Archivé – Vérification des programme de contributions de la Fondation du saumon du Pacifique et de la T Buck Suzuki Environmental Fondation


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Numéro de projet 6B203
Rapport de vérification final
7 Janvier, 2010

Table des matières

List des acronymes

MPO
Pêches et Océans Canada
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
DAP
Documents d’approbation du programme  
FSP
Fondation du saumon du Pacifique
PPT
Politique sur les paiements de transfert
CVAR
Cadre de vérification axé sur les risques
CGRAR
Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor
TBSEF
T. Buck Suzuki environmental fondation

 

1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Fondée en 1987, la Fondation du saumon du Pacifique (FSP) est un organisme sans but lucratif incorporé fédéralement et voué à la promotion de la conservation, de la restauration et de la valorisation du saumon du Pacifique au profit des générations actuelles et futures. Indépendante du gouvernement, la FSP établit des partenariats avec les communautés, les représentants des Premières nations et les organisations à but non lucratif en agissant comme mécanisme de financement pour les projets qui visent les mêmes objectifs.

La T. « Buck » Suzuki environmental fondation  (TBSEF) a été fondée en 1981 pour protéger et conserver le poisson et son habitat en Colombie–Britannique. La TBSEF veille à ce que les marais, les cours d’eau, les lacs et les eaux marines où vivent les poissons ne soient pas pollués, endigués, dérivés, gaspillés ou détériorés. Grâce à un lien direct avec les pêches (la pêche au saumon en particulier), la Fondation sensibilise la population à la protection de l’habitat du poisson en impliquant les communautés de pêche dans des contributions positives pour soutenir les ressources d’eau douce et marine pour les générations futures.

Les fondations sont financées par les contributions annuelles de Pêches et Océans Canada (MPO). Le renouvellement des autorisations de programme doit avoir lieu à la fin de l’exercice 2009­2010; il est conditionnel à une vérification interne. Ainsi, la vérification des programmes de contribution de la FSP et de la TBSEF a été ajoutée au plan de vérification pluriannuel du MPO axé sur les risques.

1.2 Objectifs et portée

Les objectifs de la vérification étaient:

  • De fournir l’assurance que les cadres ministériels de contrôle de la gestion pour les contributions de la FSP et de la TBSEF sont en place, appropriés et fonctionnels.
  • De déterminer la conformité aux conditions du programme de contribution, aux politiques de réglementation et aux procédures pour le contrôle des paiements de transfert.
La mission de vérification couvrait les exercices de 2005-2006 à 2009-2010. Le travail de vérification comprenait un examen détaillé des dossiers, l’examen des documents et des entrevues avec des représentants du Programme et des Finances. Tous les paiements versés à la FSP et à la TBSEF pour les exercices financiers de 2005-2006 à 2008-2009 ont été passés en revue en raison du nombre limité de transactions.

1.3 Énoncé d'assurance

À notre avis, les vérificateurs ont examiné suffisamment de preuves pertinentes et obtenu suffisamment d’informations et d’explications nécessaires pour donner une assurance suffisante à l’avis ou aux conclusions du rapport. 

1.4 Sommaire des observations et des recommandations

Les programmes sont gérés et administrés conformément aux conditions des programmes et de la Politique sur les paiements de transfert (PPT) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les cadres de contrôle de la gestion pour les programmes se sont révélés efficaces, et des pratiques de gestion appropriées ont été mises en œuvre, à l’exception des pratiques de gestion du risque. Il est recommandé que :

  • Le directeur général régional de la région du Pacifique intègre officiellement les pratiques de gestion du risque à la gestion des programmes. (importance modérée)

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Fondée en 1987, la Fondation du saumon du Pacifique (FSP) est un organisme sans but lucratif incorporé fédéralement et voué à la promotion de la conservation, du rétablissement et de la valorisation du saumon du Pacifique au profit des générations actuelles et futures. Indépendante du gouvernement, la FSP établit des partenariats avec les communautés, les représentants des Premières nations et les organisations à but non lucratif en agissant comme mécanisme de financement pour les projets qui visent les mêmes objectifs.

La T. Buck Suzuki Environmental Foundation (TBSEF) a été fondée en 1981 pour protéger et conserver le poisson et son habitat en Colombie­Britannique. La TBSEF veille à ce que les marais, les cours d’eau, les lacs et les eaux marines où vivent les poissons ne soient pas pollués, endigués, dérivés, gaspillés ou détériorés. Grâce à un lien direct avec les pêches (la pêche au saumon en particulier), la Fondation sensibilise la population à la protection de l’habitat du poisson en impliquant les communautés de pêche dans des contributions positives pour soutenir les ressources d’eau douce et marine pour les générations futures.

En juin 1992, un programme de contribution pour le Programme sur le saumon de la FSP a été établi avec Pêches et Océans Canada (MPO). La documentation d’approbation des programmes (DAP) a été approuvée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et a été renouvelée par la suite en 1996 et en 2005. La DAP de 2005 a également défini les autorisations de programme pour la TBSEF. La DAP expire en mars 2010, et une vérification interne doit être effectuée comme condition de renouvellement des programmes.

Le financement des programmes doit être entièrement compensé par les recettes supplémentaires provenant de la vente de timbres par le MPO, qui sont versées au Fonds consolidé du revenu :

  • Les pêcheurs commerciaux qui achètent leur permis de pêche commerciale doivent se procurer le timbre de conservation des pêches commerciales à un coût de 10 $. Ils peuvent choisir d’envoyer les produits de la vente du timbre à la FSP ou à la TBSEF, ou en part égale à chacune des deux fondations.
  • Les pêcheurs récréatifs qui achètent leur permis de pêche récréative doivent se procurer le timbre de conservation des pêches commerciales à un coût de 6 $. La FSP reçoit 1 $ pour chacun des 262 800 premiers timbres vendus et 4 $ par timbre additionnel, ainsi que 4 $ pour chaque timbre vendu à des jeunes de moins de 16 ans.

Compte tenu de ce mécanisme de financement, le nombre de dollars transférés chaque année à la FSP et à la TBSEF varie selon le nombre de timbres vendus et selon l’organisation que les pêcheurs commerciaux choisissent de soutenir. Le tableau suivant présente les montants annuels versés à la FSP et à la TBSEF pour les quatre années pour lesquelles nous avons vérifié les transactions :

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009 Total
Fondation du saumon du Pacifique 396 366 $ 389 573 $ 380 877 $ 371 351 $ 1 538 167 $
T. « Buck » Suzuki environmental fondation 38 925 $ 33 570 $ 29 803 $ 28 605 $ 130 903 $
Total 435 291 $ 423 143 $ 410 680 $ 399 956 $ 1 669 070 $

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2.2 Objectives et portée

2.2.1 Objectifs

Les objectifs de la vérification étaient:

  • De fournir l’assurance que les cadres ministériels de contrôle de la gestion pour les contributions de la FSP et de la TBSEF sont en place, appropriés et fonctionnels.
  • De déterminer la conformité aux conditions du programme de contribution, aux politiques de réglementation et aux procédures pour le contrôle des paiements de transfert.

2.2.2 Portée

La mission de vérification couvrait les exercices de 2005-2006 à 2009-2010. Le travail de vérification comprenait un examen détaillé des dossiers, l’examen des documents et des entrevues avec des représentants du Programme et des Finances. Tous les paiements versés à la FSP et à la TBSEF pour les exercices financiers de 2005-2006 à 2008-2009 ont été passés en revue en raison du nombre limité de transactions. 

2.3 Methodologie

L’équipe de vérification a mené sa mission conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, telles qu’elles sont définies dans la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor. La mission comprenait des entrevues avec des représentants du Ministère responsables de l’élaboration et de la mise en œuvre du Programme ainsi que de l’examen des documents du Programme. Un examen détaillé des dossiers a été fait afin de donner une assurance quant aux procédés utilisés pour certifier les paiements ainsi que d’attester la conformité aux politiques applicables et aux conditions du Programme.

3.0 Observations et recommandations

Les sections suivantes présentent les observations sur l’efficacité des cadres de contrôle de la gestion de la FSP et de la TBSEF et à la conformité aux politiques et procédures de réglementation.

Pour aider la direction à préparer son plan d'action de la direction, nous avons qualifié les recommandations de vérification selon les trois catégories suivantes, en fonction de leur importance :

  • Importance élevée – faiblesse majeure du contrôle et/ou niveau de risque indésirablement élevé;
  • Importance moyenne – faiblesse du contrôle ayant un impact sur l’efficacité opérationnelle et/ou la crédibilité; et
  • Importance faible – faiblesse du contrôle ou du processus contribuant à l’inefficacité.

Étant donné que le DAP expire le 31 mars 2010 et que les programmes doivent être renouvelés, les observations, les recommandations et le plan d'action de la direction de ce rapport ont été élaborés pour solidifier les programmes.

3.1 Cadre de contrôle de la gestion

Les cadres de contrôle de la gestion pour les programmes se sont révélés efficaces et des pratiques de gestion appropriées ont été mises en œuvre, à l’exception des pratiques de gestion du risque.

Un cadre de contrôle de gestion est un ensemble de contrôles que la direction met en place pour permettre l’administration des ententes de contribution avec la FSP et la TBSEF. Les contrôles sont : ‘toute mesure prise par la direction, le conseil et d’autres parties pour gérer les risques et accroître la possibilité d’atteindre les objectifs et les buts établis. La direction planifie, organise et dirige l’exécution de mesures suffisantes afin de fournir une assurance raisonnable que les objectifs et les buts seront atteints.’[1]

Lors de l’examen des cadres de contrôle de la gestion des deux programmes, aucune anomalie importante a été trouvée. Les conditions des programmes ainsi que leurs ententes de contribution respectives exposent en détail les attentes vis-à-vis du MPO et des deux parties.

Les procédures relatives à l’application, la sélection et l’approbation de projet sont bien documentées pour la FSP. Les conseillers communautaires du MPO sont impliqués dans le programme. Ils aident les demandeurs à soumettre leur proposition de projet à la FSP en vérifiant que leurs propositions sont économiques et aideront le MPO et la FSP à atteindre leurs objectifs. Sur une base annuelle, ces demandes sont ensuite examinées à l’aide d’un cadre clairement défini par un comité de sélection de projets, qui compte des représentants du MPO et de la FSP. Le comité de sélection de projets recommande ensuite les projets à des fins de financement au conseil d’administration de la FSP. La liste de projets proposés est ensuite envoyée au MPO en vue de l’examen final et de l’approbation par le directeur de la Direction des océans, de l’habitat et de la mise en valeur. Une fois que ces projets ont été approuvés par le directeur, une lettre est envoyée à la FSP confirmant les projets approuvés par le MPO et que la FSP peut commencer à faire une demande de fonds à partir de l’entente de contribution.

La FSP transfère les fonds de contribution qu’elle reçoit à un bénéficiaire ultime; la TBSEF utilise le financement sous forme de contribution pour des projets qu’elle examine et approuve conformément à une méthodologie semblable au processus de sélection et d’approbation de projets de la FSP. Pour surveiller les progrès des initiatives financées, les conseillers communautaires du MPO se réunissent régulièrement avec les promoteurs de projet, et les rapports des bénéficiaires sont présentés au MPO de façon régulière. Il faut souligner que le processus de demande, de sélection et d’approbation de projet, ainsi que le niveau des renseignements fournis par les fondations dans les rapports qu’elles présentent sont exemplaires.

Dans le cadre du processus de renouvellement de 2005­2006, un Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats/Cadre de vérification axé sur les risques (CGRAR/CVAR) pour la FSP et la TBSEF a été élaboré. Le CGRAR/CVAR présente l’engagement d’entreprendre des vérifications des bénéficiaires en 2007­2008. Les vérifications des bénéficiaires assurent de façon indépendante qu’ils sont conformes aux conditions. Les vérifications des bénéficiaires n’ont pas été effectuées, puisque les gestionnaires de programme du MPO croyaient que la surveillance et les processus de contrôle existants étaient suffisants. Les gestionnaires de programme considéraient également que l’étroite relation de travail avec les deux organisations servait de mesure de contrôle compensatoire additionnelle. Les résultats de cette évaluation informelle des risques n’ont pas été documentés.

La Politique sur les paiements de transfert du SCT de 2008 met de plus en plus l’accent sur l’augmentation de la responsabilisation vis-à-vis des fonds publics et sur une gestion des programmes qui tient compte des risques. C’est pourquoi les programmes doivent être gérés en tenant compte des risques. Pour assurer la conformité à cette nouvelle PPT, il est recommandé que la gestion des programmes intègre des pratiques officielles de gestion des risques dans sa gestion des programmes.

Recommandation : (importance modérée)

  • Le directeur général régional, Région du Pacifique, devrait intégrer officiellement les pratiques de gestion du risque à la gestion des programmes, en documentant son évaluation de risques d’un point de vue de probabilités et de conséquences, en identifiant des stratégies atténuantes et par un suivi continu. (importance modérée)

3.2 Conformité

Les programmes de contribution sont conformes aux conditions des programmes, aux politiques et aux procédures de réglementation pour le contrôle des paiements de transfert, avec quelques exceptions ne posant pas de risque important.

Les paiements sont généralement conformes aux politiques et aux procédures, avec quelques exceptions signalées dans les premières années de la vérification. La direction a pris les mesures nécessaires pour corriger ces exceptions.

Des ententes de contribution pluriannuelles existent à la FSP et à la TBSEF. Ces ententes expirent le 31 mars 2010.

L’entente de contribution avec la FSP comprend toutes les clauses obligatoires exigées par la PPT, sauf pour une exception minime, qui ne pose pas de risque important au programme. La direction devrait veiller à ce que les ententes de contribution futures comprennent toutes les clauses exigées.

L’entente de contribution avec la TBSEF comprenait toutes les clauses obligatoires exigées par la PPT.

Les ententes de contribution de la FSP et de la TBSEF comprennent toutes les clauses des conditions des programmes.

Recommandation :

  • Étant donné qu’aucune lacune importante posant un risque important pour les programmes n’a été identifiée, aucune recommandation n’est requise.

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4.0 Conclusion Générale

Les programmes sont gérés et administrés conformément aux conditions des programmes et de la PPT. Les cadres de contrôle de la gestion pour les programmes se sont révélés efficaces compte tenu de leur valeur en dollars, et des pratiques de gestion appropriées ont été mises en œuvre à l’exception de pratiques de gestion du risque.

5.0 Plan d'action de la Direction

Recommandation Plan d'action de la Direction Mise à jour du rapport de situation
Mesures terminées Mesures en suspens Date limite

Le directeur général régional, Région du Pacifique, doit intégrer de façon officielle les pratiques de gestion du risque à la gestion des programmes, en documentant son évaluation de risques d’un point de vue de probabilités et de conséquences, en identifiant des stratégies atténuantes et par un suivi continu.  (importance modérée)

Développer une évaluation des risques et une synthèse de gestion pour les programmes.

Identifier et évaluer les zones potentielles de risque, leur probabilité et leur impact pour les programmes.

Développer un plan de surveillance du programme et de bénéficiaires et le réviser pour sa mise en œuvre en 2010/11.

 

 

Initiale :
mars 2010

Révisée :


1The Institute of Internal Auditors, International Professional Practices Framework, janvier 2009, p. 40.