Archivé – Vérification de suivi de la passation des marchés


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Numéro de projet 6B100
Rapport final de vérification
Le 30 mars 2009

Table des matières

Liste des Acronymes

CCG

Cadre de contrôle de la gestion

CGM

Comité de gestion du Ministère

DGR

Directeurs généraux régionaux

DGVI

Direction générale de la vérification interne

GCR

Gestionnaire de centre de responsabilité

MPO

Pêches et Océans Canada

PAG

Plan d’action de la gestion

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

SI

Services intégrés

SMA

Sous-ministre adjoint

SRA

Services régionaux d’approvisionnement

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1.0 En bref

La vérification de suivi de la passation des marchés avait pour but de déterminer la mesure dans laquelle l’exécution du Plan d’action de la gestion (PAG) découlant de la vérification de la passation des marchés de décembre 2006 a suffisamment renforcé le cadre de contrôle de la gestion régissant les pratiques de passation des marchés du Ministère.   

Cette vérification de suivi a établi que des mesures adéquates ont été prises à l’égard de 5 des 11 recommandations formulées dans le rapport, mais il reste du travail à faire pour les six autres. Des mesures de gestion sont mises en œuvre pour les recommandations qui n’ont pas été mises en œuvre intégralement. L’annexe A du présent rapport fournit une description détaillée de l’état d’avancement de chaque point du PAG en décembre 2008.

Selon nous, des progrès soutenus ont été réalisés dans la mise en œuvre du PAG contenu dans le rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006. Plusieurs initiatives d’amélioration de la gestion et des processus ont été menées à bien ou sont en cours de mise en œuvre. Ensemble, quand elles auront été entièrement menées à bien, ces initiatives devraient, à notre avis, avoir donné suite à l’ensemble des recommandations découlant de la vérification et renforceront le cadre de contrôle de la gestion régissant les pratiques de passation des marchés du Ministère.

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2.0 Contexte

En 2005, la Direction générale de la vérification interne (DGVI) a procédé à une vérification des pratiques de passation des marchés au Ministère. L’objectif général de la vérification était d’évaluer le caractère adéquat du cadre de contrôle en place pour administrer les activités de passation des marchés et de confirmer que Pêches et Océans Canada (MPO) se conformait aux politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de celle du Ministère en ce qui concerne la passation des marchés.

Le rapport a été publié en décembre 2006. La vérification tirait la conclusion suivante :

Le cadre de contrôle de la gestion (CCG) régissant les activités de passation des marchés est, en général, en place et administré en tenant compte des politiques et des directives de l'organisme central et du Ministère. Toutefois, les responsabilités, la surveillance et la qualité de l'information pour la prise de décisions doivent être renforcées. L'équipe de vérification conclut que les faiblesses relevées lors de la vérification étaient, dans la majeure partie, de nature administrative.

Les Services intégrés ont préparé un PAG en octobre 2006 en vue de donner suite aux 11 recommandations formulées dans le rapport de vérification. Le PAG prévoyait la mise en œuvre d’une stratégie globale officielle de gestion des risques liés à la passation de marchés, la mise en œuvre d’une approche nationale de surveillance et l’élaboration de procédures et processus connexes ainsi que l’utilisation de méthodes et de rapports normalisés.

Vérification de suivi

Conformément à la Politique sur la vérification interne du MPO, la DGVI a procédé à une vérification de suivi entre juillet et novembre 2008 afin de déterminer dans quelle mesure les recommandations avaient été mises en œuvre et si les plans d’action qui en ont découlé ont permis de régler ou étaient susceptibles de régler les problèmes qui ont donné lieu aux observations et recommandations de la vérification.

L’approche de vérification incluait des entrevues avec des représentants des Services intégrés, des membres du personnel d’approvisionnement et des gestionnaires de centre de responsabilité (GCR) ainsi que l’examen de documents pertinents. Un échantillon statistique des dossiers de marchés attribués sans mise en concurrence entre le 1er novembre 2007 et le 31 mai 2008 ont été examinés dans deux régions (Pacifique et capitale nationale) afin de vérifier la conformité aux initiatives mentionnées dans le PAG de 2006.

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3.0 Observations

La présente section du rapport décrit les mesures prises par le Ministère pour mettre en œuvre les plans d’action de la gestion.

Aux fins du présent rapport de suivi, les recommandations découlant de la vérification, les mesures du PAG et l’évaluation de la vérification ont été regroupées sous deux champs d’enquête : le cadre de contrôle de la gestion et la conformité aux règlements et politiques de passation de marchés.

3.1 Cadre de contrôle de la gestion

3.1.1 Responsabilisation (mise en œuvre partielle)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : Un cadre de responsabilisation en matière de passation des marchés a été défini et établi conformément aux obligations et aux responsabilités relatives à la passation de marchés et aux pouvoirs financiers délégués. Cependant, les seuils des marchés auxquels participent les groupes régionaux d'approvisionnement, et les pratiques de vérification des comptes des groupes financiers régionaux, doivent être cohérents, pour assurer la conformité aux Règlements sur les marchés de l'État et aux politiques ministérielles, et pour veiller à ce que seules les dépenses légitimes fassent l'objet d'un paiement.

La Direction générale des finances et de l’administration a mis en place deux initiatives majeures visant à grandement renforcer le cadre de responsabilisation pour la gestion de la passation des marchés, plus précisément : 1) le renouvellement de la structure organisationnelle de la Direction générale des finances et de l’administration; 2) le Projet d’évaluation de l’état d’avancement de la vérification des états financiers visant en partie, à renforcer la vérification des comptes et l’assurance de la qualité.

Au cours de la période où la vérification de suivi de la passation des marchés a été réalisée, ces initiatives en étaient aux premières étapes de leur mise en œuvre. Les vérificateurs ont examiné les documents de projet pour les deux initiatives et sont d’avis que si ces initiatives sont mises en œuvre conformément au plan, elles devraient avoir une incidence positive sur le renforcement du cadre de responsabilisation pour la gestion de la passation des marchés au Ministère. 

Services régionaux d’approvisionnement (mise en œuvre terminée)

Une liste de vérification des dossiers contractuels a été mise en place en juillet 2007 afin d’aider à recenser les marchés à risque élevé qui devraient être pris en charge par les Services régionaux d’approvisionnement. Les chefs régionaux de la gestion du matériel et la Division de la gestion ministérielle du matériel ont également allongé la liste des « marchés restreints » pour lesquels les GCR doivent obtenir les services ou avis des unités régionales de passation des marchés ou de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (p. ex., témoins experts, affrètement de bateaux ou contrats de plongée). Une directive est également rédigée concernant les procédures relatives au recours du Ministère aux témoins experts. Un rapport personnalisé renfermant un aperçu de l’activité de passation des marchés du MPO a été élaboré à l’intention du sous-ministre.  

Vérification des comptes (mise en œuvre partielle)

Des mesures propres à renforcer la fonction de vérification des comptes ont été prises dans le cadre du Projet ministériel d’évaluation de l’état d’avancement de la vérification visant la vérification des comptes et l’assurance de la qualité. Les Services intégrés actualisent les pratiques connexes, comme les procédures, les changements aux systèmes et la mesure de l’incidence des changements proposés sur les ressources des Services intégrés et des bureaux régionaux. La mise à l’essai d’un nouveau cadre de vérification des comptes devrait être réalisée de janvier à mars 2009, et la mise en œuvre intégrale dans les régions est prévue pour 2009-2010.

Un examen des documents se rapportant au Projet d’évaluation de l’état d’avancement a relevé les points suivants auxquels il faut encore donner suite :

  • mise en oeuvre d’un modèle organisationnel pour le groupe de l’assurance de la qualité;
  • l’établissement de groupes de travail chargés de la vérification des comptes et de l’assurance de la qualité; et
  • l’élaboration d’une approche de vérification postérieure qui inclut des niveaux de risque acceptables et des seuils selon le type d’opération, l’échantillonnage statistique et les techniques d’analyse des tendances.

3.1.2 Communications internes, sensibilisation et formation (mise en œuvre partielle)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : Les communications internes, la sensibilisation et la formation sont suffisantes pour veiller à ce que les gestionnaires de plus haut niveau connaissent leurs rôles et leurs responsabilités; il faut cependant offrir une formation à ceux et à celles qui aideront la gestion à exercer ses rôles et ses responsabilités (p. ex., les agentes et les agents administratifs et les autorités responsables des projets).

On établit actuellement la version finale du matériel de formation généralisée à l’intention des adjoints administratifs du Ministère. La version préliminaire du matériel de formation inclut un module sur les approvisionnements et la gestion des biens. La poursuite du travail se rapportant à la formation des adjoints administratifs dépend toutefois des ressources disponibles pour l’établissement du programme d’études, la prestation de la formation et le renouvellement du site Web des Finances. Une analyse de rentabilisation en vue de l’obtention de ressources additionnelles était en cours de préparation et sera soumise à l’approbation du Comité de gestion du Ministère (CGM). Aucune date d’achèvement n’a été fixée pendant la période de la vérification de suivi.

3.1.3 Surveillance (mise en œuvre terminée)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : Le Ministère doit mettre en place des processus de contrôle et de rapport axés sur les risques plus exhaustifs, afin d'établir les tendances et de s'assurer que les activités relatives à la passation des marchés sont conformes aux exigences de la politique.

Un document de stratégie de contrôle nationale a été publié en décembre 2007. Cette stratégie décrit le processus d’examen de la conformité pour les marchés non concurrentiels de moins de 10 000 $, les marchés où l’on a recours fréquemment aux mêmes fournisseurs, et d’autres types de passation de marchés.

La stratégie de surveillance inclut également un module d’établissement de rapports en ligne qui a été élaboré et mis à l’essai par les régions et rendu public en septembre 2008. L’équipe de vérification a été informée que le rapport sur le premier exercice de surveillance serait établi en janvier 2009.  

À la lumière des entrevues et de l’examen des documents, l’équipe de vérification a conclu que la stratégie de surveillance pourrait être davantage renforcée en :

  • incluant tous les types d’erreur clés;
  • définissant mieux et communiquant aux groupes d’approvisionnement des bureaux régionaux les processus et procédures à employer pour analyser le fractionnement des marchés et les relations employeur-employé; et
  • communiquant l’importance du maintien de l’indépendance et de l’objectivité des marchés traités par les groupes d’approvisionnement des bureaux régionaux.

3.1.4 Établissement de rapports et qualité de l’information concernant la prise de décisions de gestion (mise en œuvre terminée)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : Il est nécessaire d'améliorer la qualité des données sur la passation des marchés dans le système ministériel de gestion des ressources de l'organisation, afin d'assurer la fiabilité globale et la pertinence de l'information sur la passation des marchés fournie aux organismes centraux et à la gestion ministérielle. Il est de plus nécessaire d'avoir accès à une plus vaste gamme de données sur la passation des marchés et à davantage de rapports valables pour garantir aux gestionnaires l'information dont ils ont besoin pour assumer leurs fonctions de surveillance et pour prendre des décisions. 

Les capacités d’établissement de rapports du système ministériel ont été élargies pour permettre une plus grande surveillance et un compte rendu des activités liées aux marchés. De plus, la procédure de saisie des bons de commande a été modifiée pour améliorer la qualité de l’information.

Pour améliorer davantage les capacités d’établissement de rapports du système, un rapport reposant sur des paramètres intitulé MPO Rapport de bons de commande intercepté a été élaboré. La disponibilité du rapport a été communiquée au moyen d’un bulletin transmis par les Unités de soutien régionales le 26 avril 2007. Le rapport en question permet aux utilisateurs de surveiller de manière continue l’activité de passation de marchés et les aide à produire le rapport ministériel sur les activités d’achat. 

Les entrevues ont révélé que la qualité de l’information dans la base de données sur la passation de marchés s’était améliorée, entre autres l’information provenant du processus de vérification et d’approbation. La Direction de la gestion ministérielle du matériel continue d’envisager d’autres moyens de réduire le degré d’intervention manuelle dans le système, entre autres en réglant les problèmes d’interface avec les systèmes des organismes centraux.

3.1.5 Gestion des risques (mise en œuvre partielle)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : La méthode de gestion des risques adoptée était utilisée de manière fragmentée. Il faut instaurer une stratégie globale officielle de gestion des risques. Cette stratégie devrait cerner tous les risques et toutes les méthodes de traitement des risques associés à la passation des marchés, de façon à mettre l'accent sur le renforcement du contrôle des risques de haut niveau à cet égard.

Trois initiatives de taille ont été entreprises par les Services intégrés en vue de s’attaquer aux risques associés à l’administration des activités de passation des marchés, plus précisément :

  • Une stratégie de surveillance nationale qui comportait un examen ministériel de la conformité des activités de passation des marchés reposant sur les risques, réalisé tous les six mois;
  • l’élaboration d’une stratégie en vue d’un cadre d’assurance de la qualité et de vérification des comptes axé sur les risques; 
  • le renouvellement de la structure organisationnelle de la Direction générale des finances et de l’administration et la normalisation des descriptions de travail. La structure organisationnelle proposée inclut des postes de surveillance des activités de passation de marchés.

L’équipe de vérification a été informée que la mise en œuvre de ces initiatives dépendait d’un financement ultérieur qui n’est pas garanti.

3.2 Conformité aux règlements et politiques de passation de marchés

3.2.1 Planification de l’approvisionnement (mise en œuvre partielle)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : Les pratiques de passation des marchés appliquées au sein du Ministère sont généralement conformes au Règlement sur les marchés de l'État, aux lignes directrices du SCT et aux politiques du MPO. La gestion s'efforce d'attribuer et de gérer les marchés en fonction de la meilleure valeur, de la liberté d'accès, de l'équité et de la transparence. Toutefois, ces efforts ne sont pas corroborés de façon constante par les documents au dossier. La vérification a également relevé certaines anomalies à l'égard de la conformité aux politiques du Ministère et du SCT en matière de marchés, en particulier en ce qui a trait à la définition claire des énoncés des travaux et des produits livrables, aux méthodes de passation de marchés qui risquent de créer des relations employeur-employé ou employée et de fractionner les marchés.

Les Services intégrés ont publié plusieurs communications internes afin de resserrer les exigences concernant la tenue de dossiers contractuels bien documentés et de faire connaître les politiques de passation de marchés du Ministère et du SCT. Plus précisément :

  • La Division de la gestion ministérielle du matériel (DGMM) a publié un bulletin qu’elle a affiché dans son site Web en janvier 2007 en vue de rappeler aux employés les objectifs clés, les principes fondamentaux de l’acquisition de produits et leurs responsabilités relativement à la tenue de documents adéquats. Le bulletin parlait entre autres des pratiques de passation de marché suivantes : tenir des dossiers adéquats, entre autres documenter les devis; justifier clairement les marchés à fournisseur unique, peu importe le montant du marché; obtenir une copie des marchés signés et de l’information sur les avenants; confirmer la réception des produits ou services et de toute communication connexe; et consigner adéquatement les marchés et avenants dans le système, y compris les instructions pour la saisie des bons de commande pluriannuels.
  • De plus, une note de service officielle adressée par le SMA, Services intégrés, aux membres du CGM a été envoyée en juillet 2007 et un autre bulletin a été publié le 12 octobre 2007 en vue de renforcer les mesures suivantes : remplir et maintenir adéquatement les documents du dossier; utiliser obligatoirement les listes de vérification du dossier; remplir et conserver le formulaire d’évaluation du rendement du fournisseur; consigner les avenants au marché dans le système ministériel de gestion des ressources de l’organisation. Un exemple d’énoncé de travail a été joint au bulletin afin d’aider le personnel à préparer ce genre de document.

D’après notre examen de la Politique d’approvisionnement du Ministère, nous avons observé que celle-ci n’avait pas été modifiée à la lumière de ces nouvelles exigences. 

Notre examen de l’échantillon de dossiers a mis au jour un manque d’uniformité entre les régions au niveau des documents d’appui conservés dans les dossiers contractuels. Il convient de noter que la Région du Pacifique exige depuis peu que le formulaire Demande de services soit rempli pour tous les marchés (y compris ceux de moins de 10 000 $). Ce formulaire requiert la saisie d’information clé sur le marché, comme l’évaluation de la sécurité, l’évaluation d’un ancien fonctionnaire et la justification du marché à fournisseur exclusif.

3.2.2 Administration des marchés (mise en œuvre partielle)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : Les dossiers contractuels doivent contenir une meilleure documentation afin de garantir une piste de vérification et de surveillance qui assure l'application des politiques.

Documentation des dossiers

Deux listes de vérification pour les dossiers contractuels ont été élaborées par les Services intégrés. Le but de ces listes est d’assurer que les dossiers contractuels renferment suffisamment d’information pertinente pour fournir une piste de vérification et de gestion complète et appuyer une surveillance efficace. L’une des listes de vérification doit être remplie par l’autorité responsable du projet et l’autre, par l’agent des marchés.

Une note de service du SMA, Services intégrés, datée de juillet 2007, et un bulletin subséquent daté d’octobre 2007, indiquaient clairement l’obligation d’avoir recours aux listes de vérification des dossiers contractuels. Notre examen de l’échantillon de dossiers effectué pendant cette vérification de suivi a révélé que les listes de vérification obligatoires n’étaient pas toujours utilisées.

Sécurité

La Direction de la santé et de la sécurité a présenté des exposés dans les régions où il était question des problèmes de santé et de sécurité. Les exposés incluaient un module de formation sur les exigences en matière de sécurité à respecter pendant le processus de passation de marchés. D’après les entrevues effectuées par l’équipe de vérification, ces exposés ont grandement amélioré la prise de conscience des mesures de sécurité à prendre pendant le processus de passation de marchés.

Notre examen des dossiers contractuels a révélé que les évaluations de sécurité ne se trouvent pas toujours au dossier. Les vérificateurs ont été informés pendant les entrevues que l’absence d’évaluations de sécurité dans les dossiers contractuels était due en partie aux retards importants occasionnés par le fait qu’il fallait attendre que les documents d’autorisation de sécurité soient remplis et transmis aux secteurs de programme.

Le guide du MPO sur la Politique d'acquisition et les procédures connexes ne fournissent aucune information ou orientation aux GCR ou aux agents d’approvisionnement régionaux concernant les responsabilités liées à la protection de l’information et des biens de nature délicate pendant le processus de passation de marchés.

Les vérificateurs ont été informés que les exigences en matière de sécurité seront intégrées au guide du MPO sur la Politique d'acquisition et les procédures connexes du Ministère d’ici mars 2009.

3.2.3 Clôture des marchés (mise en œuvre partielle)

Conclusion du Rapport de vérification de la passation des marchés de décembre 2006 : Lorsqu'une évaluation du rendement de l’entrepreneur est pertinente et n'est pas faite, on expose le Ministère au risque d'être incapable de garantir qu'il a respecté le principe de meilleure valeur lorsqu'il a engagé les fonds publics et que l'entrepreneur a livré les fournitures, les services et les travaux de construction conformément aux conditions applicables. Même si une telle information peut ne plus être utile pour un contrat qui vient de se terminer, elle pourrait s'avérer précieuse dans le cadre d'éventuels marchés, pour vérifier la qualité d'un entrepreneur ou pour tirer des leçons.

Une liste de vérification du rendement du fournisseur a été établie et communiquée au sein du Ministère en même temps que les nouvelles listes de vérification des dossiers contractuels, par le biais de la note de service du SMA de juillet 2007 et du bulletin d’octobre 2007 dont il est question à la section 3.2.2.

Notre examen de l’échantillon de dossiers a révélé que la liste de vérification du rendement du fournisseur n’était pas utilisée systématiquement. De plus, le guide du MPO sur la Politique d'acquisition et les procédures connexes n’a pas été mis à jour pour inclure les rôles et les responsabilités additionnelles des GCR ou des agents des Services régionaux d’approvisionnement se rapportant à la tenue des dossiers et à la documentation, entre autres le rapport d’évaluation de l’entrepreneur. Nous avons été informés que le travail doit se poursuivre dans ce domaine, dès que des ressources seront disponibles.

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4.0 Conclusion

Un effort important a été déployé à l’égard du PAG qui porte sur les recommandations formulées dans le rapport de vérification de la passation de marchés de décembre 2006. Plusieurs initiatives d’amélioration de la gestion et des processus ont été mises en œuvre ou sont en cours de mise en œuvre. Ensemble, ces initiatives devraient avoir une incidence positive sur le renforcement du cadre global de contrôle de la gestion régissant les pratiques de passation de marchés du Ministère. 

Même si l’on a observé des améliorations dans le CCG de la passation des marchés au cours de cette vérification de suivi, certains points nécessitent encore des efforts soutenus, comme l’organisation et l’intégralité des documents des dossiers contractuels et la surveillance continue. La gestion des activités liées aux marchés devrait continuer à s’améliorer par suite de la mise en œuvre intégrale du nouveau Cadre de vérification des comptes.

Le nouveau financement temporaire à l’intention du Ministère proposé dans le plan de relance économique du gouvernement (comme le mentionnait le courriel du sous-ministre du 28 janvier 2009) exercera des pressions supplémentaires sur le cadre d’approvisionnement. Les unités d’approvisionnement devraient faire face à une importante hausse des demandes de marchés et à la nécessité d’accélérer les processus de passation des marchés afin de répondre aux nouvelles demandes de secteurs de programme qui souhaitent mettre en œuvre rapidement des initiatives par suite du nouveau financement. Pour assurer la conformité aux politiques et procédures de passation des marchés du gouvernement pendant l’intensification prévue de l’activité de passation des marchés, il est crucial que les mesures cernées pour améliorer le cadre de vérification des comptes soient mises en œuvre rapidement et intégralement.

Les points restants du PAG devront faire l’objet d’un suivi de la part du Comité ministériel de vérification dans le cadre du processus régulier de mise à jour du PAG.

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Annexe A –Sommaire de l'état d'avancement du PAG

Recommandations formulées dans le rapport de vérification de 2005-2006

Référence dans le rapport de vérification

État d’avancement actuel

Date d’achèvement initiale estimative

Date d’achèvement actuelle estimative

CADRE DE CONTRÔLE DE LA GESTION

1.   Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les directeurs généraux régionaux (DGR), devrait
i)    réviser la méthode actuelle de traitement des contrats par le truchement des groupes des services régionaux d'approvisionnement (SRA). Il faudrait envisager une méthode axée sur le risque pour déterminer le type et la valeur des marchés qui devraient faire l'objet d'appels d'offres lancés par l'intermédiaire de ces groupes;  

3.1.1

Partiellement menée à bien

Septembre 2007

La date d’achèvement dépend de l’approbation de l’analyse de rentabilisation par le CGM

Printemps 2009

ii)   définir une méthode de vérification des comptes en vertu de l'article 33 de la Loi sur la Gestion des Finances Publiques, qui utilise une méthode d'échantillonnage statistique standard fondée sur l'évaluation des risques, en conformité avec la Politique sur la vérification des comptes du SCT.

3.1.1

Partiellement menée à bien

31 mars 2007

Printemps 2009

2.   Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les directeurs régionaux des Finances (ou leurs homologues), devrait déterminer où la formation nécessaire est requise afin de s'assurer que le personnel réalise ses fonctions conformément à la politique ministérielle.
Ceci inclut la formation des gestionnaires qui ont le pouvoir de signer des documents de ressources humaines et/ou financiers ainsi que les trousses de formation pour les adjoints administratifs, les commis, etc.

3.1.2

Partiellement menée à bien

31 mars 2007

La date d’achèvement dépend de l’approbation de l’analyse de rentabilisation par le CGM

Printemps 2009 / en cours

3.   Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les directeurs régionaux des Finances (ou leurs homologues), devrait :
i)    mettre en œuvre une méthode officiellement reconnue de surveillance, qui soit appliquée de façon uniforme dans l'ensemble du pays et qui utilise des rapports, des méthodes d'échantillonnage et des outils normalisés; et

3.1.3

Menée à bien

Septembre 2007

Menée à bien

ii)   mettre en place une méthode de documentation et de communication périodique des résultats des activités de surveillance à la haute direction.

3.1.3

Menée à bien

31 mars 2007

Menée à bien – En cours

4.   Le sous-ministre adjoint de Ressources humaines et Services intégrés devrait : 
i)    examiner la capacité de production de rapports du système ministériel degestion des ressources de l'organisation, pour permettre une plus grande surveillance, laquelle réduira les anomalies dans ses données sur la passation de marchés;

3.1.4

Menée à bien

31 mars 2007

Menée à bien – En cours

ii)   de concert avec les DGR, réviser les besoins en information des gestionnaires délégataires concernés dans le processus de passation de marchés, afin d'établir le type de données qui doit être accessible et le type de rapport normalisé qui doit être développé; et

3.1.4

Menée à bien

Octobre 2007

Menée à bien

iii)   revoir le processus existant de production du rapport annuel sur les activités d'achat, en vue de réduire le nombre d'interventions manuelles et d'améliorer les processus de vérification et d'approbation.

3.1.4

Menée à bien

Mai 2007

Menée à bien – En cours

5.   Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les directeurs régionaux des Finances, devrait envisager la mise en œuvre d'une stratégie globale officielle de gestion des risques liés à la passation de marchés, qui en fin de compte :
i)    identifierait les contrats à risques élevés et préciserait les procédures à suivre pour l'exécution de ces contrats et la surveillance de ces derniers;  

3.1.5

Partiellement menée à bien

Septembre 2007

Printemps 2009

ii)   encouragerait l'utilisation de marchés concurrentiels et exigerait une justification dans le cas de marchés non concurrentiels.

3.2.1

Menée à bien

Décembre 2006

Menée à bien

CONFORMITÉ AUX RÈGLEMENTS ET POLITIQUES DE PASSATION DE MARCHÉS

6.   Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les DGR, devrait s'assurer que les documents d'approvisionnement du Ministère sont mis à jour afin :        

i)   d'inclure des directives pour remplir les formulaires de justification et d'approbation des contrats, ainsi que des exemples d'énoncés des travaux qui présentent un lien clair entre les produits livrables, les paiements et les échéanciers;

3.2.1 Menée à bien Mars 2007 Menée à bien

Note du PAG : « Les rôles et les responsabilités des GCR et des agents des SRA seront mises à jour dans la Politique d’acquisition du MPO. »

 

Partiellement menée à bien

Septembre 2007

Printemps 2009

ii)   d'insister sur le fait que ces documents doivent être conservés soit dans le dossier contractuel, soit dans le dossier de l'autorité responsable du projet;

3.2.1

Menée à bien

Mars 2007

Menée à bien

iii)   d'inclure l'exigence de conserver au dossier tous les documents justifiant une modification de marché; et

3.2.1

Menée à bien

Mars 2007

Menée à bien

iv) de mentionner l'importance d'enregistrer des renseignements précis relatifs à la modification au marché dans le système de gestion des ressources de l'organisation. Les pratiques de surveillance devraient être améliorées pour s'assurer que cela est fait.

3.2.1

Menée à bien

Mars 2007

Menée à bien

7.   Le sous-ministre adjoint de Ressources humaines et Services intégrés devrait veiller à établir une stratégie de surveillance des marchés non concurrentiels dont la valeur est inférieure à 10 000 $.

3.1.3

Menée à bien

Septembre 2007

Menée à bien

8.   Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les directeurs régionaux des Finances (ou leurs homologues), devrait s'assurer que les SRA examinent périodiquement les activités d'approvisionnement des régions pour déceler les marchés qui font l'objet d'un recours fréquent aux mêmes fournisseurs, afin de déterminer s'il y a fractionnement de marché.

3.1.3

Menée à bien

Septembre 2007

Menée à bien

9.   Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les directeurs généraux régionaux des Finances (ou leurs homologues), devrait :
i)    instaurer un mécanisme, des listes de contrôle des dossiers, p. ex., pour s'assurer que les dossiers contractuels contiennent suffisamment d'information pertinente pour garantir une piste de vérification et de surveillance complète. En outre, un mécanisme devrait assurer que des examens périodiques des documents contractuels sont entrepris par les SRA pour confirmer que les documents sur les marchés sont tenus de manière convenable;

3.2.2

Menée à bien

28 février 2007

Menée à bien

ii)   s'assurer que la qualité des informations sur le processus d'appel d'offres est adéquate, pour donner à tous les entrepreneurs une chance égale de soumissionner les travaux de l'État;

3.2.1

Menée à bien

Décembre 2006

Menée à bien

iii)   établir des mécanismes permanents de communication et de sensibilisation à l'égard des documents standard clés qui doivent être conservés dans le dossier contractuel ou dans le dossier de l'autorité responsable du projet.

3.2.1

Menée à bien

Décembre 2006

Menée à bien – En cours

10. Le sous-ministre adjoint de Ressources humaines et Services intégrés devrait :
i)    assurer le renvoi réciproque des documents sur la sécurité et sur l'approvisionnement du Ministère afin que les GCR et les agents ou agentes des SRA soient avisés de leurs responsabilités touchant la protection des renseignements et des biens de nature délicate à chaque étape du processus de passation des marchés;

3.2.2

Partiellement menée à bien

Juin 2007

Printemps 2009

ii)   établir des mécanismes permanents de communication et de sensibilisation à l'égard des documents clés qui doivent être conservés dans le dossier contractuel ou dans le dossier de l'autorité responsable du projet.

3.2.2

Menée à bien

Juin 2007

Menée à bien – En cours

11.  Le directeur général de la Direction générale des finances et de l'administration, de concert avec les DGR, devrait s'assurer que le guide du MPO sur la Politique d’acquisition et sur les procédures connexes est à jour, et qu'il contient un modèle d'évaluation du rendement de l'entrepreneur et que de telles évaluations sont versées aux dossiers de l'autorité responsable du projet.

3.2.3

Partiellement menée à bien

Juin 2007

Printemps 2009

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