Archivé – Vérification du Programme de contribution à la recherche universitaire


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Numéro de projet 6B201
Rapport de vérification final
7 janvier, 2010

Table des matières

List des acronymes

PCRU
Programme de contribution à la recherche universitaire
MPO
Pêches et Océans Canada
CNDS
Comité national des directeurs des sciences
DAP
Documents d’approbation du programme  
SIS
Stratégies et Intégration des Sciences

 

1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Le Programme de contribution à la recherche universitaire (PCRU) a été créé dans le but de promouvoir le partenariat avec les universités afin d’améliorer la capacité scientifique de Pêches et Océans Canada (MPO) et lui permettre de remplir son mandat. Le programme est géré par le Comité national des directeurs des sciences (CNDS) qui est composé des plus hauts dirigeants du Secteur des sciences.

1.2 Objectifs et portée

L’objectif de la mission de vérification consistait à donner l’assurance que le cadre de contrôle de gestion du PCRU quant à la sélection des récipiendaires et à l’administration du programme de contribution est adéquat. La mission ne portait pas sur les processus de vérification des comptes; par conséquent, elle n’offre aucune garantie quant à la conformité liée au versement des fonds.

La Documentation d’approbation du programme (DAP) du PCRU prend fin le 31 mars 2010 et le programme devait faire l’objet d’une vérification interne avant d’être renouvelée. Récemment, les processus et les résultats du PCRU ont été analysés au cours d’un examen de la gestion parrainé par le secteur (avril 2008) et d’une évaluation du MPO (septembre 2009). La portée de la vérification vise à éviter le dédoublement de travaux précédents.

1.3 Énoncé d'assurance

À notre avis, les vérificateurs ont examiné suffisamment de preuves pertinentes et obtenu suffisamment d’information et d’explications nécessaires pour donner une assurance suffisante à l’avis ou aux conclusions du rapport. 

1.4 Sommaire des observations et des recommandations

Le PCRU dispose d’un cadre de contrôle de gestion adéquat pour la sélection et l’approbation des récipiendaires. La plupart des processus d’administration du programme sont en place et bénéficieront de la mise en œuvre de pratiques formelles de gestion du risque.

Le PCRU a bien répondu aux différentes recommandations issues de l’examen de la gestion et de l’évaluation du MPO. Des améliorations notables ont été apportées au cadre de contrôle de gestion du programme. Le PCRU est bien positionné pour le renouvellement en 2010-2011 et la mise en œuvre de la recommandation qui suit renforcera la gestion du programme :

  • La sous-ministre adjointe du Secteur des sciences devrait intégrer des pratiques officielles de gestion des risques dans sa gestion du Programme de contribution à la recherche universitaire(importance moyenne).

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Le PCRU appuie les priorités du Secteur des sciences du MPO grâce au financement de la recherche académique visant à accroître les connaissances sur les océans, les ressources aquatiques et la sécurité maritime. Des fonds sont offerts aux établissements d’enseignement postsecondaire canadiens reconnus, aux réseaux de recherche et aux chercheurs associés à au moins un établissement postsecondaire canadien reconnu. Les objectifs du programme sont les suivants :

  • accroître la capacité du MPO à remplir son mandat par l’entremise de la recherche scientifique, de même que sa capacité à relever les défis scientifiques de l’avenir dans les domaines liés aux priorités et au programme des Sciences;
  • optimiser les moyens scientifiques du MPO grâce au partage des ressources et des connaissances universitaires;
  • appuyer des programmes de recherche et de développement visant à promouvoir l’innovation dans les secteurs des sciences de la mer, des eaux douces, des pêches et de l’industrie d’aquaculture;
  • travailler avec des universitaires pour que le Canada réalise son plein potentiel dans le domaine de la recherche sur les pêches marines, les pêches en eau douce et l’aquaculture en créant des liens venant appuyer et accroître les forces complémentaires du gouvernement et des universités dans le système d’innovation du Canada.

2.1.1 Financement du programme

La DAP prévoit un transfert annuel de 600 000 $ du crédit 1 (fonctionnement) au crédit 10 (subventions et contributions). Elle prévoit également un transfert annuel supplémentaire pouvant aller jusqu’à 1 000 000 $ du crédit 1, au besoin. Le PCRU n’a aucune répercussion financière additionnelle et les fonds proviennent des niveaux de référence existants. Le tableau suivant résume les dépenses réelles du PCRU de 2004-2005 à 2008-2009.

 

2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009 Total

 

($) ($) ($) ($) ($) ($)
Dépenses réelles

0

250 000

489 000

679 000

838 000

2 256 000

2.1.2 Gouvernance

Trois éléments principaux forment la structure de gouvernance du PCRU : le CNDS gère le PCRU, les directeurs régionaux des Sciences et les directeurs généraux mettent en œuvre chacune des ententes de contributions et en assurent le suivi, et la Direction des Stratégies et intégration des sciences (SIS) assure le soutien administratif. Le CNDS est formé par les plus hauts dirigeants du Secteur des sciences et est présidé par la sous-ministre adjointe, Sciences. Le CNDS approuve les demandes et traite les questions importantes en matière de gestion. Le PCRU est un point permanent aux ordres du jour des réunions du CNDS depuis le mois de juillet 2008.

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2.2 Objectives et portée

L’objectif de la mission de vérification consiste à donner l’assurance que le cadre de contrôle de gestion du PCRU est approprié pour la sélection des récipiendaires et l’administration du programme de contribution. La mission est axée sur des éléments clés du contrôle liés aux deux critères suivants :

  • Un processus officiel est en place pour la sélection et l’approbation des récipiendaires;
  • Des procédures administratives claires sont établies pour la gestion du programme.

L’examen de la gestion (avril 2008) et l’évaluation du MPO (septembre 2009) portaient sur les processus et les résultats du PCRU. Voici un résumé des principales observations :

  • L’examen de la gestion indique qu’il faut améliorer les processus d’approbation, de suivi et de paiement;
  • L’évaluation du MPO fait ressortir des questions quant à la sélection des récipiendaires et au suivi.
Le CNDS a répondu favorablement à ces deux études. Il ne s’est pas écoulé suffisamment de temps pour permettre la mise en œuvre complète des recommandations liées à l’attestation des paiements, c’est pourquoi ces dernières ont été exclues de la portée de la vérification.

2.3 Methodologie

L’équipe de vérification a accompli sa mission conformément aux normes de vérification interne en vigueur au sein du gouvernement du Canada, telles qu’elles sont énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor. La documentation clé a été passée en revue afin de bien comprendre le programme (p. ex. DAP, Cadre de vérification fondé sur les risques, Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats). L’examen de la gestion et l’évaluation du MPO, de même que les processus mis en place à la suite des recommandations du rapport ont aussi été analysés. Finalement, les employés affectés au programme ont été interviewés dans le but de comprendre les processus clés et de documenter leur mise en œuvre.

3.0 Observations et recommandations

Le PCRU est doté d’un cadre de contrôle de gestion qui convient à la sélection et à l’approbation des récipiendaires. Les processus d’administration du programme sont en place, pour la plupart. La mise en œuvre en bonne et due forme de pratiques de gestion du risque, renforcera la gestion du programme.

Pour aider les gestionnaires à préparer un plan d’action de la direction, les recommandations issues de la vérification ont été classifiées selon les trois catégories ci-dessous, qui correspondent à leur degré d’importance :

  • Importance élevée – faiblesse majeure du contrôle et/ou niveau de risque indésirablement élevé;
  • Importance moyenne – faiblesse du contrôle ayant un impact sur l’efficacité opérationnelle et/ou la crédibilité; et
  • Importance faible – faiblesse du contrôle ou du processus contribuant à l’inefficacité.

Comme la DAP prendra fin le 31 mars 2010 et que le programme devra être renouvelé, des observations, des recommandations et un plan d’action de la direction ont été élaborés dans le présent rapport afin d’améliorer le programme.

3.1 Sélection et approbation des récipiendaires de contributions

Des processus renforcés ont été mis en œuvre pour la sélection et l’approbation des récipiendaires.

Afin de maintenir la transparence et l’impartialité à l’égard de tous les candidats, un programme de contribution doit être doté de processus visant à sélectionner et à approuver les récipiendaires de contributions.

Avant l’évaluation du MPO, le PCRU utilisait un processus de sélection informel. De plus, un processus d’approbation informel était également en place avant l’examen de gestion.

Les vérificateurs ont constaté que le programme s’est doté de processus formels pour la sélection et l’approbation. En utilisant un modèle standard, les candidats présentent leur projet aux directeurs régionaux des Sciences ou aux directeurs généraux. Pendant l’élaboration de leur projet, les candidats peuvent consulter les directeurs régionaux des Sciences ou les directeurs généraux. Le cas échéant, la Direction des SIS pourrait avoir à donner son avis sur les projets. À l’aide d’un modèle d’examen des incidences, les directeurs régionaux des Sciences ou les directeurs généraux évaluent l’incidence des projets sur l’ensemble des priorités du Secteur des sciences du MPO. Les projets des candidats et les évaluations de leur incidence produite par les directeurs régionaux des Sciences ou les directeurs généraux du Secteur sont soumis au CNDS aux fins d’approbation. Les décisions du CNDS sont consignées dans ses comptes rendus de décisions.
Recommandation :

Étant donné qu’aucun problème majeur associé à un risque important pour le programme n’a été décelé, il n’y a pas lieu de faire une recommandation.

3.2 Gestion du programme

Le cadre de contrôle de gestion du programme est efficace et approprié. La mise en œuvre de pratiques de gestion du risque en bonne et due forme renforcera l’administration du programme.

Afin d’assurer la conformité aux modalités du programme, de même qu’aux politiques et aux procédures de contrôle des paiements de transfert, des procédures administratives doivent être en place aux fins du suivi des questions d’ordre financier ou non financier.

En réponse à l’examen de gestion, la Direction des SIS a élaboré un guide comprenant des modèles de documents et des lignes directrices administratives destinés à la gestion des ententes de contributions du PCRU. Ces documents ont été distribués par le CNDS en novembre 2008. Le guide comprend un modèle de document sur les exigences en matière de rapports et les demandes de paiements, et un modèle destiné aux gestionnaires du programme que ceux-ci utilisent afin de produire un rapport de résultats à l’intention du CNDS. Le guide est utilisé actuellement à titre de norme pour la production de rapports et permet de maintenir l’uniformité à l’échelle nationale.

La Politique sur les paiements de transfert 2008 du Secrétariat du Conseil du Trésor met davantage l’accent sur le renforcement de l’obligation de rendre des comptes relativement à l’utilisation des fonds publics ainsi que sur une gestion des programmes qui tient compte des risques.

Le CNDS a amélioré ses processus de manière à assurer la reddition de comptes relativement aux dépenses de fonds publics. Toutefois, le processus d’identification des risques, le développement de stratégies d’atténuation des risques et le contrôle de l’application des stratégies d’atténuation sont tous effectués de façon non régulière. Le programme pourrait bénéficier d’une approche plus structurée dans sa gestion des risques. 

Recommandation :

  • La sous-ministre adjointe du Secteur des sciences devrait intégrer des pratiques formelles de gestion des risques dans sa gestion du Programme de contribution à la recherche universitaire, en documentant son évaluation de risques d’un point de vue de probabilités et de conséquences, en identifiant des stratégies atténuantes et par un suivi continu.(importance moyenne).

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4.0 Conclusion

Le PCRU est doté d’un cadre de contrôle de gestion approprié pour la sélection des récipiendaires et l’approbation des ententes de contribution. La plupart des processus d’administration du programme sont en place. L’application de pratiques de gestion du risque en bonne et due forme permettra de renforcer la gestion du programme.

Le PCRU a bien répondu aux différentes recommandations issues de l’examen de la gestion et de l’évaluation du MPO. Le programme a apporté des améliorations notables à son cadre de contrôle de la gestion. Le PCRU est bien positionné pour le renouvellement en 2010-2011.

5.0 Plan d'action de la gestion

Recommandation Plan d'action de la direction Mise à jour du rapport d'étape
Mesures de suivi terminées Mesures de suivi non terminées Date limite

La sous-ministre adjointe du Secteur des sciences devrait intégrer des pratiques formelles de gestion des risques dans sa gestion du Programme de contribution à la recherche universitaire, en documentant son évaluation de risques d’un point de vue de probabilités et de conséquences, en identifiant des stratégies atténuantes et par un suivi continu.(importance moyenne).

  • Examiner le profil de risque décrit dans le Cadre de vérification fondé sur les risques
  • Réviser le profil de risque si c’est nécessaire
  • Développer les mesures d’atténuation de risque appropriées en consultation avec le CNDS (Comité national des directeurs des Sciences)
  • Élaborer et mettre en œuvre des pratiques de gestion de risque

 

 

mars 2010