Politique d’interprétation : Rapport d’évaluation sur la mise en œuvre des améliorations

Sommaire

L’évaluation a porté sur l’état d’avancement du rendement de Pêches et Océans Canada (MPO) dans la mise en œuvre des améliorations à sa politique d’interprétation de mars 2015 à mars 2017. L’évaluation a été entreprise en vue de remplir les engagements du Ministère quant à l’initiative de réduction du fardeau administratif.

Objet et portée

La présente évaluation avait pour but d’évaluer le rendement de Pêches et Océans Canada dans la mise en œuvre des améliorations à apporter à l’information et aux documents d’orientation en matière de réglementation du Ministère, conformément aux recommandations formulées dans la politique en matière d’interprétation des règlements : Rapport d’évaluation sur la consultation auprès des intervenants (rapport d’amélioration), qui a été publiée en mars 2015. Les trois points à améliorer définis dans le rapport sont les suivants : 1) la mise en œuvre d’un modèle de service à la clientèle souple; 2) la rationalisation de la façon dont les commentaires sont reçus; et 3) la réponse aux intervenants et la révision des documents d’information.

De plus, l’équipe responsable de l’évaluation a examiné la pertinence et l’applicabilité des paramètres spécifiés dans le rapport sur les améliorations apportées pour évaluer les progrès réalisés par le MPO dans la mise en œuvre de ces améliorations.  

La méthodologie utilisée pour cette évaluation comprend l’élaboration d’un sondage interne du Ministère qui a été conçu pour recueillir des renseignements sur les interactions du Ministère avec le public et les intervenants au sujet des documents sur les directives et les politiques d’interprétation du Ministère, et pour comprendre les mécanismes utilisés pour faciliter ces interactions. Les réponses à ce sondage ont été utilisées pour guider l’évaluation.

Conclusions

Cette section présente les résultats de l’évaluation des quatre recommandations qui ont été formulées dans le rapport d’amélioration.

Recommandation no 1 : « Mettre en œuvre un modèle de service à la clientèle souple qui tient compte de la façon dont les Canadiens prennent connaissance de l’information, et élaborer une Foire aux questions qui anticipe les préoccupations des intervenants. »

L’évaluation a conclu que cette recommandation a été entièrement mise en œuvre.  Les résultats du sondage ont indiqué que les plans de communication et la Foire aux questions ont été élaborés et publiés pour toutes les nouvelles initiatives réglementaires, les modifications réglementaires et les instruments de politiques.   

Recommandation no 2 : « Utiliser un formulaire de commentaires électronique lié à chaque document d’information ou d’orientation de façon à ce que les commentaires des utilisateurs soient reçus d’une manière rationalisée, et que les commentaires puissent être directement reliés à chaque programme ou domaine. »

L’évaluation a conclu que cette recommandation n’a pas été adoptée par le Ministère. Par conséquent, on a établi que tous les paramètres liés à la mesure de sa mise en œuvre ne s’appliquent pas.

Bien que le mécanisme de rétroaction électronique centralisé et public n’ait pas été élaboré, les commentaires du public sur les renseignements et les documents d’orientation réglementaires du Ministère ont continué d’être recueillis par les divers programmes et régions. Toutefois, la rétroaction a été gérée de façon ponctuelle, ce qui fait qu’il est difficile de recueillir des données à fournir pour la présente évaluation.

De plus, le sondage interne du Ministère a révélé que, en raison du manque de centralisation de la façon dont les commentaires du public sont reçus et traités au sein de Pêches et Océans Canada, les données quantitatives pour appuyer une conclusion sur la fréquence des interactions, ainsi que la nature des commentaires reçus, l’information n’a pas été consignée par les programmes et les régions dans la plupart des cas. Cependant, il est important de noter que les fonctionnaires du Ministère ont mentionné que la fréquence des commentaires reçus du public est généralement très faible.

Recommandation no 3 : « Rédiger des documents d’information et/ou d’orientation en langage simple, et en réviser le contenu périodiquement, le cas échéant, en fonction des suggestions faites par les clients. »

L’évaluation a conclu que cette recommandation a été mise en œuvre. Cependant, on a établi que les paramètres utilisés pour mesurer le rendement du Ministère quant à la mise en œuvre de la recommandation ne s’appliquent pas.  

Bien qu’aucune donnée quantitative ne soit disponible pour appuyer une conclusion sur la question de savoir si l’utilisation d’un langage simple et a été mise en œuvre de façon uniforme afin d’élaborer les documents en matière d’interprétation des règlements du Ministère, les fonctionnaires du Ministère ont constaté que peu de commentaires ont été reçus du public. L’utilisation d’un langage simple dans les documents d’interprétation du Ministère pourrait être un facteur pouvant justifier le peu de commentaires reçus.

Recommandation no 4 : « Utiliser, au besoin, et lorsque les ressources ont été approuvées, des outils plus interactifs pour communiquer avec les intervenants, y compris les webinaires, les ateliers, les diffusions en continu et le clavardage en direct, les médias sociaux, et l’affichage de vidéos qui expliquent les changements et donnent des exemples concrets de ce que les changements signifient. »

L’évaluation a conclu que cette recommandation a été adoptée par le Ministère. Toutefois, on a établi que certains des paramètres liés à la mesure du rendement n’étaient pas applicables.

Les fonctionnaires du Ministère ont mentionné qu’au besoin, les moyens de communication plus interactifs, comme les réunions en personne, les conférences téléphoniques, les affichages sur le Web et les médias sociaux, étaient les approches les plus efficaces pour mobiliser le public et obtenir ses commentaires.

Paramètres et cibles : Résultats de l’évaluation 2015-1017
Résultats prévus Indicateurs de rendement Cible Résultat lié au rendement 2015-2017
Le Ministère met en œuvre un modèle de service à la clientèle. Nombre de plans de sensibilisation des intervenants élaborés et mis en œuvre pour les nouvelles initiatives réglementaires, les modifications réglementaires et les instruments de politiques. Un plan de sensibilisation des intervenants existe pour 100 % des nouvelles initiatives réglementaires, des modifications réglementaires et des instruments de politiques. 100 %
Les intervenants sont informés des divers instruments de politiques et initiatives réglementaires qui ont été affichés sur le site Web du Ministère. Nombre de personnes qui se sont abonnées à une liste de diffusion listserv et qui reçoivent des mises à jour liées aux nouvelles initiatives réglementaires, aux modifications réglementaires et aux instruments de politiques. Aucune date cible n’a été spécifiée S. O.
Les documents d’information et/ou d’orientation sont utiles pour les intervenants. Le nombre de répondants qui ont répondu « oui » à la question sur l’utilité dans le formulaire de commentaires électronique. 85 % des répondants qui ont formulé des commentaires ont trouvé les documents d’information et/ou d’orientation utiles. S. O.*
Les documents d’information et/ou d’orientation sont rédigés dans un langage simple. Le nombre de répondants qui ont répondu « oui » et « parfois » à la question sur le langage simple et la facilité de compréhension dans le formulaire de commentaires électronique. 50 % des répondants qui ont formulé des commentaires sont d’avis qu’un langage simple est utilisé dans l’ensemble des documents d’information et/ou d’orientation du Ministère. S. O.*
25 % des répondants qui ont formulé des commentaires sont d’avis que, parfois, un langage simple est utilisé, mais que certaines sections des documents d’information et/ou d’orientation pourraient être améliorées. S. O.*
Les intervenants formulent des commentaires sur les domaines à améliorer dans des documents d’information et/ou d’orientation particuliers. Le nombre de soumissions au moyen du formulaire de commentaires électronique. Aucune date cible n’a été spécifiée S. O.*
La rétroaction intégrée dans les documents d’information et/ou d’orientation. Le nombre de soumissions que l’on peut traiter en mettant à jour les documents d’information et/ou d’orientation. 75 % des soumissions au moyen du formulaire de commentaires électronique ont été traitées grâce à la Foire aux questions ou à des documents d’information et/ou d’orientation mis à jour. S. O.*
Statistiques générales pour déterminer combien de visiteurs consultent des documents liés à la Politique en matière d’interprétation des règlements et aux pages Web connexes. Changement dans la fréquentation du site Web pour les documents d’information et/ou d’orientation élaborés. Aucune date cible n’a été spécifiée S. O.
Pourcentage de changement dans la fréquentation du site Web chaque fois qu’une mise à jour est faite pour évaluer le niveau d’interaction découlant des mises à jour. Aucune date cible n’a été spécifiée S. O.
Statistiques générales liées aux autres outils de communication utilisés par le Ministère à propos des documents d’information et/ou d’orientation. Statistiques générales liées aux autres outils de communication utilisés par le Ministère à propos des documents d’information et/ou d’orientation. Liste des outils utilisés par le Ministère pour mobiliser les intervenants à l’égard des nouvelles initiatives réglementaires, des modifications réglementaires et/ou des instruments de politiques, et paramètres connexes et appropriés (p. ex. le nombre de messages partagés sur Twitter, le nombre de visionnements, etc.).
  • Médias sociaux
  • Rencontres en personne
  • Conférences téléphoniques
  • Affichages sur le Web
  • Annonces dans les journaux

 * Le rendement de ces indicateurs n’a pas pu être évalué parce que le formulaire de commentaires électronique sur lequel repose leur évaluation n’a pas été élaboré.

Recommandations

En général, l’évaluation a conclu que le ministère des Pêches et des Océans a adopté et mis en œuvre partiellement les recommandations qui ont été formulées dans le rapport d’amélioration. Cette évaluation a reconnu qu’il est possible d’apporter des améliorations supplémentaires en ce qui concerne les politiques en matière d’interprétation des règlements du Ministère et, par conséquent, recommande ce qui suit :

  1. Que le Ministère élabore un formulaire électronique de rétroaction auquel le public pourra avoir accès pour fournir les commentaires des utilisateurs. On s’assurerait ainsi que les commentaires sont reçus d’une manière rationnelle. Les options de mise en œuvre continuent d'être évaluées.
  2. Améliorer, au besoin, les efforts déployés par le Ministère pour interagir avec le public au sujet des nouveaux règlements, des modifications des règlements et des documents de politique, en utilisant des outils de communication plus interactifs.
  3. Continuer de mettre à jour la Foire aux questions publiée concernant les renseignements et les documents d’orientation réglementaires du Ministère, au besoin.
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