes directrices du Conseil du Trésor. Finalement, l’équipe a aussi examiné et analysé la documentation pertinente fournie par les personnes interrogées, notamment des exemples de notes de décision et les produits d’information utilisés dans l’élaboration de ces notes de décision.

L’équipe de vérification a également illustré les processus clés liés aux notes de décision, afin de mieux cerner quels étaient les contrôles en place et les principaux intervenants.

4.2 Évaluation du risque en vue de la vérification interne

Une évaluation du risque a été effectuée pour orienter la vérification vers le secteur présentant le plus de valeur ajoutée pour le MPO. Bien que la gestion des pêches ait été désignée comme objet de la mission de vérification, cette activité de programme a été jugée trop vaste dans le contexte de l’information utilisée dans la prise de décisions. Par conséquent, l’équipe de vérification a utilisé une méthode d’évaluation du risque en deux volets pour choisir l’entité à vérifier et, par la suite, cerner les risques liés à cette entité.

Évaluation du risque, partie I – Choix de l’entité à vérifier

Suite à l’examen du profil de risque ministériel du MPO et des profils de risque des secteurs et des directions connexes, une liste préliminaire d’entités à vérifier a été dressée.

En se fondant sur les facteurs de risque éventuels, les conséquences possibles et les mesures d’atténuation actuellement en place, l’équipe de vérification a coté l’importance des risques relativement à leurs effets. Les cotes sont basées sur l’information recueillie pendant les entrevues préliminaires et l’examen de la documentation obtenue lors de la phase d’étude préliminaire ainsi que sur l’analyse et le jugement professionnel de l’équipe de vérification.  De ce fait, la Gestion des ressources a été retenue comme secteur d’intérêt principal de la mission de vérification car ses produits ont une forte incidence sur la durabilité des pêches et la viabilité économique.

Évaluation du risque, partie II – Identification des contrôles clés liés à la qualité de l’information et évaluation des risques connexes

Après avoir choisi l’entité à vérifier, l’équipe de vérification s’est penchée sur les décisions clés liées à cette entité, les processus et les contrôles connexes afin de cerner les principaux secteurs de risque à examiner lors de la phase de réalisation. L’équipe de vérification a constaté que la Gestion des ressources était responsable de formuler des recommandations pour appuyer les décisions clés portant sur la gestion des pêches et de les présenter dans des notes de décisions lorsqu’une décision du ministre ou des directeurs généraux régionaux était requise.

Dans le cadre d’entrevues avec des intervenants clés et d’examens de la documentation, l’équipe de vérification a examiné le processus d’élaboration des notes de décision produites par la Gestion des ressources, y compris la façon dont les divers types d’information y sont utilisés. Tel qu’indiqué précédemment, l’information sous-jacente aux notes de décision provient de sources internes et externes. Les sources internes de l’information visée par l’équipe de vérification étaient le Secteur des sciences et le Secteur des politiques.

Pendant l’étude préliminaire, l’équipe de vérification a consulté le Cadre de gestion de l’information du Conseil du trésor, qui énonce un ensemble d’attributs liés à la qualité de l’information. Le Cadre définit la qualité de l’information comme étant « les caractéristiques ou attributs de l’information qui amènent ses lecteurs ou utilisateurs à lui faire confiance, notamment l’exactitude, le caractère complet, la fiabilité, l’intelligibilité, la pertinence, l’actualité, l’accessibilité et le caractère opportun ». Ce Cadre a été utilisé par l’équipe de vérification comme document de référence pour l’évaluation des contrôles, car il contenait des lignes directrices sur la façon d’assurer la qualité de l’information à travers chacune des huit composantes.

Par le biais d’entrevues et d’examens documentaires, l’équipe a examiné les contrôles en place pour assurer la qualité de l’information dans chacune des trois entités. L’équipe a examiné les produits d’information qui étaient utilisés pour prendre les décisions ainsi que les contrôles en place pour assurer la qualité de ces produits d’information (p. ex. processus d’approbation). L’équipe s’est également penchée sur le type d’information contenue dans ces produits d’information et sur les contrôles en place pour assurer la qualité de l’information. Les constatations découlant de cet exercice sont présentées dans la section suivante.

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5.0 Constatations tirées de l’étude préliminaire

D’après les travaux de vérification préliminaire, la Gestion des ressources, le Secteur des sciences et le Secteur des politiques disposent de contrôles adéquats pour assurer la qualité de l’information utilisée dans les notes de décision portant sur la gestion des pêches. L’équipe de vérification se réfère uniquement à l’existence de contrôles, puisqu’aucun test n’a été effectué dans le cadre des travaux de vérification pour déterminer si ces contrôles étaient efficaces.

Pour l’élaboration de notes de décision, la Gestion des ressources est généralement satisfait de la qualité de l’information fournie.  Certaines préoccupations ont été exprimées au sujet des délais éprouvés pour recueillir cette information cependant, l’équipe de vérification a accordé aux risques liés à cette préoccupation la cote de faible à moyen,  car elle est visée par des mesures d’atténuation suffisantes tel que décrites ci-dessous.

  • Le processus d’examen par les pairs du Secteur des sciences peut être long, mais il est important si l’on veut assurer la qualité de l’information. En termes d’échéance, le processus consultatif des Sciences permet de classer les demandes par ordre de priorité en fonction des risques et de l’importance. Pour les questions urgentes, le Secteur des sciences a un processus de réponse spécial en place. Même si l’information n’est pas aussi précise, il faut inévitablement faire un compromis entre précision et échéance.

  • Le Secteur des politiques n’a pas d’ententes officielles ni de processus de planification officiels pour déterminer l’ordre de priorité des demandes de produits d’information. Les demandes sont souvent uniques, et la direction planifie en fonction de la priorité de la demande et de sa propre capacité interne. D’après les résultats des entrevues, la Gestion des ressources n’a pas de préoccupations importantes à cet égard en raison de l’excellente collaboration entre les deux secteurs. En outre, la Gestion des ressources s’efforce de planifier ses demandes d’information et d’en aviser le Secteur des politiques à l’avance. Il serait possible de soumettre des suggestions à la gestion, mais il n’est pas nécessaire de poursuivre la vérification dans ce secteur.

Les trois sous-sections dont il est question ci-après fournissent de l’information supplémentaire ou complémentaire, par secteur, sur les attributs de qualité examinés.

5.1 La Gestion des ressources

Le MPO gère les pêches en fonction des rôles et responsabilités définis dans la Loi sur les pêches, en tenant compte de la viabilité environnementale et économique et en faisant participer les intervenants au processus décisionnel. La Gestion des ressources est chargée d’élaborer les notes de décision utilisées pour informer les décideurs sur les options et les recommandations relatives à la gestion des pêches. Les décisions sont prises en fonction de l’information contenue dans ces notes, et il est donc essentiel que cette information soit de qualité pour que les décisions s’appuient sur la meilleure information possible.

En règle générale, l’équipe de vérification a constaté que la Gestion des ressources possédait des contrôles adéquats pour assurer la qualité de l’information présentée dans les notes de décision. Pour élaborer ces notes, la Gestion des ressources utilise une information provenant de sources internes et externes qui font autorité (p. ex. le Secteur des sciences) ou qui sont couramment reconnues (p. ex. représentants de l’industrie des pêches). Cette pratique est conforme aux priorités de gestion des pêches du MPO car elle accroît la fiabilité de l’information et assure que tous les points de vue entrent en compte dans le processus décisionnel. La Gestion des ressources élabore des options et des recommandations en regroupant l’information de diverses sources. Pour vérifier si cette information a été bien interprétée, la direction fait toujours circuler les notes de décision auprès des intervenants internes concernés. En outre, la Gestion des ressources envoie aussi les notes de décision à la haute direction des secteurs aux fins de signature, ce qui fait que l’information liée à chacun des secteurs et les suggestions connexes sont approuvées. Les notes de décision font aussi l’objet d’un processus d’assurance de la qualité à divers niveaux de gestion avant d’être transmises aux décideurs.

Les préoccupations et les opinions des intervenants de l’extérieur sont également reflétées dans les notes de décision. Toutefois, il est précisé que cette information n’est pas factuelle. Bien que les notes de décision ne soient pas communiquées aux intervenants externes, les comptes rendus des réunions de consultation sont distribués à tous les participants et généralement publiés sur le site Web du MPO pour les pêches commerciales majeures. De la sorte, l’information est objective et la transparence du processus décisionnel s’en trouve améliorée.

La Gestion des ressources utilise le Milieu de gestion de connaissances électroniques (MGCE) et le  Système de suivi de la correspondance ministérielle et de haute gestion (SSCMHG) pour créer et suivre les notes de décision, afin de les protéger contre les modifications non autorisées. Les notes de décision respectent un gabarit ministériel dont les règles de présentation favorisent la clarté et la facilité de lecture pour les décideurs. Le respect du modèle ministériel assure aussi l’uniformité entre les régions en termes de présentation. Même s’il n’existe pas actuellement de lignes directrices documentées pour faciliter l’élaboration des notes de décision en termes de contenu, le directeur général de la Gestion des ressources prend actuellement des mesures pour développer un tel gabarit.

5.2 Le Secteur des sciences

La Gestion des ressources compte sur les conseils et l’information du Secteur des sciences pour élaborer des notes de décision se rapportant à la gestion des pêches. L’information scientifique utilisée dans les notes de décision est généralement présentée sous forme de documents et de rapports scientifiques.

Pour élaborer ses produits d’information, le Secteur des sciences utilise les données recueillies par son personnel et par la fonction statistique régionale5. Le Secteur des sciences a un programme de qualité des données qui utilise la technologie pour assurer l’intégrité des données recueillies à l’interne (c.-à-d. les capteurs électroniques). En outre, des méthodes strictes d’échantillonnage et d’essai sont appliquées aux données scientifiques.

Comme la démarche scientifique repose sur une base de connaissances pouvant donner lieu à un résultat prévisible, les produits d’information sont élaborés par des scientifiques qui connaissent bien le domaine en question. Le Secteur des sciences a également documenté des lignes directrices pour faciliter l’élaboration des produits d’information destinés à la Gestion des ressources.

Le Secteur des sciences applique un processus officiel d’examen par les pairs pour assurer la qualité de ses produits d’information. L’examen par les pairs est un processus officiel qui examine les données et la méthode utilisée pour créer les documents scientifiques et assurer leur précision. Les examens par les pairs du Secteur des sciences suivent les principes sur les avis scientifiques pour l’efficacité gouvernementale du Conseil du Trésor et ils sont publiés sur le site Web du MPO. Ces principes offrent des conseils pour améliorer les décisions fondées sur les données scientifiques et une série de lignes directrices concrètes pour faciliter l’adoption des principes définis. L’examen par les pairs fait également intervenir des participants internes et externes, ce qui rend le processus impartial et crédible. Le Secrétariat canadien de consultation scientifique est chargé de coordonner le processus d’examen par les pairs pour le MPO. Il existe des cadres de référence entre le Secteur des sciences et la Gestion des ressources pour toute demande de conseil scientifique, et les besoins d’information, les échéances et les attentes y sont clairement exposés en termes de produits livrables. Ces cadres de référence sont également affichés sur le site Web du MPO.

Le Secteur des sciences a un processus documenté pour les demandes d’information, pour en déterminer la priorité et les inscrire dans le calendrier affiché sur le site Web du MPO. Les demandes présentées tout au long de l’année sont examinées et inscrites à ce calendrier. Les produits d’information fournis à la Gestion des ressources respectent ce processus. Pour les demandes urgentes ou spéciales, le Secteur des sciences a également un processus de réponse spéciale documenté. Ce processus officiel permet de fournir à la Gestion des ressources des produits d’information en temps opportun.

5.3 Le Secteur des politiques

Outre l’information scientifique, la Gestion des ressources tient aussi compte de l’information sociale et économique dans ses notes de décision relatives à la gestion des pêches. Le Secteur des politiques présente cette information sous un large éventail de produits d’information.

Pour élaborer ses produits d’information, le Secteur des politiques utilise les données recueillies par des sources externes et par la fonction statistique régionale6. Lorsqu’il utilise des sources externes, le secteur fait appel à des sources dont la crédibilité est reconnue (c.-à-d. Statistique Canada). Lorsque les données ou l’information sont incertaines, le Secteur des politiques a recours à des approximations et en précise les limites et les niveaux de confiance dans les produits d’information. D’après cette appréciation de l’assurance, les décideurs peuvent choisir d’inclure ou non cette information dans leurs délibérations.

En raison de la grande diversité de ses produits d’information, le Secteur des politiques n’a pas de lignes directrices documentées pour l’élaboration de tous les produits d’information. Toutefois, certains produits d’information récurrents et standards s’accompagnent de lignes directrices documentées. La présentation des produits d’information varie selon la demande de la Gestion des ressources. Comme il n’y a généralement pas de cadre de référence, la Gestion des ressources et le Secteur des politiques doivent collaborer étroitement. Bien que les deux entités au niveau régional aient indiqué que le fait de conclure des ententes officielles alourdirait le fardeau administratif, le Secteur des politiques à l’administration centrale reconnaît ce risque et prend actuellement des mesures pour formaliser les demandes d’analyse sociale et économique.

Contrairement au Secteur des sciences, le Secteur des politiques n’a pas de processus systématique et officiel d’examen par les pairs. Un examen par des pairs de l’extérieur est effectué uniquement en cas de besoin, lorsque les produits d’information portent sur des questions délicates ou très risquées. Tout comme la Gestion des ressources, le Secteur des politiques soumet ses produits d’information à un processus interne d’assurance de la qualité mené à divers niveaux de gestion avant de les transmettre à la Gestion des ressources.

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6.0 Conclusion

A partir des résultats dérivant de l’évaluation du risque de ses constatations préliminaires, l’équipe de vérification n’a pas relevé de risque important lié à la qualité de l’information utilisée dans les notes de décision portant sur la gestion des pêches. Bien que des risques mineurs aient été soulevés, l’équipe de vérification considère qu’ils font l’objet de stratégies d’atténuation adéquate. L’équipe de vérification est satisfaite du cadre de contrôle pertinent en place au sein de la Gestion des ressources, du Secteur des sciences et du Secteur des politiques.

Comme des contrôles adéquats sont en place pour assurer la qualité de l’information utilisée dans la prise de décisions relatives aux notes de décision portant sur la gestion des pêches, l’équipe de vérification a jugé que procéder à un examen détaillé durant la phase de réalisation n’amènerait pas vraiment de valeur ajoutée pour l’instant. Pour optimiser l’utilisation de ses ressources, la Direction générale de la vérification interne doit concentrer ses travaux de vérifications uniquement dans les secteurs où les risques et l’importance sont élevés. En conséquence, la Direction générale recommande de conclure la mission de vérification interne à cette étape.


7.0 Annexe A – Diagramme de processus — Note de décision de la gestion des ressources

diagramme de processus — note de décision de la gestion des ressources

8.0 Annexe B - Diagramme de processus — Produits d’information du secteur des politiques

diagramme de processus — produits d’information du secteur des politiques

9.0 Annexe C - Diagramme de processus — Produits d’information du secteur des sciences

diagramme de processus — produits d’information du secteur des sciences

1 « Analyse économique et statistiques » est la fonction à l’Administration centrale qui fournit de l’information sociale et économique à Gestion des Ressources.  Dans les régions, cette fonction est communément reconnue sous le nom de « Politiques et  économique ».

2 La haute gestion des Analyses économiques et statistiques a confirmé que la mise en œuvre du plan d’action de la direction se poursuivait, y compris les initiatives clés de renouvellement, et a exprimé des préoccupations concernant le fardeau qu’une vérification imposerait à la direction et aux régions à l’heure actuelle.  De ce fait, la tenue d’une vérification de suivi sur la Vérification du cadre de contrôle de la gestion à l'appui de l'information statistique sur les pêches n’ajouterait aucune valeur pour le moment.

3 La Vérification du cadre de contrôle de la gestion à l’appui des renseignements utilisés dans la prise de décisions par des comités de cadres supérieurs mettait l’accent sur la gouvernance, la reddition de comptes) ainsi que sur les processus et contrôles connexes des comités ministériels clés.

4 « Analyse économique et statistiques » est la fonction à l’Administration centrale qui fournit de l’information sociale et économique à Gestion des Ressources.  Dans les régions, cette fonction est communément reconnue sous le nom de « Politiques et  économique ».

5 L’information statistique sur les pêches n’a pas été examinée parce que la mission de vérification interne a été modifiée.

6 L’information statistique sur les pêches n’a pas été examinée parce que la mission de vérification interne a été modifiée.