Archivé – Vérification du programme de contribution au Sous-comité pour le saumon


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Numéro de projet 6B202
Rapport de vérification final
7 janvier, 2010

Table des matières

List des acronymes

MPO
Pêches et Océans Canada
PMI
Plan de mise en œuvre
DAP
Documents d’approbation du programme  
PPT
Politique sur les paiements de transfert
SCS
Sous-comité du saumon
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor
ACD
Accord-cadre définitif

 

1.0 Résumé

1.1 Introduction

En mai 1993, un Accord-cadre définitif (ACD) a été conclu dans le cadre d’un règlement de revendication territoriale globale au Yukon. Les signataires de cet accord étaient le ministre des Affaires indiennes et du Nord canadien au nom du Canada, le leader du gouvernement pour le Yukon et le président du Conseil des Premières nations du Yukon.

En vertu de l’ACD, la Commission de gestion des ressources halieutiques et fauniques a été établi comme principal instrument de gestion de la faune aquatique et terrestre au Yukon. Toujours en vertu de l’ACD, un sous-comité de la Commission de gestion des ressources halieutiques et fauniques , le Sous-comité du saumon (SCS), a été mis sur pied comme principal instrument de gestion du saumon au Yukon. On lui donnait antérieurement le nom de Comité du saumon du Yukon. Cependant, à la suite de l’Examen de la mise en œuvre de 2007, il a été recommandé, puis accepté par toutes les parties que le Comité porte désormais le nom SCS. Celui-ci peut formuler des recommandations à l’intention du ministre et des Premières nations du Yukon sur toutes les questions liées au Saumon, à son habitat et à sa gestion, y compris les lois, la recherche, les politiques et les programmes.

Le SCS est financé au moyen d’une contribution annuelle du ministère des Pêches et des Océans (MPO). Le Programme doit être renouvelé à la fin de l’exercice financier 2009-2010 et la vérification du Programme du SCS faisait partie du plan de vérification pluriannuel axé sur les risques étant donné que la conduite d’une mission de vérification était une condition du renouvellement.

1.2 Objectifs et portée

Les objectifs de la vérification étaient:

  • De fournir l’assurance que le cadre ministériel de contrôle de la gestion pour la contribution du SCS est en place, approprié et fonctionnel.
  • De déterminer la conformité aux conditions du programme de contribution, aux politiques de réglementation et aux procédures de contrôle des paiements de transfert.

La mission de vérification couvrait les exercices de 2005-2006 à 2009-2010. Le travail de vérification comprenait un examen détaillé des dossiers, l’examen des documents et des entrevues avec des représentants du Programme et des Finances. Tous les paiements versés au SCS pour les exercices financiers de 2005-2006 à 2008-2009 ont été passés en revue en raison du nombre limité de transactions. 

1.3 Énoncé d'assurance

À notre avis, les vérificateurs ont examiné suffisamment de preuves pertinentes et obtenu suffisamment d’information et d’explications nécessaires pour donner une assurance suffisante à l’avis ou aux conclusions du rapport. 

1.4 Résumé des observations et des recommandations

Le Programme SCS est, en règle générale, géré et administré conformément aux conditions du Programme, à la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor et à la Loi sur la gestion des finances publiques. Conformément à sa mission, l’équipe de vérification a examiné le cadre de contrôle de la gestion en place pour le Programme et a constaté certaines lacunes que la direction du Programme a déjà commencé à combler. L’ACD constitue le fondement du Programme. Cependant, l’équipe de vérification a relevé des conditions dans les documents d’approbation du programme (DAP) actuels qui ne cadraient pas avec celles de l’ACD.  Le renouvellement du Programme donnera l’occasion de modifier les DAP afin de rendre le Programme conforme aux exigences de l’ACD. Il est recommandé que :

  • Le directeur général régional, Région du Pacifique, s’assure que, pour le renouvellement du programme de contribution, les documents d’approbation du programme soient conformes aux dispositions de l’Accord-cadre définitif.  (Importance élevée) 

2.0 Introduction

2.1 Contexte

En mai 1993, l’Accord-cadre définitif (ACD) a été conclu dans le cadre du règlement de revendication territoriale globale pour le Yukon. Les signataires de cet accord étaient le ministre des Affaires indiennes et du Nord canadien au nom du Canada, le leader du gouvernement pour le Yukon et le président du Conseil des Premières nations du Yukon.

En vertu de l’ACD, la Commission de gestion des ressources halieutiques et fauniques a été établi comme principal instrument de gestion de la faune aquatique et terrestre au Yukon. Toujours en vertu de l’ACD, un sous-comité de la Commission de gestion des ressources halieutiques et fauniques , le Sous-comité du saumon (SCS), a été mis sur pied comme principal instrument de gestion du saumon au Yukon. Le SCS peut faire des recommandations au ministre et aux Premières Nations du Yukon sur toutes les questions liées au saumon, à son habitat et à sa gestion, y compris les lois, la recherche, les politiques et les programmes.

Composé de membres provenant de toutes les régions du Yukon, le SCS représente les peuples des Premières nations et les autres populations. La composition du Comité est établie dans l’ACD et structurée avec soin en vue d’assurer une diversité et un équilibre. Les membres du SCS sont nommés par la Commission de gestion des ressources halieutiques et fauniques du Yukon, Pêches et Océans Canada (MPO) ainsi que les Premières nations des bassins hydrologiques des rivières Alsek, Porcupine et Yukon.

Comme il est stipulé dans l’ACD, le MPO procure un soutien technique et administratif au SCS, au besoin, afin que celui-ci puisse identifier les plans appropriés de gestion du Saumon. Un haut fonctionnaire du MPO au Yukon (Région du Pacifique) occupe le poste de secrétaire exécutif du SCS.

En mai 1993, le MPO a créé pour le SCS un programme de contribution en vue de la mise en application des responsabilités découlant des ententes de règlement de revendication territoriale globale. Depuis sa création, le SCS a été financé par une contribution annuelle du MPO. Le tableau suivant décrit les dépenses annuelles du SCS pour la période couverte par l’examen détaillé des dossiers de vérification :

2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009 Total

202 100 $

174 545 $

210 085 $

194 025 $

780 755 $

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2.2 Objectives et portée

2.2.1 Objectifs

Les objectifs de la vérification étaient les suivants :

  • Fournir l’assurance que le cadre ministériel de contrôle de la gestion pour la contribution du SCS est en place, approprié et fonctionnel.
  • Déterminer la conformité aux conditions du programme de contribution, aux politiques de réglementation et aux procédures de contrôle des paiements de transfert. 

2.2.2 Portée

La mission de vérification couvrait les exercices financiers de 2005-2006 à 2009-2010. Le travail de vérification comprenait un examen détaillé des dossiers, l’examen des documents et des entrevues avec des représentants du Programme et des Finances. Tous les paiements versés au SCS pour les exercices financiers de 2005-2006 à 2008-2009 ont été révisés en raison du nombre limité de transactions.

2.3 Methodologie

L’équipe de vérification a mené sa mission conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, telles qu’elles sont définies dans la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor. La mission comprenait des entrevues avec des représentants du Ministère responsables de l’élaboration et de la mise en œuvre du Programme ainsi que de l’examen des documents du Programme. Un examen détaillé des dossiers a été fait afin de donner une assurance quant aux procédés utilisés pour certifier les paiements ainsi que d’attester la conformité aux politiques applicables et aux conditions du Programme.

3.0 Observations et recommandations

Les sections suivantes présentent les observations sur l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion de la SCS et à la conformité aux politiques et procédures de réglementation.

Pour aider la direction à préparer son plan d’action de la direction, nous avons qualifié les recommandations selon les trois catégories suivantes, en fonction de leur importance :

  • Importance élevée – faiblesse majeure du contrôle et/ou niveau de risque indésirablement élevé;
  • Importance moyenne – faiblesse du contrôle ayant un impact sur l’efficacité opérationnelle et/ou la crédibilité; et
  • Importance faible – faiblesse du contrôle ou du processus contribuant à l’inefficacité.

Étant donné que le DAP expire le 31 mars 2010 et que le programme doit être renouvelé, les observations, les recommandations et le plan d'action de la direction de ce rapport ont été élaborés pour solidifier le renouvellement du DAP.

3.1 Cadres de contrôle de la gestion

Le cadre de contrôle de la gestion présentement en place présente certaines lacunes. Cependant, la direction du Programme a pris des mesures pour y remédier et des améliorations ont été observées.

Un cadre de contrôle de gestion est un ensemble de contrôles que la direction met en place pour permettre l’administration des programmes de contribution. Les contrôles sont : « toute mesure prise par la direction, le conseil et d’autres parties pour gérer les risques et accroître la possibilité d’atteindre les objectifs et les buts établis. La direction planifie, organise et dirige l’exécution de mesures suffisantes afin de fournir une assurance raisonnable que les objectifs et les buts seront atteints. »[1]. Pour le SCS, ces objectifs et ces buts sont définis dans l’ACD.

Les activités du SCS sont régies par l’ACD; les DAP doivent donc en rendre compte. L’ACD (a.16.7.17.12) énumère les activités que le SCS peut entreprendre. Ces activités englobent la sollicitation de commentaires auprès des Conseils ou du public et la formulation de recommandations au ministre des Pêches et des Océans et aux Premières Nations du Yukon sur toutes les questions liées au saumon, à son habitat et à sa gestion au Yukon. Toutefois, les DAP incluent des activités qui sont opérationnelles, ce qui est contraire au rôle consultatif identifié dans l’ACD. Aussi, l’ACD restreint les activités du SCS aux affaires liées à la gestion du saumon au Yukon, alors que, dans les DAP, la participation aux réunions internationales est admise sans restriction. Comme les DAP n’étaient pas conformes aux dispositions de l’ACD, les accords de contribution annuels ont financé des activités du SCS qui n’étaient pas conformes aux dispositions de l’ACD.

Les rôles et les responsabilités du Programme n’étaient pas définis clairement. L’ACD indique qu’un secrétaire exécutif, nommé par le MPO, doit « offrir un soutien technique et administratif au SCS, au besoin, afin de mettre au point des plans bien conçus pour la gestion du Saumon. » Comme les rôles et les responsabilités du secrétaire exécutif ne sont pas clairement définis, le soutien technique et administratif offert par le SCS a surpassé les exigences de l’ACD. Le secrétaire exécutif a préparé les budgets pour le SCS malgré le plan de mise en œuvre de l’ACD indiquant que le SCS « doit préparer un budget annuel et le présenter à la Commission de gestion des ressources halieutiques et fauniques pour le faire approuver par le ministre des Pêches et des Océans. » D’autres activités administratives effectuées par le secrétaire exécutif pour le SCS comprenaient la tenue des comptes et le paiement des factures. L’examen de la mise en œuvre de 2007 de l’ACD (a. 8.3.6) indique que « le SCS n’a pas exercé ses activités conformément aux dispositions administratives de l’ACD et à son plan de mise en œuvre. »

Au cours de la période faisant l’objet de la présente vérification, des améliorations ont été apportées à la gestion du Programme. Pour corriger les incohérences relevées dans les dispositions administratives de l’ACD, le SCS procède actuellement à l’embauche d’une personne pour gérer le budget, la tenue des comptes et le paiement des factures. Aussi, les accords de contribution sont maintenant plus clairs et plus concis et contiennent plus de détails. Par exemple, comparativement aux accords précédents, l’accord de contribution de 2008-2009 précise clairement le nombre et les types de réunion que doit tenir le SCS, et les réunions ont été harmonisées avec les dispositions de l’ACD. De plus, le MPO a pris des mesures pour travailler auprès des membres du conseil du SCS, de sorte que leurs activités soient en conformité avec l’ACD. Enfin, dans l’espoir de s’assurer que les deux parties comprennent clairement leurs rôles et leurs responsabilités, le MPO a mis le SCS à contribution pour définir avec plus de précision les rôles et les responsabilités du Ministère, du secrétaire exécutif et du SCS.

Recommandation (importance élevée) :

  • Le directeur général régional, Région du Pacifique, s’assure que, pour le renouvellement du programme de contribution, les documents d’approbation du programme concordent avec les dispositions de l’Accord-cadre définitif.

3.2 Conformité

L’administration du Programme de contribution respecte les conditions du Programme, les politiques de réglementation et les procédures pour le contrôle des paiements de transfert avec quelques exceptions mineures près qui ne présentent aucun risque important.

Les paiements sont généralement conformes aux politiques et aux procédures, quelques exceptions mineures ayant été observées dans les premières années de la portée de la vérification. La direction a pris les mesures nécessaires pour corriger ces exceptions. 

Les accords de contribution ont été mis en place sur une base annuelle pour le Programme du SCS. Tous les accords analysés contenaient les dispositions de base requises par la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Les accords de contribution du SCS contenaient toutes les clauses énumérées dans les conditions du Programme de contribution du SCS, à l’exception de la clause portant sur les procédures de présentation et d’approbation des demandes, qui ne présentait aucun risque important. 

Recommandation :

  • Comme aucune lacune majeure présentant un risque important pour le Programme n’a été constatée, aucune recommandation n’est requise.

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4.0 Conclusion Générale

Le cadre de contrôle de la gestion en place présentait certaines lacunes, que la direction du Programme avait déjà commencé à combler. Le programme de contribution du SCS est, en règle générale, géré et administré conformément aux conditions du Programme et à la Politique sur les paiements de transfertdu SCT. Le renouvellement du Programme donnera l’occasion de modifier le DAP afin de rendre le Programme conforme aux exigences de l’ACD. 

5.0 Plan d'action de la gestion

Recommandation Plan d'action de la gestion Le point sur le rapport d'étape
Mesures terminées Mesures en suspens Date limite

Le directeur général régional, Région du Pacifique, s’assure que, au moment du renouvellement du programme de contribution, que les documents d’approbation du programme concordent avec les  dispositions de l’Accord-cadre définitif. (Importance élevée).

Le personnel régional et de l’administration centrale collaborent pour élaborer des conditions pour les documents d’approbation de programme (DAP) qui sont conformes à l’Accord-cadre définitif (ACD).

 

 

Première :
31 décembre 2009

Révisée :


1L'Institut de l'Audit Interne, Cadre de référence international des pratiques professionnelles, janvier 2009, p. 40.